紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的探析

摘要：在整個檔案管理工作活動開展的過程中，信息時代的快速發(fā)展，為整個工作的開展帶來了創(chuàng)新機遇，當(dāng)前檔案管理工作也開始廣泛的應(yīng)用電子信息管理技術(shù)。在管理活動開展的過程中，不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，兩者之間都存在著很明顯的不同，在管理中必須要有效地促進兩者之間的共同發(fā)展。所以促進兩者之間的有效融合是開展檔案管理工作的重要問題。這兩種不同的方式各具特點和優(yōu)勢，必須要采取有效的措施進行有機融合，以此來提升檔案管理的意義。本文主要對紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合進行了討論，希望能夠有所幫助。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案 電子檔案 融合管理

一、紙質(zhì)檔案管理的特點

在整個歷史長河發(fā)展的過程中，紙質(zhì)檔案的發(fā)展歷史可以是說十分的悠久，有利于傳播明確的信息。在整個工作活動開展的過程中，工作人員通過人工的方式，有利于快速地進行資料，檔案方面內(nèi)容的查詢。由于這一特點，紙質(zhì)檔案的管理無需使用計算機等智能設(shè)備，檔案管理工作人員能夠更快地適應(yīng)工作環(huán)境，受外部的干擾性相對較小。第二個特點是紙質(zhì)檔案存放的時間相對較長，由于紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的，而紙張的耐磨性和存儲性相對較久，所以紙質(zhì)檔案在收納整理以后，在檔案室可以存儲很長一段時間。

二、電子檔案管理的特點

隨著時代的快速發(fā)展和信息技術(shù)的進步，電子檔案的出現(xiàn)讓整個檔案管理工作變得更加方便快捷。電子檔案的管理內(nèi)容更加多樣化，可以通過圖片、音頻、視頻等不同的管理方式進行管理。這些形式是紙質(zhì)檔案無法做到的，除了基本的文字之外，能夠讓管理的內(nèi)容變得豐富多彩。電子檔案的第二個特點是載體較小，但是存儲量巨大。紙質(zhì)檔案管理在管理的過程中需要耗費相對較多的紙張，而電子檔案管理的方式只需要將電子檔案信息通過壓縮的方式存儲在計算機中，以此來實現(xiàn)巨量信息檔案的管理。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理之間的差異性

當(dāng)前檔案管理的主要方式是紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的方式，兩種截然不同的管理方式在共同發(fā)展的過程中，難免會出現(xiàn)一系列的問題，所以必須要認(rèn)識兩者之間的差異性，以此來推動問題的解決。

1、檔案存儲管理環(huán)境具有明顯的差別

電子檔案在整個管理的過程中，對于電子設(shè)備的存儲空間要求相對較高。雖然整個存儲管理中占用的實體空間很小，但是對于虛擬空間的需求較高。電子設(shè)備在整個使用的過程中，必須要具備充足的使用空間，只有這樣才能夠保證檔案可以順利的保存和存儲。z與此同時，運行設(shè)備的流暢性也有利于電子檔案的發(fā)展，否則當(dāng)電子設(shè)備出現(xiàn)問題之后，檔案信息容易丟失或遭到破壞。而紙質(zhì)檔案對于設(shè)備要求并不高，只要保證檔案管理室陽光充足，蛀蟲防潮工作能夠得到控制即可，對于電子設(shè)備的需求較低。

2、信息查閱方式不同

在整個工作開展的過程中，檔案管理工作人員發(fā)揮著十分重要的作用，而紙質(zhì)檔案和電子檔案在信息查閱方式方面存在著很大的不同。電子檔案主要是通過一系列的電子設(shè)備來進行查閱，而另一種方式則只能依靠人工檢索的方式，后者查閱速度相對較慢。

3、對管理者的素質(zhì)要求不同

在工作活動開展的過程中，相關(guān)的檔案管理工作人員必須要不斷提升自己的素質(zhì)，確保檔案擺放的有序性，但是電子檔案管理的方式要求工作人員必須熟悉操作電子信息，設(shè)備掌握系統(tǒng)的管理，能夠在有需要的時候快速地調(diào)出相關(guān)檔案信息進行輸送和管理。

四、紙質(zhì)檔案與電子檔案管理融合的策略

無論是紙質(zhì)檔案管理還是電子檔案管理，兩者各具自身的特點和特色，雖然兩種方式存在差異，但是必須要采取有效的措施，促進兩者之間的融合管理，以此來保證檔案管理工作的順利進行[1]。

1、加強兩者之間的共存性

在今后檔案管理發(fā)展的過程中，電子檔案和紙質(zhì)檔案都是十分重要的，兩者都占有十分重要的地位，并且根據(jù)自己的特色和特點。兩者之間必須要緊跟時代發(fā)展的步伐共同融合，以此來完成檔案管理的任務(wù)。電子檔案與紙質(zhì)檔案共同生存的原因，主要為幾以下幾個方面：首先，電子檔案的出現(xiàn)主要是在吸收借鑒紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上所形成的，有利于促進兩者的共同進步和發(fā)展。而為了能夠更好地保存檔案信息，通常是將紙質(zhì)檔案與電子檔案共同留存的方式作為管理的基本形式。從另一個角度來看，在整個檔案任務(wù)分配的過程中，要根據(jù)檔案的類型來確定管理方式。電子檔案因為有信息技術(shù)的支撐和幫助作為基礎(chǔ)，所以在記錄和保存檔案信息的過程中，通常能夠更加快速和便捷的完成，保證高效率的同時也容易出現(xiàn)很多問題和缺陷，不利于信息更好地管理。所以相關(guān)的檔案管理工作者需要在審查電子檔案信息之后，轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)版的檔案進行保存和留檔，以此來更好地進行管理。在整個融合發(fā)展的過程中，要明確兩種不同管理方式的特色，更好地推動管理工作的開展。

2、加強兩種檔案管理方式的互動性

紙質(zhì)檔案和電子檔案在整個檔案管理過程中，要有效地加強兩者之間的互動性，以此來推動兩者之間的融合。雖然紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理具備兩種不同的管理系統(tǒng)，存在相對較大的差異。但是為了能夠更好地促進信息的管理和存儲，完成管理任務(wù)，兩者之間必須有加強互動和配合，以此來不斷提升檔案管理工作的開展。要清楚的認(rèn)識到，電子檔案和紙質(zhì)檔案管理方式，在整個管理的工作過程中是相互影響相互支持的。在今后工作開展的過程中，檔案管理的發(fā)展和進步有利于為今后的發(fā)展提供良好的前提，紙質(zhì)檔案在創(chuàng)新的過程中，應(yīng)當(dāng)充分的學(xué)習(xí)電子檔案存在的特色以及相關(guān)的優(yōu)勢特點，以此來更好地促進發(fā)展。兩者要相互吸取彼此的長處，以此來加速檔案管理的發(fā)展進程。由于電子檔案管理應(yīng)用了相對先進的信息技術(shù)，所以電子檔案的管理模式存在很大的先進性，推動紙質(zhì)檔案模式的創(chuàng)新和發(fā)展。相關(guān)管理工作人員必須要認(rèn)識到融合發(fā)展的重要性和必要性，在實際的工作過程中，不能夠根據(jù)自己的偏好來著重的采用管理的方式，而是應(yīng)當(dāng)不同檔案管理的特點，有針對性地投入到實際的工作過程中去[2]。

總而言之，在今后檔案管理活動開展的過程中，必須要明確紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特色，促進兩者之間的結(jié)合。有利于推動檔案管理工作的順利進行，確保檔案管理工作質(zhì)量得到有效的提升，具有十分重要的意義和影響

參考文獻：

[1]馬麗華，崔艷平.紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合 [J].黑龍江史志，2014（11）：224.

[2]鄧良城.紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合[J].科技 創(chuàng)新與應(yīng)用，2017（6）：281

作者簡介：方立青，女，1977年11月，甘肅省民勤縣，漢族，本科，館員，檔案專業(yè)。