探索電子文件歸檔和電子檔案管理新模式

摘要：隨著信息科技的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和檔案逐漸被電子代替，但電子檔案的管理不同于紙質(zhì)檔案，使其在現(xiàn)實(shí)的管理中出現(xiàn)一些問(wèn)題，對(duì)電子檔案管理的質(zhì)量和效率產(chǎn)生重要影響。本文通過(guò)分析電子檔案管理的意義，探索電子檔案管理新模式，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理質(zhì)量;電子檔案

隨著辦公現(xiàn)代化進(jìn)程的推進(jìn)，電子設(shè)備的出現(xiàn)逐漸取締以往紙質(zhì)辦公，尤其是電子商務(wù)、電子政務(wù)等的飛速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為若干個(gè)電子文件構(gòu)成的新模式，但由于電子文件在長(zhǎng)期保存中會(huì)由于設(shè)備內(nèi)存等問(wèn)題的存在，其保存受到限制，逐漸成為電子政務(wù)建設(shè)過(guò)程中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，需要通過(guò)一系列變革才能實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。

一、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

電子檔案在發(fā)展的過(guò)程中通過(guò)建立全新的電子文件歸檔和電子檔案管理模式創(chuàng)新了電子化辦公工作，在此過(guò)程中經(jīng)歷了兩個(gè)過(guò)渡和兩個(gè)轉(zhuǎn)變，兩個(gè)過(guò)渡是指由“雙套制”的電子文件歸檔模式過(guò)渡到“單套制”模式和“實(shí)體管理”的電子檔案管理方式過(guò)渡到“知識(shí)管理”方式;兩個(gè)轉(zhuǎn)變是指檔案管理手段的轉(zhuǎn)變與檔案管理人才儲(chǔ)備的轉(zhuǎn)變，只有經(jīng)歷兩個(gè)過(guò)渡和兩個(gè)轉(zhuǎn)變才能建立真實(shí)、完整、可用和安全的電子檔案。電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)主要有以下幾點(diǎn)，一方面是通過(guò)建章立制，規(guī)范了業(yè)務(wù)的流程，電子檔案管理秉承著“規(guī)范生成、協(xié)同共享”的原則，堅(jiān)持以制度和標(biāo)準(zhǔn)為導(dǎo)向，通過(guò)明確部門歸檔的職責(zé)，將電子文件的分類、整理、歸檔等工作變得更加規(guī)范。另一方面是能夠控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文檔的可信化管理，使電子檔案更加可信，電子檔案的管理能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件的集約化管理，通過(guò)量化的電子文檔歸檔質(zhì)量監(jiān)控體系，保障電子文檔歸檔的質(zhì)量，推動(dòng)電子文檔一體化管理進(jìn)程。

二、電子檔案管理中存在的問(wèn)題

雖然目前電子檔案逐漸存在于人們生產(chǎn)生活和學(xué)習(xí)的各個(gè)方面，但在具體的使用過(guò)程中也隨著使用的深入和系統(tǒng)，電子檔案的一些現(xiàn)實(shí)性問(wèn)題也不斷暴露了出來(lái)，為電子檔案的管理工作帶來(lái)了很大不變，電子檔案管理中存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先是電子檔案的管理人員綜合素質(zhì)與能力不足，電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)與能力直接決定電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量，但由于辦公現(xiàn)代化和電子檔案管理開始時(shí)間并不長(zhǎng)，很多電子檔案管理人員仍是傳統(tǒng)檔案管理人員，其受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響對(duì)檔案管理的信息化能力和多媒體設(shè)備操作能力都較弱，難以發(fā)揮電子檔案管理工作的質(zhì)量和效率。其次是電子檔案管理的設(shè)備較為陳舊，電子檔案的管理工作需要借助于智能化設(shè)備，這些智能化設(shè)備能夠直接影響檔案查詢速度、存儲(chǔ)速度以及分析速度，但當(dāng)前很多行業(yè)的電子檔案管理存在設(shè)備老化、硬件設(shè)備質(zhì)量不好等問(wèn)題，無(wú)法充分體現(xiàn)出電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，一些較為陳舊的電子設(shè)備出現(xiàn)卡頓、閃退等現(xiàn)象，很容易造成數(shù)據(jù)丟失。再次，電子檔案管理中大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)欠缺，電子檔案的管理需要借助于大數(shù)據(jù)平臺(tái)才能更好的發(fā)揮作用，擋在當(dāng)前電子檔案的管理過(guò)程中，有很多企業(yè)或單位并沒(méi)有構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，無(wú)法將檔案中數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，面臨著單純對(duì)硬件設(shè)備管理中檔案數(shù)據(jù)丟失的危險(xiǎn)，為檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)重的影響。最后是電子檔案管理中安全防護(hù)機(jī)制不夠全面，電子檔案是在互聯(lián)網(wǎng)和高科技的產(chǎn)物，對(duì)然能夠大幅度提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，但也面臨著網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，因此需要建立全面的安全防護(hù)機(jī)制保障檔案不受非法侵襲，但目前人們對(duì)電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)重視程度不足，沒(méi)有建立完善的安全防護(hù)機(jī)制，為企業(yè)的發(fā)展埋下安全隱患。

三、新時(shí)期電子文件歸檔新模式

紙質(zhì)檔案經(jīng)受了時(shí)間的檢驗(yàn)，向人們呈現(xiàn)出真實(shí)的信息，任何修改都會(huì)留下痕跡，但電子檔案由于借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持，其內(nèi)容修改、復(fù)制等操作可以不用留下任何更改痕跡，無(wú)法保證檔案的原始性和唯一性，早期的電子檔案經(jīng)歷過(guò)磁帶、碟片等方式存儲(chǔ)電子文檔，但常常出現(xiàn)文件不可讀問(wèn)題導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，因此對(duì)電子檔案歸檔模式提出了更高要求，而互聯(lián)網(wǎng)和科技的進(jìn)步則為其提供了更廣闊的思考空間。

首先要落實(shí)崗位責(zé)任制，建立信息網(wǎng)絡(luò)管理網(wǎng)格，辦公自動(dòng)化要求信息和文件的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立和開發(fā)集中統(tǒng)一的部門，匯集企業(yè)中所有的電子文件信息并將其歸檔，保證電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確。

其次要指派專門的檔案管理人員進(jìn)行電子文件歸檔。電子文件作為新型文件形式，需要獲得公眾的普遍認(rèn)可才能得到進(jìn)一步發(fā)展，而公眾對(duì)其的認(rèn)可則是建立在文件真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可操作性基礎(chǔ)上的，現(xiàn)代化辦公的今天，重要文件的查看、制作等都由傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸，這就需要專門的管理人員建立標(biāo)準(zhǔn)的格式要求，并傳達(dá)到個(gè)部門或單位，構(gòu)建檔案長(zhǎng)效管理機(jī)制。

構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，電子檔案管理的最重要特征是建設(shè)大數(shù)據(jù)平臺(tái)，因此在電子檔案的管理中，需要建立完善的大數(shù)據(jù)平臺(tái)來(lái)從云端上存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)信息，長(zhǎng)久保存檔案數(shù)據(jù)，并利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)比分析，保障行業(yè)決策的數(shù)據(jù)分析功能，從而推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作正常、高效運(yùn)行。

最后，落實(shí)檔案管理的安全防護(hù)機(jī)制，避免電子檔案數(shù)據(jù)的泄露和流失。大數(shù)據(jù)時(shí)代信息數(shù)據(jù)為王，檔案信息數(shù)據(jù)一旦遭受泄露，將會(huì)給企業(yè)甚至行業(yè)帶來(lái)巨大的損失，因此需要重視電子檔案數(shù)據(jù)的管理工作。在電子檔案數(shù)據(jù)的管理過(guò)程中，可以通過(guò)安全防護(hù)機(jī)制的建立保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，搭建網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)防火墻，防止不法分子的侵襲，為企業(yè)甚至整個(gè)行業(yè)發(fā)展帶來(lái)隱患。

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作者簡(jiǎn)介

王軍英，女，漢，1972年11月，河南省安陽(yáng)縣，單位：中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第二十二研究所，研究方向：檔案管理，學(xué)歷：本科，職稱：館員。單位所在地：河南省新鄉(xiāng)市。郵編453000