電子檔案單套制管理實(shí)施模型

梁超梅 馬嘉悅

摘 ?要：“單套制”是文件管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，文章從系統(tǒng)宏觀角度劃分出部門主體層、內(nèi)在因素層和外在條件層三個(gè)層次結(jié)構(gòu)，以部門主體層為核心，將影響電子檔案單套制實(shí)現(xiàn)的觀念、法律、政策、管理、技術(shù)等因素，對(duì)應(yīng)到內(nèi)在因素層和外在條件層，構(gòu)建出電子檔案單套制管理的實(shí)施模型，以期推動(dòng)電子檔案單套制管理實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：電子檔案;單套制;實(shí)施模型;內(nèi)在因素層;外在條件層

Abstract： 'Single set system' is the inevitable trend of the development of document management. From the perspective of macro system， it can be divided into three levels： Department main body layer， internal factor layer and external condition layer. Taking the Department main body level as the core， the concept， law， policy， management， technology and other factors that affect the realization of single set system of electronic Archives are corresponding to the internal factor layer and external condition layer， so as to construct the single set system of electronic Archives The implementation model of management is expected to promote the realization of single set management of electronic Archives.

Keywords： Electronic archives; Single set system; Implementation model; Inner factor layer; Outer condition layer

近年來，學(xué)術(shù)界關(guān)于“單套制”概念的研究有很多，筆者仍沿用此前在《基于單軌制、單套制、雙軌制和雙套制概念辨析之文件管理模式探討》文章中的觀點(diǎn)，認(rèn)為“單套制”是歸檔后以一種文件形式保存和利用，“雙套制”是歸檔后以兩種文件形式保存和利用，“單軌制”“雙軌制”分別指歸檔前以一種或兩種文件形式運(yùn)行的模式。[1]

1 實(shí)施模型層次構(gòu)建

電子檔案單套制管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要多方部門聯(lián)同協(xié)作，各部門作為推動(dòng)電子檔案單套制實(shí)現(xiàn)的主力軍，在單套制實(shí)現(xiàn)上發(fā)揮著重要作用，因此要以推動(dòng)單套制實(shí)現(xiàn)的實(shí)施部門為核心，構(gòu)建電子檔案單套制管理實(shí)施模型。同時(shí)，要立足于當(dāng)前電子檔案單套制實(shí)現(xiàn)存在的問題，有針對(duì)性地構(gòu)建模型。首先，讓各部門從內(nèi)在思想認(rèn)識(shí)上，意識(shí)到實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制管理的迫切性與必然性，形成有利的內(nèi)在因素，由內(nèi)而外地讓各部門在行為層面發(fā)生變化。其次，確定好推進(jìn)單套制實(shí)現(xiàn)主要部門的工作職責(zé)，形成有利的外部條件，實(shí)現(xiàn)各部門工作內(nèi)在的有機(jī)統(tǒng)一，推進(jìn)電子檔案單套制管理的實(shí)現(xiàn)。

因此，電子檔案單套制管理實(shí)施模型共分三個(gè)層次進(jìn)行構(gòu)建，即由主要實(shí)施部門構(gòu)成的部門主體層，再以部門主體層為核心分出的內(nèi)在因素層和外在條件層組成（內(nèi)在因素層←部門主體層→外在條件層），如圖1。

2 部門主體層

電子檔案單套制實(shí)現(xiàn)需要多部門共同參與，何思源認(rèn)為：“電子檔案單套制管理需要檔案部門、業(yè)務(wù)部門、法律部門、技術(shù)部門以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的密切配合和通力合作，才能達(dá)到一種理想的效果?！盵2]桂美銳認(rèn)為：“電子檔案單套制管理所涉及的主體主要有政府主體、業(yè)務(wù)主體、管理主體和技術(shù)主體四個(gè)方面?！盵3]筆者基于上述觀點(diǎn)，選取對(duì)電子檔案單套制實(shí)現(xiàn)影響較大的部門，包括政府部門、文件運(yùn)行部門、檔案管理部門和技術(shù)服務(wù)部門，構(gòu)成實(shí)施模型的部門主體層，如圖2所示。政府部門擁有強(qiáng)勢(shì)權(quán)力，能夠發(fā)揮統(tǒng)籌作用;文件運(yùn)行部門是電子文件運(yùn)行的業(yè)務(wù)部門，生成電子檔案的前端部門，其電子文件的質(zhì)量直接影響著電子檔案的質(zhì)量;檔案管理部門是接收、保存、管理、利用電子檔案的部門，處于整個(gè)文檔流轉(zhuǎn)過程的末端環(huán)節(jié);技術(shù)服務(wù)部門為電子檔案單套制實(shí)現(xiàn)提供技術(shù)支持，也是推動(dòng)電子檔案單套制管理實(shí)現(xiàn)的重要部門。

3 內(nèi)在因素層

內(nèi)在因素層需要部門主體層思想觀念的轉(zhuǎn)變，從思想層面認(rèn)識(shí)到實(shí)行電子檔案單套制管理的必然性，這是所有部門都要認(rèn)清的文件管理發(fā)展趨勢(shì)。目前很多部門受陳舊思想和固有工作方式影響，對(duì)新的文件管理模式有抵觸，這是源于新模式對(duì)文件運(yùn)行部門和檔案部門工作人員的業(yè)務(wù)能力提出了新要求，計(jì)算機(jī)操作技能和新興軟件的運(yùn)用技能需要成為必備技能。此外，有些人過度關(guān)注電子檔案運(yùn)行和管理的安全風(fēng)險(xiǎn)問題，考慮到風(fēng)險(xiǎn)因素是正確的，但不應(yīng)將風(fēng)險(xiǎn)放大化，因一個(gè)問題而影響整個(gè)文件管理模式改革進(jìn)程的推進(jìn)。新事物需要新觀念，電子檔案單套制管理作為一種新的文件管理模式，部門主體層的觀念需要隨之轉(zhuǎn)變，為電子檔案單套制實(shí)現(xiàn)提供內(nèi)部動(dòng)力。

4.外在條件層

4.1 法律制定。單套制最初推行的困難是電子檔案的法律效力得不到承認(rèn)，不能將其作為法律證據(jù)使用。目前雖已有多部法律法規(guī)承認(rèn)了電子檔案的法律效力，如《中華人民共和國電子簽名法》中規(guī)定：“數(shù)據(jù)電文不得僅因?yàn)槠涫且噪娮印⒐鈱W(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收或者儲(chǔ)存的而被拒絕作為證據(jù)使用。”《中華人民共和國民事訴訟法》第六十三條指明電子數(shù)據(jù)可作為第五種證據(jù)種類使用。《中華人民共和國刑事訴訟法》第五十條指明電子數(shù)據(jù)可作為第八種證據(jù)種類使用?！吨腥A人民共和國行政訴訟法》第三十三條指明電子數(shù)據(jù)可作為第四種證據(jù)種類使用。三大訴訟法都承認(rèn)電子數(shù)據(jù)的法律效力，而電子檔案作為電子數(shù)據(jù)的一種，其法律地位相應(yīng)得到確認(rèn)，但還“缺少一部高位階綜合性基本法，全面認(rèn)定電子文件的法律證據(jù)力和行政有效性，用以引領(lǐng)指導(dǎo)各領(lǐng)域的立法立規(guī)，保障電子文件在應(yīng)用和運(yùn)行中暢通無阻”。因此，需要政府部門中的法律部門制定電子檔案相關(guān)法律法規(guī)，確保電子檔案的法律效力，發(fā)揮它的憑證價(jià)值。

4.2 政策規(guī)劃。國家具有很強(qiáng)的貫徹力和執(zhí)行力，要想全面落實(shí)電子檔案單套制管理模式，就要將其上升到國家層面來進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提到：“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點(diǎn)?！痹摼V要就從國家層面指明了單套制管理的發(fā)展方向，但與美、英、澳、加等信息化程度較高的國家相比，實(shí)施效果不佳，是因?yàn)槲覈吡Χ鹊膹?qiáng)制性不夠，如美國在《政府文件管理指令》中對(duì)文件管理模式轉(zhuǎn)變的強(qiáng)硬態(tài)度，有效地推進(jìn)了文件管理方式轉(zhuǎn)變。我國可借鑒國外成功經(jīng)驗(yàn)，更要立足于本國客觀實(shí)際情況，在政策規(guī)劃時(shí)做到統(tǒng)一性與循序漸進(jìn)性相結(jié)合。統(tǒng)一性是指在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一電子檔案單套制管理思想，自上而下地推進(jìn)該項(xiàng)工作。循序漸進(jìn)性是指要逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制管理模式，因?yàn)槲覈煌貐^(qū)數(shù)字化發(fā)展程度不同，在數(shù)字化資金、設(shè)備、人員和技術(shù)配備上存在差距，我們不能完全照搬國外方式，要把握好單套制實(shí)現(xiàn)速度與進(jìn)度的平衡點(diǎn)。

4.3 管理協(xié)調(diào)。管理協(xié)調(diào)要實(shí)現(xiàn)部門主體層的有效溝通，采用全程管理的方式促進(jìn)各部門間的有效合作。政府部門要為文件運(yùn)行和檔案管理部門提供資金支持，加強(qiáng)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為電子檔案單套制管理提供物質(zhì)保障。文件運(yùn)行部門要注意捕獲文件運(yùn)行過程中產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)，做好計(jì)算機(jī)環(huán)境下文件流轉(zhuǎn)過程信息的收集工作，保證電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)文件運(yùn)行部門的前端控制，從電子檔案生成的源頭做好收集指導(dǎo)工作，更要加強(qiáng)文件運(yùn)行部門電子文件管理工作、電子檔案移交質(zhì)量的考核工作，對(duì)文件運(yùn)行部門起到一定約束作用。技術(shù)服務(wù)部門要規(guī)范好文件運(yùn)行部門和檔案管理部門系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和著錄規(guī)則，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線歸檔，真正做到文檔一體化。

4.4 技術(shù)支持。電子檔案相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，修改痕跡難以直觀辨別，存儲(chǔ)環(huán)境也存在黑客等危險(xiǎn)因素威脅，如何在數(shù)字時(shí)代保障電子檔案內(nèi)容的真實(shí)有效和存儲(chǔ)環(huán)境的安全穩(wěn)定，是實(shí)行電子檔案單套制管理的最大擔(dān)憂。技術(shù)服務(wù)部門可通過應(yīng)用加密技術(shù)、時(shí)間戳、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)，保障電子檔案內(nèi)容真實(shí)和存儲(chǔ)安全。另一方面，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，軟件處于持續(xù)更新狀態(tài)，保證電子檔案的長期可讀性也是技術(shù)服務(wù)部門需要解決的問題之一?！栋媸诫娮游募L期保存格式需求》對(duì)電子檔案的保存格式提出了11點(diǎn)要求，包括格式開放、不綁定硬件、文件自包含、格式自描述、顯示一致性、持續(xù)可解釋、穩(wěn)健、可轉(zhuǎn)換、利于存儲(chǔ)、支持技術(shù)認(rèn)證機(jī)制和易于利用，需要對(duì)電子檔案格式按照上述要求進(jìn)行處理、封裝和遷移，使之滿足長期可讀的存儲(chǔ)要求。技術(shù)服務(wù)部門提供的技術(shù)支持要有效控制電子檔案單套制管理的風(fēng)險(xiǎn)因素，消除人們對(duì)電子檔案單套制管理安全風(fēng)險(xiǎn)的擔(dān)憂。

參考文獻(xiàn)：

[1]鮑志芳，馬嘉悅.基于單軌制、單套制、雙軌制和雙套制概念辨析之文件管理模式探討[J].檔案學(xué)通訊，2018（04）：30-34.

[2]管先海，李興利.電子檔案“單套制”管理[J].檔案管理，2018（03）：63-64.

[3]桂美銳.電子檔案“單套制”管理的多元主體協(xié)同機(jī)制[J].檔案管理，2019（01）：18-21.

（作者單位：北京體育大學(xué)檔案館 ?來稿日期：2021-08-20）