論行政事務管理工作的重要性及其優(yōu)化策略

摘要：近些年，我國經(jīng)濟發(fā)展迅速，行政事業(yè)單位為我國發(fā)展做出了很大貢獻。行政事務的管理工作是一個單位的綜合工作，也是核心工作。在機關單位的改革發(fā)展過程中，行政事務的管理工作不僅要做到穩(wěn)妥有序、大膽創(chuàng)新，更要努力提高管理效率和服務質(zhì)量，才能更好的發(fā)揮辦公室行政事務管理的基礎性作用和綜合服務職能。從目前辦公室行政事務管理中存在的問題入手，提出了解決當下辦公室行政事務管理中存在的問題的策略和辦法。

關鍵詞：行政事務;管理工作;重要性;優(yōu)化策略

引言

辦公室的行政事務管理工作對單位各個部門的調(diào)動、監(jiān)督與發(fā)展起到重要作用。辦公室的行政事務管理工作看似簡單，實際上是非常繁雜并且有難度的一項工作，綜合性強。工作內(nèi)容不僅包括對公司內(nèi)部人員的溝通與調(diào)配，還需增加公司內(nèi)部員工之間的聯(lián)系與溝通以及傳播公司文化等等。可以說，辦公室的行政事務管理工作在整個單位的運轉過程中起到承上啟下的綜合作用。因此，辦公室行政事務管理工作能否積極、高效的開展便顯得至關重要。在實際的工作過程中，辦公室行政事務管理工作不可避免的會受外界環(huán)境影響，如何協(xié)調(diào)辦公室行政事務管理工作與外界環(huán)境的影響的重要性不言而喻。當下，隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各種類型的公司日益增多，辦公室作為機關內(nèi)部不可缺少的一部分，在不同規(guī)模公司的發(fā)展中都起到了不可或缺的重要作用。

1行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的價值

行政事業(yè)單位作為社會體系建設中比較特殊的組成，這些單位大都肩負著維護社會穩(wěn)定運行的職責，雖然這一職責特性削弱了市場經(jīng)濟為其帶來的壓力，但在社會體系高速發(fā)展的今天，行政事業(yè)單位運行模式也應隨之做出改變。鑒于此，內(nèi)部控制作為行政事業(yè)單位改革的重要內(nèi)容，其開展內(nèi)部控制制度的價值如下：首先，能幫助單位各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動順利展開，規(guī)避單位生產(chǎn)、經(jīng)營過程中可能會面臨的風險，幫助單位緊跟時代潮流而發(fā)展;其次，內(nèi)部控制能提高單位財務信息的準確度，為后續(xù)財務信息的使用奠定基礎;再次，內(nèi)部控制能加強單位工作人員的緊迫感，督促工作人員與時俱進地提高自身素養(yǎng)，為行政事業(yè)單位后續(xù)工作創(chuàng)新提供素材。所以，對于行政事業(yè)單位發(fā)展而言，恰當、高效地開展內(nèi)部控制工作對于單位發(fā)展而言是百利而無一害的。

2行政事務管理工作中的問題

2.1內(nèi)控環(huán)境薄弱

良好的內(nèi)控環(huán)境是內(nèi)部控制建設和有效實施的基本前提。單位負責人是內(nèi)部控制建設的主要責任人，單位負責人對于此事的支持和理解是能否順利實施《內(nèi)控規(guī)范》的關鍵。內(nèi)部控制建設能否取得實效，關鍵在領導。然而，在內(nèi)部控制建設、實施過程中，許多單位領導并沒有意識到內(nèi)部控制的重要性和意義所在，僅把內(nèi)部控制作為上級要求的一項工作來完成，自身沒有形成內(nèi)控理念，對內(nèi)控建設中的事務過問較少，對內(nèi)部控制工作沒有統(tǒng)籌部署，對內(nèi)控建設重視程度不夠。沒有領導重視的內(nèi)控建設，不僅使得單位內(nèi)部控制建設進程緩慢，跨部門的溝通協(xié)調(diào)和通力合作也難以實現(xiàn)，內(nèi)控建設往往流于形式。

2.2專項資金使用范圍不夠明確

通常情況下，上級部門在為行政事業(yè)單位進行專項資金撥付的過程中，配套文件對于專項資金使用范圍的界定較為寬泛，且由于沒有明確的資金使用標準及方向，導致行政事業(yè)單位在對專項資金進行使用的過程中，容易出現(xiàn)隨意擴大資金使用范圍的情況，甚至存在將公務經(jīng)費與專項資金混合核算的問題，導致專項資金無法實現(xiàn)有效獨立，難以達到?？顚Ｓ玫男Ч?。

2.3內(nèi)部控制制度宣傳不到位

雖然內(nèi)部控制在行政事業(yè)單位日常工作中已經(jīng)普及了一段時間，但其普及范圍仍局限在管理和內(nèi)部控制工作人員這兩個層面，很多基層職工都沒意識到內(nèi)部控制工作的重要性，更沒有對內(nèi)部控制制度有清晰的理解，這一情況直接影響了內(nèi)部控制制度在單位日常工作中的落實。比如，當基層工作人員沒有意識到內(nèi)部控制制度的內(nèi)涵時，他們就很少在日常工作中遵循內(nèi)部控制制度展開工作，從而影響單位內(nèi)控制度產(chǎn)生的效果。

3提高辦公室行政事務管理的具體措施

3.1多舉措改善單位內(nèi)控環(huán)境

一是建立健全內(nèi)部控制組織體系。成立內(nèi)部控制實施工作領導小組，單位主要負責人擔任領導小組組長，分管領導為副組長，相關處室負責人為組員。領導小組下設內(nèi)控建設辦公室，負責局內(nèi)部控制的具體工作。單位審計、紀檢部門組成內(nèi)部控制監(jiān)督部門，負責內(nèi)部控制的評價與監(jiān)督工作;二是定期開展內(nèi)控領導小組會議和辦公室會議，對內(nèi)部控制的建立和實施情況進行通報，對建設實施過程中的問題及時商討解決，形成內(nèi)控會議紀要;三是要制定年度內(nèi)部控制推進計劃，有計劃有步驟的開展單位內(nèi)部控制工作，將任務細化分解，落實到具體部門，具體責任人;四是加大培訓力度與培訓人員范圍。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制方面的培訓組織較少，僅有的內(nèi)控培訓一般也限于財審部門，人事部門等其他部門人員參與機會少。導致其他部門人員對內(nèi)部控制認識不夠，缺乏內(nèi)控觀念，無法站在內(nèi)部控制角度開展工作、梳理工作。因此，建議各單位在制定年度培訓計劃時，增加內(nèi)控培訓頻次，擴大培訓人員范圍，深入推廣內(nèi)控理念，使廣大干部職工逐步適應內(nèi)部控制新常態(tài)。

3.2對使用范圍加以明確，保證?？顚Ｓ?/p>

第一，上級部門應該針對專項資金的應用范圍加以明確，并提高行政事業(yè)單位日常運行的經(jīng)費投入，使行政事業(yè)單位能夠在明確專項資金使用范圍的同時，降低專項資金被占用的可能性。在此期間，上級部門應要求行政事業(yè)單位編制臺賬，對于資金的開支要進行詳細的記錄，從而為相關管理工作的有效落實提供支持。

第二，要對專項資金進行單獨的核算，想要實現(xiàn)?？顚Ｓ茫€需要行政事業(yè)單位提高專項資金核算的獨立性，將其與自身日常經(jīng)費的核算分離，并不斷強化專項資金的審核工作，確保該項資金的使用情況能夠得到精準的反映，避免由于資金核算混亂，影響專項資金的正常使用。

第三，行政事業(yè)單位領導應該對專項資金管理保持高度重視。對于行政事業(yè)單位而言，其對于專項資金的管理效果，會受到領導重視程度的直接影響，因此，單位領導必須對專項資金有效管理的重要意義加以明確，不僅要對資金使用范圍加以明確，還要帶頭踐行相關管理措施，以此來提高單位員工對于相關工作的重視程度，為專項資金的科學使用提供支持。

3.3深化內(nèi)部控制制度普及工作

第一，本文建議單位應從宏觀角度出發(fā)，在明確管理者、內(nèi)部控制人員以及單位基層職工在內(nèi)部控制制度落實時所承擔的不同角色、任務后，有針對性地為上述群體設計專題知識講座活動，讓他們通過這一講座活動的展開深化對其的理解，為后續(xù)參與、創(chuàng)新這一工作奠定基礎。

第二，本文建議單位從新媒體平臺出發(fā)，為各層級工作人員提供更生動、有趣的內(nèi)部控制知識和內(nèi)部控制制度解讀，以此幫助更深層級了解的基礎上參與到內(nèi)部控制制度實踐中來，推動單位此項工作的落實程度。譬如，單位可以緊跟融媒體時代發(fā)展的潮流，在單位內(nèi)報、單位公眾平臺以及單位抖音號上同步共享有關內(nèi)部控制、內(nèi)部控制制度的知識、視頻，以此讓更多人在休閑、娛樂的同時也能了解到這一工作的重要性，從中收獲優(yōu)化制度內(nèi)容、推動制度普及的目的。

結語

辦公室行政事務管理是機關單位改革和創(chuàng)新發(fā)展的奠基石，是單位高效運轉的重要保證，是所有部門工作運行的重要樞紐，也是進行單位內(nèi)部信息上傳下達的主要橋梁，所以我們必須切實意識到行政事務管理工作的重要性。要順應時代的潮流，不斷完善相應的行政事務管理體系，不斷優(yōu)化行政管理事務工作的策略，要運用科學規(guī)范的管理方法，大膽突破，以便更好的適應新時期對機關單位管理工作的要求。

參考文獻

[1]朱群.辦公室行政事務的管理與創(chuàng)新[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2019（13）：270-271.

[2]馬吉南.做好新時期辦公室行政事務管理的措施[J].辦公室業(yè)務，2019（14）：13.

[3]余和平.新時期做好辦公室行政事務管理措施[J].中外企業(yè)家，2019（25）：140.

作者簡介：吳麗（1988-）女，漢族，廣西賀州市，區(qū)委黨校研究生，助理政工師，主要從事政工師工作。