衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理優(yōu)化探究

溫爽

摘 要：本文從衛(wèi)生事業(yè)單位及援外機(jī)構(gòu)優(yōu)化干部人事檔案管理的重要性入手，明確干部人事檔案管理的實施原則，探討衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理優(yōu)化對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;干部人事;衛(wèi)生事業(yè)單位;援外服務(wù)

與其他事業(yè)單位相比，衛(wèi)生事業(yè)單位在公共服務(wù)性，尤其在衛(wèi)生公共服務(wù)層面具有不可代替的關(guān)鍵作用。衛(wèi)生事業(yè)單位積極優(yōu)化干部人事檔案管理，不僅可以更好地提升單位人員的工作積極性與認(rèn)同感，而且有助于干部選拔、人才培養(yǎng)、人才評價工作的充分落實和發(fā)展。

1 衛(wèi)生事業(yè)單位優(yōu)化干部人事檔案管理的重要性

1.1 借助檔案收集、整理、利用等環(huán)節(jié)的流程化管理，提升單位人員的工作積極性與認(rèn)同感

作為衛(wèi)生事業(yè)單位的某國際交流中心（以下簡稱中心），干部人事檔案管理部門不斷細(xì)化管理環(huán)節(jié)，遵循集中管理、安全保密、服務(wù)保障原則，營造良好的檔案管理氛圍，為檔案高效利用提供保障，很大程度上能夠為單位人員更好開展崗位工作提出動力，拉近人員與事業(yè)單位的距離，增強(qiáng)工作認(rèn)同感。

1.2 推動干部選拔、人才培養(yǎng)、人才評價工作充分落實，為員工及援外醫(yī)療隊員解決“后顧之憂”

該中心借助不斷完善的干部人事檔案管理工作成效，為干部選拔等一系列相關(guān)工作的落實尋求檔案資料層面上的參考與保障，對于援外醫(yī)療隊成員來說，檔案管理工作人員將援外期間屬于歸檔范疇的資料分類收集，能夠讓援外醫(yī)療隊的工作開展更具成效。對于廣大衛(wèi)生事業(yè)單位來說，干部人事檔案管理工作的不斷優(yōu)化，是關(guān)系單位工作人員工作積極性、單位認(rèn)同感、自身綜合發(fā)展的重要因素。因此，衛(wèi)生事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身實際，認(rèn)真落實干部人事檔案管理。

2 衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理的實施原則

衛(wèi)生事業(yè)單位在干部人事檔案管理工作應(yīng)堅持一定原則，確保工作的正確方向。

2.1 集中管理原則

集中管理原則的實施，是優(yōu)化衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的必然要求。不同地區(qū)、不同規(guī)模的衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案信息都需要集中于內(nèi)部專門的檔案管理機(jī)構(gòu)之中，統(tǒng)一管理。如若分散管理，則不僅會影響檔案管理效率的提升，也難以完全滿足安全保密要求。該中心專設(shè)相對獨立的檔案室，配置數(shù)名專職檔案管理人員，以數(shù)臺電腦用于干部人事檔案電子信息存儲，以兩間50平方米庫房為紙質(zhì)檔案存儲空間，每月進(jìn)行檔案信息的定時收集整理，展現(xiàn)了集中管理的優(yōu)勢。

2.2 安全保密原則

衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的實施，離不開安全保密原則的保障，從檔案收集環(huán)節(jié)，到檔案整理環(huán)節(jié)、保管環(huán)節(jié)，直到利用環(huán)節(jié)，都需要檔案管理人員充分遵循安全保密原則，才能凸顯檔案管理工作的有序性與安全性。檔案管理人員應(yīng)突出安全要素，一方面，保障檔案信息不存在泄密危險，保障信息安全;另一方面，保障檔案信息，尤其是紙質(zhì)檔案的物理安全，防光、防火、防水、防蟲、防磁等工作缺一不可。檔案管理人員應(yīng)堅守自身的職業(yè)道德底線，對于涉及衛(wèi)生事業(yè)單位任何人員的干部人事檔案信息都要保守秘密，涉及機(jī)密級別的人事檔案內(nèi)容，更不允許向外泄露。該中心檔案室負(fù)責(zé)整個中心人事檔案管理，擁有清晰明確的工作守則，對于如何保障安全、有序的檔案管理物理、電子環(huán)境，都有嚴(yán)格規(guī)定，迄今為止，檔案室管理事故率一直保持在0.1%以下。與此同時，檔案室針對檔案管理人員形成了完善的保密制度，從未發(fā)生人為泄密事件。

2.3 服務(wù)保障原則

服務(wù)保障原則，同樣是衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理工作需要遵循的原則之一。對于衛(wèi)生事業(yè)單位來說，干部人事檔案管理工作的有序開展，需發(fā)揮應(yīng)有的服務(wù)保障功能，為干部選拔、人才培養(yǎng)、人才評價工作提供客觀、系統(tǒng)化的保障，成為衛(wèi)生事業(yè)單位強(qiáng)化人才管理，提升人才工作積極性的參謀助手。該中心檔案室積極圍繞相關(guān)工作事宜落實服務(wù)保障原則，尤其是為援外醫(yī)療隊相關(guān)工作提供多元化的服務(wù)保障，使得援外醫(yī)療隊成員能夠在免去后顧之憂的前提下安心、高效工作。

集中管理、安全保密、服務(wù)保障原則的逐一落實，能夠為衛(wèi)生事業(yè)單位更好開展干部人事檔案管理工作形成多元化保障，保證干部人事檔案管理的正確方向。

3 衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理的優(yōu)化對策

3.1 優(yōu)化檔案收集內(nèi)容，增強(qiáng)檔案服務(wù)理念

檔案收集內(nèi)容的逐步優(yōu)化及檔案服務(wù)理念的不斷增強(qiáng)，是衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理人員積極優(yōu)化自身工作，提升干部人事檔案管理效率的重要前提。

3.1.1 延伸檔案收集范圍，凸顯社會價值。在條件允許的情況下，干部人事檔案管理人員可以將單位人員工作能力、誠信證明、道德素養(yǎng)等相關(guān)內(nèi)容都納入干部人事檔案收集范圍。不僅如此，文字、圖片、視頻等形式的干部人事檔案材料同樣都置于收集范疇之內(nèi)，不斷豐富人事檔案內(nèi)容。如輔以電子化記錄機(jī)制，讓每一個工作人員的人事檔案圖文并茂?？梢杂梦淖直憩F(xiàn)履歷進(jìn)程，以圖片、視頻起到實際佐證作用，提升人事檔案內(nèi)容的可信度與權(quán)威性，進(jìn)而為檔案利用提供更多生動材料依據(jù)。

3.1.2 堅持以人為本，增強(qiáng)檔案服務(wù)理念。衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)以服務(wù)職工為己任，將服務(wù)理念的不斷增強(qiáng)體現(xiàn)到檔案管理各大環(huán)節(jié)，以服務(wù)理念優(yōu)勢助力干部人事檔案管理工作發(fā)展。檔案管理人員不斷堅持完善服務(wù)為先制度，堅持微笑服務(wù)、高效服務(wù)，以微笑服務(wù)理念溫暖人心，以高效服務(wù)舉措增強(qiáng)服務(wù)成效，賦予人事檔案管理更多的人性“溫度”。

3.2 優(yōu)化檔案利用方式，加強(qiáng)利用監(jiān)督

衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)通過優(yōu)化檔案利用方式，推動干部人事檔案管理工作得到更好落實，提高干部人事檔案利用效率。檔案管理人員應(yīng)在保障安全保密的前提下，優(yōu)化人事檔案資料的綜合有效利用。檔案管理人員可以通過檔案復(fù)印副本、電子檔案等形式，提高利用效率。應(yīng)加強(qiáng)對干部人事檔案信息資源的專題開發(fā)，提高利用層次和水平。應(yīng)加強(qiáng)干部人事檔案利用中監(jiān)督?？梢砸劳屑軜?gòu)審查機(jī)制的方式，加強(qiáng)干部人事檔案的安全保密管理。衛(wèi)生事業(yè)單位可組織兼職審查小組，對干部人事檔案利用過程進(jìn)行檢查，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)利用問題予以通報，對檔案泄密行為給予嚴(yán)厲懲處，防患于未然。

3.3 拓展檔案應(yīng)用范圍，為援外服務(wù)提供保障

檔案應(yīng)用范圍的不斷拓展，能夠充分發(fā)揮干部人事檔案的作用。所以，衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)借助干部人事檔案應(yīng)用范圍的逐步延伸，凸顯服務(wù)保障原則。只有如此，才能更為清晰地體現(xiàn)人事檔案的應(yīng)用價值，在“檔案管理—檔案應(yīng)用”之間架構(gòu)起良性運行的“服務(wù)橋梁”。

3.3.1 拓展人事檔案應(yīng)用實際范圍。檔案管理人員可以積極將干部選拔、培訓(xùn)工作開展、工資定級、年終獎發(fā)放、榮譽(yù)評定等與職工較為密切的工作都與檔案利用互相契合，有意識地增強(qiáng)檔案利用在衛(wèi)生事業(yè)單位工作中的作用，增強(qiáng)推進(jìn)工作的合力。

3.3.2 提升檔案利用價值，規(guī)范檔案利用用途。借助圖文并茂的檔案收集內(nèi)容，豐富利用廣泛性，形成檔案利用佐證，設(shè)置利用反饋表，強(qiáng)化利用信息共享，通過“邊利用—邊反饋—邊調(diào)整—邊實施”的具體思路落實，推動檔案價值綜合化利用價值的更好實現(xiàn)。

3.3.3 為援外醫(yī)療服務(wù)提供更多保障。檔案管理人員利用網(wǎng)絡(luò)平臺與援外醫(yī)療隊建立信息共享機(jī)制，不斷完善干部人事檔案信息收集，充實檔案內(nèi)容，強(qiáng)化援外工作人員對自身干部人事檔案信息的有效補(bǔ)充與信息調(diào)整，對“收集完善化——利用多元化”的良性聯(lián)系進(jìn)行更多探索，打通干部人事檔案管理工作的不同管理環(huán)節(jié)，提升管理效率，增強(qiáng)人事檔案管理的服務(wù)屬性。

總之，衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案事關(guān)職工的個人利益、事關(guān)單位人力資源的開發(fā)，做好這項工作十分重要。事業(yè)單位及其檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識干部人事檔案工作的重要性，堅持集中管理、安全保密、服務(wù)保障等工作原則，不斷探索優(yōu)化干部人事檔案管理工作的辦法和措施，進(jìn)一步推進(jìn)干部人事檔案管理工作，更好地為衛(wèi)生事業(yè)單位人力資源建設(shè)和開發(fā)服務(wù)。

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（作者單位：吉林省衛(wèi)生健康委員會、國際交流與合作中心）