水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理的研究與探討

摘 要：隨著水利系統(tǒng)的穩(wěn)定迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理理論與手段已不足以滿足現(xiàn)代化干部人事檔案管理的要求，新型的人事檔案管理模式與檔案載體是當(dāng)前水利系統(tǒng)發(fā)展的必然趨勢。本文主要對水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理方式進(jìn)行研究，指出當(dāng)前水利系統(tǒng)中干部人事檔案管理中存在的不足，并提出提高水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理水平的策略，以期參考。

關(guān)鍵詞：水利系統(tǒng)；干部人事；檔案信息化

水利系統(tǒng)干部人事檔案記錄了人事部門在選拔、培養(yǎng)和任用干部等各項(xiàng)工作中形成的干部工作業(yè)績、品德作風(fēng)、成長經(jīng)歷、政治思想等內(nèi)容，是全面考察、評價(jià)干部綜合素質(zhì)的重要原始資料及依據(jù)。近年，我國水利系統(tǒng)干部隊(duì)伍人才流動加快，迫切需要建立信息化管理制度，以更好收集、整理及利用檔案資料，從而為水利部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1 水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理主要是利用計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備將干部的人事檔案資料記錄到管理系統(tǒng)中，此過程包含對干部人事檔案中的文字、圖片和音像資料進(jìn)行技術(shù)處理，將其轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)資料，從而實(shí)現(xiàn)干部人事檔案電子版與紙質(zhì)版共存。

在目前水利系統(tǒng)干部人事檔案管理工作中，管理部門能夠根據(jù)實(shí)際情況重點(diǎn)收集干部的學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)水平、學(xué)習(xí)經(jīng)歷和各種資格考試等內(nèi)容，并進(jìn)行檔案信息化管理，從而為干部人事考核與人事決策提供重要依據(jù)。干部人事檔案的信息化管理極大減輕了工作負(fù)擔(dān)，降低了管理費(fèi)用，提高了工作效率。

然而當(dāng)前水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理仍然存在許多不足之處，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 信息管理水平不高，不能充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的作用

傳統(tǒng)的水利系統(tǒng)干部人事檔案一般是以紙質(zhì)形式保存，在保存過程中每一次查詢和翻閱都會對紙質(zhì)檔案造成或多或少的損壞，紙質(zhì)檔案難以長期保存下來。盡管水利系統(tǒng)檔案部門配有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)施，但是當(dāng)前檔案管理設(shè)施普遍存在設(shè)備陳舊、老化、落后、等問題，因此大部分檔案管理部門止步于簡單的對干部基本信息錄入和檢索查詢階段，不能利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)一步管理和利用檔案資源，信息管理水平不高，不能與現(xiàn)代化信息技術(shù)接軌。此外，水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，部門與部門之間缺乏溝通、各自為政，在使用檔案數(shù)據(jù)時(shí)各取所需，難以實(shí)現(xiàn)水利系統(tǒng)干部人事檔案的數(shù)據(jù)共享，在一定程度上阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展。

1.2 水利系統(tǒng)干部人事檔案的保密工作不完善，檔案資料安全性受到威脅

在傳統(tǒng)的水利系統(tǒng)干部人事檔案管理模式中，檔案資料極易受人為因素的影響而受損或丟失，不利于檔案資料的保管工作順利進(jìn)行。此外，干部人事檔案管理工作需要極高的保密度，而檔案的信息化管理采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進(jìn)行加密，提高了檔案的安全性。在信息化管理中，檔案信息的載體通常是U盤、光盤、硬盤等，往往存在體積小、易于丟失和損壞等特點(diǎn)，檔案安全性受到威脅，不利于檔案信息的保管工作。

1.3 水利系統(tǒng)干部人事檔案管理工作人員素質(zhì)不高，管理手段落后

檔案工作人員的素質(zhì)高低是影響水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理的關(guān)鍵。水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理是一項(xiàng)繁冗同時(shí)不乏專業(yè)性的工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于計(jì)算機(jī)及專業(yè)檔案管理軟件未普及，檔案工作人員往往需要手工書寫、裝訂、裁剪檔案材料，而且檔案資料不斷更新替換，檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)相當(dāng)大，這種落后的管理手段已經(jīng)無法滿足新形勢下的水利系統(tǒng)干部人事檔案管理工作。此外，當(dāng)前大部分檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，檔案知識教育不足，管理水平參差不齊，嚴(yán)重阻礙檔案信息化管理的發(fā)展。

2 水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理對策分析

2.1 創(chuàng)新信息化管理方法，提高檔案信息化管理水平

在水利系統(tǒng)干部人事檔案資料收集環(huán)節(jié)，要充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的作用，將檔案資料轉(zhuǎn)換為文件、數(shù)據(jù)、表格、音像等電子文件保存起來。一個(gè)完整的干部人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是融信息接收、信息傳遞、信息存儲和信息利用為一體的綜合管理系統(tǒng)，而數(shù)據(jù)庫建設(shè)則是管理系統(tǒng)的關(guān)鍵部分，因此要建立完善的水利系統(tǒng)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息資源共享。設(shè)立專門的實(shí)行電子檔案動態(tài)化管理，確保水利系統(tǒng)干部人事檔案真實(shí)、準(zhǔn)確，符合當(dāng)前水利系統(tǒng)干部人事檔案的實(shí)際發(fā)展情況。實(shí)行多樣性利用管理，加強(qiáng)部門之間的溝通交流，整合信息資源，提高檔案資料的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資料資源共享。在進(jìn)行干部的入黨、升職、調(diào)動和歷史遺留問題時(shí)，可通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案資料遠(yuǎn)距離傳輸、多方共享，為用檔部門提供干部檔案資料，最大化發(fā)揮檔案信息化管理的作用。

2.2 加強(qiáng)水利系統(tǒng)干部人事檔案資料的保密工作建設(shè)

相關(guān)管理部門要將干部人事檔案資料的保密工作放在首位，不斷增強(qiáng)檔案資料的加密技術(shù)，實(shí)行檔案分級管理，并細(xì)化檔案使用權(quán)限，設(shè)置檔案報(bào)警系統(tǒng)，防止非法用戶竊聽，避免干部人事檔案資料泄露。加強(qiáng)電子檔案的使用安全管理，將電子檔案的備份和使用分隔開，在進(jìn)行拷貝復(fù)制電子檔案操作時(shí)，要做好檔案資料監(jiān)控工作。對于檔案工作人員，要求其能夠熟練操作檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，對實(shí)時(shí)檔案信息進(jìn)行更新、備份，定期不定期進(jìn)行檔案管理保密教育，做好檔案工作人員的檔案保密知識考核，提高檔案工作人員的檔案管理保密意識，簽訂檔案資料保密責(zé)任書，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不得越權(quán)使用檔案資料。為提高檔案資料的保密程度，還要加大資金投入，更新現(xiàn)代化設(shè)備（計(jì)算機(jī)、打印復(fù)印一體機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等），為水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理提供強(qiáng)有力的硬件保障。

2.3 提高水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理人才的綜合素質(zhì)

水利管理部門應(yīng)結(jié)合自身情況，努力提高檔案信息化管理人才的綜合素質(zhì)?？赏ㄟ^以下途徑進(jìn)行：第一，要增強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)能力與素養(yǎng)。相關(guān)部門可經(jīng)常性地對檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)、開展相關(guān)業(yè)務(wù)知識講座，使檔案工作人員具備與時(shí)俱進(jìn)的理論與技能；第二，要增強(qiáng)對檔案工作人員的思政教育及法律教育。積極引導(dǎo)其學(xué)習(xí)黨的方針、政策、路線，學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法律文獻(xiàn)，提高思想道德修養(yǎng)；第三，要貫徹落實(shí)水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理工作的計(jì)劃目標(biāo)，具體到人，并建立健全的工作獎(jiǎng)懲制度，提高檔案工作人員的工作熱情，打造一支高素質(zhì)的水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理隊(duì)伍。

3 結(jié)束語

綜上所述，水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理是當(dāng)前社會發(fā)展的大勢所趨，要想做好水利系統(tǒng)的干部人事檔案信息化管理工作，相關(guān)部門就要結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，不斷創(chuàng)新并完善檔案信息化管理手段，建立完善的水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，增強(qiáng)各部門之間的溝通與交流、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，增強(qiáng)水利系統(tǒng)干部人事檔案資料的保密工作建設(shè)，提高檔案信息化管理人才的綜合素質(zhì)，這樣才能使我國水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理走向科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。

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作者簡介

陳莉（1981-），女，湖北省荊州人，本科，畢業(yè)于湖北大學(xué)，中級館員；研究方向：人事檔案管理。