如何提出高質(zhì)量收文擬辦意見

文/中國(guó)民用航空飛行學(xué)院 李周爍

收文擬辦意見是對(duì)來文如何處理的建議或指導(dǎo)性意見。對(duì)于單位領(lǐng)導(dǎo)，它為決策提供支撐和參考，起到參謀助手的作用；對(duì)于單位內(nèi)設(shè)部門機(jī)構(gòu)，它起到協(xié)調(diào)履職、各盡其責(zé)的作用。在收文辦理過程中，提出擬辦意見是重要一環(huán)，而且是前置環(huán)節(jié)，直接決定公文流轉(zhuǎn)方向。擬辦意見是否準(zhǔn)確、規(guī)范，直接關(guān)系到公文流轉(zhuǎn)的順暢、公文辦理的質(zhì)效，進(jìn)而影響單位整體工作效率。因此，提出高質(zhì)量的收文擬辦意見，對(duì)促進(jìn)公文辦理和機(jī)關(guān)工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、做好收文擬辦工作要求辦文人員具備三種能力

撰寫收文擬辦意見是收文人員分析和解決問題的過程，首先要根據(jù)來文明確需要解決的問題，然后結(jié)合本單位實(shí)際情況，協(xié)調(diào)由誰來負(fù)責(zé)處理。為此，做好收文擬辦工作，收文人員應(yīng)具備三種能力。

（一）對(duì)來文的分析理解能力。辦文人員在通讀全文的基礎(chǔ)上，能夠全面準(zhǔn)確地提煉出文件的關(guān)鍵信息點(diǎn)，知道文件在說什么，對(duì)本單位有什么具體要求，需要做什么、完成什么任務(wù)等。同時(shí)能夠判斷出來文是否具有政策指導(dǎo)性，是屬于全局性的工作，還是屬于具體領(lǐng)域、具體部門的工作。

（二）全面清晰掌握本單位領(lǐng)導(dǎo)分工及各部門職責(zé)任務(wù)的能力。這不是單純把職責(zé)分工背熟記牢的過程，職責(zé)是相對(duì)固定、抽象的，而各部門承擔(dān)的任務(wù)事項(xiàng)是根據(jù)不同時(shí)期、隨著上級(jí)要求動(dòng)態(tài)變化的，是具體的。辦文人員必須在經(jīng)過對(duì)內(nèi)外事務(wù)長(zhǎng)期了解積累的基礎(chǔ)上，對(duì)各部門職責(zé)延伸細(xì)化，知道某一具體事項(xiàng)對(duì)應(yīng)哪一項(xiàng)部門職責(zé)分工。同時(shí)，還要?jiǎng)討B(tài)掌握本單位設(shè)立的臨時(shí)性工作機(jī)構(gòu)及其職責(zé)，如委員會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)小組、協(xié)調(diào)機(jī)制等。

（三）良好的溝通協(xié)調(diào)能力。辦文人員除了要遵循既定的辦文原則和流程，根據(jù)來文內(nèi)容以及領(lǐng)導(dǎo)分工和部門職責(zé)提出擬辦意見外，在實(shí)踐過程中，難免會(huì)遇到承辦部門對(duì)提出的擬辦意見持有異議，甚至無法達(dá)成統(tǒng)一意見的情形。這時(shí)需要辦文人員既要根據(jù)來文內(nèi)容，堅(jiān)持?jǐn)M辦原則，對(duì)提出的擬辦意見有據(jù)可依，做好解釋溝通，不能單一照轉(zhuǎn)，切實(shí)發(fā)揮好審核把關(guān)作用；又要實(shí)事求是，尊重部門反饋意見，綜合分析研判，盡量協(xié)調(diào)一致，把問題解決在本層級(jí)。

二、高質(zhì)量收文擬辦意見需要建立在科學(xué)高效的收文辦理程序基礎(chǔ)上

撰寫收文擬辦意見需要以本單位收文辦理程序?yàn)橐劳小榍疤?，擬辦原則必須與辦文程序相統(tǒng)一，因此高質(zhì)量的收文擬辦意見需要建立在科學(xué)高效的收文辦理程序基礎(chǔ)上。設(shè)計(jì)收文辦理程序要堅(jiān)持兩個(gè)基本原則：一是堅(jiān)持為領(lǐng)導(dǎo)減負(fù)，讓各職能部門充分履職；二是根據(jù)來文方向、來文類型，堅(jiān)持分類辦理。最終要以實(shí)現(xiàn)公文科學(xué)高效流轉(zhuǎn)的目的。

在設(shè)計(jì)收文辦理程序時(shí)，需要區(qū)分兩類公文：閱知性公文和批辦性文公。閱知性公文對(duì)時(shí)效性要求不高，關(guān)鍵是厘清來文涉及的內(nèi)容以及重要程度，據(jù)此判斷是否需要傳閱領(lǐng)導(dǎo)，以此確定閱知范圍，紙質(zhì)件按照“自上而下”的原則傳閱。批辦性公文往往有時(shí)效約束性，有的規(guī)定了辦結(jié)時(shí)效，需要限時(shí)反饋；有的雖然沒有指出辦結(jié)時(shí)間，但需要立即落實(shí)，例如近期安全工作類的公文。同時(shí)還需充分考慮來文的重要程度和部門權(quán)限，分清哪類公文需要領(lǐng)導(dǎo)批示，特別是需要主要領(lǐng)導(dǎo)批示，哪類公文僅需要部門自主承辦落實(shí)，主要按照“自下而上”的原則辦理。

在設(shè)計(jì)收文辦理程序時(shí)，需要考慮三個(gè)對(duì)象：?jiǎn)挝恢饕I(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)域領(lǐng)導(dǎo)、各內(nèi)設(shè)部門。需要把握的原則是：1.涉及全局性的重大事項(xiàng)、政策性事項(xiàng)、具有工作指導(dǎo)性的事項(xiàng)，必須呈請(qǐng)單位主要負(fù)責(zé)人閱批。需注意批辦性公文一次只能呈送一位主要負(fù)責(zé)人簽批。2.涉及某一領(lǐng)域的重大事項(xiàng)、政策性事項(xiàng)、具有工作指導(dǎo)性的事項(xiàng)，需呈請(qǐng)分管領(lǐng)域負(fù)責(zé)人閱批。若涉及不止一個(gè)分管領(lǐng)域的事項(xiàng)，可以同時(shí)呈送多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)閱批。對(duì)于需要呈送單位領(lǐng)導(dǎo)閱批的公文，在流程設(shè)置上還需增加辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)環(huán)節(jié)，盡量減少差錯(cuò)。3.涉及單純事務(wù)性質(zhì)的公文，應(yīng)直接轉(zhuǎn)相應(yīng)部門承辦，并且只轉(zhuǎn)主要承辦部門。主辦部門根據(jù)具體工作需要，可以直接受理，也可以提出具體辦理意見和需要協(xié)助辦理的部門，報(bào)請(qǐng)分管負(fù)責(zé)人同意后執(zhí)行。主辦部門對(duì)擬辦意見有異議的，應(yīng)注明原因和建議后轉(zhuǎn)辦文人員，辦文人員經(jīng)審核同意后應(yīng)轉(zhuǎn)相應(yīng)部門承辦。若意見仍然未能統(tǒng)一、無法確定主辦部門、存在較大分歧的，辦文人員應(yīng)將各方意見轉(zhuǎn)呈分管領(lǐng)導(dǎo)決策。各方意見都必須如實(shí)在流程中體現(xiàn)，這樣既反應(yīng)各部門意見，供領(lǐng)導(dǎo)決策，又可以促使業(yè)務(wù)部門充分履職，壓實(shí)各方責(zé)任。

三、高質(zhì)量收文擬辦意見應(yīng)務(wù)求準(zhǔn)確

根據(jù)本單位收文辦理程序確定擬辦原則后，接下來要求辦文人員準(zhǔn)確界定收文應(yīng)該具體呈報(bào)給哪位領(lǐng)導(dǎo)或分發(fā)到哪一牽頭承辦部門。為輔助支撐辦文人員提出準(zhǔn)確的擬辦意見，避免張冠李戴的情況出現(xiàn)，從而人為的影響公文流轉(zhuǎn)效率，辦文人員需要建立2個(gè)庫(kù)：部門職責(zé)任務(wù)庫(kù)和來文登記庫(kù)。

（一）部門職責(zé)任務(wù)庫(kù)。建立完善部門職責(zé)任務(wù)庫(kù)，是為了有效地對(duì)各部門職責(zé)延伸細(xì)化，促使職責(zé)分工與具體的任務(wù)事項(xiàng)相對(duì)應(yīng)，便于辦文人員精準(zhǔn)確定傳閱范圍和承辦部門。它由部門、職責(zé)、任務(wù)事項(xiàng)等三部分構(gòu)成，并且職責(zé)和任務(wù)事項(xiàng)都應(yīng)以關(guān)鍵詞進(jìn)行描述，力求簡(jiǎn)明扼要。其中，職責(zé)應(yīng)以部門內(nèi)設(shè)科室為主要依據(jù)來提取關(guān)鍵詞，以辦公室為例，可以為：公文、行政秩序、接待、會(huì)務(wù)、督察督辦、信訪、機(jī)要、保密、檔案等；任務(wù)事項(xiàng)應(yīng)依據(jù)各部門牽頭承辦的重要事項(xiàng)來提取關(guān)鍵詞，可以為：辦公用房整改、制止餐飲浪費(fèi)等，同時(shí)應(yīng)該根據(jù)工作任務(wù)的動(dòng)態(tài)變化，及時(shí)更新調(diào)整。

（二）來文登記庫(kù)。依規(guī)履行來文登記手續(xù)，對(duì)收到每份文件的基本要素、領(lǐng)導(dǎo)批示、部門辦理情況等內(nèi)容進(jìn)行登記。在此基礎(chǔ)上，辦文人員還應(yīng)增加一項(xiàng)登記內(nèi)容，即主題詞。它是準(zhǔn)確概括、提煉公文的核心信息點(diǎn)，與部門職責(zé)任務(wù)庫(kù)中的任務(wù)事項(xiàng)相一致，也是部門職責(zé)任務(wù)庫(kù)中任務(wù)事項(xiàng)的來源。提取關(guān)鍵詞既要全面、準(zhǔn)確，又能直接反映出公文的核心內(nèi)容，是一種對(duì)辦文人員準(zhǔn)確提煉公文關(guān)鍵信息點(diǎn)的能力要求，也是練習(xí)提高公文理解能力的技巧和方法，辦文人員應(yīng)長(zhǎng)期堅(jiān)持。

建立完善部門職責(zé)任務(wù)庫(kù)和來文登記庫(kù)的過程，就是辦文人員全面清晰掌握本單位領(lǐng)導(dǎo)分工及各部門職責(zé)任務(wù)的過程，是做好辦文工作、提高擬辦意見準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)和重要依據(jù)。辦文人員通過綜合利用職責(zé)任務(wù)庫(kù)和來文登記庫(kù)，能夠快速準(zhǔn)確鎖定來文應(yīng)該具體呈報(bào)哪位領(lǐng)導(dǎo)或者轉(zhuǎn)到哪一部門，也為辦文人員與其他部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通提供有力支撐。同時(shí)，對(duì)于新接手的辦文人員，既能據(jù)此快速熟悉掌握單位整體情況，又能保持辦文工作的前后一致性。

四、高質(zhì)量收文擬辦意見應(yīng)務(wù)求規(guī)范

撰寫擬辦意見應(yīng)規(guī)范用語，做到表述清楚、用詞準(zhǔn)確、規(guī)范統(tǒng)一。1.用固定性的專業(yè)詞語，常用語如下:呈請(qǐng)、擬請(qǐng)、擬轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)請(qǐng)、建議、閱研、研提、閱處、閱示、閱知、批示、審定等。2.要篇幅短小、內(nèi)容精悍，一般要求收文擬辦意見控制在50字以內(nèi)。3.要層次分明、邏輯清晰，要明確先寫什么后寫什么，并直接明了。4.要注意先后次序，有多位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)按照排名由高到低，多個(gè)部門應(yīng)按照內(nèi)部已定的排序?yàn)樵瓌t。具體來講，上級(jí)來文需要先呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)閱批的，一般表述為：擬呈報(bào)XX領(lǐng)導(dǎo)閱示。直接轉(zhuǎn)相關(guān)部門閱辦的，對(duì)于涉及多部門職責(zé)的來文，確定牽頭部門后，一般表述為：建議請(qǐng)XX部門牽頭閱處；對(duì)于單一事務(wù)的來文，一般表述為：建議請(qǐng)XX部門按程序辦理。對(duì)于需要主辦部門先提出意見的，一般表述為：請(qǐng)XX部門研提意見。主辦部門對(duì)擬辦意見有異議的，一般表述為：根據(jù)XX部門反饋意見，建議請(qǐng)XX部門牽頭閱處。如有需要補(bǔ)充說明的情況，一般增加：經(jīng)與來文單位聯(lián)系/經(jīng)了解等補(bǔ)充意見。

此外，根據(jù)來文的辦結(jié)時(shí)限、保密等要求，可以在標(biāo)題以及其他醒目位置處附加：請(qǐng)注意XX月XX日辦結(jié)時(shí)限，或者此件為內(nèi)部文件，請(qǐng)注意保密，禁止通過微信、QQ等互聯(lián)網(wǎng)方式轉(zhuǎn)發(fā)，并加以醒目符號(hào)予以提醒和區(qū)分。

五、結(jié)語

撰寫擬辦意見雖然字?jǐn)?shù)不多，但寫作要求極高，背后需要辦文人員做大量的工作積累，凝聚著辦文人員的智慧和經(jīng)驗(yàn)，絕非易事。辦公室應(yīng)高度重視公文擬辦工作，注重辦文人員的培養(yǎng)和鍛煉，加強(qiáng)其能力建設(shè)；辦文人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)崗位的重要性，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，堅(jiān)持縝密細(xì)致的工作態(tài)度，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，注重日常積累，打好工作基礎(chǔ)，著力提升擬辦工作質(zhì)量。