基層人社檔案管理工作存在的問題及策略探討

溫秀娟 承德市雙橋區(qū)人力資源和社會(huì)保障局

人社部門是基層單位一個(gè)重要的組成部門，本身是伴隨著基層單位業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程所形成的一種檔案。除了人事檔案這一基礎(chǔ)檔案資料外，還涵蓋了工資福利、職業(yè)技能培訓(xùn)、就業(yè)失業(yè)情況、招錄考試等其他眾多類型的檔案資料。這些檔案資料本身是城鄉(xiāng)居民能夠合規(guī)、合法享受社保服務(wù)，或者企事業(yè)單位開展社會(huì)保險(xiǎn)、職稱申報(bào)等活動(dòng)的重要依據(jù)。因此，如何才能高效地開展人社檔案管理活動(dòng)值得深入探討。

一、基層人社檔案管理工作的重要性

人社檔案管理是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作，是保證企事業(yè)單位開展人力資源管理工作中必不可少的一項(xiàng)工作，因?yàn)槿松鐧n案本身同社會(huì)大眾的現(xiàn)實(shí)生活之間具有非常緊密聯(lián)系。比如，學(xué)生的就業(yè)問題、職工晉升問題或者社會(huì)上的各種社保工作問題等都同社會(huì)大眾現(xiàn)實(shí)生活之間具有緊密聯(lián)系。而人社檔案管理工作則可以為他們提供必要的數(shù)據(jù)支持。其中基層人社檔案資料更是各級(jí)地方政府開展行政事務(wù)中不可或缺的數(shù)據(jù)及資料，但是由于這些資料涉及的面非常廣且總量非常大，所以必須要經(jīng)過針對(duì)性開展人社檔案管理工作方可保證各項(xiàng)人社檔案資料都得以有效管理，保證最終這些人社檔案資料在“質(zhì)”與“量”方面都可以得以有效控制，避免因?yàn)檫@些檔案資料不準(zhǔn)、缺失等問題而直接影響了最終的相關(guān)工作順利開展。

二、基層人社檔案管理工作中存在的問題

（一）管理人員素質(zhì)比較低

作為人社檔案管理工作的主體，管理人員自身的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到最終的檔案管理實(shí)效性。但是現(xiàn)階段基層人社部門普遍缺乏專職檔案管理人員，大多數(shù)管理者多為兼職，由于他們本身缺乏豐富的專業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)人才培養(yǎng)也存在比較突出的滯后問題，直接影響了最終的檔案管理水平。首先基層領(lǐng)導(dǎo)或者檔案管理方面的工作人員本身沒有對(duì)人社檔案工作的重要性給予足夠重視，如相關(guān)檔案管理人員大多是采用兼職的方式，崗位伴有頻繁調(diào)換問題，影響了他們自身工作質(zhì)量。此外，在人才培訓(xùn)及選拔等方面可能也存在一些問題，不同基層部門的相關(guān)人員在工作編制方面存在不足問題，尤其是部分檔案管理工作者本身年齡相對(duì)較低，工作熱情不高，尤其是可能不會(huì)主動(dòng)對(duì)全新的檔案管理工作方面新方法、新技術(shù)等進(jìn)行積極學(xué)習(xí)。

（二）管理工作機(jī)制不統(tǒng)一

對(duì)基層人社檔案管理而言，雖然地位是基層定位，但是卻同樣面臨著眾多數(shù)量的檔案，并且具有繁雜的種類，實(shí)際的管理中需要進(jìn)行分類存儲(chǔ)，這時(shí)候需要將類型不同的檔案相應(yīng)地交給不同部門開展分類歸檔管理工作，以此方可更好對(duì)檔案管理水平進(jìn)行提升。但是現(xiàn)階段管理工作中缺乏統(tǒng)一的工作機(jī)制，具體弊端比較多，主要表現(xiàn)如下：其一，人社檔案管理工作現(xiàn)場(chǎng)本身的辦公條件或者人員因素影響，使得現(xiàn)階段檔案管理工作中可能缺乏單獨(dú)檔案室或者配備完備的檔案管理人，以至于無法規(guī)范化、妥善化保存相關(guān)檔案管理資源。比如，許多基層的城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險(xiǎn)方面的參保檔案資料本身都交由了不同鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞動(dòng)保障部門負(fù)責(zé)歸檔、整理及保存，但是由于這些基層保障所普遍伴有檔案管理工作人員短缺或者用房受限等問題，以至于會(huì)因?yàn)槿藛T配備不足或者工作場(chǎng)地受限等問題而直接影響最終的檔案管理工作質(zhì)量。又或者，不同基層業(yè)務(wù)部門現(xiàn)有的檔案室建設(shè)過程中所用的管理方法不合理，或者設(shè)備本身較為陳舊等，那么都會(huì)造成檔案管理工作直接誘發(fā)嚴(yán)重的安全隱患或者其他不利因素，極大增加了檔案出現(xiàn)受損問題的發(fā)生概率。此外，現(xiàn)階段檔案管理工作本身的相關(guān)資源利用率不足，如部分檔案管理部門因?yàn)樾枰芾肀姸嗟臋n案，所以會(huì)需要比較大的空間對(duì)檔案資料進(jìn)行存放，但是也有一些部門卻存在檔案室被空置的問題，沒有充分、有效地利用這些檔案資料，以至于都對(duì)最終的檔案管理實(shí)效性帶來了不利影響。

（三）信息化管理建設(shè)滯后

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，推進(jìn)各項(xiàng)工作的信息化建設(shè)進(jìn)程是提高人社檔案管理實(shí)效性的一個(gè)必然要求。但是在現(xiàn)階段許多基層部門在開展人社檔案管理中主要采取常規(guī)的紙質(zhì)化檔案管理方式，卻沒有及時(shí)考慮推進(jìn)自身的信息化檔案管理工作建設(shè)進(jìn)程，以至于實(shí)際的檔案管理工作實(shí)效性不高。比如，在基層人社檔案管理工作開展過程中，如果繼續(xù)采取這種常規(guī)的檔案管理模式，那么就會(huì)影響復(fù)制、查閱等相關(guān)檔案資料的效率與質(zhì)量，且容易造成紙質(zhì)檔案資料破損或者檔案資源利用率不高等問題，以至于無法切實(shí)滿足當(dāng)下基層人社檔案管理工作的實(shí)際需求。此外，在信息化檔案管理模式應(yīng)用期間，由于缺乏系統(tǒng)化規(guī)劃，以至于直接影響了信息化檔案管理建設(shè)的效果。比如，由于實(shí)際的人社檔案管理工作實(shí)踐中沒有采取切實(shí)可行的信息技術(shù)，那么會(huì)影響不同部門彼此之間信息傳達(dá)的效率，影響了服務(wù)于社會(huì)大眾的質(zhì)量。

三、基層人社檔案管理工作中存在問題的解決對(duì)策

（一）提高管理人員的素質(zhì)

在基層開展人社檔案管理工作期間，要著重解決現(xiàn)階段人社檔案工作存在的人員短缺問題和素質(zhì)問題等，保證可以采取多樣化的專業(yè)教育及培訓(xùn)活動(dòng)來打造高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。首先要從基層單位內(nèi)部各個(gè)科室或部門當(dāng)中抽調(diào)專業(yè)素質(zhì)過硬、責(zé)任心強(qiáng)以及政治素質(zhì)比較高的人員來構(gòu)成專門負(fù)責(zé)人社檔案管理工作的專業(yè)化隊(duì)伍。然后要注意結(jié)合人社檔案管理工作隊(duì)伍現(xiàn)階段的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及工作短板等相關(guān)情況來開展適宜的思政教育活動(dòng)或者其他一些業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)等來不斷提升他們自身的管理人員素質(zhì)。其次，可以采取分批次的方式安排基層人社檔案管理人員來積極參加一些市級(jí)或省級(jí)等方面的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，或者組織全體基層檔案管理人員開展集中學(xué)習(xí)活動(dòng)，如要做好不同檔案管理單位彼此之間的合作溝通和交流，保證可以借助專門培訓(xùn)及教育來提高人事檔案管理隊(duì)伍的整體管理能力。再次，要對(duì)檔案管理工作制度進(jìn)行有效建立，做好檔案管理工作者的分工，保證做到權(quán)責(zé)統(tǒng)一，責(zé)任落實(shí)到人。與此同時(shí)，基于規(guī)范的監(jiān)督及管理制度建立可以對(duì)基層檔案管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范及約束，避免他們?cè)谔幚頇n案資料期間造成檔案資料泄密、涂改或者缺失等一系列的問題。最后，要注意做好檔案管理方面的人才選聘管理工作，具體需要通過對(duì)選聘檔案管理人員過程中他們的技術(shù)素質(zhì)、責(zé)任意識(shí)以及工作經(jīng)驗(yàn)等進(jìn)行綜合考查，保證可以借助高素質(zhì)人才的引進(jìn)，在整個(gè)基層檔案管理工作中構(gòu)建一支高素質(zhì)檔案管理工作 隊(duì)伍。

（二）健全管理的工作機(jī)制

在基層人社檔案管理工作期間，人社系統(tǒng)構(gòu)建扮演著非常重要決策，必須要統(tǒng)籌各項(xiàng)業(yè)務(wù)來提高檔案室中各項(xiàng)檔案資料整合處理效果，具體需要依據(jù)“統(tǒng)一管理，分類存儲(chǔ)”的管理原則，如可以在縣級(jí)層面上構(gòu)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的人社系統(tǒng)檔案室，以此來高效地整合及管理從業(yè)人員、場(chǎng)所以及設(shè)備等核心檔案管理資源，統(tǒng)一管理全部的檔案資料。在基層檔案室之內(nèi)，要結(jié)合不同檔案管理業(yè)務(wù)的基本特性，靈活地依據(jù)保險(xiǎn)類別、單位、年度、村居以及姓名等來開展分類整理工作，并且要做好仔細(xì)整理工作來確保相關(guān)檔案管理資料分類存儲(chǔ)及管理工作，確保相關(guān)檔案管理資料可以得以高效地開展。此外，在人社檔案管理工作流程設(shè)計(jì)方面，要注意對(duì)其從檔案資料收集出發(fā)，注重統(tǒng)籌鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研以及使用等多方面檔案管理工作流程和環(huán)節(jié)，強(qiáng)化不同業(yè)務(wù)彼此之間的溝通和聯(lián)系，保證可以提高不同業(yè)務(wù)部門收集檔案資料的實(shí)效性，確保最終檔案資料本身的完整性以及歸檔工作的實(shí)效性，如要對(duì)檔案資料流向進(jìn)行有效控制，且需要對(duì)檔案室進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。此外，要注意開展統(tǒng)一化人社檔案管理工作，合理配置各種檔案管理資源，同時(shí)還要注意對(duì)現(xiàn)有的硬件檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施來持續(xù)優(yōu)化，保證可以借助在對(duì)人社檔案管理工作安全性與效率進(jìn)行有效管控基礎(chǔ)上，提高相關(guān)檔案管理工作的實(shí)效性。

（三）加快信息化管理建設(shè)

在信息化時(shí)代，為了提高人社檔案管理實(shí)效性，還要注意推進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)進(jìn)程，配合電子化和數(shù)字化檔案管理機(jī)制的有效構(gòu)建及應(yīng)用來提高整體人社檔案管理實(shí)效性。首先要注意對(duì)從價(jià)值、實(shí)用性以及利用頻率等多方面來對(duì)檔案進(jìn)行有效保存，力求可以將它們進(jìn)行長(zhǎng)久存儲(chǔ)，尤其是要高度重視優(yōu)先掃描那些具有較高利用率的紙質(zhì)檔案，將它們相應(yīng)地轉(zhuǎn)換成電子檔案，同時(shí)還要注意依據(jù)類別開展歸檔處理，以便后續(xù)方便進(jìn)行查詢。其次，要注意有效地構(gòu)建及應(yīng)用面向于人社檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，保證可以將社會(huì)大眾的社會(huì)保障卡號(hào)作為一個(gè)索引項(xiàng)目來構(gòu)建完善的信息化檔案管理數(shù)據(jù)信息庫，為不同社會(huì)大眾構(gòu)建電子化和數(shù)字化的檔案資料，保證可以借助這些構(gòu)建的信息化檔案數(shù)據(jù)庫來對(duì)接勞動(dòng)監(jiān)察、再就業(yè)、生育保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等眾多系統(tǒng)化管理系統(tǒng)，力求可以動(dòng)態(tài)化管理這些個(gè)人電子檔案資料，同時(shí)還要注意逐步實(shí)現(xiàn)采取多路徑索引管理方式，即可以依據(jù)參保繳費(fèi)等不同信息來開展檔案資料管理工作。在此基礎(chǔ)上可以構(gòu)建健全的內(nèi)部檔案信息共享機(jī)制來動(dòng)態(tài)化管理人社電子檔案資料，保證最大程度提升人社檔案信息化建設(shè)及管理實(shí)效性。

四、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)下基層人社檔案管理中在管理人員素質(zhì)、管理機(jī)制與信息化檔案建設(shè)等方面還存在一些問題。針對(duì)這些檔案管理問題，要注意從打造高素質(zhì)人才檔案管理隊(duì)伍出發(fā)，注重加快構(gòu)建健全的人社檔案管理機(jī)制，推進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)進(jìn)程，力求全面提高人社檔案管理工作質(zhì)量與效率。