公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制制度探析

楊曦 齊齊哈爾市第一醫(yī)院

引言

加強合同內(nèi)控管理，可以實現(xiàn)對經(jīng)濟活動的有效控制，能夠有效防范舞弊和預防腐敗，進而提高公立醫(yī)院經(jīng)濟活動的效率和效果，對于防范公立醫(yī)院運營管理風險具有重要意義，同時能夠幫助醫(yī)院合理地進行經(jīng)營管理，有效降低經(jīng)營成本。

一、醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制當下存在的較為普遍、突出的問題

（1）缺乏統(tǒng)一的操作流程，控制制度不健全、責任不清、責任追究機制不完善，甚至在業(yè)務已實際開展后后補合同，造成合同存在缺陷和漏洞甚至流于形式。

（2）在合同訂立審查中，存在合同條款不全面、不完善的現(xiàn)象。尤其對于違約責任與賠償措施往往無明確約定，這給合同履行帶來極大風險。

（3）大多數(shù)公立醫(yī)院的組織結構設置中沒有專門的合同管理部門，而是由使用科室分散管理。

（4）公立醫(yī)院有些人員法律意識淡薄，簽訂合同前未組織專家、審計等人員把關，有時草擬的合同條款甚至已經(jīng)違反了法律的具體規(guī)定，且合同簽訂時，沒有認真審查對方主體資格，產(chǎn)生風險隱患。

（5）部分公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制制度落實不到位，沒有按照制度進行控制，缺少必要的監(jiān)督考核，對合同履行效果缺乏檢驗，不能對合同進行及時的跟蹤和有效的動態(tài)合同管理。往往因為缺乏嚴格的監(jiān)督和考核，導致規(guī)章制度是一套，實際執(zhí)行又是一套，沒有發(fā)揮其應有的監(jiān)督、制約作用。

（6）合同管理協(xié)調(diào)性及配合性欠缺。許多公立醫(yī)院合同的起草、審核和履行部門相互獨立，各管一段，相互間缺乏溝通。合同履行過程中若發(fā)生異常情況，各部門無法同步知悉，給醫(yī)院帶來經(jīng)濟和法律雙重風險。缺乏信息溝通也容易導致資金準備不充分導致延遲支付合同款，并且缺乏合同總金額與預算執(zhí)行情況的跟蹤比較。

（7）合同涉及法律、稅務、財務等相關專業(yè)知識，同時又因為醫(yī)院經(jīng)濟活動的多樣性，會產(chǎn)生大量不同類型不同模式的合同，涉及眾多行業(yè)，需要合同管理人員具備豐富的財務、法律、內(nèi)部控制、檔案管理等多領域的專業(yè)知識、邏輯思維和判斷能力。因此，對于合同管理內(nèi)部相關人員的素質(zhì)要求很高，而管理人才的匱乏又極大地影響了公立醫(yī)院合同管理水平的提高。

二、改進公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制的措施及策略

（一）建立健全合同內(nèi)部管理制度

（1）制度上明確合同授權審批與簽署權限。加強對合同訂立、合同專用章、合同履行、合同監(jiān)督、合同歸檔等環(huán)節(jié)的管理，明確各部門的責任與義務。完善合同會簽制度，明確使用部門、歸口部門、采購部門、審計、財務、法務、監(jiān)察等科室在合同審查中的角色與重點關注的內(nèi)容。對于未實施各部門會簽的合同，不能予以辦理相關的合同簽章手續(xù)。明確合同履行中簽訂補充合同、變更、解除合同等的具體規(guī)定。

（2）公立醫(yī)院應詳細規(guī)定各業(yè)務部門的工作責任、業(yè)務范圍和簽約權限。明確合同的授權審批、簽署和責任劃分，各業(yè)務部門內(nèi)部應明確每個工作職責，健全不相容職務分離制度、授權審批制度、資金流向控制制度、責任追究到人等內(nèi)部控制制度。

（二）精心準備合同條款

公立醫(yī)院訂立合同時，當事人應詳細約定，尤其是關于合同標的（包括名稱、種類等）數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、履行地點、履行方式、違約責任、解決爭議等合同主要條款。此外，根據(jù)合同性質(zhì)或當事人需要特別約定的條款也應詳細規(guī)定。

（三）公立醫(yī)院合同實行歸口管理

（1）設立合同歸口管理部門，統(tǒng)一合同審核和管理，防范法律風險。作為專門的合同管理負責部門，由其專項研究相關法律法規(guī)，按照《合同法》等相關法律及《條例》，辦理各項行政審批手續(xù)、制定合同管理的內(nèi)部控制制度、協(xié)調(diào)合同管理推進過程中的各項問題，確保合同管理覆蓋整個公立醫(yī)院經(jīng)營活動。公立醫(yī)院合同管理部門應當建立合同臺賬，按照合同類別進行登記、編號、復印，辦理合同簽收和歸檔手續(xù)，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更等情況，與合同有關的申購單、詢價報告、驗收報告、補充合同等均應妥善保管，實現(xiàn)合同的全過程封閉管理。合同復印件分送財務科與審計科備查。使用科室也應留存一份合同原件，以作為合同履行的依據(jù)。

（2）各職能部門負責合同的洽談、草擬和審核任務，內(nèi)部審計部門負責合同簽訂的監(jiān)督、檢查。建立職能部門把控、相關部門監(jiān)督、合同管理部門監(jiān)管的三級監(jiān)管機制，對簽訂經(jīng)濟合同的全過程、執(zhí)行情況以及后期遺留問題的處理進行全流程、全方位動態(tài)監(jiān)督，對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估。

（3）公立醫(yī)院合同簽訂前要求業(yè)務承辦部門進行合同調(diào)查，了解合同對方的主體資格、資信情況，確認對方單位的履約能力。嚴格執(zhí)行政府采購等國家相關法律法規(guī)的規(guī)定，嚴格按照合同條款的約定和公立醫(yī)院支付的審批流程辦理合同價款結算。而且簽訂合同前應當由專業(yè)的合同管理人員、相關技術人員、專業(yè)的法律顧問對合同進行審核，再由文秘人員對合同進行校對，以保證合同質(zhì)量，最后由內(nèi)審部門監(jiān)督合同簽訂全流程的工作程序是否完整。

（四）建立健全合同監(jiān)督考核機制

（1）定期對合同履行質(zhì)量進行評價，對制度的落實情況進行監(jiān)督檢查，將合同履行結果與使用科室、歸口職能科室掛鉤，納入年度績效考評中。針對合同管理各個環(huán)節(jié)的業(yè)務流程、各風險領域查找關鍵控制點，對合同的起草、談判、審批、生效、訂立、履行、糾紛處理等工作流程進行嚴格控制。建立合同管理考核、責任追究制度，對合同管理的整體情況進行考核，并將考核結果與人員績效掛鉤。對于出現(xiàn)的問題和損失，進行責任追究。

（2）建立合同履行情況評估制度，建立合同跟蹤評估控制機制。合同管理部門定期對合同履行情況進行跟蹤和評價，確定評價范圍、內(nèi)容、指標，及時反饋評價結果、提出評價建議。醫(yī)院紀檢部門、審計部門、合同管理部門組成評估小組，跟蹤重大合同履行的具體情況，開展分析評估。包括合同是否全面履行、合同履行中是否存在不足、合同是否存在違法違規(guī)行為，合同管理內(nèi)部控制的設計和執(zhí)行是否有效等。

（3）公立醫(yī)院的一份合同同時涉及法律、財務、業(yè)務等多個領域的知識，通常需要公立醫(yī)院多個部門協(xié)作，需要醫(yī)院整體協(xié)調(diào)，才能將工作推進。另外關于資金準備問題，一是應當按照合同實施預期進度，財務部門提前進行資金準備；二是在招標文件中的付款方式，同財務部門統(tǒng)一編制，以便于財務部門及時了解和控制付款時間點。這都需要業(yè)務部門、采購部門、合同管理部門及時、定期地與財務部門通報相關信息。

（4）加強合同管理人員的職業(yè)教育培訓，充分了解《民法典》等相關法律、行政法規(guī)及司法解釋的規(guī)定，強化對合同管理工作人員、采購工作人員與內(nèi)審工作人員等相關工作人員的制度培訓。對于合同管理部門、采購部門、財務部門而言，只有提高對合同管理內(nèi)部控制相關工作法律法規(guī)的認識和專業(yè)知識，才能在提升工作能力的同時，實現(xiàn)內(nèi)部控制的目的。

結語

綜上所述，公立醫(yī)院合同管理的內(nèi)部控制總體上應當按照《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》以及《現(xiàn)代醫(yī)院管理制度》的要求制定，通過完善醫(yī)院內(nèi)部的辦事流程和設立各部門之間的工作聯(lián)系制度，同時加強內(nèi)部審計部門和紀檢監(jiān)察部門對合同履行全過程跟蹤監(jiān)督。各職能部門定期對合同內(nèi)部控制的有效性進行評價，以保障內(nèi)控措施的有效落實，最終形成責任分明、各司其職、相互制約、相互監(jiān)督、相互合作的內(nèi)部控制機制，最大限度地壓縮舞弊空間。

公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制體系的健全，重點在于合同管理職責、工作流程等相關制度的規(guī)范，只有形成從投標、預審、合同洽談、審核、簽訂、監(jiān)督為一體的合同風險管控體系，并在具體的實施過程中將合同的實施策略、合同變更、索賠等工作納入合同管理的工作程序中去，才能有效保證合同管理內(nèi)部控制體系的有效運行，才能為醫(yī)院的蓬勃發(fā)展保駕護航。