網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新與安全防護(hù)

陳航

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理相關(guān)工作仍然面臨著重要的變革挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。這就需要我們深刻認(rèn)識(shí)到移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理的重要性，并要從不斷提高檔案員工素質(zhì)、檔案管理信息的開(kāi)放共享以及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理創(chuàng)新體系建設(shè)等多個(gè)方面入手，積極推動(dòng)檔案管理相關(guān)工作的不斷創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代信息科學(xué)和技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理工作的重要性日益顯得突出，特別是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案管理工作，只有通過(guò)創(chuàng)新方式才能夠?qū)π聲r(shí)期的我國(guó)高校檔案管理做出更多的貢獻(xiàn)，本文也就是基于此次研究的背景，通過(guò)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案管理工作的主要?jiǎng)?chuàng)新和其內(nèi)容進(jìn)行了分析，包括如何加強(qiáng)對(duì)檔案管理的保障，以及如何對(duì)其進(jìn)行安全防范，從而為提升檔案管理層次水平提供一些參考。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;高校檔案管理工作;創(chuàng)新

隨著移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展與不斷普及，檔案管理相關(guān)工作必然面臨著重要的發(fā)展機(jī)遇與嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。努力爭(zhēng)取使我國(guó)高校檔案管理相關(guān)工作能夠?qū)崿F(xiàn)新的創(chuàng)新性快速發(fā)展，不僅對(duì)促進(jìn)政府、學(xué)校等社會(huì)組織發(fā)展有著至關(guān)重要的推動(dòng)作用，也正是適應(yīng)時(shí)代快速發(fā)展，對(duì)推進(jìn)檔案管理相關(guān)工作發(fā)展提出的新時(shí)代要求。因此，新形勢(shì)下對(duì)在我國(guó)高校從事檔案管理相關(guān)工作的基本管理模式，以及檔案工作管理模式，都認(rèn)為應(yīng)該隨著社會(huì)時(shí)代的不斷發(fā)展、科學(xué)的技術(shù)進(jìn)步，而不斷探索反思和探索創(chuàng)新。檔案信息與管理工作是我國(guó)高校檔案工作的重要組成部分，它的水平直接關(guān)系到人類社會(huì)的發(fā)展變化。當(dāng)前，隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，我國(guó)高校檔案管理工作經(jīng)歷了前所未有的時(shí)代變化和挑戰(zhàn)。檔案管理必須從傳統(tǒng)的紙面管理走向現(xiàn)代的數(shù)字化管理，才能更好提升檔案管理水平。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

第一，傳統(tǒng)紙質(zhì)或者印制絲帛等制品的檔案在實(shí)際運(yùn)輸使用過(guò)程中，容易發(fā)生重大碰撞或者磨損，造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失，無(wú)形中也會(huì)加大了檔案運(yùn)輸上的難度。第二，傳統(tǒng)檔案受限于原料材質(zhì)各種原因，對(duì)檔案保存護(hù)理?xiàng)l件上的要求相對(duì)較高，如忌潮濕、怕陽(yáng)光暴曬等等，日常保存檔案工作中的程序非常復(fù)雜，人力、物力成本消耗大。第三，傳統(tǒng)檔案往往也總是含有海量的歷史文獻(xiàn)資料，即便檔案經(jīng)過(guò)了多次分類整理，但在公眾查閱檔案過(guò)程中還可能需要反復(fù)消耗大量查閱時(shí)間，造成公眾閱讀檔案效率難以得到提高?？梢赃@么說(shuō)，傳統(tǒng)上的檔案管理員的工作往往是非常繁重、復(fù)雜的。

二、高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

依靠先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將不斷推動(dòng)我國(guó)高校檔案管理快速發(fā)展的新進(jìn)程。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展是我國(guó)高?，F(xiàn)代社會(huì)科學(xué)化、智能化、信息化和先進(jìn)工業(yè)化的必然結(jié)果。高新技術(shù)裝備是發(fā)展知識(shí)經(jīng)濟(jì)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段，沒(méi)有先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，任何管理思想和技術(shù)管理方法都可能無(wú)法付諸實(shí)施。計(jì)算機(jī)已廣泛應(yīng)用于高校檔案管理、統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)檢索，微文件技術(shù)在高校檔案存儲(chǔ)管理中的應(yīng)用也具有十分重要的應(yīng)用意義。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的時(shí)代，對(duì)今后我國(guó)高校檔案管理工作者的綜合素質(zhì)，提出了更高的要求，選拔德才兼?zhèn)涞膬?yōu)秀人才是我國(guó)高校知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)代的核心內(nèi)容。事實(shí)上，經(jīng)濟(jì)社會(huì)時(shí)代的檔案工作者，還需要具備較高的檔案專業(yè)知識(shí)、自然科學(xué)理論知識(shí)和國(guó)家機(jī)關(guān)檔案應(yīng)用技術(shù)知識(shí)。

三、高校檔案管理工作的創(chuàng)新內(nèi)容分析

1.積極開(kāi)展線上服務(wù)

在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境下，傳統(tǒng)的現(xiàn)代檔案管理不可避免的需要面對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境的技術(shù)變革。此時(shí)，我國(guó)高校對(duì)檔案信息傳遞的及時(shí)性和檔案信息處理的準(zhǔn)確性已經(jīng)有了更高的技術(shù)要求。互聯(lián)網(wǎng)的迅速到來(lái)，無(wú)疑讓這種新的需求變成了新的可能。于是，傳統(tǒng)的現(xiàn)代檔案管理移動(dòng)化、非人工操作化的管理模式明顯出現(xiàn)了管理效率低、檔案信息相對(duì)有效等突出問(wèn)題。在這樣的大背景下，構(gòu)建一套基于檔案管理信息化的檔案管理模式，使檔案網(wǎng)上信息服務(wù)更加便捷，逐漸成為許多檔案管理用戶的重要服務(wù)需求。因此，為了有效迎合時(shí)代潮流，我國(guó)高校檔案管理服務(wù)迫切需要積極開(kāi)展檔案在線信息服務(wù)。通過(guò)召開(kāi)專題會(huì)議、演講等多種方式，及時(shí)收集、分析、公開(kāi)發(fā)布與我國(guó)高校檔案管理相關(guān)的信息化材料。高校檔案館也需要積極構(gòu)建廣泛快速的檔案信息資源交流、溝通互動(dòng)渠道和服務(wù)渠道，從而有效促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理服務(wù)水平的不斷提高。

2.加強(qiáng)信息共享

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的一個(gè)主要特點(diǎn)是，它使得知識(shí)、信息等許多資源的移動(dòng)性變化越來(lái)越快?；诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國(guó)高校傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)不能滿足人們對(duì)資源利用的需求，我國(guó)高校檔案管理部門正在考慮構(gòu)建現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的管理模式，實(shí)現(xiàn)資源和信息的共享，從而更好地為學(xué)生提供全方位的檔案服務(wù)。此外，隨著我國(guó)高校的進(jìn)步和發(fā)展，人類檔案信息數(shù)據(jù)總量也呈現(xiàn)出減少的趨勢(shì)，因此我們對(duì)檔案工作管理的認(rèn)識(shí)和要求也越來(lái)越高，這也促進(jìn)了不同管理機(jī)構(gòu)之間檔案工作管理的相互共享，可以有效提高不同部門之間檔案信息交流和溝通的效率，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合理、優(yōu)質(zhì)的檔案工作管理模式。它能有效節(jié)約檔案管理成本，同時(shí)也能最大限度地促進(jìn)檔案信息的持續(xù)健康發(fā)展，提高我國(guó)高校檔案信息數(shù)據(jù)資源的綜合利用效率。

3.向縱深服務(wù)方向創(chuàng)新

新時(shí)期，高校檔案信息的收集和需求變得更加迫切，我們對(duì)檔案中各種信息的收集和需求也越來(lái)越嚴(yán)格，尤其是對(duì)檔案中各種信息的細(xì)分，使學(xué)校能夠方便快捷地準(zhǔn)確定位自己需要的信息，從而通過(guò)這些收集到的檔案信息得到相應(yīng)的幫助。這樣的檔案管理必然需要向深度服務(wù)方向推進(jìn)，不僅要做好檔案信息的收集和整理工作，還需要對(duì)收集到的檔案資源，進(jìn)行更精細(xì)的收集和整理，使檔案的歸納和分類更加垂直和細(xì)分。同時(shí)，我們?yōu)樗袡n案信息資源建立了統(tǒng)一的檢索和目錄，并將其存儲(chǔ)在統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。這樣，更多的檔案用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)界面，通過(guò)搜索功能快速定位客戶需要的數(shù)據(jù)，從而快速為學(xué)生提供更深層次的服務(wù)。這意味著我國(guó)高校傳統(tǒng)手工檔案的管理必須逐步由紙質(zhì)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。在這種背景下，有必要培養(yǎng)大量現(xiàn)代檔案管理專業(yè)人才，提高他們的綜合水平和素質(zhì)，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的深入發(fā)展。

四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1.檔案管理人員的創(chuàng)新

基層高校檔案管理相關(guān)工作人員，尤其是基層檔案管理相關(guān)工作中的實(shí)踐者，其管理工作、生活態(tài)度與管理業(yè)務(wù)能力，直接密切關(guān)系到基層檔案管理相關(guān)工作的組織成效與服務(wù)質(zhì)量。要高度重視對(duì)高校檔案管理工作人員的基本職業(yè)道德素質(zhì)的學(xué)習(xí)培養(yǎng)教育，樹(shù)立其職業(yè)責(zé)任意識(shí)和愛(ài)崗敬業(yè)心，才能使其在工作中真正做到兢兢業(yè)業(yè)，鼓勵(lì)檔案工作人員認(rèn)真進(jìn)行思考，深入研究到實(shí)際工作中，不斷發(fā)現(xiàn)新的問(wèn)題，并及時(shí)解決實(shí)際問(wèn)題。此外，還要積極加強(qiáng)其在檔案管理各職能部門之間的各種實(shí)時(shí)互動(dòng)溝通交流、協(xié)同配合，對(duì)檔案工作中可能遇到的疑難問(wèn)題，及時(shí)展開(kāi)深入的討論分析研究，探索檔案工作上的不斷創(chuàng)新和求進(jìn)步之法。建立這種激勵(lì)機(jī)制，可以激勵(lì)檔案工作者以創(chuàng)新的職業(yè)眼光和工作方法態(tài)度解決實(shí)際檔案問(wèn)題，給員工一種物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，通過(guò)學(xué)習(xí)、交流、創(chuàng)新，激勵(lì)更多的高校員工不斷改進(jìn)檔案工作，推動(dòng)高校檔案管理相關(guān)工作不斷進(jìn)步。

2.實(shí)現(xiàn)檔案信息共享資源

當(dāng)前發(fā)展階段，我國(guó)高校檔案管理的各職能部門比較分散，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)和行業(yè)規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，部門之間管理信息資源缺乏有效流通，在管理軟件的廣泛使用以及軟件應(yīng)用，在軟硬件管理功能的發(fā)揮上，仍然存在混亂與能力不足。結(jié)果導(dǎo)致個(gè)人檔案管理信息被封鎖，各部門的個(gè)人檔案信息資源管理由自己操作，資源共享存在諸多障礙。針對(duì)這一困難局面，各主管部門應(yīng)提出的具體內(nèi)容和職責(zé)范圍，制定各項(xiàng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格監(jiān)督和規(guī)范本部門檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和各個(gè)環(huán)節(jié)，并盡快鞏固構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的系統(tǒng)工程，為促進(jìn)檔案綜合利用信息資源的共享，提供暢通的渠道。此外，還應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變國(guó)家相關(guān)服務(wù)行政職能部門的工作管理模式，促進(jìn)其由開(kāi)展管理型向推進(jìn)服務(wù)型工作過(guò)渡，簡(jiǎn)化服務(wù)審批辦理程序，形成部門協(xié)同推進(jìn)服務(wù)的有利局面。

3.檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)新建設(shè)

加快開(kāi)發(fā)建設(shè)現(xiàn)代檔案業(yè)務(wù)信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)，推動(dòng)現(xiàn)代檔案管理走向信息化、數(shù)字化，是決定我國(guó)高?，F(xiàn)代檔案管理信息工作能否實(shí)現(xiàn)從文件信息處理向數(shù)字化檔案管理方式轉(zhuǎn)型的重要關(guān)鍵。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的應(yīng)用創(chuàng)新性網(wǎng)絡(luò)建設(shè)技術(shù)是高校檔案管理信息系統(tǒng)的重要理論基礎(chǔ)和技術(shù)核心。建設(shè)高級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)不太有可能一蹴而就，要求我們按照從低級(jí)到高級(jí)，從構(gòu)建基礎(chǔ)架構(gòu)再向外延的整個(gè)過(guò)程中做出一步步努力，這將會(huì)是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程。借助高校信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)科學(xué)的規(guī)范管理和有效使用高校信息技術(shù)資源，是高校數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的主要服務(wù)目的。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)、建設(shè)和應(yīng)用過(guò)程中，必須牢牢把握高校檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)高校信息管理技術(shù)內(nèi)在的重要結(jié)合點(diǎn)，使二者緊密地協(xié)調(diào)配合，真正實(shí)現(xiàn)二者的有機(jī)統(tǒng)一，計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)與高校檔案管理的雙贏。此外，還用于使高校綜合檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與高校檔案管理目錄數(shù)據(jù)庫(kù)緊密聯(lián)系，提高每位檔案管理員的工作效率，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化開(kāi)發(fā)型、分布式的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

五、高校檔案管理工作的安全防護(hù)分析

1.保障高校檔案管理系統(tǒng)的完整性

由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息的巨大規(guī)模，各種檔案信息資源通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)相互鏈接，檔案必須遵循邏輯規(guī)劃和可靠性的關(guān)系。因此，在檔案數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中，將這種邏輯規(guī)劃的關(guān)系引入到互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而建立起一個(gè)龐大的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。而且，它保證了數(shù)據(jù)庫(kù)信息的安全，這無(wú)疑對(duì)我國(guó)高校檔案信息的安全和利用有著重大的意義和影響。這必然要求我們高校的檔案管理人員做好網(wǎng)絡(luò)檔案信息和數(shù)據(jù)庫(kù)的日常維護(hù)和管理工作，確保我們高校的檔案信息和數(shù)據(jù)庫(kù)不會(huì)出現(xiàn)任何完整性問(wèn)題和錯(cuò)誤。如果修復(fù)中出現(xiàn)相關(guān)的問(wèn)題和錯(cuò)誤，要快速定位它們與數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯關(guān)系，以便快速修復(fù)，最大限度地防止數(shù)據(jù)庫(kù)的有意或無(wú)意出現(xiàn)差錯(cuò)。

2.確保高校檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期可讀性

在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)條件下，檔案信息的保存需要一套統(tǒng)一的格式，這不僅可以幫助高校做好檔案信息的流通和管理，還可以幫助這些數(shù)據(jù)集成到其他系統(tǒng)的應(yīng)用中，如高校辦公服務(wù)系統(tǒng)。因此，在保存和應(yīng)用這些檔案的信息時(shí)，不可能隨意修改檔案的格式，以使數(shù)據(jù)準(zhǔn)確統(tǒng)一。此外，要及時(shí)更新檔案信息管理的各種軟件，使它們相互兼容，始終處于動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程中。這樣，檔案的完整性、真實(shí)性和有效性將得到更好的保證。

3.加強(qiáng)高校檔案的安全信息管理

基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，會(huì)使高校檔案管理遭受多種技術(shù)上的危害和威脅，如網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒會(huì)對(duì)高校計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)本身的安全造成危害，如一些檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的崩潰或服務(wù)器的損壞等等，這將對(duì)一些檔案的安全造成非常嚴(yán)重的破壞和極大的危害和影響。因此，加強(qiáng)高校檔案信息安全的監(jiān)督管理，需要從軟硬件兩個(gè)維度入手。在軟件層面，高校主要設(shè)計(jì)和構(gòu)建一套完整的防病毒和黑客攻擊系統(tǒng)，如為客戶端添加防火墻、配置網(wǎng)絡(luò)防病毒軟件等。同時(shí)，高校還可以對(duì)操作人員進(jìn)行一系列全面的安全技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)，提高高校檔案管理人員的安全意識(shí)，全面提高高校軟件安全防護(hù)技術(shù)能力。計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施的安全保護(hù)，可以看作是增加電源和熱備份的一種形式。同時(shí)，高校要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全檢查，建設(shè)一套高標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)安全防護(hù)設(shè)施和計(jì)算機(jī)監(jiān)控室，切實(shí)保障高校計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施的安全穩(wěn)定。

4.順應(yīng)高校管理信息化發(fā)展要求，提高高校檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

隨著國(guó)家和社會(huì)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的深入，電子檔案的產(chǎn)生和使用給檔案管理工作者自身帶來(lái)了巨大的社會(huì)挑戰(zhàn)。在當(dāng)前的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，如何充分發(fā)揮電子檔案管理的特點(diǎn)和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，為廣大高校員工提供高質(zhì)量、全方位的電子檔案業(yè)務(wù)信息管理服務(wù)，是我國(guó)高校開(kāi)展檔案工作的重要政治任務(wù)之一。適應(yīng)全球檔案信息化的快速發(fā)展，檔案管理工作者綜合素質(zhì)的不斷提高和服務(wù)意識(shí)的不斷培養(yǎng)仍然是兩個(gè)關(guān)鍵因素?，F(xiàn)代高校內(nèi)部檔案管理的現(xiàn)代化，只是相對(duì)于傳統(tǒng)的高校檔案管理而言的。雖然信息技術(shù)的進(jìn)步對(duì)高校信息管理環(huán)境的不斷建設(shè)和發(fā)展起著至關(guān)重要的推動(dòng)作用，但知識(shí)型人才仍然只是一個(gè)決定性的因素，檔案管理人員綜合素質(zhì)的不斷提高和現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，以及信息環(huán)境下檔案管理意識(shí)的不斷培養(yǎng)，仍然是高校檔案管理信息化的重點(diǎn)。全面提高檔案管理專業(yè)人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能專業(yè)培訓(xùn)水平，推進(jìn)檔案管理專業(yè)人員教育培訓(xùn)，加快檔案改革開(kāi)放步伐，并調(diào)整檔案人才培養(yǎng)的發(fā)展方向，以更好適應(yīng)檔案管理的發(fā)展需要。

六、結(jié)束語(yǔ)

信息化的大時(shí)代背景下，檔案信息作為一種重要的人類社會(huì)經(jīng)濟(jì)信息管理資源，日益受到人們的普遍重視，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理相關(guān)工作不斷創(chuàng)新改革發(fā)展，做到檔案與時(shí)俱進(jìn)，以更好的方式服務(wù)于人民大眾，是當(dāng)前時(shí)期我國(guó)高校開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作的主要政治任務(wù)。但目前由于我國(guó)高校的檔案工作理論化建設(shè)仍然比較滯后，這就必然要求我們密切重視結(jié)合現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，努力在檔案工作管理方法、內(nèi)容、管理體制、人員等各個(gè)方位建設(shè)得到改革創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)向高校信息化時(shí)代檔案管理的重大跨越。

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（作者單位：菏澤醫(yī)學(xué)專科學(xué)校）