基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

蔡項(xiàng)

[摘 要]隨著我國綜合國力不斷增強(qiáng)，經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，數(shù)字化經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展，數(shù)據(jù)資源匯集共享和開發(fā)開放的格局逐漸形成，信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展壯大，數(shù)字信息化應(yīng)用水平顯著提高，ERP系統(tǒng)為企業(yè)的持續(xù)管理提供了專業(yè)化平臺(tái)，創(chuàng)新并優(yōu)化了企業(yè)內(nèi)部控制制度，有效提升了企業(yè)管理能力和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。文章介紹了企業(yè)ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制的關(guān)系，并分析了在ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制制度存在的問題，提出了ERP系統(tǒng)環(huán)境下，完善企業(yè)內(nèi)部控制制度的對(duì)策，希望能為企業(yè)有效促進(jìn)內(nèi)部控制優(yōu)化及不斷完善其效能提供借鑒意義。

[關(guān)鍵詞]ERP系統(tǒng);內(nèi)部控制;企業(yè)文化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.28.150

1 引言

ERP系統(tǒng)是基于企業(yè)現(xiàn)代化管理理念為基礎(chǔ)的信息技術(shù)系統(tǒng)，展現(xiàn)了企業(yè)管理信息化。一套完整功能的ERP 系統(tǒng)貫穿于企業(yè)的計(jì)劃、控制、實(shí)施、決策環(huán)節(jié)的全業(yè)務(wù)流程，滲透入企業(yè)的資源計(jì)劃管理中。ERP 系統(tǒng)與業(yè)務(wù)貼近，集企業(yè)的采購管理、生產(chǎn)管理、項(xiàng)目管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理全流程于一體，匯集了操作層、經(jīng)營(yíng)層、戰(zhàn)略層思路。ERP系統(tǒng)是現(xiàn)代信息技術(shù)與管理思想相融合的管理模式，它通過信息整合將企業(yè)的各業(yè)務(wù)部門同財(cái)務(wù)部門緊密地聯(lián)系起來，促進(jìn)了企業(yè)各部門之間的溝通與交流，完善了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，使得企業(yè)的管理績(jī)效得以提升，提高企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

ERP系統(tǒng)有利于數(shù)據(jù)資源匯集共享、提高勞效，加強(qiáng)內(nèi)控管理的時(shí)效性，促使企業(yè)更容易實(shí)現(xiàn)其運(yùn)營(yíng)目標(biāo)。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)共享報(bào)賬能力：報(bào)賬系統(tǒng)的集中建設(shè)，實(shí)現(xiàn)跨地域的集中式報(bào)賬業(yè)務(wù)，并實(shí)現(xiàn)了報(bào)賬過程中的規(guī)范化、電子化、透明化管理;ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化核算能力：系統(tǒng)的集中，加強(qiáng)了業(yè)財(cái)自動(dòng)化轉(zhuǎn)換能力、二次核算能力以及核算入口的控制能力;ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一資金支付能力：資金系統(tǒng)的建設(shè)統(tǒng)一或批量完成資金管理工作。同時(shí)強(qiáng)化資金管控能力，降低資金風(fēng)險(xiǎn);ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一報(bào)表能力：統(tǒng)一的報(bào)表管理架構(gòu)、統(tǒng)一的表內(nèi)表間計(jì)算邏輯、統(tǒng)一的報(bào)表項(xiàng)目?jī)?nèi)容、統(tǒng)一的合并抵消邏輯等;ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)支撐能力：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、供應(yīng)商數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，同時(shí)基于統(tǒng)一的流程引擎實(shí)現(xiàn)流程統(tǒng)一管理;ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了影像管理能力：通過影像管理系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)單據(jù)跨地域遞交，會(huì)計(jì)審核不需等待原始單據(jù);ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了信息歸檔能力：檔案管理系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)了通過信息化方式對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行無紙化、系統(tǒng)化的管理。ERP系統(tǒng)建立了全過程管控，助力企業(yè)內(nèi)部控制流程優(yōu)化，內(nèi)部控制項(xiàng)點(diǎn)固化。

2 企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

2.1 ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的管理目標(biāo)性一致

內(nèi)部控制的控制范圍涵蓋企業(yè)所有的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)管理職責(zé)，對(duì)企業(yè)全業(yè)務(wù)流程進(jìn)行管控，控制風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，其實(shí)現(xiàn)的方式是制度制定和工作流程的把控，主要目標(biāo)是確保企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度的落地執(zhí)行，提高企業(yè)的整體經(jīng)營(yíng)效率;ERP系統(tǒng)建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，作為體現(xiàn)新時(shí)代管理思想和方法的先進(jìn)工具，集成了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理思想與目標(biāo)，提高運(yùn)行效率為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益做保障，幫助提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平和效率。

2.2 內(nèi)部控制是設(shè)計(jì)ERP系統(tǒng)的重要依據(jù)

ERP系統(tǒng)在上線前，需要經(jīng)過相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間的調(diào)研，匯集采購、應(yīng)付、工程、資產(chǎn)、資金、總賬、收入、查詢等模塊，需要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制管理的要求，設(shè)計(jì)符合企業(yè)實(shí)際情況的可操作業(yè)務(wù)流程，同時(shí)，還需要預(yù)留出符合企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃的內(nèi)容空間，以便及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行修改調(diào)整，確保系統(tǒng)符合內(nèi)控制度項(xiàng)目的優(yōu)化要求。

2.3 內(nèi)部控制需要適應(yīng)ERP系統(tǒng)的環(huán)境

ERP系統(tǒng)是企業(yè)管理的工具和手段之一，其一整套系統(tǒng)錯(cuò)綜復(fù)雜、維護(hù)和維穩(wěn)成本較高，不同企業(yè)業(yè)務(wù)不盡相同，所設(shè)計(jì)出的ERP系統(tǒng)各具特色，沒有標(biāo)準(zhǔn)化模式。ERP系統(tǒng)本身并不會(huì)創(chuàng)造出內(nèi)部控制體系，在ERP環(huán)境下，企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制需要面臨由ERP軟件系統(tǒng)提供專業(yè)信息的狀況，內(nèi)部控制由傳統(tǒng)的人工操控轉(zhuǎn)向功能自動(dòng)化（機(jī)器人模式）、流程電子化（流水線模式）、任務(wù)提請(qǐng)化（鬧鐘模式），內(nèi)部控制體系需要符合ERP系統(tǒng)大數(shù)據(jù)劇增及快速識(shí)別和處理各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的能力。

3 ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

3.1 ERP系統(tǒng)初始化對(duì)企業(yè)原有內(nèi)控管理模式有一定沖擊

ERP系統(tǒng)上線前，必須對(duì)企業(yè)原有的系統(tǒng)進(jìn)行整合，企業(yè)前期花大量資金開發(fā)或者購買的系統(tǒng)很可能要棄用或重新對(duì)接，實(shí)施ERP系統(tǒng)還需對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改造，對(duì)于一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)來說，要打破原有成熟的管理模式將影響到利益分配，這并不是件輕而易舉的事。

3.2 風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)薄弱

ERP系統(tǒng)企業(yè)集成所有業(yè)務(wù)流程，將實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為行動(dòng)力，提高員工的工作效率，就大部分企業(yè)來說，并未將ERP發(fā)揮的長(zhǎng)久功效與企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)相結(jié)合，并未將ERP系統(tǒng)當(dāng)作管理的有效工具，僅僅就當(dāng)系統(tǒng)來運(yùn)用系統(tǒng)，無風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，無完善的風(fēng)險(xiǎn)防控制度及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警制度，加上部分管理層的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)較為薄弱，在作出決策時(shí)并未考慮到相關(guān)制度的要求，與管理制度脫節(jié)。

3.3 內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)和執(zhí)行不到位

ERP系統(tǒng)的上線在一定程度上改變了企業(yè)原有的內(nèi)控環(huán)境，企業(yè)在整體把控的過程中為了節(jié)約企業(yè)資源或者未意識(shí)到內(nèi)控環(huán)境已然發(fā)生變化，不進(jìn)行調(diào)整或者部分調(diào)整使得內(nèi)部控制制度無法適應(yīng)ERP系統(tǒng)上線環(huán)境下的企業(yè)管理目標(biāo)。對(duì)業(yè)務(wù)流程缺乏全面、動(dòng)態(tài)、有針對(duì)性的管控和指導(dǎo)。內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)不完善、不科學(xué)、執(zhí)行不到位、缺乏有效性、執(zhí)行形式不規(guī)范，使得內(nèi)控流于形式。這會(huì)造成雖然實(shí)施了ERP系統(tǒng)，但與內(nèi)部控制無法緊密結(jié)合，無法起到互相輔助的作用，甚至還可能存在相互沖突或管理混亂的局面，產(chǎn)生兩種不一樣的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)，最終都會(huì)出現(xiàn)適得其反的結(jié)果。