信息化管理在辦公室管理工作中的應(yīng)用及作用

倪培佳

[摘 要]隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等各類信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的信息技術(shù)被引入工作領(lǐng)域中，改變了人們的工作方式與工作環(huán)境，大大提升了現(xiàn)代社會各領(lǐng)域的工作效率。在單位的辦公室管理工作中引進信息技術(shù)，能夠進一步規(guī)范辦公室管理工作、優(yōu)化管理工作方式與工作理念，強化單位內(nèi)部建設(shè)，有效保證單位活力，促使單位能夠更好的適應(yīng)外部社會的進步與發(fā)展，實現(xiàn)單位與社會的協(xié)同進步。文章簡要分析了辦公室管理工作的現(xiàn)狀，對信息化管理在辦公室管理工作中的應(yīng)用和作用進行深入探究。

[關(guān)鍵詞]信息化管理;辦公室管理;云計算

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.24.186

辦公室管理工作是單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容之一，其包括檔案管理、印章管理、宣傳管理、后勤管理等，為了進一步創(chuàng)新單位內(nèi)部管理方式，優(yōu)化管理體系，單位就要緊緊跟隨社會發(fā)展步伐，將信息技術(shù)融入四個管理環(huán)節(jié)中，貫穿于單位辦公室管理工作始終，以此創(chuàng)新管理手段，解決傳統(tǒng)辦公室管理工作中存在的問題，提高辦公室管理工作的有效性。[1]

1 辦公室管理工作的現(xiàn)狀分析

在傳統(tǒng)的辦公室管理工作中，工作人員需要緊緊圍繞各項業(yè)務(wù)開展工作，是聯(lián)系工作基層人員與領(lǐng)導(dǎo)層人員的重要紐帶，是傳達與執(zhí)行各項規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)的主體，是督促、檢查與落實各項工作的重要人員。在傳統(tǒng)的辦公室管理工作中，工作人員需要以手動的形式錄入各種文件信息與文本資料，信息資料主要是通過語言傳達的方式進行交接，銜接上下級，這種工作模式雖然能夠在一定程度上保證單位內(nèi)部組織的運行，但是仍然存在一定的弊端，容易發(fā)生信息遺漏、表述不清等問題，且文件信息的可檢索性較低。隨著現(xiàn)代社會環(huán)境的發(fā)展與變化，傳統(tǒng)辦公室管理工作已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的節(jié)奏與要求。[2]

在我國社會主義市場經(jīng)濟水平不斷提升的今天，人們的生活水平日益提升，社會分工越發(fā)明確與精細，辦公室管理工作已經(jīng)成為單位正常運營與發(fā)展的基礎(chǔ)工作內(nèi)容之一。在現(xiàn)代社會中，辦公室管理工作發(fā)生了根本性變化，其工作職責(zé)、工作范圍、工作模式與服務(wù)對象均發(fā)生了較大的變化，加之信息技術(shù)快速發(fā)展，現(xiàn)代意義中的辦公室管理工作就是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的，能夠及時、全面、準(zhǔn)確的處理單位各方面的信息與事務(wù)，從而維護單位內(nèi)部的正常運營與管理。

在信息化管理理念下，辦公室管理工作特點主要體現(xiàn)于兩方面：一方面，辦公室管理工作方式現(xiàn)代化發(fā)展。在信息技術(shù)運用于辦公室管理的過程中，辦公室內(nèi)的各項硬件與軟件設(shè)施不斷升級，更新速度加快，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)、內(nèi)網(wǎng)機制等紛紛運用于辦公室管理工作中，體現(xiàn)出現(xiàn)代社會時代特點;[3]另一方面，對工作人員的要求更加嚴(yán)格。相較于傳統(tǒng)辦公室管理工作，信息化管理工作不僅需要工作人員能夠熟練運用計算機技術(shù)、靈活運用各類計算機軟件與硬件設(shè)施，還需要工作人員具有更高的政治素養(yǎng)和更強的責(zé)任心，在保持職業(yè)操守的前提下，不斷提升自身的修養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平。

2 信息化管理在辦公室管理工作中的應(yīng)用

2.1 檔案管理

檔案管理是單位辦公室管理中的重要內(nèi)容之一。檔案資源主要是一個單位在適應(yīng)各種職能性活動過程中逐漸形成的具有重要價值的資料與文件，其內(nèi)容涉及廣泛，包括文書、科技、合同等多種不同的信息資料。對單位內(nèi)部檔案進行信息化管理，能夠通過更多不同的形式保存大量的檔案資源，同時將這些檔案資源分門別類，按照一定規(guī)律進行保存，以便于更好的保護單位歷史活動資料，提高單位檔案利用率。在檔案管理信息化的過程中，能夠進一步轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作職能，調(diào)整檔案管理人員的工作方式，促使其能夠更高效的從事檔案資料的收集、整理、保存與調(diào)取工作，實現(xiàn)單位內(nèi)部檔案在網(wǎng)絡(luò)平臺、內(nèi)部管理系統(tǒng)上的共享與傳輸，促使單位其他部門人員能夠根據(jù)各自權(quán)限，通過計算機設(shè)備查閱檔案資料，節(jié)省大量檔案資料的查閱時間，進一步提高辦公室工作效率。[4]

在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，是迎合國家大力發(fā)展電子商務(wù)、大數(shù)據(jù)行動計劃的重要舉措，也關(guān)系著單位檔案資源體系建設(shè)。舉例分析，單位高度重視電子檔案管理工作，針對龐大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，先行開發(fā)了業(yè)務(wù)電子檔案系統(tǒng)，全盤考慮檔案接收、整理、存儲、利用等，實現(xiàn)了現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)的無縫對接。通過對業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳輸過來的全程電子化資料的真實性、可靠性、完整性和可用性的“四性”檢測，形成了完整的電子檔案。在電子檔案“輕整理、重利用”的基本思路指引下，提高了人工整理的效率，節(jié)約了紙質(zhì)檔案存放的空間，降低了單位的經(jīng)營成本，解決了單位業(yè)務(wù)檔案量大、專業(yè)人員不足、場地不夠的突出問題。在檔案利用環(huán)節(jié)，上級主管部門、公檢法機關(guān)調(diào)取查閱檔案時，利用系統(tǒng)可以快速檢索出相關(guān)的檔案信息，并能夠確保關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的完整性，更好的體現(xiàn)了單位的管理服務(wù)水平。此外，可以通過優(yōu)化系統(tǒng)功能，深度挖潛電子資料的內(nèi)容屬性，進行大數(shù)據(jù)分析，為政府決策提供數(shù)據(jù)支持。

在檔案管理信息化發(fā)展的過程中，單位的檔案資料、文件形式之間不斷發(fā)生變化，檔案資料形式越發(fā)豐富，比如音視頻、網(wǎng)絡(luò)鏈接、圖片、壓縮包等均是現(xiàn)代社會單位檔案資料的呈現(xiàn)形式。這就需要工作人員能夠熟練利用辦公室OA系統(tǒng)，及時獲取各種形式的檔案資料與文件，對其進行有效處理與保存，以此保證單位檔案資料的真實性、完整性、時效性與實用性，進一步提升檔案管理的質(zhì)量。[5]

2.2 印章管理

印章是單位經(jīng)營管理活動中的重要構(gòu)成部分，是單位管理人員行使各種職權(quán)、明確單位權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的重要工具。印章管理是單位辦公室管理工作中的重要內(nèi)容之一，做好印章管理工作，能夠保證單位運營穩(wěn)定，在一定程度上規(guī)避運營風(fēng)險，維護單位的合法利益。[6]在傳統(tǒng)的單位辦公室管理工作中，為了最大程度上規(guī)避印章丟失風(fēng)險，往往設(shè)置了嚴(yán)格的印章授權(quán)審批流程與印章使用規(guī)章制度，印章申請人需要分別獲得部門領(lǐng)導(dǎo)、辦公室管理人員、單位決策人員的三層審核與批準(zhǔn)。這種印章管理模式能夠在一定程度上避免印章丟失與濫用，維護單位自身利益，但是其審批流程較為復(fù)雜，需要各級領(lǐng)導(dǎo)均在場，若出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，則難以經(jīng)過審批，影響申請人的工作效率。在信息化管理模式下，單位可以將印章管理流程轉(zhuǎn)換成為OA系統(tǒng)審批的形式，促使申請人可以通過OA系統(tǒng)向上級申請印章的使用，同時各級領(lǐng)導(dǎo)也能夠突破空間障礙，利用手機等工具對其進行審批，進一步提升了單位印章管理效率，同時保障了申請人的工作效率，充分體現(xiàn)現(xiàn)代化管理理念下的印章管理的優(yōu)越性。