淺談實訓(xùn)條件建設(shè)項目檔案管理

沈勁桐

摘?要：實訓(xùn)條件建設(shè)項目檔案管理對于學(xué)校實訓(xùn)條件建設(shè)項目工作的開展具有重要意義，實訓(xùn)條件建設(shè)項目檔案管理工作對項目實施過程中的流程、規(guī)范、經(jīng)驗、知識與技術(shù)等進(jìn)行記錄，是重要的信息資源和組織過程資產(chǎn)，對學(xué)校發(fā)展與項目管理的進(jìn)步有重要意義，實訓(xùn)條件建設(shè)項目檔案管理不僅能有效記錄和反映高校項目建設(shè)活動、管理活動的全過程和具體成果，也在一定程度上反映了學(xué)校的教育水平和辦學(xué)實力。本文對學(xué)校實訓(xùn)條件建設(shè)項目檔案管理工作進(jìn)行了分析，針對現(xiàn)存問題提出了相應(yīng)的對策，希望通過規(guī)范管理來提高項目檔案管理的質(zhì)量和效率，完善我校實訓(xùn)條件建設(shè)項目檔案管理體系。

關(guān)鍵詞：高校;實訓(xùn)條件建設(shè);項目檔案;管理;對策建議

實訓(xùn)條件建設(shè)項目檔案是指項目從啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾、運行維護(hù)等全過程中產(chǎn)生的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的文件材料[1]，它是項目管理工作的重要環(huán)節(jié)，真實客觀地記錄著項目生命周期的全過程，能為項目管理提供及時、準(zhǔn)確、全面的信息。實訓(xùn)條件建設(shè)項目檔案凝聚著負(fù)責(zé)人、管理人員、其他干系人在項目規(guī)劃、實施、監(jiān)控等過程中的智慧和成果，是組織過程資產(chǎn)儲備的基本形式，是一種重要的信息資源，是學(xué)校的寶貴財富[2]，為項目建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，對今后實訓(xùn)條件建設(shè)項目工作的開展提供了積極的史鑒作用[3]。合理科學(xué)地管理項目檔案對學(xué)校項目建設(shè)規(guī)范體系的建設(shè)、生態(tài)環(huán)境的凈化、知識的傳播、良性循環(huán)和進(jìn)步有很好的促進(jìn)作用。高校對自身開展的實訓(xùn)條件建設(shè)項目管理工作十分重視，對由其形成的檔案資料通常配備有專門的檔案室、檔案柜，但在項目檔案管理上大多還是停留在紙質(zhì)檔案的收集、整理和存儲階段，距國家檔案管理要求還有相當(dāng)?shù)木嚯x，還有許多需要改進(jìn)、完善的內(nèi)容。

一、實訓(xùn)條件建設(shè)項目檔案管理面臨的主要問題

（1）實訓(xùn)條件建設(shè)項目檔案形成系統(tǒng)比例低[4]。通過對以往實訓(xùn)條件建設(shè)項目檔案資料進(jìn)行審計，發(fā)現(xiàn)部分項目檔案材料存檔不連續(xù)且保存不完整，原始績效數(shù)據(jù)、技術(shù)性文件在項目驗收階段通常會有不同比例的缺失。實訓(xùn)條件建設(shè)項目建檔不僅包括項目建議書、立項文件、需求書、招標(biāo)文件、合同、驗收報告等材料的收集和整理，也包括項目實施過程中的原始數(shù)據(jù)、績效數(shù)據(jù)、績效報告、隱蔽工程資料、變更文件等相關(guān)材料的收集和整理。在實際的項目管理過程中，項目參與人員通常只重視少數(shù)關(guān)鍵節(jié)點的文件和材料收集，如立項、招投標(biāo)、合同、項目變更、驗收或評審等。影響了項目文件收集、歸檔、整理的系統(tǒng)性，造成項目實施過程中形成的重要數(shù)據(jù)缺失，不能完全有效地反映整個實訓(xùn)條件建設(shè)項目實施全過程。

（2）參與主體多元化。參與主體多元化是實訓(xùn)條件建設(shè)項目的顯著特點，通常情況下，項目由需求部門、歸口管理部門和其他職能部門協(xié)同完成。項目論證、立項、招投標(biāo)、簽訂合同、驗收等過程中，在資料保存上強調(diào)不夠，沒有設(shè)定統(tǒng)一的規(guī)范，不同參與部門、參與人對項目檔案的管理要求也不一樣，只將論證、合同、驗收等部分材料交給項目歸口管理部門作為項目收尾材料整合在一起，當(dāng)項目順利通過評審、驗收，這個臨時性的項目組完成任務(wù)，項目組也就自動解散，不利于項目檔案的完整收集和項目經(jīng)驗的總結(jié)。

（3）學(xué)校對項目檔案管理不夠重視。項目檔案管理人員配備不足，沒有設(shè)定專門的崗位、配置專門的人員，實訓(xùn)條件建設(shè)項目檔案管理工作通常由相關(guān)管理部門工作人員兼職完成，這些人員往往沒有足夠的專業(yè)素質(zhì)能力、專業(yè)知識、專業(yè)經(jīng)驗，多數(shù)情況下，檔案管理人員也不是實際項目建設(shè)活動的參與者，對項目具體實施情況了解不夠，對項目生命周期中產(chǎn)生的有價值的文檔、數(shù)據(jù)、圖片、視頻等材料缺乏整體的把握。在項目檔案管理方面，學(xué)校缺乏相應(yīng)的績效考核與激勵機制，管理和參與人員積極性不高，項目管理人員、項目負(fù)責(zé)人和其他參與人員更多關(guān)注的是立項、經(jīng)費來源、驗收、資金支付等環(huán)節(jié)，對項目具體實施、隱蔽工程等中間過程不夠重視。項目檔案的歸檔應(yīng)包括論證、立項、招標(biāo)、合同、驗收等各個環(huán)節(jié)，不應(yīng)該存在斷檔、漏項、缺損等事項，項目實施過程中生成的工作績效數(shù)據(jù)通常最能反映項目的真實情況，因此要加強這部分檔案的收集、整理和歸檔工作。

（4）培訓(xùn)、宣傳工作不到位[5]。通常，相關(guān)人員對項目檔案的價值和作用認(rèn)識不足，沒有引起足夠的重視，在項目實施過程中，更加注重關(guān)鍵節(jié)點的資料收集，對項目實施過程中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)、中間數(shù)據(jù)沒有及時采集保存，也有出于主觀原因，覺得數(shù)據(jù)采集、整理、歸檔、保存比較煩瑣，沒有必要提交或者應(yīng)付式提交，從而導(dǎo)致實訓(xùn)條件建設(shè)項目中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)得不到收集和保存。有的項目負(fù)責(zé)人對管理人員的建議毫不理睬，多次催促容易發(fā)生不和睦，起爭端。

（5）缺乏現(xiàn)代化信息管理技術(shù)和平臺，部分學(xué)校沒有搭建項目檔案管理平臺，項目檔案管理透明度低，工作流程不規(guī)范，管理工作缺乏有效的監(jiān)督，無法或難以實現(xiàn)項目管理過程中涉及的流程跟蹤、留痕功能，項目檔案信息檢索、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等功能難以實現(xiàn)?，F(xiàn)代化信息管理平臺需要配置專門的技術(shù)型人才，目前，高校大部分項目檔案收集工作還是靠人工操作完成，項目檔案還停留在收集、歸檔、整理和存儲紙質(zhì)檔案的階段，收集到的檔案通常塵封在檔案室的文件柜中，查找、檢索難度大，沒有被開發(fā)、利用、推廣、普及，更談不上作為組織過程資產(chǎn)實現(xiàn)為學(xué)校后期實訓(xùn)條件建設(shè)項目服務(wù)的目的。

（6）管理制度不完善。實訓(xùn)條件建設(shè)項目數(shù)量、類型多，部分項目金額大，對于重大、多部門協(xié)作項目產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和文檔，需要有針對性的管理辦法。項目實施過程中不同階段的材料歸檔要求不明確，項目材料歸檔缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致資料歸檔不規(guī)范;文件格式不規(guī)范，落款、日期等數(shù)據(jù)填寫不完整;原件丟失導(dǎo)致材料不符合真實性、準(zhǔn)確性原則，歸檔文件不連貫、不完整，特別是數(shù)字檔案，由人工手動完成整理、保存，檔案材料成套性差。項目檔案信息開發(fā)利用工作不完善，沒有編制分類大綱和具體存放示意圖，缺乏檢索工具和檔案目錄。在項目檔案材料借閱方面，往往缺乏相關(guān)的審批、登記和歸還制度。沒有考慮安全因素，不同安全級別的項目檔案材料沒有分類分級歸檔、保存。