數(shù)字時(shí)代企業(yè)電子檔案制度化管理探究

張麗

摘 要：本文主要通過對國內(nèi)制定頒布的電子文件和電子檔案制度加以統(tǒng)計(jì)分析，并根據(jù)主題收集了電子文件和電子檔案的制度，以此來綜合系統(tǒng)性地進(jìn)行辨析，闡述電子檔案的制度和實(shí)踐相互融合的實(shí)現(xiàn)路徑，最終與現(xiàn)實(shí)結(jié)合提出電子文件和電子檔案的制度進(jìn)行完善的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代背景;檔案管理;電子文件;電子檔案;制度化管理

通常情況下，企業(yè)大部分是運(yùn)用不同的生產(chǎn)來達(dá)到盈利的目的，或者是向市場提供相應(yīng)的產(chǎn)品和服務(wù)的組織。企業(yè)自身具備盈利性及獨(dú)立性，而在企業(yè)進(jìn)行研發(fā)和生產(chǎn)以及管理活動中則會形成有價(jià)值的文件，即企業(yè)的檔案。對檔案工作則是企業(yè)的管理職責(zé)在進(jìn)行相應(yīng)的履行。伴隨當(dāng)前數(shù)字時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)的檔案工作進(jìn)入了新的階段，并且在管理手段和對象以及理念等方面面臨重要的改變。以往的檔案管理針對紙質(zhì)檔案，而當(dāng)前則主要是電子檔案成為管理的對象。檔案信息系統(tǒng)是當(dāng)前企業(yè)對檔案進(jìn)行管理的又一種新手段，是電子檔案的管理，還有對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理的一種工具，但也存在較多的問題。在數(shù)字時(shí)代的背景下，針對企業(yè)的檔案管理在各個(gè)方面提出更加嚴(yán)格的要求，一套具有高效的對檔案進(jìn)行管理的系統(tǒng)需要投入上百萬，并且企業(yè)的本質(zhì)是趨利的，因此較大的投入需要企業(yè)慎重的考慮。當(dāng)前國家所制定的相關(guān)政策和制度主要為了促進(jìn)推動檔案管理開展信息化和標(biāo)準(zhǔn)化。所以，在下文中主要針對國家層面的相關(guān)電子檔案管理的制度進(jìn)行梳理，進(jìn)而為企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化時(shí)提供相應(yīng)的參考。

一、電子文件和檔案的制度辨析

從實(shí)質(zhì)上來講，電子文件和檔案均是同一事物在不同的階段下以不同的形式所展現(xiàn)出的形態(tài)。依據(jù)國家部門對電子檔案管理制定的基本術(shù)語文件中對其定義顯示，電子文件主要是國家的相關(guān)機(jī)構(gòu)、社會的組織部門、個(gè)人履行職責(zé)及處理事務(wù)時(shí)，利用計(jì)算機(jī)而形成和辦理以及傳輸存儲的一種格式記錄的文件。其主要是內(nèi)容和結(jié)構(gòu)以及背景所組成。電子檔案主要是指有憑證和查考以及保存價(jià)值的歸檔儲存的電子文件。通過上述的描述可知，電子文件應(yīng)當(dāng)是電子檔案的前身，電子文件的規(guī)范和可信的程度對電子檔案的規(guī)范和可靠具有重要的決定，所以電子文件和電子檔案的管理制度具有密切的關(guān)聯(lián)，并且相互銜接。

根據(jù)新發(fā)布的《檔案法》中針對檔案證據(jù)性進(jìn)行以下的相關(guān)規(guī)定：符合國家電子檔案形成和管理規(guī)范要求的電子檔案具有與紙質(zhì)檔案同等的法律效力。由此表明，新《檔案法》同樣明確電子檔案所具有的相關(guān)法律效力，另外需要關(guān)注的是電子檔案怎樣才符合《檔案法》的要求，是有電子檔案的相關(guān)法律和法規(guī)，以及相關(guān)的制度體系來支撐對其的定義，電子文件合法性則是電子檔案自身法律證明力的根本，在對電子檔案進(jìn)行管理過程中，規(guī)范性以及合法性是法律證明力最為重要的關(guān)鍵。

通過上述的分析說明，電子文件所制定的制度主要具備的規(guī)范性，針對電子檔案的來源合法性予以約束，而檔案制度又是針對電子文件管理的合法約束，進(jìn)一步確保電子檔案的生命期在管理中的合法性。

當(dāng)下，電子文件的所有制度是由國家標(biāo)準(zhǔn)印發(fā)以及檔案行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)加以構(gòu)建。在中國知網(wǎng)可以檢索出10份國家的標(biāo)準(zhǔn)。利用互聯(lián)網(wǎng)和國家檔案局的網(wǎng)站進(jìn)行檢索可搜出大約43份標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)全程管理的核心思想，電子文件和電子檔案的制度具有密切的相互銜接，并共同對電子文件的收集和整理以及歸檔、保管等進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范，進(jìn)一步保障電子檔案具備的規(guī)范性和合法性。

二、制度和實(shí)踐的融合實(shí)現(xiàn)

從電子檔案的定義可以看出其邏輯的起點(diǎn)和紙質(zhì)檔案是基本相同的，起點(diǎn)均是歸檔。而在現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)內(nèi)的檔案部門對電子檔案有保管權(quán)和處置權(quán)，但也來自歸檔，所以在本節(jié)中針對電子檔案的管理進(jìn)行分析，并分析電子檔案的制度和實(shí)踐融合的實(shí)現(xiàn)。

1.電子文件歸檔

將電子文件進(jìn)行歸檔主要是依據(jù)國家的規(guī)定把有價(jià)值的電子文件和原數(shù)據(jù)交付檔案的管理部門的一個(gè)過程。當(dāng)下對電子文件進(jìn)行歸檔的制度有以下幾種：《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《會計(jì)檔案規(guī)范》。通過上述的相關(guān)制度來適應(yīng)電子文件歸檔和電子檔案的管理需求。

2.檔案信息的系統(tǒng)

根據(jù)國家制定的針對檔案信息系統(tǒng)中的安全保護(hù)分級把檔案信息的系統(tǒng)通過劃分三類，一是檔案信息的管理系統(tǒng)，二是檔案信息的服務(wù)系統(tǒng)，三是檔案辦公的系統(tǒng)。針對企業(yè)來講，檔案信息的系統(tǒng)是將以下三種系統(tǒng)集成一體，即檔案的管理信息和數(shù)字化加工以及利用服務(wù)的系統(tǒng)。檔案局通過制定針對企業(yè)開展建立數(shù)字檔案館的指南文件來指導(dǎo)各大企業(yè)將檔案管理的系統(tǒng)作為重要核心，并緊緊圍繞收、管、存、用電子檔案完善資源和人員以及制度等等。在2017年，由國家檔案局制定印發(fā)的針對電子檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)功能文件，依據(jù)電子和紙質(zhì)檔案管理相關(guān)法規(guī)，明確規(guī)定了檔案管理的相關(guān)系統(tǒng)內(nèi)最為基本的模塊和功能。伴隨智能密集架的運(yùn)用，檔案局又制定了《檔案密集架智能管理系統(tǒng)技術(shù)要求》，對密集架的管理系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的要求。當(dāng)前對于檔案信息的系統(tǒng)運(yùn)維被嚴(yán)重的忽略，并且嚴(yán)重缺少相關(guān)的制度保障及人員的支撐，檔案局發(fā)布《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》，以此來為各大企業(yè)的運(yùn)維系統(tǒng)提供相應(yīng)的參考。

3.電子檔案的有效檢測

企業(yè)內(nèi)不斷提升信息化的水平，如PDM系統(tǒng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理構(gòu)建相應(yīng)的集成式接口，而管理系統(tǒng)則利用接口來得到業(yè)務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)電子文件，并且在這一過程內(nèi)對得到的電子文件開展了四性檢測，這是對電子文件的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證的首步，并且還要用標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行相應(yīng)的評測。根據(jù)于此，國家發(fā)布了針對文書類的電子檔案進(jìn)行檢測的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)。針對歸檔和移交接以及長期保存的環(huán)節(jié)可以進(jìn)行四性的檢測。四性主要是真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，進(jìn)而為文書類的檔案檢測進(jìn)行引導(dǎo)。

4.電子檔案的著錄

著錄是依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的形式來對電子檔案的相關(guān)內(nèi)容和結(jié)構(gòu)等加以描述的整個(gè)過程。原數(shù)據(jù)是檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)以及管理中的數(shù)據(jù)。所以檔案的著錄也是將電子檔案的原數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入的過程，而伴隨檔案管理和應(yīng)用的系統(tǒng)兩者間利用數(shù)據(jù)的接口來對電子文件進(jìn)行相應(yīng)的捕獲，與此同時(shí)檔案管理的系統(tǒng)也將得到此文件的原數(shù)據(jù)。另外，檔案管理和業(yè)務(wù)的系統(tǒng)之間的原數(shù)據(jù)對管理系統(tǒng)的著錄工作量具有決定性的作用，如果數(shù)據(jù)的匹配高則著錄輕松，而匹配低則需要工作人員消耗大量的工作時(shí)間進(jìn)行檔案著錄。所以，對原數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)具有非常重要的作用和意義，此問題同樣是當(dāng)下企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)的重點(diǎn)和痛點(diǎn)。國家對原數(shù)據(jù)開展制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)主要是有文書類的電子文件和錄音錄像類的電子檔案以及照片類的電子檔案等等。