事業(yè)單位人事檔案信息化管理探討

范博

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）12-112-02

摘 要 事業(yè)單位是我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要參與者，事業(yè)單位的發(fā)展對(duì)于我國(guó)的社會(huì)穩(wěn)定和人民生活都會(huì)產(chǎn)生不同程度的影響。在事業(yè)單位的眾多管理工作中，人事檔案管理是其中十分重要的內(nèi)容，能夠幫助事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)的人員調(diào)動(dòng)和崗位安排，對(duì)于事業(yè)單位在新時(shí)期的發(fā)展是十分有利的。科技的發(fā)展使得事業(yè)單位的人事檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，信息化已經(jīng)成為了一種必然趨勢(shì)。所以本文就對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 人事檔案 信息化管理 策略

事業(yè)單位對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要性是毋庸置疑的，我國(guó)很多事業(yè)單位都是國(guó)家相關(guān)政府部門(mén)職能的延伸，輔助相關(guān)政府部門(mén)進(jìn)行職能的落實(shí)，對(duì)于社會(huì)的和諧穩(wěn)定以及人民生活都會(huì)產(chǎn)生很大影響。人事檔案管理是事業(yè)單位眾多管理工作中比較基礎(chǔ)的內(nèi)容，很多事業(yè)單位并沒(méi)有重視該工作，但是隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展，人事檔案管理工作的重要性進(jìn)一步凸顯，特別是隨著科技的發(fā)展，各種信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，使得事業(yè)單位的人事檔案管理工作也面臨著改革，事業(yè)單位人事檔案信息化管理已經(jīng)成為了一種必然的趨勢(shì)，是促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展的重要保障。因此在當(dāng)前的信息化時(shí)代，我國(guó)事業(yè)單位需要加強(qiáng)人事檔案管理工作，開(kāi)展人事檔案信息化管理。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的重要性

（一）提高人事檔案管理效率

事業(yè)單位對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要性，要求其必須要提高工作質(zhì)量，優(yōu)化管理，以保證自身職能的有效發(fā)揮，而人事檔案管理工作就是事業(yè)單位眾多管理工作中十分基礎(chǔ)的一環(huán)，事業(yè)單位的人事檔案管理，主要是對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部員工的人事檔案進(jìn)行綜合管理，而對(duì)其進(jìn)行信息化的改進(jìn)，能夠有效提高人事檔案管理的效率。事業(yè)單位人事檔案信息化管理主要是將信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理工作中，利用技術(shù)上的優(yōu)勢(shì)來(lái)改變傳統(tǒng)人事檔案管理的模式和方法，將原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，將其存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)設(shè)備中，建立起人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這種信息化管理與傳統(tǒng)的管理方式相比，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備和信息化技術(shù)進(jìn)行檔案資料的存儲(chǔ)和管理，能夠給人事檔案管理提供更多的空間，同時(shí)檔案的整理和調(diào)用也會(huì)更加便利，工作人員利用信息系統(tǒng)開(kāi)展管理工作更加便利，總而言之就是事業(yè)單位的人事檔案管理工作效率得到顯著提高[1]。

（二）降低人事檔案管理成本

事業(yè)單位開(kāi)展人事檔案管理工作也需要一定的成本，主要集中在人事檔案資料的收集、整理和存放上，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理的過(guò)程中，紙質(zhì)文件本身的整理就比較困難，耗時(shí)比較長(zhǎng)，而且在存儲(chǔ)的過(guò)程中，由于紙質(zhì)文件的特殊性，所以必須要嚴(yán)格控制存儲(chǔ)環(huán)境，必要時(shí)還需要在室內(nèi)放置除濕和防塵設(shè)備，防止文件損毀，要有專(zhuān)門(mén)的管理人員對(duì)檔案室進(jìn)行監(jiān)管，在調(diào)用檔案時(shí)也要經(jīng)過(guò)很多的程序。通過(guò)這一系列的總結(jié)可以發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，無(wú)論在時(shí)間成本還是人力成本上消耗都比較高，但是人事檔案信息化管理卻不同。人事檔案信息化管理工作中，工作人員可以利用掃描設(shè)備將紙質(zhì)文件掃描出來(lái)，生成數(shù)字化的檔案信息，然后利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)對(duì)其進(jìn)行高效的數(shù)據(jù)處理和整合，后期需要調(diào)用檔案時(shí)，也只需要從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取相應(yīng)的數(shù)字檔案即可。因此，事業(yè)單位人事檔案信息化管理的流程得到了精簡(jiǎn)，管理工作所需消耗的人力成本和時(shí)間成本也大大降低，人事檔案信息化管理的整體成本比較低。

（三）提高檔案管理的安全性

人事檔案管理是事業(yè)單位眾多管理工作中十分基礎(chǔ)的內(nèi)容，該工作雖然不會(huì)影響到事業(yè)單位相關(guān)職能的落實(shí)，但是其重要性是毋庸置疑的，所以在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，保證其安全性和完整性就是十分重要的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理時(shí)，由于紙質(zhì)文件容易被損毀和遺失，所以很多紙質(zhì)的人事檔案在保管的過(guò)程中都可能會(huì)不完整或丟失，導(dǎo)致人事檔案信息不完整，影響其使用。但是信息化管理不同，信息化管理是對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，進(jìn)行數(shù)字信息的分析和利用，該過(guò)程不會(huì)應(yīng)用到原始文件，所以可以防止文件丟失；另外，數(shù)字檔案是可以備份的，即使在使用的過(guò)程中出現(xiàn)了丟失或不完整的情況，也可以通過(guò)備份還原的方式進(jìn)行還原，從而保證檔案信息的完整性和安全性。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）人事檔案信息化管理系統(tǒng)不完善

事業(yè)單位在開(kāi)展人事檔案信息化管理工作時(shí)，必須要有一套相應(yīng)的管理系統(tǒng)作為支撐，但是目前我國(guó)大部分事業(yè)單位的檔案信息化管理系統(tǒng)并不完善，雖然信息化時(shí)代的到來(lái)，使得信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理中得到了進(jìn)一步的普及和應(yīng)用，可是卻并沒(méi)有建立專(zhuān)業(yè)的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，只是將一些計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件系統(tǒng)應(yīng)用于管理工作中，使得人事檔案信息化管理工作缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，該工作的信息化水平并不高，在實(shí)際操作過(guò)程中，是以計(jì)算機(jī)管理和人工管理相結(jié)合的方式，根本無(wú)法發(fā)揮出相關(guān)設(shè)備和系統(tǒng)的功能[2]。

（二）缺乏統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位想要開(kāi)展規(guī)范化的人事檔案信息化管理，首先就必須要確立統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，這是人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)。但是在實(shí)際的管理工作中可以發(fā)現(xiàn)，由于事業(yè)單位的職能不同，所以在開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，出于各自職能發(fā)揮和利益方面的考慮，事業(yè)單位的人事檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，所以相關(guān)的人事檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，也無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這會(huì)影響到信息化管理的開(kāi)展。

（三）管理人員的素質(zhì)有待提高

在事業(yè)單位的人事檔案信息化管理工作中，對(duì)于管理人員的素質(zhì)有著比較高的要求，因?yàn)樾畔⒒芾砼c傳統(tǒng)的管理不同，需要應(yīng)用到計(jì)算機(jī)設(shè)備和很多先進(jìn)的信息化管理技術(shù)和管理系統(tǒng)，對(duì)于管理人員的信息技術(shù)能力以及信息化意識(shí)都有著較高的要求，但是目前我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案管理人員其素質(zhì)根本無(wú)法滿足需要。我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理人員的整體素質(zhì)相對(duì)比較低，大部分的管理人員都是一些年紀(jì)比較大，經(jīng)驗(yàn)比較豐富的員工，甚至一些管理人員還不具備專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理理論，對(duì)于新鮮事物的接受程度比較低，缺乏信息化意識(shí)，對(duì)于信息技術(shù)和信息系統(tǒng)的操作能力也比較低，其工作積極性不高，責(zé)任感差。這些問(wèn)題都會(huì)影響到人事檔案信息化管理工作的開(kāi)展。

三、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的有效策略

（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理的重視

在新形勢(shì)下，我國(guó)事業(yè)單位想要開(kāi)展人事檔案信息化管理，就必須要對(duì)該工作有正確的認(rèn)識(shí)，要了解信息化管理與傳統(tǒng)管理之間的差異，了解其先進(jìn)性和重要性，了解其對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的意義，這樣才能夠使事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和員工都積極投身于信息化建設(shè)中，促進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)。事業(yè)單位人事檔案管理信息化管理需要大量的資金、設(shè)備和人力投入，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要加大投入，完善信息化管理的相關(guān)硬件設(shè)備，比如掃描儀和計(jì)算機(jī)等，完善相關(guān)的信息管理系統(tǒng)，根據(jù)事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)以及實(shí)際要求，建設(shè)具有針對(duì)性和可行性的信息管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的效率[3]。

（二）完善人事檔案信息化管理的制度

我國(guó)事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的開(kāi)展，需要依賴于完善的管理制度，這是促進(jìn)人事檔案信息化管理規(guī)范化開(kāi)展的必要保障，所以我國(guó)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要完善人事檔案信息化管理制度。人事檔案信息化管理與傳統(tǒng)的管理模式存在著極大的差異，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，在建設(shè)相關(guān)制度時(shí)，需要將信息技術(shù)和信息化建設(shè)的相關(guān)理論融入其中，結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理的具體要求，提出更加具體的信息化管理制度。在人事檔案信息化管理制度中，需要對(duì)信息化管理的流程以及信息化系統(tǒng)的維護(hù)等進(jìn)行說(shuō)明，對(duì)信息化管理的具體流程和規(guī)范以及工作人員的工作要求等進(jìn)行明確，還要針對(duì)信息化系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)行提出規(guī)范化的要求，做好系統(tǒng)平臺(tái)的維護(hù)，針對(duì)信息化管理中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，提出有效的防范預(yù)案，加強(qiáng)安全管理，防止人事檔案資料丟失或受損[4]。

（三）建立統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

我國(guó)事業(yè)單位想要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的全面推動(dòng)，就必須要建立統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)事業(yè)單位的人事檔案資料等進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范和管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的共享和有效利用，這樣才能發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)和作用。事業(yè)單位在開(kāi)展人事檔案信息化管理之前，需要結(jié)合其人事管理特征以及信息化管理的特點(diǎn)，將人事檔案管理與事業(yè)單位其他管理工作的開(kāi)展以及職能的落實(shí)聯(lián)系在一起，通過(guò)分析，提出人事檔案信息化管理的普遍標(biāo)準(zhǔn)，保證人事檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化和一致性，便于資源的溝通和共享。

（四）提高管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的開(kāi)展，對(duì)于管理人員的素質(zhì)有著比較高的要求，要求管理人員必須要具備信息化管理的意識(shí)，同時(shí)具有較高的信息化技術(shù)以及信息化系統(tǒng)的應(yīng)用能力，能夠熟練應(yīng)用信息化技術(shù)來(lái)開(kāi)展人事檔案管理工作，從而保證人事檔案信息化管理的有效開(kāi)展。事業(yè)單位需要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其掌握信息化管理的理念和方法，提高其信息化管理的意識(shí)，引進(jìn)一些高素質(zhì)的信息化管理人才，取代那些傳統(tǒng)的年紀(jì)比較大的管理人員，提高管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上文內(nèi)容的綜合分析可以得知，人事檔案管理工作作為事業(yè)單位眾多管理工作中最基礎(chǔ)的內(nèi)容，一直以來(lái)都受到了忽視，但是隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中會(huì)面臨海量的數(shù)據(jù)和信息，人事檔案信息也會(huì)急劇增多，這給事業(yè)單位的人事檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在這種情況下，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展給事業(yè)單位人事檔案管理工作指明了方向，人事檔案信息化管理已經(jīng)成為了一種必然趨勢(shì)，只是很多事業(yè)單位的人事檔案，信息化管理水平還比較低。因此在新時(shí)期，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)，通過(guò)完善相關(guān)制度、確立管理標(biāo)準(zhǔn)以及提高管理人員素質(zhì)等方式，提高事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平。

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