房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案管理分析

紀(jì)麗明

摘要：近年來，我國(guó)大型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)發(fā)展速度較快，開發(fā)項(xiàng)目越來越多，工程檔案管理的重要性逐漸凸顯。工程檔案管理是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的重要組成部分，而當(dāng)前房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案管理工作中還存在較多問題，阻礙了企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展?；诖?，本文對(duì)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并提出一些改進(jìn)意見。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè);工程檔案;管理

前言：

在開發(fā)企業(yè)檔案中，建筑工程檔案是其中的主體，占據(jù)著重要地位。工程質(zhì)量管理的好壞不僅對(duì)工程質(zhì)量有決定性作用，也對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生了直接影響。因此，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)建筑工程檔案的管理，進(jìn)而推動(dòng)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展。

一、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)

1.工程檔案的內(nèi)容

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的工程檔案是指其在報(bào)批、施工以及竣工驗(yàn)收過程中產(chǎn)生的文字和圖紙等記錄材料，其中主要涵蓋了工程計(jì)劃任務(wù)書、審批執(zhí)照、規(guī)劃和用地許可證、城市規(guī)劃線測(cè)圖、合同、圖紙會(huì)審、樁基礎(chǔ)記錄、隱蔽工程記錄、鑒定書、各種試驗(yàn)報(bào)告、竣工驗(yàn)收憑證、電氣和暖衛(wèi)工程記錄、建筑結(jié)構(gòu)和水電暖氣竣工圖、道路和各種管線等配套工程圖。

2.工程檔案的特點(diǎn)

第一，成套性。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的工程檔案是施工企業(yè)建設(shè)工程活動(dòng)成果的體現(xiàn)，包含了建設(shè)單位、施工單位以及設(shè)計(jì)部門的工作成果。系統(tǒng)完整的工程檔案應(yīng)包括建筑結(jié)構(gòu)、裝飾、水電、外墻、及設(shè)備等一系列專業(yè)文件，這些內(nèi)容不能分割。第二，實(shí)用性。對(duì)于該工程而言，工程檔案具有較大的使用價(jià)值，因?yàn)樗桥c工程同步的資料。同時(shí)利用檔案也可以判斷出整體工程建設(shè)工作的水平，判斷其是否符合相關(guān)設(shè)計(jì)的要求，以及工程質(zhì)量是否達(dá)到相應(yīng)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并且質(zhì)量監(jiān)督部門也要根據(jù)其進(jìn)行相應(yīng)的工作。第三，動(dòng)態(tài)性。工程檔案的最大特征是設(shè)計(jì)圖紙能夠進(jìn)行修改。在實(shí)際施工過程中，不一定完全按照審查合格的施工圖紙進(jìn)行施工，施工現(xiàn)場(chǎng)存在各種突變因素，如現(xiàn)場(chǎng)施工作業(yè)情況和施工環(huán)境等諸多因素，需要進(jìn)一步補(bǔ)充完善設(shè)計(jì)圖紙。對(duì)此，檔案管理人員需要及時(shí)更新相應(yīng)的檔案內(nèi)容，保證文件及時(shí)歸檔。第四，階段性。一般情況下，房地產(chǎn)工程開發(fā)首先要進(jìn)行前期的準(zhǔn)備工作，接著才能進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計(jì)工作，然后對(duì)施工進(jìn)行監(jiān)管，最后才能進(jìn)行完工驗(yàn)收工作。這些階段都具有一定的獨(dú)立性，只有前一階段的工程審核合格后，才能開展接下來的工作。因此，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)必須先進(jìn)行項(xiàng)目定位，經(jīng)過相關(guān)審核合格后，才能商議設(shè)計(jì)方案，設(shè)計(jì)方案如未合格，就不能繪制施工圖，真正開展施工工作時(shí)，一定也是在獲得施工許可證的情況下。所以房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的工程檔案管理工作具有一定的階段性，每個(gè)階段之間是獨(dú)立進(jìn)行相關(guān)工作的，但又存在一定的關(guān)聯(lián)，形成一個(gè)整體[1]。第五，真實(shí)性。工程檔案與該項(xiàng)目工程的建設(shè)是保持同步的，不僅要依此進(jìn)行工程考核，也要依據(jù)進(jìn)行竣工驗(yàn)收，所以必須要保障其真實(shí)性。

二、目前工程檔案管理工作中存在的問題

1.企業(yè)缺乏檔案管理意識(shí)

近年來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房地產(chǎn)開發(fā)行業(yè)得到一定的發(fā)展，但整個(gè)企業(yè)忽視工程檔案管理工作，不能制定關(guān)于檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。同時(shí)，受到企業(yè)整體氛圍的影響，相關(guān)管理人員也會(huì)忽視工程檔案管理工作，不能自覺主動(dòng)地開展檔案工作，工程建設(shè)人員不穩(wěn)定，具有較大的流動(dòng)性，不能將檔案管理職責(zé)有效落實(shí)到每一個(gè)工作人員身上。另外，參與項(xiàng)目建設(shè)的相關(guān)單位不能進(jìn)行有效的溝通交流，檔案管理工作都是各自開展，缺乏溝通交流，企業(yè)也沒有對(duì)這些單位提出相應(yīng)要求。

2.檔案管理體制有待完善

為了節(jié)約成本，很多項(xiàng)目建設(shè)部都沒有建立專門的工程項(xiàng)目檔案管理部門，沒有設(shè)置檔案庫房和工作場(chǎng)所，相關(guān)設(shè)施設(shè)備以及專職的檔案人員均為配備。在完成項(xiàng)目建設(shè)工作之后，項(xiàng)目檔案要移交給當(dāng)?shù)氐某墙n案館，還要移交給房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)，但由于缺乏完善的檔案管理機(jī)制，導(dǎo)致實(shí)際工作過程中經(jīng)常出現(xiàn)移交檔案不完整或拖延歸檔時(shí)間的情況。

3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員

基層單位的檔案管理人員缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，專業(yè)素質(zhì)有待提升，不能很好地適應(yīng)工作需要。對(duì)于檔案管理工作而言，管理人員的專業(yè)素質(zhì)起著重要作用，但部分房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)為了節(jié)約經(jīng)營(yíng)成本，基本不會(huì)設(shè)置專門的檔案管理人員，而是由行政人員兼任。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的工程檔案很多都是技術(shù)文件，這些非專業(yè)人員難以勝任檔案管理工作。再加上企業(yè)人員經(jīng)常出現(xiàn)流失，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有序開展。

4.檔案管理現(xiàn)代化程度較低

在開展工程項(xiàng)目檔案管理工作的過程中，企業(yè)缺乏相應(yīng)的管理軟件，計(jì)算機(jī)水平較低，檔案管理現(xiàn)代化程度不能跟上工程建設(shè)發(fā)展的速度。隨著相應(yīng)的改革發(fā)展，各省城建檔案館對(duì)接收要求進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整，要求必須要掃描后才能移交工程項(xiàng)目檔案時(shí)，線下移交的基礎(chǔ)上，同步移交線上檔案[2]。但很多房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理工作仍然處于手工加實(shí)體的時(shí)期，在移交的項(xiàng)目檔案時(shí)，不符合城建檔案館的要求，以至于被退回，不僅拖延了進(jìn)館時(shí)間，也對(duì)整體項(xiàng)目工程進(jìn)度造成不良影響。

三、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案管理的對(duì)策

1.加強(qiáng)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)

在開展相應(yīng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的過程中，積極對(duì)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)進(jìn)行城建檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的宣傳，使得企業(yè)管理階層重視檔案管理工作的開展，讓房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員正確認(rèn)識(shí)到工程檔案管理工作對(duì)企業(yè)管理的促進(jìn)作用，提升檔案管理工作的價(jià)值。并認(rèn)識(shí)到檔案工作涉及到建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)計(jì)、施工作業(yè)以及檔案管理等多個(gè)部門，強(qiáng)化全局意識(shí)，確保企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各部門能夠重視檔案工作，這樣在企業(yè)發(fā)展的過程中，能夠順利開展檔案工作的有序開展。

2.完善檔案管理體制

首先，相關(guān)參建單位應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目檔案管理要求，并結(jié)合工程項(xiàng)目建設(shè)特點(diǎn)設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，并安排相應(yīng)的檔案管理人員，同時(shí)為了提高檔案管理工作效率，要將責(zé)任劃分清楚。并建設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，促使各參建單位積極與工程人員進(jìn)行溝通交流，了解各自之間的業(yè)務(wù)情況。最后要建立完善的考核機(jī)制。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在建設(shè)工程項(xiàng)目時(shí)，可以采取項(xiàng)目經(jīng)理承包制，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)整體施工工作，并在承包合同中加入工程項(xiàng)目檔案工作，對(duì)項(xiàng)目檔案的歸檔時(shí)間和質(zhì)量作出要求，嚴(yán)格要求參建單位對(duì)照?qǐng)?zhí)行[3]。另外，完成工程項(xiàng)目建設(shè)后，可以預(yù)留一部分保證金，在全部檔案完成歸檔，并通過考核后，才能兌現(xiàn)剩余的項(xiàng)目款項(xiàng)。

3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的水平。因此，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)制定相關(guān)措施，避免檔案管理人員流動(dòng)性過大，并給他們提供相應(yīng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。城建檔案館開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的過程中，不僅要組織相應(yīng)的培訓(xùn)班，還可以主動(dòng)走進(jìn)企業(yè)，這樣才能更好的知道其檔案管理工作的進(jìn)度，進(jìn)而科學(xué)制定指導(dǎo)策略，提高其檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，通過城建檔案館為企業(yè)檔案管理人員提供一個(gè)學(xué)習(xí)的平臺(tái)，幫助其提升基本技能，提高其對(duì)檔案工作的全面認(rèn)識(shí)，從而更好地開展檔案管理工作。

4.促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)，首先要將檔案信息化加入企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃當(dāng)中，再依次落實(shí)檔案信息化計(jì)劃。要選擇合適的單機(jī)版檔案管理軟件，規(guī)范信息著錄，并建立條目級(jí)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。另外，需根據(jù)城建檔案館的要求整體掃描檔案，建立數(shù)據(jù)庫。最后還需制定專門的檔案信息化方案，并完善檔案管理系統(tǒng)。

5.加強(qiáng)檔案監(jiān)督

做好檔案監(jiān)管工作的關(guān)鍵是實(shí)行項(xiàng)目檔案登記制度，在項(xiàng)目剛剛開工階段，項(xiàng)目部需要去承包方在相應(yīng)表格上填寫工程項(xiàng)目檔案的數(shù)量、檔案人員、檔案整理和保管情況等，并一月進(jìn)行一次報(bào)送。報(bào)送表移交給項(xiàng)目部后，要及時(shí)報(bào)備給檔案室，便于其及時(shí)掌握項(xiàng)目的檔案工作情況。同時(shí)要積極組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)。企業(yè)要組織各參建單位進(jìn)行相關(guān)會(huì)議，實(shí)時(shí)掌握檔案工作進(jìn)度，并明確檔案管理工作的相關(guān)要求[4]。對(duì)于檔案人員不穩(wěn)定、頻繁發(fā)生流動(dòng)這一情況，應(yīng)積極組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并強(qiáng)制要求相關(guān)人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，幫助他們掌握工程項(xiàng)目檔案管理工作的具體操作和工作要求。同時(shí)，綜合檔案室要根據(jù)工程項(xiàng)目進(jìn)度，合理安排時(shí)間進(jìn)行上面指導(dǎo)，保障檔案工作的穩(wěn)定開展，并進(jìn)一步明確總包單位、設(shè)備安裝單位以及施工單位的工作職責(zé)。

結(jié)語

綜上所述，對(duì)于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)而言，工程檔案管理工作具有重要作用。并且該工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，需要各部門積極配合，根據(jù)相關(guān)規(guī)定落實(shí)工程檔案管理工作，并準(zhǔn)確把握工程檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，規(guī)范各環(huán)節(jié)流程，保障工程檔案的完整性、真實(shí)性和有效性，確保企業(yè)善用工程檔案，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。

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