信息化時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新探討

張彥生

摘 要：信息化時代的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，需要各家機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須認(rèn)識檔案管理進(jìn)行改革與創(chuàng)新的必要性，堅持檔案管理改革與創(chuàng)新原則，開辟應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)改革與創(chuàng)新檔案管理途徑，體現(xiàn)檔案管理自動化與數(shù)字化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：信息化時代;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案是它們在工作過程中形成的各種數(shù)據(jù)或資料，針對這些數(shù)據(jù)或資料，需要進(jìn)行必要的收集與整理，以利幫助人們更好了解機(jī)關(guān)事業(yè)單位具體工作狀況，并為開展它們的后續(xù)工作，提供一定科學(xué)參考依據(jù)。伴隨新時代社會發(fā)展，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)暴露了諸多問題，并對檔案管理工作同樣提出了更高的要求，需要對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行必要的改革與創(chuàng)新。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的必要性

（一）順應(yīng)新時代社會發(fā)展要求

新時代社會在不斷發(fā)展與進(jìn)步，以網(wǎng)絡(luò)為典型代表的數(shù)字化早已滲透到了人們的生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)或生活當(dāng)中，比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)或信息已經(jīng)被電子數(shù)據(jù)所替代。針對傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)據(jù)信息而言，應(yīng)用電子數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，使數(shù)據(jù)信息獲取或整理均實現(xiàn)了便捷性，備受檔案管理人員青睞。所以，以傳統(tǒng)紙質(zhì)為在載體的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，已經(jīng)不再適應(yīng)新時代社會發(fā)展需求，需要進(jìn)行必要的改革與創(chuàng)新。

（二）體現(xiàn)事業(yè)單位的改革需求

目前，我國事業(yè)單位正在進(jìn)行改革，使許多事業(yè)單位在發(fā)生轉(zhuǎn)變。在進(jìn)行的改革過程中，需要借助對一些檔案數(shù)據(jù)信息的查閱、分析或利用。如果再應(yīng)用比較傳統(tǒng)的檔案管理方式，則無法應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查閱、分析或利用，將不利于促進(jìn)事業(yè)單位的改革。這就需要對傳統(tǒng)的檔案管理實施改革與創(chuàng)新。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理改革與創(chuàng)新原則

（一）堅持服務(wù)性原則

機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作職能就是在體現(xiàn)它們的服務(wù)屬性，這也就直接導(dǎo)致了它們的檔案管理所要實現(xiàn)的最終目標(biāo)，同樣要體現(xiàn)它的服務(wù)性。所以，進(jìn)行機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理改革與創(chuàng)新，必須要堅持服務(wù)性原則。

（二）堅持靈活性原則

改革或創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，需要體現(xiàn)其一定靈活性，既要體現(xiàn)收集檔案收集信息的靈活性，又要體現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息整理的靈活性，將那些比較重要的數(shù)據(jù)信息，必須要做到準(zhǔn)確而全面的收集，并對它們進(jìn)行及時的整理，再根據(jù)分門別類管理方法，歸入檔案資料系統(tǒng)當(dāng)中。

（三）堅持規(guī)范性原則

針對檔案每一環(huán)節(jié)的管理，都要充分體現(xiàn)規(guī)范性原則。只有將檔案資料進(jìn)行到位的規(guī)范化管理，才能體現(xiàn)它們的完整性、全面性、真實性與準(zhǔn)確性，并能保證檔案資料管理與存儲保管的安全性。

（四）堅持科技性原則

社會在不斷進(jìn)步與發(fā)展，致使單純應(yīng)用比較傳統(tǒng)檔案管理方式，已經(jīng)不再社會或科學(xué)技術(shù)的發(fā)展需要。所以，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理改革與創(chuàng)新過程中，需要更多應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，比如像數(shù)字化技術(shù)或電子化技術(shù)等等，促進(jìn)檔案管理水平提升。這就需要堅持科技性原則。

三、信息化時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新途徑

（一）應(yīng)用信息化技術(shù)增加檔案服務(wù)內(nèi)容

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，在體現(xiàn)服務(wù)屬性，所以，在實際檔案管理工作中一定要愈加應(yīng)用目前先進(jìn)信息化技術(shù)，原來增加檔案服務(wù)內(nèi)容。信息化技術(shù)的出現(xiàn)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，提供了必要的技術(shù)支持，這就需要各家機(jī)關(guān)事業(yè)單位，一定要緊密結(jié)合自身單位工作實際，靈活應(yīng)用信息化技術(shù)，做好檔案資料數(shù)據(jù)信息分析工作，制定檔案管理計劃，進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，尤其要對檔案管理內(nèi)容，進(jìn)行細(xì)節(jié)性收集，以利增加檔案管理內(nèi)容，用以保證檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新。促進(jìn)檔案管理實現(xiàn)高效。同時，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理部門，一定要構(gòu)建好專門性檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺，并借助或通過這樣的系統(tǒng)平臺，向檔案使用者提供便捷高效服務(wù)。除此以外，更要建構(gòu)電子檔案管理機(jī)制，以此充分做好檔案數(shù)據(jù)信息化處理工作。想要做到這些，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位及其檔案管理工作人員，必須要提高對應(yīng)用信息化技術(shù)與受眾技術(shù)的正確認(rèn)知，樹立主動服務(wù)理念，體現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新。

（二）構(gòu)建檔案數(shù)字化與自動化管理模式

在信息化社會環(huán)境下，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位充分應(yīng)用好目前的信息化技術(shù)，構(gòu)建自動化檔案資料數(shù)據(jù)信息自動化管理方式，體現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。這就需要引入數(shù)碼掃描、二維碼識別、電子標(biāo)簽或指紋識別等自動化技術(shù)，并將它們應(yīng)用到檔案管理實際工作中，幫助檔案管理實現(xiàn)自動化，能夠?qū)n案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動收集、分析、整理、篩選、檢索或管理等，促使檔案管理流程真正實現(xiàn)自動化。這樣，既能促進(jìn)檔案管理工作效率，又能降低管理出錯率，提升檔案資料數(shù)據(jù)信息管理精準(zhǔn)性，體現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源與進(jìn)行快速查詢的高效融合。應(yīng)該說，進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，是一種先進(jìn)管理方式，尤其是在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的社會時代，它需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位一定要應(yīng)用好數(shù)字化技術(shù)，建立數(shù)字化檔案管理機(jī)制，將原來比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，體現(xiàn)檔案管理的傳統(tǒng)紙質(zhì)化與現(xiàn)代電子化的緊密結(jié)合，體現(xiàn)電子檔案管理模式為主，以利適應(yīng)新時代社會發(fā)展需求。

（三）體現(xiàn)檔案管理中的動態(tài)管理

想要提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平或質(zhì)量，就必須要強(qiáng)化管理，尤其要構(gòu)建動態(tài)管理制度。因為檔案管理人員工作狀態(tài)在變化，需要收集的新檔案數(shù)據(jù)信息在進(jìn)行動態(tài)性增加，檔案電子化管理技術(shù)在不斷發(fā)展與進(jìn)步，所以要構(gòu)建檔案動態(tài)管理制度。只有這樣，才能實現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作與檔案管理工作的同步開展，做到對新產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)信息資料進(jìn)行及時的收集、整理與歸檔，在體現(xiàn)檔案良好動態(tài)管理中，端正檔案管理人員工作正確態(tài)度，增加新檔案數(shù)據(jù)信息管理內(nèi)容，更新檔案管理電子化技術(shù)，體現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代性。但它需要檔案管理人員，必須強(qiáng)化學(xué)習(xí)，及時了解、學(xué)習(xí)或掌握新的檔案電子化管理技術(shù)。

結(jié)束語

在信息化技術(shù)背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，需要利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，進(jìn)行管理工作的改革與創(chuàng)新，構(gòu)建自動化和數(shù)字化檔案管理方式，依靠動態(tài)管理機(jī)制，不斷增加檔案管理內(nèi)容，體現(xiàn)檔案管理改革與創(chuàng)新，提高檔案管理水平。

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