人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設(shè)對策

肖亮

摘? 要：在信息技術(shù)成為各領(lǐng)域發(fā)展中不可缺少的技術(shù)后，人力資源檔案管理工作積極運(yùn)用信息技術(shù)提升管理質(zhì)量與效率，但是在信息化建設(shè)過程中卻存在一些影響因素降低了信息化建設(shè)的質(zhì)量，需要挖掘出存在的影響因素并制定出有效的建設(shè)措施提升人力資源檔案管理信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：人力資源檔案管理;信息化建設(shè);影響因素;解決策略

在當(dāng)今社會對于人才的需求力度不斷提升，人力資源檔案管理工作可以幫助人才找到適合自己發(fā)展的崗位工作，在滿足人才發(fā)展需求的同時(shí)能夠發(fā)揮出人才最大的能力，推動我國社會各界快速的成長與發(fā)展。因此，人力資源檔案管理工作要不斷提升管理的質(zhì)量與效率，要積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)達(dá)到提升管理質(zhì)量與效率的目標(biāo)，但是實(shí)際人力資源檔案管理信息化建設(shè)中，卻因各種影響因素的存在降低了建設(shè)效果，需要采取有效措施規(guī)避影響因素的產(chǎn)生，進(jìn)而達(dá)到有效提升信息化建設(shè)質(zhì)量的目的。

一、人力資源檔案管理信息化建設(shè)中存在的影響因素

（一）缺乏信息化意識

目前，我國人力資源檔案管理信息化建設(shè)較為落后，原因是工作者缺乏檔案信息化意識，甚至還存在部分人群未認(rèn)知到檔案信息化具有的重要性。同時(shí)，在人力資源檔案管理工作中，還存在著傳統(tǒng)檔案管理的觀念，只是記錄檔案信息并進(jìn)行塵封保存，只要不存在丟失與破壞問題即達(dá)到完成任務(wù)的目的。這種檔案管理工作與檔案管理信息化的思想相背離，人力資源檔案管理工作應(yīng)達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)的目標(biāo)并采取及時(shí)補(bǔ)充與更新檔案信息的措施，而不只是進(jìn)行信息的記錄，應(yīng)明確檔案內(nèi)容是需要應(yīng)用于實(shí)際工作中的，而不只是作為工作記錄并束之高閣。

（二）信息化設(shè)施建設(shè)滯后

要實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息化管理需要建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，可以說基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的首要條件。我國大部分人力資源管理中心的檔案為紙質(zhì)檔案，并且在管理工作中更多重視于紙質(zhì)的質(zhì)量及加工，而未重視計(jì)算機(jī)與打印機(jī)等設(shè)施的配備，雖然人力資源管理中心也進(jìn)行了信息化建設(shè)，但是在管理檔案信息時(shí)仍然采取簡單記錄與保存工作，而未利用信息技術(shù)實(shí)施篩選、整合、共享檔案信息等工作，表明當(dāng)前檔案管理工作中并未充分利用信息技術(shù)，與檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)相背離。

（三）缺乏規(guī)范制度

無論哪個(gè)崗位工作都需要配備規(guī)范制度對工作行為進(jìn)行規(guī)范與約束，在檔案信息化建設(shè)中自然也需要配備規(guī)范的制度，進(jìn)而保證信息化建設(shè)達(dá)到目標(biāo)要求并推動人力資源檔案管理更好的發(fā)展。而實(shí)際中卻因人力資源檔案管理過多的注重于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，未對檔案信息化建設(shè)制定出完善的規(guī)范制度，易發(fā)生工作人員缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范意識而產(chǎn)生檔案信息泄露等不良問題。

（四）未注重檔案信息化人才培養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)需要配備相應(yīng)的人才，除了要擁有較強(qiáng)的檔案管理專業(yè)能力外，還應(yīng)同時(shí)具備良好的信息素養(yǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作與信息技術(shù)充分融合提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。而實(shí)際中檔案管理人員的專業(yè)水平與信息素養(yǎng)水平卻存在不足的問題，進(jìn)而降低了人力資源檔案管理工作的質(zhì)量并未充分發(fā)揮出檔案的作用。

二、人力資源檔案管理信息化建設(shè)的具體對策

（一）提升檔案信息化意識

人力資源檔案管理信息化要實(shí)現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)需要人們的思想意識中具備信息化意識，可采取管理人員與各項(xiàng)工作任務(wù)相結(jié)合、管理工作與社會活動相結(jié)合的措施，通過采取兩種結(jié)合措施達(dá)到提升檔案信息化意識的目的。同時(shí)，還應(yīng)采取將以往封閉式工作模式轉(zhuǎn)變成開放式模式提高管理人員的社會適應(yīng)性，在錄入信息時(shí)應(yīng)充分利用信息技術(shù)實(shí)施，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)充分利用。另外，還應(yīng)注重管理人員現(xiàn)代化意識、信息化意識、科技化意識的培養(yǎng)，讓檔案管理人員的思想能夠與時(shí)俱進(jìn)。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在時(shí)代不斷發(fā)展下，檔案管理工作如果只依靠手工管理檔案信息，很難達(dá)到當(dāng)前時(shí)代的管理要求。因此，將信息技術(shù)與人力資源檔案管理相結(jié)合是勢在必行的，可以充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用提升整理、歸納、保存的效率，還能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案查閱工作提供便利。由于以往存在著信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施不完善的問題，在完善基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)應(yīng)注重硬件設(shè)施的配備，并保證硬件設(shè)施達(dá)到最優(yōu)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)提升檔案信息化建設(shè)水平的目的。同時(shí)，應(yīng)積極完善局域網(wǎng)并促進(jìn)檔案管理工作形成網(wǎng)絡(luò)化，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息共享并有效管理的目的。

（三）健全規(guī)范制度

人力資源檔案管理信息化建設(shè)水平是否有效提升與配備的規(guī)范制度密切相關(guān)，應(yīng)構(gòu)建出健全的規(guī)范制度并對工作行為進(jìn)行有效的規(guī)范與約束。在構(gòu)建健全的規(guī)范制度時(shí)，應(yīng)以管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)方面為主并保證三者缺一不可，原因是這三個(gè)方面對檔案信息化建設(shè)的影響力度較大并影響建設(shè)全過程。同時(shí)，還應(yīng)采取定期分析制度內(nèi)容的措施，挖掘出制度中存在的不足并有效改善，進(jìn)而充分發(fā)揮出制度的作用提升檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。

（四）加大人才培養(yǎng)力度

人力資源檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量與檔案管理工作人員自身的綜合素質(zhì)水平息息相關(guān)，應(yīng)注重檔案管理人員素質(zhì)水平的培養(yǎng)及職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，并積極聘入專業(yè)能力強(qiáng)、信息素養(yǎng)水平高等綜合素質(zhì)水平較高的人才，在實(shí)際工作中充分發(fā)揮人才的作用提升信息化建設(shè)質(zhì)量。

結(jié)束語：人力資源檔案管理信息化建設(shè)中存在較多影響因素對其建設(shè)質(zhì)量產(chǎn)生較大的影響，應(yīng)采取有效的措施規(guī)避影響因素產(chǎn)生，進(jìn)而達(dá)到有效提升信息化建設(shè)質(zhì)量的目的。

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