關(guān)于電信工程檔案管理信息化的思考

摘 要：檔案信息化，不僅能提升工作效率，還能提升檔案利用率，減輕檔案管理人員的工作量，一舉多得。電信工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容較為復(fù)雜、管理難度大。推進電信工程檔案管理信息化，有助于破解上述問題。本文主要闡述電信工程檔案管理信息化的重要性、面臨的問題和優(yōu)化途徑，供參考。

關(guān)鍵詞：檔案;電信工程;信息化管理

近年來，電信工程建設(shè)發(fā)展較快，電信工程檔案管理也有了很大的發(fā)展和變化。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，推進電信工程檔案管理信息化，成為解決電信工程檔案管理面臨的突出矛盾和問題的有效途徑。新形勢下，充分認識推進電信工程檔案管理信息化的重要意義，弄清在推進這項工作時面臨的新的矛盾和問題，選擇可行的途徑，解決這些問題，有效推進電信工程檔案管理信息化，是一個十分重要的課題。

1 電信工程檔案管理信息化的重要意義

1.1 能提升電信工程檔案管理效率

運用信息技術(shù)管理電信工程檔案，推進電信工程檔案管理信息化，能提高檔案管理效率，優(yōu)化管理內(nèi)容和流程。在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于受到多種因素的影響，檔案管理工作開展方式較為落后，工作效率不高。而采用信息化的管理方式，可以有效解決傳統(tǒng)檔案管理方式所面臨的問題，信息化的模式能讓利用者及工作人員隨時隨地查閱所要檢索利用的檔案，還可以利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息的在線傳輸，不僅能提升檔案管理效率，還能減輕工作人員的壓力，提升檔案資料的利用率。

1.2 有利于實現(xiàn)電信工程檔案資源共享

推進電信工程檔案信息化，可以進一步實現(xiàn)資源共享。檔案信息是一種可擴散的資源，利用開放的信息技術(shù)，可以建立起高效率的檔案信息實時上傳、集成系統(tǒng)和檔案信息數(shù)據(jù)共享模式。檔案信息化的管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案信息的采集、檔案信息的貯存等功能，有利于相關(guān)工作人員隨時查閱需要的檔案資料，極大地提升檔案查閱的便利性，實現(xiàn)電信工程檔案信息資源的共享。

1.3 能滿足多元化電信工程檔案需求

在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，由于人力物力和財力及技術(shù)手段的制約，無法滿足現(xiàn)代社會高效率的檔案利用需求，也無法滿足檔案管理內(nèi)容和方式不斷發(fā)展變化的需求。推進電信工程檔案管理信息化，可以更好地滿足企業(yè)和社會對電信工程檔案的利用需求。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，可使電信工程檔案的收集、儲存、處理和利用更便捷、高效，滿足電信工程檔案管理利用的多方面需求。

2 電信工程檔案管理信息化面臨的主要問題

2.1 缺乏對電信工程檔案管理信息化建設(shè)重要性的認識

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，電信工程檔案管理信息化迫在眉睫，需要大量人力財力物力支持，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持十分重要。但一些電信工程企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對電信工程檔案管理信息化的重要性認識不足，人員力量和財力支持力度不夠，檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不到位，軟硬件設(shè)施設(shè)備不到位，嚴重影響了電信工程檔案管理信息化建設(shè)。

2.2 電信工程檔案管理信息化建設(shè)較為緩慢

一些電信工程企業(yè)還在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)遲緩，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用不普遍，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件管理進程緩慢，檔案管理、存儲、利用的效率還比較低，檔案信息資源開發(fā)及其共享的進展比較遲緩。

2.3 無法有效保障檔案信息內(nèi)容的安全性

信息技術(shù)一般處于較為開放的網(wǎng)絡(luò)平臺，導(dǎo)致保障電信工程檔案信息安全的難度加大。電信工程檔案中有許多非常重要的信息資料，是不能對外公開的。在檔案管理信息化建設(shè)中，如一些工作人員管理不善，就可能使檔案信息的機密性受到損害，無法保障檔案信息安全。如果電信工程檔案管理信息系統(tǒng)受到計算機病毒的攻擊，就可能使檔案信息受到病毒的侵害，讓檔案信息的完整性受損或者被刪除。

2.4 電信工程檔案管理信息化建設(shè)人才不足

一些電信工程企業(yè)對檔案信息化人才隊伍建設(shè)重視不夠，不僅專職、專業(yè)人員少，而且一些人員身兼數(shù)職，職位變動較快，信息化建設(shè)所需人員明顯不足，推進速度比較遲緩，質(zhì)量和效果也得不到必要的保障。與此同時，一些電信工程企業(yè)對檔案管理人員的培訓(xùn)與提升力度不夠，一些人員綜合素質(zhì)不強，專業(yè)能力不夠充分，其信息技術(shù)的使用經(jīng)驗和專業(yè)能力不足以勝任電信工程檔案信息化建設(shè)的實際需要，制約信息化建設(shè)進程。

3 電信工程檔案信息化管理優(yōu)化途徑

3.1 高度重視電信工程檔案管理信息化建設(shè)

進一步提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和干部職工對電信工程檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，是順利推進電信工程檔案信息化建設(shè)的前提和關(guān)鍵。只有對檔案信息化建設(shè)給予足夠的重視，才能更好地推進檔案管理信息化。應(yīng)充分認識當前檔案管理的新情況、新要求，改變傳統(tǒng)載體檔案管理方式，積極采用信息化方式。應(yīng)做好檔案管理信息化建設(shè)的宣傳和推廣，保證檔案管理信息化工作被有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、中層干部和工作人員了解并且利用，提升信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的利用率。應(yīng)采用多種激勵措施，鼓勵檔案管理人員投入檔案信息化建設(shè)工作。還要培養(yǎng)他們使用信息技術(shù)的能力，使用信息技術(shù)對檔案內(nèi)容實現(xiàn)收集、存儲、加密、管理、檢索、共享等功能。

3.2 積極推進檔案管理信息化建設(shè)的進程

檔案管理信息化建設(shè)的進程需要大量的資金投入，配備硬件設(shè)施設(shè)備和數(shù)據(jù)軟件系統(tǒng)。應(yīng)購置配備計算機、服務(wù)器、掃描儀、照相機、錄像機等一些信息化建設(shè)所需的硬件設(shè)備，滿足推進電信工程檔案信息化建設(shè)的實際需要。電信工程企業(yè)還應(yīng)加大電信工程檔案管理信息系統(tǒng)的研究開發(fā)和建設(shè)，使管理系統(tǒng)可以對檔案信息進行收集、整理、儲存、分類、檢索、加密等處理工作，功能滿足全面、有效管理本企業(yè)電信工程檔案的實際需要。也可以采用軟件定制的方式，購買適合于電信工程檔案管理內(nèi)容的系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)電信工程檔案管理工作質(zhì)的飛越。應(yīng)加強檔案信息資源共享平臺開發(fā)建設(shè)，保證電信工程檔案資源在一定范圍內(nèi)能夠?qū)崿F(xiàn)最大限度的共享，更好地發(fā)揮其作用。

3.3 提升保證檔案信息安全的能力

應(yīng)對檔案信息進行嚴格的管理，遵守國家的法律法規(guī)，確保其安全。應(yīng)采用多種措施，保護檔案信息的機密性不受侵害。應(yīng)嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定和要求，加強檔案信息化軟件系統(tǒng)的安全保障功能建設(shè)，提升檔案信息化管理的安全性。還應(yīng)建立健全保障電信工程檔案管理工作的制度，用制度去對檔案管理人員的行為進行約束，不擅自對機密檔案信息進行分享、不瀏覽工作以外的網(wǎng)站、做好檔案信息的加密管理工作等，采用外部法律監(jiān)督和內(nèi)部制度約束，提高檔案管理工作的安全保障能力。

3.4 提升檔案管理人員的專業(yè)能力與素養(yǎng)

相關(guān)工作人員是推進電信工程檔案信息化建設(shè)的主體，專業(yè)化的信息技術(shù)人才是推動電信工程檔案管理信息化建設(shè)的重要條件。應(yīng)加強對檔案管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)，加快提高工作人員對信息技術(shù)的應(yīng)用能力。還應(yīng)建立起積極主動服務(wù)的意識，讓他們能夠有效地掌握較為先進的檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用操作方法，適時提升他們對信息資源的收集整理能力和整合開發(fā)能力，提升他們的業(yè)務(wù)水平。

推進電信工程檔案信息化建設(shè)勢在必行，在推進過程中會面臨許多困難和問題。我們應(yīng)進一步提高對推進電信工程檔案管理信息化建設(shè)重要性的認識，明確推進電信工程檔案管理信息化的目標，加大對信息化建設(shè)的人力物力財力投入，加大開發(fā)電信工程檔案管理信息系統(tǒng)力度，配備好所需的硬件設(shè)施設(shè)備，加強對信息化建設(shè)的安全保障工作，加強人才隊伍建設(shè)，推動電信工程檔案管理信息化建設(shè)持續(xù)快速健康發(fā)展。

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作者簡介：趙文飛，中國電信股份有限公司泰州分公司館員，從事檔案管理。