新型方法在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用發(fā)展研究

摘 要：檔案作為人類社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，記錄了人類社會(huì)發(fā)展的歷史。每個(gè)人都會(huì)生存在不同的文化環(huán)境和生活環(huán)境中，都會(huì)潛移默化地被不同環(huán)境所熏陶，人們的行為、思想和情感都會(huì)呈現(xiàn)出同社會(huì)不同環(huán)境下的特征。所以，人的活動(dòng)也是不同社會(huì)環(huán)境的直觀表現(xiàn)，人活動(dòng)的軌跡和生活的記錄，都具有不可忽視的社會(huì)意義，這些記錄和軌跡，也就是最早期的檔案。為了提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，就需要檔案管理工作人員做出并落實(shí)更加全面的管理策略，以此為大時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理方式的轉(zhuǎn)變提供一定幫助。因此，檔案管理在我國的社會(huì)活動(dòng)中，有著十分重要的工作職能。本文重點(diǎn)以檔案管理在醫(yī)院經(jīng)營管理活動(dòng)中的作用和未來檔案管理的新型方法展開相關(guān)研究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;電子檔案;檔案管理

檔案最主要的功能在于憑證功能和參考功能，如果在檔案的管理工作中，可以良好地發(fā)揮檔案的主要功能，就會(huì)對(duì)現(xiàn)今人們的生活帶來不可忽視的推動(dòng)作用。檔案作為歷史信息和知識(shí)信息的載體，是重要的歷史信息資源。隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的攀升，讓我國在各個(gè)領(lǐng)域中都發(fā)生了變革和優(yōu)化，因此，我國的信息資源十分豐富，提高了我國的戰(zhàn)略性信息資源。醫(yī)院檔案管理是社會(huì)信息資源的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營和管理有著獨(dú)特的使用價(jià)值?；诖?，本文針對(duì)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，從而提高醫(yī)院檔案工作水平進(jìn)行以下相關(guān)的分析和研究。

一、醫(yī)院檔案管理的基本現(xiàn)狀

1.醫(yī)院檔案管理不統(tǒng)一

醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院中各種保障體系建設(shè)的重要組成部分，在當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展中具有重要地位。醫(yī)院通過科學(xué)的檔案管理，能夠了解醫(yī)院當(dāng)前機(jī)構(gòu)體系建設(shè)情況，對(duì)了解醫(yī)院整體的工作運(yùn)轉(zhuǎn)具有一定指導(dǎo)意義。但是通過相關(guān)研究分析發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)有醫(yī)院檔案管理工作開展中，還沒有將醫(yī)院中的檔案進(jìn)行統(tǒng)一化管理，因而在相關(guān)管理工作的開展上還不能取得明顯的成效，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案應(yīng)用以及管理的效果。

2.醫(yī)院檔案管理不專業(yè)

醫(yī)院檔案管理需要完善的專業(yè)技能，由于醫(yī)院檔案管理的影響較大，所以需要具有更加專業(yè)的管理技能，只有保障了醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性，這樣才能為醫(yī)院檔案管理工作推進(jìn)提供幫助。但是通過對(duì)醫(yī)院目前階段的檔案管理現(xiàn)狀研究發(fā)現(xiàn)，在實(shí)際的管理工作中并沒有與此相關(guān)的管理意識(shí)，更沒有形成完善的專業(yè)性管理工作系統(tǒng)，因而影響了醫(yī)院檔案管理工作開展，這顯然說明醫(yī)院對(duì)檔案管理應(yīng)用缺乏重視，在一定程度上制約了醫(yī)院檔案管理的科學(xué)發(fā)展。

3.管理意識(shí)較為薄弱

當(dāng)前，在醫(yī)院的電子檔案管理過程中，一般都會(huì)有管理不到位以及管理意識(shí)十分薄弱的問題。醫(yī)院各個(gè)部門之間并沒有形成一個(gè)完整的電子檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作十分混亂。一般情況下，醫(yī)院只會(huì)把各種紅頭文件以及具體的實(shí)踐載體文件作為檔案進(jìn)行保存，而針對(duì)那些在工作過程中所產(chǎn)生的一些具有一定保存價(jià)值的文件，保管的質(zhì)量就比較低。隨著醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)于各種文件的管理和使用，假如對(duì)這些文件不能夠進(jìn)行科學(xué)的管理，那么醫(yī)院就會(huì)面臨著檔案文件不全的緊張局面。

4.檔案容易損壞

醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過程中，各個(gè)科室的檔案一般都不是由自身進(jìn)行保管，并沒有形成比較科學(xué)的電子檔案管理模式，電子檔案還需要在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行存檔，然而各個(gè)科室在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理方面、資料安全管理方面以及病毒的預(yù)防等方面或多或少都會(huì)出現(xiàn)一些疏漏，再加上管理人員對(duì)于檔案的收集以及整理的工作做得不夠科學(xué)，就會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)缺失或者損壞的現(xiàn)象，問題很嚴(yán)峻。

二、醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院經(jīng)營過程中的作用

1.醫(yī)院檔案管理的具體內(nèi)涵

醫(yī)院的檔案管理除了醫(yī)療檔案之外，還有醫(yī)院從建院之初，所有經(jīng)營管理方面的科研實(shí)踐和管理活動(dòng)中的聲像、圖表、文字等形式的原始痕跡，醫(yī)院的管理檔案不僅可以為使用者進(jìn)行信息資源提供，還是醫(yī)院決策、執(zhí)行時(shí)候有力的憑證。

2.是國有資產(chǎn)關(guān)鍵的組成部分

醫(yī)院的檔案是國有資產(chǎn)關(guān)鍵的組成部分，對(duì)社會(huì)、生活、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著重要的作用。涵蓋的檔案類型十分豐富，對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)久發(fā)展起著重要的作用，如財(cái)政檔案，財(cái)政檔案既是醫(yī)院擁有有形財(cái)產(chǎn)的證明，還是醫(yī)院相關(guān)專欄、土地使用、著作等權(quán)利的有形依據(jù);科研檔案是醫(yī)院前進(jìn)發(fā)展的動(dòng)力設(shè)施，也是創(chuàng)新科研成果的重要依據(jù)，科研檔案中記錄了大量的科技信息與知識(shí)材料。通過科研檔案，后代的科研人員就可以參考前人的科研成果，推動(dòng)我國的科學(xué)發(fā)展，有助于實(shí)現(xiàn)可持續(xù)科技創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，提高人們解決醫(yī)療中實(shí)際問題的能力，提升醫(yī)院的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益;在人事檔案中，有著眾多的人力方面的信息資源，是醫(yī)院管理、醫(yī)療技術(shù)方面人才儲(chǔ)備的主要信息資料，對(duì)醫(yī)院綜合實(shí)力的提升有著重要的作用。

3.是醫(yī)院在管理和經(jīng)營方面提升的依據(jù)

當(dāng)前在醫(yī)院的經(jīng)營和管理工作中，要想得知工作有沒有實(shí)質(zhì)性的提升，就需要與之前工作結(jié)果的檔案進(jìn)行比較分析。人的記憶是不牢靠的，尤其是距今較遠(yuǎn)的記憶，會(huì)出現(xiàn)記憶失準(zhǔn)、忘記重要信息等情況，沒有準(zhǔn)確的信息，就無法正確進(jìn)行后續(xù)的經(jīng)營管理工作，而健全的檔案，就可以良好的為醫(yī)院現(xiàn)今的經(jīng)營管理，提供正確有效的信息憑證。檔案管理是醫(yī)院管理中的關(guān)鍵組成部分，對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)久發(fā)展有著重要的促進(jìn)作用，同時(shí)醫(yī)院的檔案管理，不僅可以根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展需要，為醫(yī)院的決策管理助力，還可以協(xié)助醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)在實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題和經(jīng)驗(yàn)，降低工作中出現(xiàn)的問題，有助于提高醫(yī)院的綜合水平。

三、在醫(yī)院檔案管理過程中的新方法

1.使用檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

創(chuàng)建健全的醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)，需要在醫(yī)院中的各個(gè)檔案室、各個(gè)科室間創(chuàng)建出更為完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，還要明確檔案管理的權(quán)限以及責(zé)任，保證能夠形成一個(gè)統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)以及檔案保管的實(shí)施計(jì)劃，這樣可以使檔案管理人員權(quán)責(zé)明確，可以使得電子檔案管理工作變得更加安全和可靠，使得檔案管理變得更加規(guī)范。另外，還可以創(chuàng)建出更為健全的電子檔案管理系統(tǒng)，使得工作人員在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候，可以在最大程度上進(jìn)行電子資源共享。對(duì)于醫(yī)院中的所有病例、財(cái)務(wù)方面的數(shù)據(jù)以及醫(yī)療器械等一些相關(guān)的資料可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的管理，而且通過對(duì)電子檔案的科學(xué)管理，可以實(shí)現(xiàn)資料的統(tǒng)一化管理，還可以對(duì)電子檔案進(jìn)行全面的監(jiān)督以及檢查，保證醫(yī)院的電子檔案管理更加科學(xué)。

總的來說這種檔案屬于將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)進(jìn)行了融合，也就是站在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上來管理檔案，但是根本上來講沒有脫離傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)。

2.使用電子檔案管理方式

在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的過程中，一定要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，制定出科學(xué)的檔案管理方案，其中電子檔案就是一種較為新穎的檔案管理方法。第一，要讓醫(yī)院中的電子檔案分類、排列以及保存的方式更為規(guī)范，使得電子檔案可以得到更為科學(xué)和有序的管理;第二，要?jiǎng)?chuàng)建和制定出更加完善的電子檔案資料的價(jià)值及評(píng)估的基本標(biāo)準(zhǔn)，還要?jiǎng)?chuàng)建出更加科學(xué)的檔案資料保密措施和一些責(zé)任制度等;第三，要在最大程度上完善檔案資料的收集以及管理的工作，檔案管理人員一定要行使好檔案的監(jiān)督以及指導(dǎo)的工作，在電子檔案的源頭上展開科學(xué)化的管理，將電子文件進(jìn)行科學(xué)的鑒定，進(jìn)而可以將具有保存價(jià)值的檔案歸檔;第四，醫(yī)院工作人員在進(jìn)行電子檔案管理工作的時(shí)候，要使用檔案信息集成系統(tǒng)，并且要進(jìn)一步熟悉該系統(tǒng)中的基本運(yùn)行方式，學(xué)會(huì)通過專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行文件的接收和處理，進(jìn)而保障檔案信息的有效性和可靠性。

未來紙質(zhì)檔案將逐步退出人們的視角，光盤、U盤、網(wǎng)盤等儲(chǔ)存方式將映入人們的眼簾。這三種儲(chǔ)存方式中，光盤的儲(chǔ)存方式最方便，經(jīng)濟(jì)價(jià)值最高，因此成為檔案管理過程中主要的儲(chǔ)存方式。檔案光盤作為電子化檔案的主要儲(chǔ)存方式，在記錄的盤體中應(yīng)該明確的標(biāo)識(shí)儲(chǔ)存條件、溫度、濕度、時(shí)間、檢查時(shí)間等等。在儲(chǔ)存過程中，儲(chǔ)存盤體主要需要滿足以下條件：遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、遠(yuǎn)離高熱源、遠(yuǎn)離有害氣體、溫度17℃～20℃之間，溫度的波動(dòng)值不能超過3℃。而濕度應(yīng)該保持在45%以下，35%以上，濕度波動(dòng)不超過5%。醫(yī)院還可以加大對(duì)于電子檔案管理的資金投入，引進(jìn)一些先進(jìn)的而管理技術(shù)設(shè)備。比如，將醫(yī)院內(nèi)部陳舊的計(jì)算機(jī)進(jìn)行更新?lián)Q代，并且購買一些性能比較先進(jìn)的刻錄機(jī)、防磁柜以及一些大容量的存儲(chǔ)硬盤等。醫(yī)院還要配置一些性能比較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性軟件，如防火墻以及先進(jìn)的數(shù)據(jù)信息加密的相關(guān)技術(shù)等。醫(yī)院還應(yīng)該在最大程度上保證電子檔案室整體的安全，醫(yī)院可以購置一些滅火器和空調(diào)等設(shè)備，保證電子檔案室可以安全的運(yùn)行。而且，醫(yī)院還要引進(jìn)一些更為高效率的電子檔案管理系統(tǒng)，使得醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)科室的工作資料以及所有的行政電子檔案都可以得到更加便捷的管理。

在進(jìn)行電子檔案的錄入過程中，儲(chǔ)存時(shí)不應(yīng)該僅僅儲(chǔ)存一份，而是應(yīng)該進(jìn)行多份的儲(chǔ)存與保管。根據(jù)檔案信息的重要性進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆旨?jí)，盡可能地保證檔案保密性的同時(shí)，還能保證檔案管理的安全性。在一般來說，檔案管理中的電子檔案主要分為普通級(jí)與重要級(jí)兩個(gè)級(jí)別。對(duì)于普通級(jí)的檔案來說，一般需要備份3份，一份日常查閱，一份封存保管，一份異地儲(chǔ)存;重要級(jí)別的電子檔案則是需要備份4份，一份用來封存保管，兩份日常查閱，一份異地保存。對(duì)于重要級(jí)別的檔案來說，查閱的次數(shù)相比較于普通級(jí)別的檔案更多，因此需要進(jìn)行兩份備份用以日常查閱。

3.使用政工檔案管理模式

針對(duì)于一些特殊的檔案，還需要使用格外的特殊方式進(jìn)行管理，如政工檔案需要使用政工管理模式，從而起到相應(yīng)的效果。

在醫(yī)院的工作中，思政工作也是非常重要的內(nèi)容。在思政教育的實(shí)踐中，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，這些經(jīng)驗(yàn)大多體現(xiàn)在歷史檔案中。檔案是歷史的見證者，是歷史事件的信息載體，檔案可以良好的將歷史重現(xiàn)，為醫(yī)院的政工工作提供有力的思政教育理論借鑒，為醫(yī)院的政工工作人員帶來工作啟示，豐富醫(yī)院的政工工作人員的思政教育理論，為醫(yī)院的政工工作人員，在實(shí)際政工工作中提供了大量的實(shí)踐素材。眾所周知，理論源于實(shí)踐，要想良好的提高醫(yī)院政工工作效率，就要有大量的實(shí)踐素材。

例如，在醫(yī)院的經(jīng)營管理中，出現(xiàn)了很多的優(yōu)秀事跡，對(duì)這些優(yōu)秀先進(jìn)事跡的研究，就可以從中探究出思政教育的內(nèi)在發(fā)展規(guī)律，有利于擴(kuò)展思政教育的方法和內(nèi)容，同時(shí)在醫(yī)院的經(jīng)營管理過程中，其他歷史檔案對(duì)醫(yī)院的政工水平也有著不可忽視的促進(jìn)作用。檔案管理在醫(yī)院思政教育層面的實(shí)踐方面，也有很多的記載，不僅有助于現(xiàn)今醫(yī)院的政工工作人員繼承良好的思政經(jīng)驗(yàn)，還有助于其對(duì)以往政工工作的反思和總結(jié)。

總的來說，這種管理模式適用于其他的特殊檔案，主要的作用是進(jìn)行展示，從而收獲更好的效果，政工檔案管理需要進(jìn)行展示，從而更好地更好地獲得政工工作效果。

4.使用大數(shù)據(jù)管理模式

隨著云計(jì)算、計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)據(jù)在全世界進(jìn)行著指數(shù)級(jí)的瘋狂增長(zhǎng)。IBM早在2012年研究中就提到，目前人類文明收獲到的所有數(shù)據(jù)，90%都是前兩年產(chǎn)生的，到如今的2020年，在世界范圍內(nèi)所產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)是當(dāng)時(shí)44倍。也正因此，全球知名的麥肯錫在最早提出了大數(shù)據(jù)的時(shí)代已經(jīng)到來了。為此，醫(yī)院要主動(dòng)跟隨時(shí)代發(fā)展的潮流，通過信息化技術(shù)創(chuàng)新醫(yī)院的檔案管理模式，大膽使用新技術(shù)，嘗試新方法，運(yùn)用信息化技術(shù)的高效性和便捷性，提升醫(yī)院檔案的查找效率和使用頻率，提高醫(yī)院的檔案管理的質(zhì)量和效率，增強(qiáng)醫(yī)院在同行業(yè)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)久發(fā)展。

5.注重醫(yī)院檔案的管理人員培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)背景下，管理人才的培養(yǎng)非常重要，而醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理人員需要注意不斷更新自身對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知體系和管理理念，學(xué)習(xí)更加現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)信息培訓(xùn)活動(dòng)。醫(yī)院內(nèi)部在實(shí)際發(fā)展的過程中也需要注意轉(zhuǎn)變網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才的培養(yǎng)方式，尤其是在檔案管理模式的發(fā)展過程中，需要從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代化的管理方法。這就就需要更多的網(wǎng)絡(luò)專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)方面的人才，同時(shí)也需要對(duì)檔案管理人員的技能水平和知識(shí)水平展開培養(yǎng)，從而更好的營造出現(xiàn)代化檔案管理體系。而這一工作的開展實(shí)際上需要管理人員能夠具備有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，除此之外也需要注意加強(qiáng)工作人員之間的檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流，從而更好的站在實(shí)際工作情況上配合相關(guān)部門進(jìn)行工作。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著我國醫(yī)療技術(shù)水平的進(jìn)一步提升，給醫(yī)院的發(fā)展也帶來了很多的契機(jī)，同時(shí)醫(yī)院在行業(yè)中的發(fā)展道路上也會(huì)受到更多的阻礙，醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就應(yīng)該優(yōu)化內(nèi)部的管理結(jié)構(gòu)，其中醫(yī)院檔案管理就是比較重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容，醫(yī)院應(yīng)該針對(duì)醫(yī)院檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)予以優(yōu)化，加強(qiáng)管理的力度，加入創(chuàng)新化的管理措施，使得醫(yī)院的檔案管理工作變得更加科學(xué)，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院整體的發(fā)展。

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（作者單位：臨沂市中醫(yī)醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：陳菁（1992—），女，漢族 ，山東臨沂人，臨沂市中醫(yī)醫(yī)院， 助理館員 ，研究生學(xué)歷，研究方向：檔案管理。