高校檔案征集工作存在的問題與對(duì)策研究

摘 要：檔案是記錄高校相關(guān)資料的主要方式，通過檔案征集活動(dòng)，檔案部門的工作人員能夠?qū)⒏咝５臍v史文化遺產(chǎn)等相關(guān)重要信息進(jìn)行收錄，確保高校在發(fā)展的過程中，高校的創(chuàng)建以及重要發(fā)展項(xiàng)目處于有證可據(jù)的狀態(tài)，對(duì)于高校歷史文化遺產(chǎn)的保護(hù)以及后續(xù)工作的展開有著非常重要的意義。目前我國(guó)的高校檔案征集工作仍舊處于發(fā)展階段，相關(guān)理念不完善，檔案部門工作人員在展開高校檔案征集工作的過程中，仍舊存在多種問題。本次研究將對(duì)目前我國(guó)高校檔案征工作的具體展開情況進(jìn)行探究，并在這一基礎(chǔ)上提出相關(guān)的改善意見，通過這一方式為我國(guó)高校檔案征集工作貢獻(xiàn)自身的力量。

關(guān)鍵詞：高校檔案;征集工作;存在問題;應(yīng)對(duì)對(duì)策

高校檔案部門是負(fù)責(zé)高校中檔案管理工作的部門，在收錄相關(guān)資料之后，檔案部門會(huì)將相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行永久保存，通過這一方式維護(hù)高校的歷史面貌，保存高校的發(fā)展歷程。高校檔案部門所收集到的高校資料將會(huì)對(duì)后續(xù)高校的發(fā)展產(chǎn)生非常直接的影響。在展開檔案收集工作的過程中，高校檔案部門的工作人員需要與高校中的退休職工、校友、員工、社會(huì)各界人士進(jìn)行交流，通過這種方式收集高校各個(gè)歷史時(shí)期的資料，選擇具有保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行保存。高校檔案征集工作的技術(shù)性以及規(guī)范性要求較為嚴(yán)格。檔案征集工作主要包含以下幾個(gè)工作流程：首先，是策劃工作，檔案部門的工作人員需要對(duì)檔案征集工作的內(nèi)容進(jìn)行策劃，選擇檔案征集工作的對(duì)象;其次，是評(píng)估工作，在收集到相關(guān)資料之后，檔案部門的工作人員需要對(duì)所收集到的資料進(jìn)行整理，保留具有保存意義的資料，并給予提供資料的人員一定獎(jiǎng)勵(lì)。如今檔案征集工作已經(jīng)成為了高校檔案管理工作之中非常重要的一部分內(nèi)容。

一、高校檔案征集工作的意義

1.保護(hù)高校的歷史文化

由于各種因素的影響，我國(guó)高校的檔案留存工作一直處于一種檔案缺失或者檔案空白的狀態(tài)，因此高校的檔案資料并不能對(duì)高校從建校開始的相關(guān)資料進(jìn)行反饋。隨著國(guó)家對(duì)于檔案征集工作重視度提升，高校之中檔案征集工作才重新展開。通過檔案征集工作，高校在發(fā)展過程中所涉及到的歷史文化以及相關(guān)變動(dòng)資料能夠得到更加明確的展示，能夠?yàn)楦咝５男@文化等相關(guān)資料提供明確的參考依據(jù)。檔案資料屬于一種不可逆的文化資源，在檔案征集的過程中，將收集到的寶貴資料收藏到檔案館之中，能夠有效對(duì)高校的歷史文化相關(guān)資料進(jìn)行保護(hù)，確保在高校后續(xù)的發(fā)展過程中，能夠依據(jù)所收集到的資料繼續(xù)發(fā)展。

2.豐富檔案館的館藏資源

有一部分高校在發(fā)展階段雖然對(duì)檔案收集工作有所重視，但是在收集內(nèi)容上管理觀念存在著失誤，這就導(dǎo)致高校檔案館之中的館藏資源結(jié)構(gòu)并不合理，檔案的內(nèi)容主要以政治內(nèi)容、教學(xué)內(nèi)容、研究?jī)?nèi)容、基建內(nèi)容為主，檔案資料之中并未對(duì)高校的相關(guān)歷史資料進(jìn)行收集，這就導(dǎo)致檔案館館藏并未產(chǎn)生相關(guān)的特色。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案收集工作逐漸將紙質(zhì)檔案的收集轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案的收集，大部分高校都有著非常悠久的發(fā)展歷史，雖然電子檔案的整理工作逐漸成為了高校檔案收集工作的重點(diǎn)，但是在高校檔案館的館藏資源之中，紙質(zhì)檔案仍舊是主要資源。由于各種原因的影響，紙質(zhì)檔案并未將高校的相關(guān)歷史資料收集完全，在高校檔案館的館藏之中并未產(chǎn)生相關(guān)資料能夠?qū)Ω咝５霓k學(xué)歷程等相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行說(shuō)明。而開展檔案征集工作，則可以通過各種方式彌補(bǔ)高校檔案館館藏之中的空白內(nèi)容，將具有保存意義的能夠?qū)Ω咝＾k學(xué)理念、辦學(xué)途徑、重大事項(xiàng)等相關(guān)內(nèi)容的資料進(jìn)行收集整理，將其保存在高校檔案館之中，不僅可以還原高校的歷史面目，同時(shí)也可以豐富高校的館藏資源。

3.為高校歷史研究工作提供依據(jù)

近些年來(lái)，針對(duì)高校歷史這一研究，已經(jīng)出現(xiàn)了諸多研究?jī)?nèi)容，如高校大事記、高校人物傳記等，這些論文對(duì)高校之中曾經(jīng)出現(xiàn)過的歷史事件或者曾經(jīng)在高校之中參與過相關(guān)活動(dòng)的名人資料進(jìn)行了說(shuō)明。高校歷史研究工作的展開，體現(xiàn)出了高校之中相關(guān)人員對(duì)于校園的情懷，同時(shí)也是高校宣傳的一種方式。但是由于高校檔案館之中的相關(guān)資料并不完善，在展開高校歷史研究工作的過程中，研究人員能夠獲取的資料有限，導(dǎo)致論文的研究?jī)?nèi)容較為單一，研究成果豐富度嚴(yán)重不足，對(duì)于高校的歷史傳承以及教學(xué)理念等具有深層次意義的事項(xiàng)并未展開更加深入的研究。檔案征集工作能夠完善高校檔案館之中的檔案資料，為高校歷史研究提供更加豐富的研究資料，對(duì)于高校歷史研究?jī)?nèi)容深度的提升以及學(xué)術(shù)水平的提升有著非常重要的意義。

4.檔案工作展開的必然需求

隨著社會(huì)信息化趨勢(shì)的發(fā)展，檔案收集工作的重要性也逐漸展現(xiàn)在眾人眼前。檔案收集工作所整理的資料能夠?yàn)椴块T的發(fā)展提供更加明確的數(shù)據(jù)依據(jù)。隨著時(shí)間的推移，高校之中展開檔案整理工作，完善檔案館的建設(shè)已經(jīng)成為了必然趨勢(shì)，通過檔案收集工作，高校的歷史文化能夠得到保護(hù)，檔案館之中的館藏資源也能夠得到有效的豐富。檔案收集工作的展開是高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是高校進(jìn)一步發(fā)展的有效保障。

二、目前高校檔案征集工作之中存在的問題

1.檔案征集制度缺失

隨著檔案資料重視度的提升，相關(guān)部門針對(duì)高校檔案征集工作制定了明確的檔案收集管理制度以及實(shí)施方法，法律法規(guī)的頒布為高校檔案征集工作的進(jìn)一步發(fā)展打下了良好的基礎(chǔ)。在相關(guān)部門的引導(dǎo)下，高校部門逐漸展開了高校之中的檔案征集工作。在展開檔案征集工作的過程中，由于相關(guān)部門對(duì)于高校檔案征集工作并未制定明確以及規(guī)范的檔案征集工作展開流程，導(dǎo)致在高校展開檔案征集工作的過程中，沒有辦法根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度完成檔案征集工作。管理制度的缺乏也導(dǎo)致高校在展開檔案征集工作的過程中，檔案部門工作人員只能依靠自身經(jīng)驗(yàn)完成收集工作，征集工作資料的準(zhǔn)確性過低，不能達(dá)到檔案征集工作應(yīng)有的目的。

2.檔案征集方式落后

在相關(guān)部門的引導(dǎo)下，雖然各個(gè)高校對(duì)于內(nèi)部的檔案征集工作已經(jīng)展開了積極的探索，相對(duì)于早期檔案征集工作而言，如今高校檔案征集工作已經(jīng)取得了顯著的進(jìn)展，但是由于檔案征集工作在展開過程中會(huì)受到諸多外界因素的影響，資料收集方式仍舊以被動(dòng)接收這種資料收集方式為主。在收集高校檔案的過程中，檔案部門工作人員收集的范圍也具有局限性。在收集完檔案資料之后，高校檔案部門工作人員對(duì)于檔案資料的鑒定技術(shù)以及保護(hù)技術(shù)并未產(chǎn)生明確的認(rèn)知，導(dǎo)致高校檔案部門所收集到的檔案資料過于復(fù)雜，當(dāng)然的真實(shí)性也沒有經(jīng)過考據(jù)。檔案管理部門工作人員專業(yè)素質(zhì)的缺失導(dǎo)致高校之中所收集到的檔案資料并不能夠?qū)Ω咝５南嚓P(guān)歷史準(zhǔn)確進(jìn)行反饋。

3.檔案征集工作意識(shí)不足

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，相關(guān)部門對(duì)于檔案征集工作也逐漸產(chǎn)生了重視心理。為了確保高校之中的歷史信息以及其重大改革能夠得到更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù)，為高校歷史的相關(guān)研究工作提供更加明確的數(shù)據(jù)資料，就需要對(duì)高校之中的相關(guān)檔案資料進(jìn)行完善。為了確保檔案征集工作能達(dá)到其應(yīng)有的目的，在展開檔案征集工作的過程中，相關(guān)部門需要對(duì)高校檔案征集部門的工作人員展開全方位的培訓(xùn)工作。只有這樣，高校檔案部門征集人員在展開檔案征集工作的過程中，才能夠采用更加科學(xué)規(guī)范的方式來(lái)完成檔案征集工作。但是，在檔案征集工作展開過程中，相關(guān)部門并未對(duì)其展開培訓(xùn)，對(duì)于檔案征集工作也并未組織過相關(guān)的考察活動(dòng)以及交流活動(dòng)。這一情況導(dǎo)致大部分高校之中的管理人員對(duì)于檔案征集工作的認(rèn)知嚴(yán)重不足，在展開檔案征集工作的過程中，不愿意配合檔案征集工作，認(rèn)為檔案征集工作只是一種無(wú)意義的工作內(nèi)容。還有一部分高校雖然已經(jīng)展開了高校檔案征集工作，但是由于其自身的檔案征集理念不夠完善，在展開檔案征集工作的過程中，并沒有主動(dòng)去擴(kuò)寬檔案征集渠道，工作積極性嚴(yán)重缺失，檔案資料的收集只能夠依靠退休職工以及校園職工的表述，被動(dòng)收集相關(guān)資料，這就導(dǎo)致檔案征集的效率以及質(zhì)量嚴(yán)重不足。高校檔案征集工作的主要負(fù)責(zé)人員就是高校檔案部門之中的工作人員，如果工作人員對(duì)于高校檔案征集工作并未產(chǎn)生相關(guān)的概念以及認(rèn)同感，在檔案收集的過程中，就會(huì)由于工作人員自身理念的偏差導(dǎo)致檔案征集工作無(wú)法順利完成。

三、如何改善高校檔案征集工作

1.建立完善的檔案征集制度

想要確保高校檔案征集工作能夠產(chǎn)生其應(yīng)有的效果，相關(guān)部門就需要針對(duì)高校檔案征集工作制定完善的檔案收集展開依據(jù)以及相關(guān)展開規(guī)范。同時(shí)，相關(guān)部門還需要為高校檔案部門征集工作人員提供具有參考性的檔案征集工作理論以及研究成果。確保高校在展開檔案征集工作的過程中，高校檔案部門征集工作人員處于一種有理可據(jù)，有證可依的狀態(tài)，能夠在高校自身情況的基礎(chǔ)上完成檔案征集工作。高校管理人員也需要結(jié)合實(shí)際情況為檔案部門工作人員制定檔案征集相關(guān)制度。在高校中成立檔案征集工作小組，為檔案征集工作配備專業(yè)人員，確保檔案征集工作能夠順利展開。為了提升檔案部門征集工作人員的主觀能動(dòng)性，高校管理人員還需要為檔案征集工作人員制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲措施。在征集檔案的過程中高校的管理人員還需要通過技術(shù)人員建立檔案征集信息網(wǎng)絡(luò)。充分發(fā)揮信息科技的效用，提升檔案征集工作的展開進(jìn)度以及資料質(zhì)量。

2.優(yōu)化檔案征集方式

檔案收集工作是一項(xiàng)非常繁瑣的工作，為了確保檔案資料的準(zhǔn)確性以及豐富性，在展開檔案收集的過程中，就需要非常巨大的資金投入與人力投入，只有這樣，高校檔案征集工作才能達(dá)到其應(yīng)有的目的。首先，高校管理人員需要加大對(duì)高校檔案征集工作的資金投入力度，為檔案部門工作人員提供一些專業(yè)設(shè)備，如掃描儀、錄音器、照相機(jī)等，確保檔案部門工作人員在征集檔案的過程中能夠及時(shí)對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行收錄。加強(qiáng)高校檔案征集工作的資金投入能夠提升檔案征集工作人員的主觀能動(dòng)性，在檔案征集的過程中給予自愿捐獻(xiàn)檔案資料人員一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，能夠有效提升高校檔案征集工作的工作進(jìn)度，讓更多的人愿意參與在高校檔案征集活動(dòng)之中。除此之外，高校檔案部門管理人員還需要對(duì)員工定期展開相關(guān)工作總結(jié)，獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)于檔案征集活動(dòng)有突出表現(xiàn)的工作人員，通過這一方式提升檔案部門征集工作人員的積極性。在展開檔案征集活動(dòng)的過程中，高校檔案部門管理人員需要更新檔案部門對(duì)于檔案征集工作的理念。將檔案收集方式從早期的被動(dòng)收集逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集，加強(qiáng)檔案的征集宣傳工作，通過發(fā)放通知、開校友會(huì)、張貼檔案、征集公告等方式讓更多社會(huì)人士對(duì)高校檔案征集工作產(chǎn)生了解。在展開檔案征集工作的過程中，檔案部門的相關(guān)征集工作人員，需要對(duì)已有的館藏資料進(jìn)行調(diào)查，確保在收集資料的過程中，不會(huì)由于自身對(duì)于檔案資料的了解不足導(dǎo)致檔案征集活動(dòng)出現(xiàn)無(wú)意義的損耗，同時(shí)檔案征集工作人員還需要靈活變更征集方式，只有這樣高校檔案征集工作才能夠順利展開，所征集到的相關(guān)資料質(zhì)量也能夠得到保障。

3.增強(qiáng)檔案征集意識(shí)

高校檔案征集工作主要負(fù)責(zé)人員就是檔案部門的征集工作人員。為了確保檔案征集工作能夠有序展開，在高校展開檔案征集工作的過程中，高校檔案部門管理人員需要加強(qiáng)對(duì)于內(nèi)部員工的培訓(xùn)工作，通過集訓(xùn)、會(huì)議等方式，提升高校檔案部門工作人員對(duì)于檔案征集工作的重視度，通過這一方式，確保在檔案征集工作展開過程中，檔案部門的工作人員不會(huì)由于自身對(duì)于檔案征集工作的重視度不足，導(dǎo)致檔案征集工作流于形式化，無(wú)法達(dá)到其應(yīng)有的目的。為檔案征集工作提供資料的有關(guān)人士也是高校檔案征集工作的重點(diǎn)，在展開檔案征集工作的過程中，高校需要加強(qiáng)對(duì)于檔案征集工作的宣傳力度，通過各種方式讓社會(huì)各界人士認(rèn)識(shí)到檔案征集工作的目的，以及檔案征集工作對(duì)于高校發(fā)展所能夠造成的影響，通過這一方式，讓更多的人主動(dòng)參與到高校檔案征集工作之中。為了提升檔案征集工作的質(zhì)量，相關(guān)部門需要加強(qiáng)對(duì)于高校管理人員的培訓(xùn)工作，確保在檔案征集工作展開的過程中，其能夠在管理人員的引導(dǎo)下完成相關(guān)工作。高校也需要加強(qiáng)對(duì)檔案征集人員的培訓(xùn)力度，確保征集人員自身能力能夠滿足檔案征集工作的需求。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案資源是高校信息資源中非常重要的一部分內(nèi)容，檔案征集工作展開的效率以及檔案征集相關(guān)人員的職業(yè)素養(yǎng)將會(huì)對(duì)高校檔案資源的質(zhì)量產(chǎn)生非常直接的影響，為了確保檔案征集工作能夠達(dá)到其應(yīng)有的目的，就需要不斷優(yōu)化檔案征集工作的相關(guān)內(nèi)容，為高校的進(jìn)一步發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

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（作者單位：太原理工大學(xué)檔案館）

作者簡(jiǎn)介：姜志才（1974—），男，漢族，河北唐山人，本科，館員，研究方向：高校檔案資料征集和高校檔案編撰方面。