網(wǎng)絡(luò)平臺下的高校檔案信息資源共享機(jī)制探討

曹倩

摘 要：社會信息化水平持續(xù)增高，社會公眾信息知情權(quán)呼聲日益高漲，對于高校檔案信息快速獲取的需求愈加強(qiáng)烈。同時，由于現(xiàn)代化校園建設(shè)偏重于科學(xué)、高效教學(xué)理念，這也為規(guī)劃開發(fā)檔案信息資源管理機(jī)制提供基本理論支撐。因此，根據(jù)實際高校檔案信息資源建設(shè)需求，對網(wǎng)絡(luò)平臺中共享機(jī)制建設(shè)瓶頸進(jìn)行處理，全力完善優(yōu)化高校檔案信息資源共享機(jī)制，實現(xiàn)便捷、安全、有效地信息資源管理。文章首先闡述基于網(wǎng)絡(luò)平臺高校檔案信息資源共享核心含義及作用，然后對建設(shè)現(xiàn)狀與建設(shè)方向進(jìn)行逐條說明，最后提出高校檔案信息資源共享機(jī)制。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)平臺;高校檔案;資源共享;開發(fā)機(jī)制

當(dāng)前，高?，F(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不斷深入，網(wǎng)絡(luò)平臺及相關(guān)信息技術(shù)在各項管理工作中都發(fā)揮出重要作用，是當(dāng)前開展創(chuàng)新教學(xué)的重要組成部分。各類信息資源管理系統(tǒng)徹底改變了傳統(tǒng)高校教學(xué)管理模式，如“教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”“教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理系統(tǒng)”“科學(xué)技術(shù)成果信息檢索系統(tǒng)”“教師發(fā)展信息管理系統(tǒng)”“學(xué)生發(fā)展信息管理系統(tǒng)”等。多元化、多層次的系統(tǒng)類型為高校信息資源建設(shè)提供重要內(nèi)在支持。但是，由于以往主要采用“由上而下”建設(shè)方式，使建設(shè)成效較為分散，導(dǎo)致信息資源管理水平高、應(yīng)用實效低的狀況。此類信息資源管理模式也被稱為信息孤島，嚴(yán)重影響高校信息資源共享的實效性，制約了相關(guān)管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化發(fā)展。因此，高校檔案信息資源建設(shè)管理應(yīng)充分融合創(chuàng)新型信息技術(shù)，向建立健全信息資源共享機(jī)制提供技術(shù)支持，最終提升各部門之間信息數(shù)據(jù)交互共享的高效性，克服高校檔案信息資源共享障礙。

一、網(wǎng)絡(luò)平臺下高校檔案信息資源共享核心及意義概述

1.高校檔案信息資源共享核心含義

基于網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行信息資源管理共享機(jī)制建設(shè)的核心意義就在將分布于不同位置的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，在協(xié)議的規(guī)范下展開通信，以實現(xiàn)軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)、信息資源等元素的互聯(lián)共享，整體上而言，能夠?qū)⑵鋭澐譃檐洯h(huán)境與硬環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)平臺架構(gòu)下的高校檔案信息資源管理可以理解為高校的數(shù)字化信息庫，利用數(shù)字化技術(shù)將高校檔案整合至網(wǎng)絡(luò)平臺中，以便對信息資源展開處理與使用。同樣，只有通過特定的檔案管理程序才能將信息資源錄入到相應(yīng)系統(tǒng)中。從本質(zhì)上分析網(wǎng)絡(luò)平臺下的檔案共享，可以提高人們對于參與系統(tǒng)應(yīng)用的效率與體驗，充分使用能夠獲取的信息。需要注意信息資源與物質(zhì)資源之間存在較大差異，物質(zhì)資源共享保有量會由于參與人數(shù)的增多而降低，但是信息資源本身的價值不會由于資源共享、整合、復(fù)制而減少。

2.高校檔案信息資源共享功能作用

（1）完善檔案信息，擴(kuò)充館藏結(jié)構(gòu)

高校檔案信息資源本身具備豐富的內(nèi)涵和寬廣的外延，能夠?qū)F(xiàn)存資源進(jìn)行科學(xué)整合，建成系統(tǒng)化的信息資源庫，以此發(fā)揮共享及傳播作用。同時，利用網(wǎng)絡(luò)平臺將高校檔案信息資源征集規(guī)模擴(kuò)大，并將進(jìn)一步完善信息資料內(nèi)容，保證信息資料結(jié)構(gòu)多元化。高校檔案信息資源共享功能還能進(jìn)一步擴(kuò)大檔案館藏容量。

（2）滿足高校對檔案信息的利用需求

在信息化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)不斷提高的背景下，高校信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)大幅增長，以往信息采集模式逐漸難以滿足快速增加的信息需求。因此，基于現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高校檔案信息資源應(yīng)開始對管理機(jī)制與開發(fā)模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案信息資源共享化建設(shè)水平，為使用者創(chuàng)造更加完善、優(yōu)質(zhì)的信息資源服務(wù)。

（3）適應(yīng)高等教育發(fā)展

當(dāng)前信息發(fā)展進(jìn)程仍在不斷加速，需要共享機(jī)制建設(shè)者明確信息技術(shù)在當(dāng)前社會發(fā)展的重要資源作用，并向教育教學(xué)、科學(xué)研究、管理規(guī)劃提供相應(yīng)服務(wù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)層做出正確決策指引，從而建立切實有效的信息資源服務(wù)體系。因此，將高校檔案信息資源進(jìn)行整合與共享管理，能夠滿足高等教育發(fā)展的需求。

二、高校檔案信息資源管理現(xiàn)狀及發(fā)展方向

1.高校檔案信息資源管理建設(shè)現(xiàn)狀

首先，大部分高校中的各個部門盡管已經(jīng)創(chuàng)辦了獨立的信息資源管理系統(tǒng)，且為高校的教學(xué)、科研等活動提供資源支持。但是，由于高校中各個部門的工作特征、職能、內(nèi)容都存在一定的差異，導(dǎo)致檔案信息資源不具備標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性。高校內(nèi)部工作網(wǎng)絡(luò)化、共享化、自動化程度較低，缺少相對統(tǒng)一規(guī)范的管理。

其次，當(dāng)前高校檔案信息資源在網(wǎng)絡(luò)平臺中的建設(shè)有所提升，通過設(shè)計開發(fā)自動化水平較大的管理系統(tǒng)，生成了海量電子文檔，這些文檔都需要盡快被相關(guān)檔案管理系統(tǒng)收納。但是，諸多高校的檔案管理系統(tǒng)與自動化管理系統(tǒng)沒有進(jìn)行有效連接，使海量電子文檔分布較散，難以進(jìn)行有效收納與查詢。

再次，當(dāng)前高校在檔案資源信息數(shù)字化建設(shè)方面相對欠缺，多數(shù)檔案信息資料沒有整理為電子或數(shù)字的形式，能夠參與網(wǎng)絡(luò)平臺共享機(jī)制的信息量非常匱缺，導(dǎo)致其本身或加工出來的利用價值較低。

最后，高校檔案資源管理隊伍建設(shè)專業(yè)化水平較低。根據(jù)相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)得出，教育部直屬的高校檔案館（室）現(xiàn)有72個，專職檔案管理人員為750名，其中僅有450人畢業(yè)于檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)，剩余300人僅參與過檔案上崗培訓(xùn)和繼續(xù)教育。同時，檔案管理人員對于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息處理的掌握程度普遍較低。

2.高校檔案信息資源共享發(fā)展方向

（1）運行保障層面

高校想要實現(xiàn)檔案信息資源管理機(jī)制的有效運行，必須提前做好運行保障工作。只有確保運行保證層面能夠提供有效支持，才可以使高校檔案信息資源在多種網(wǎng)絡(luò)平臺中長期、有效進(jìn)行共享傳輸。需要注意的是，高校在建立檔案信息運行保障方案過程中，需要參考標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范機(jī)制、法律法規(guī)機(jī)制以及利益平衡機(jī)制的內(nèi)容與含義。

（2）協(xié)同發(fā)展與激勵層面

強(qiáng)化高校檔案信息資源共享機(jī)制是建立在學(xué)校各部門的共同建設(shè)上，不僅需要利用合作機(jī)制約束作用，還需要對激勵策略進(jìn)行強(qiáng)化?？紤]到高校檔案信息資源不屬于公共物品，也不能由任何人進(jìn)行隨意獲取。因此，有必要通過制訂相應(yīng)協(xié)議與規(guī)則來強(qiáng)化約束力。通過建立健全各高校的協(xié)同發(fā)展策略，明確各部門的權(quán)利與義務(wù)。同時，在激勵方面進(jìn)行強(qiáng)化，提高交流頻率，對檔案信息資源進(jìn)行經(jīng)驗分享，充分調(diào)動各個部門參與共享機(jī)制的主動性，從而實現(xiàn)共享服務(wù)質(zhì)量的提高。

（3）平臺管理層面

高校檔案信息資源共享機(jī)制是建立在網(wǎng)絡(luò)平臺的基礎(chǔ)上，基于經(jīng)濟(jì)方面的考量，有必要對高校檔案信息資源系統(tǒng)進(jìn)行集中改進(jìn)與優(yōu)化，保證機(jī)制具有較高的共享性，以便擴(kuò)大系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益。創(chuàng)辦高校檔案信息服務(wù)中心、構(gòu)建高校檔案信息共享系統(tǒng)是高校檔案信息資源共建共享的具象化體現(xiàn)?？梢栽谝欢ǔ潭壬蠈芾砹鞒踢M(jìn)行簡化，以提高共享機(jī)制與系統(tǒng)的自動化水平。

三、網(wǎng)絡(luò)平臺下高校檔案信息資源共享機(jī)制構(gòu)建研究

1.高校檔案信息資源共享流程簡述

網(wǎng)絡(luò)平臺下，規(guī)劃高校檔案信息資源共享機(jī)制開展流程，需要將各個高校的檔案管理部門、歸檔單位及用戶進(jìn)行有效連接，并以此為主體，建設(shè)信息共享網(wǎng)絡(luò)平臺?；诟咝n案信息資源共享機(jī)制構(gòu)建因素的特征，充分結(jié)合對此機(jī)制的使用特點，網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)支撐下的共享機(jī)制可以進(jìn)行以下流程的規(guī)劃：一方面根據(jù)對象的差異化特征，明確相對應(yīng)的檔案信息共享范圍;另一方面選取并確定高校檔案信息資源共享的環(huán)節(jié)，進(jìn)行逐一處理，從而擴(kuò)大高校檔案信息資源共享應(yīng)用范圍。

2.高校檔案信息資源共享數(shù)字化管理機(jī)制

基于網(wǎng)絡(luò)平臺的數(shù)字化檔案信息資源共享建設(shè)，需要參照以下三方面。

第一，基本目錄數(shù)據(jù)庫。結(jié)合各高校校內(nèi)檔案管理狀況，將檔案卷宗目錄內(nèi)的類型號、館代號、檔案號、提名、生成時間、關(guān)鍵詞、數(shù)目、綱要等相關(guān)內(nèi)容展開著錄標(biāo)引，在初始化高校檔案保留狀態(tài)下，確定編目單位，完善基礎(chǔ)目錄數(shù)據(jù)庫，保證能夠通過計算機(jī)檢索系統(tǒng)進(jìn)行信息查找，并提供相應(yīng)檔案原件。

第二，數(shù)字化檔案信息資源專題數(shù)據(jù)庫。通常情況下，各級高校都具備創(chuàng)建數(shù)字化檔案信息資源專題數(shù)據(jù)庫的條件。但是，在實際應(yīng)用過程中，受到諸多因素的限制，其中包括時間限制、規(guī)范條件、應(yīng)用范圍等，這些均需要結(jié)合當(dāng)前高校具體的管理內(nèi)容與方向，準(zhǔn)確考量高校檔案信息資源共享的關(guān)鍵部分與軟、硬條件。專題數(shù)據(jù)庫可以分為教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案以及設(shè)備檔案。其中，教學(xué)檔案包含學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)信息、成績檔案信息、電子課件數(shù)據(jù)信息、學(xué)位論文數(shù)據(jù)信息;科研檔案包括科研項目檔案信息、教師論文檔案信息、專利專題數(shù)據(jù)信息、學(xué)術(shù)活動數(shù)據(jù)信息;人事檔案主要基于檔案信息資源反饋出的情況，創(chuàng)建人事信息數(shù)據(jù)檔案;設(shè)備檔案主要基于設(shè)備的差異化特征，創(chuàng)建設(shè)備檔案信息數(shù)據(jù)檔案。

3.高校檔案信息資源共享機(jī)制需求范圍

首先，網(wǎng)絡(luò)平臺下高校檔案信息資源共享機(jī)制的運行，需要將整體資源進(jìn)行有效整合，并確保廣大師生能夠充分利用這一應(yīng)用，以此實現(xiàn)檔案信息資源的互聯(lián)互通。以往高校檔案信息開發(fā)主體為檔案的構(gòu)成者、歸檔者以及與檔案信息相關(guān)的參與者，但是在網(wǎng)絡(luò)平臺中參與檔案信息資源共享的主體形式較為多樣，不僅可以是組織機(jī)構(gòu)，還可以是個人或企業(yè)，且多個參與共享的主體都能對同一信息進(jìn)行同時訪問。

以高校中學(xué)生的檔案信息為例，可能在同一階段，教務(wù)部門需要結(jié)合學(xué)生信息展開學(xué)籍管理，財務(wù)部門需要結(jié)合學(xué)生信息展開收費管理，畢業(yè)管理部門需要結(jié)合學(xué)生信息展開分配管理，用人單位或企業(yè)需要結(jié)合學(xué)生信息進(jìn)行用人考核。對于此情況，在網(wǎng)絡(luò)平臺的共享機(jī)制下，即可實現(xiàn)對學(xué)生信息的快速獲取。

其次，高校檔案信息資源共享程度與范圍的限制因素。檔案信息資源的差異化特征決定共享主體也不相同，而不同的共享主體又決定其具備不同的共享資源。高校中部分檔案信息資源并不適宜開放性參考，因此將檔案進(jìn)行密級劃分。檔案的秘密程度決定了其參與共享的程度與范圍。檔案信息絕密度越高，參與共享的程度越少、范圍越小。同樣，檔案的初始化源頭也決定了檔案的秘密程度。

最后，劃分共享需求。各個學(xué)校的相關(guān)信息資源共同構(gòu)成了高校檔案信息共享資源，基于共享規(guī)模的限制因素，將共享資源進(jìn)行劃分，共分為三個層次。第一層，學(xué)校內(nèi)部共享。參與共享的信息內(nèi)容是本校的檔案信息資源，由該校檔案管理部門進(jìn)行信息資源整合與提交，能夠參與并使用的主體是該校內(nèi)的教職人員，以校園內(nèi)部網(wǎng)站為依托，進(jìn)行內(nèi)部信息資源共享;第二層，校與校之間的共享。在校園網(wǎng)的基礎(chǔ)上，將參與信息共享的檔案部門進(jìn)行連接，利用教育網(wǎng)完成信息資源的交互傳達(dá)。在此階段，高校中的檔案管理部門不僅是參與共享的主體，也是提供信息資源的客體;第三層，全社會共享。以公用信息網(wǎng)絡(luò)為依托，將各個學(xué)校檔案管理部門進(jìn)行連接，打破限制因素，給不同層次、不同方向的檔案共享機(jī)制應(yīng)用者提供活動支持。社會層面的共享也是最高層的檔案信息共享，參與主體眾多，包括政府、檔案管理部門、社會公眾等。

4.檔案信息資源共享機(jī)制控制模式選定

（1）集中式控制模式

在傳統(tǒng)的控制模式當(dāng)中，有一種方式是以檔案信息的內(nèi)容為主體，從而對共享檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一控制，這種控制模式叫作集中控制模式。因所有檔案信息資源整體存放在高性能的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，共享者只能通過網(wǎng)絡(luò)訪問服務(wù)器來瀏覽檔案信息資源，除此之外別無他法。此方法具備檔案信息資源集中、查詢方便、使用效率高等優(yōu)點，但也存在不足之處，如過于依賴服務(wù)器、成本太高等。

（2）分布式控制模式

分布式控制方案采取的是P2P模式，在此模式下，能夠在系統(tǒng)的互聯(lián)互通中進(jìn)行資源信息的共享。將用戶作為檔案信息資源節(jié)點，并設(shè)定為對等體展開數(shù)據(jù)交互，任何網(wǎng)絡(luò)平臺或計算機(jī)都能獲得相應(yīng)的信息資源。同時，又能夠向信息資源共享平臺提供數(shù)據(jù)。在跨部門處理過程中，不再需要對信息資源進(jìn)行統(tǒng)一處理與篩查，只需要將取得相關(guān)信息資源，通過原有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。此模式的不足在于，用戶需要主動將信息資源進(jìn)行共享，其他人才具備參與共享的資格，對高校檔案信息資源管理帶來一定約束。

（3）集中分布式控制模式

基于上述資源信息共享控制方案研究，集中模式與分布模式都具有一定的缺陷與不足。因此，將上述兩種模式進(jìn)行融合，則會形成集中分布式共享控制模式。在此模式的作用下，網(wǎng)絡(luò)平臺中的用戶為子單元，主要任務(wù)是將個人信息資源進(jìn)行自主整理，通過網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)器的輔助功能，使子系統(tǒng)完成管理。在這種情況下，無須展開專門的P2P軟件設(shè)計與開發(fā)。通過服務(wù)器技術(shù)，將高校檔案信息資源查詢與檔案傳輸一并歸檔于服務(wù)器中，利用各個節(jié)點所具備的計算與儲備功能，進(jìn)一步發(fā)揮上述兩種模式的優(yōu)勢特征，相互補(bǔ)足對方缺漏，確保檔案信息共享服務(wù)能夠高效、穩(wěn)定、良好的運行。高校檔案信息機(jī)制也就是對模式的選定，共享程度的差異化特征決定共享模式的選擇。第一層，校園內(nèi)部共享，可以選定集中式控制模式;第二層，校與校之間的共享、館藏目錄信息，可以選定集中式控制模式，專題內(nèi)容檔案信息可以選定分布式控制模式;第三層，全社會層面的信息資源共享，可以選定集中分布式控制模式。

四、結(jié)語

新時期，高校實行檔案信息化建設(shè)的發(fā)展潮流是將高校中的檔案信息進(jìn)行資源整合，從而促進(jìn)高校檔案創(chuàng)新化與共享化的發(fā)展。在實際運行中，各高校的檔案存儲處應(yīng)不斷提高自身能力來滿足校園以及社會對檔案信息不斷提升的需求，充分利用網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境的背景，全力發(fā)揮檔案信息的作用，加速檔案信息的資源融合與共享，為高校的檔案工作持續(xù)推進(jìn)打下堅實的基礎(chǔ)。

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（作者單位：西安鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院）