Excel VBA與科研檔案目錄生成融合研究

常蘭會

摘 要：首先分析現(xiàn)有科研檔案目錄生成方式和問題，然后提出在Excel中融入 VBA程序研發(fā)的融合思想，并從該思想的理念創(chuàng)新、思路創(chuàng)新、細(xì)節(jié)創(chuàng)新、拓展創(chuàng)新等4個融合創(chuàng)新點進(jìn)行論述，以點帶面展示所研發(fā)編目工具的目標(biāo)定位、功能思路、實施過程等方面的思路設(shè)計，最后總結(jié)融合應(yīng)用效果，旨在提高科研檔案目錄編制的工作效率。

關(guān)鍵詞： Excel VBA;科研檔案;目錄編制;生成方式;融合研究

檔案目錄生成方式是檔案編目的關(guān)鍵，采用什么樣的科研目錄生成方式就決定了科研檔案工作人員的工作流程、任務(wù)和效能，只有創(chuàng)新研究快速、精準(zhǔn)、智能的檔案目錄生成方式，才能改變檔案編目的工作模式，才能形成高質(zhì)量檔案目錄數(shù)據(jù)，才能更好地發(fā)揮檔案的價值。本文基于VBA在檔案整理、著錄、系統(tǒng)等檔案管理中的應(yīng)用實踐，利用其Excel表數(shù)據(jù)一鍵更新到數(shù)據(jù)庫，體現(xiàn)計算機高速、準(zhǔn)確進(jìn)行數(shù)據(jù)運算和邏輯運算的特點，批量提取Word表格信息等成熟功能。在現(xiàn)有科研檔案目錄生成方式和問題的基礎(chǔ)上，剖析科研檔案目錄在Excel中融入VBA生成的創(chuàng)新點、思路設(shè)計和應(yīng)用效果，以展示其融合思想的目錄生成方式和應(yīng)用價值。

一、現(xiàn)有科研檔案目錄生成方式和問題

科研檔案是科技檔案的一種，按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）進(jìn)行整理，采用“立卷”整理方式，按科技檔案的組卷原則、要求和方法編排，其目錄編制有卷內(nèi)文件目錄（9項）、案卷目錄（8項）、案卷封面（6項）、案卷脊背（3項）、卷內(nèi)備考表（6項）等內(nèi)容，為便于計算機管理，還需形成卷內(nèi)文件和案卷的兩個機讀目錄（≥15項），機讀目錄比目錄多全宗號、項目號、年度、分類號、分類名稱、項目名稱、案卷級別檔號、文件級檔號、起止日期等著錄項目，且兩種目錄的表格樣式、數(shù)據(jù)格式等都有所不同，如卷內(nèi)文件目錄中序號為“1”，其機讀目錄序號為“0001”，由此可見，科研檔案編目工作本身具有任務(wù)重、數(shù)量大、專業(yè)強的特點，然現(xiàn)有兩種目錄生成方式即由系統(tǒng)或Excel表格生成，決定了編目的速度和效率，現(xiàn)分析如下：

1.在系統(tǒng)中生成

科研檔案目錄在系統(tǒng)中生成步驟為：（1）純手動著錄：每1件檔案條目需著錄≥15項的著錄項目，著錄完畢后按保存按鈕，等待系統(tǒng)生成，然后通過打印按鈕去選擇文件目錄報表，執(zhí)行打印;（2）半手動著錄：可在系統(tǒng)未歸檔模塊補充添加著錄檔號、全宗號、類別、保管期限、機構(gòu)（問題）、年度等6項，選中按歸檔生成，其他操作同上。

因檔案管理系統(tǒng)著錄局限性，導(dǎo)致檔案著錄需要逐條處理，等待系統(tǒng)運行才能生成數(shù)據(jù)，或一旦遇到人工著錄錯誤，需要關(guān)閉當(dāng)前窗口，找到修改窗口再進(jìn)行修改和保存，或條目數(shù)據(jù)著錄時不能進(jìn)行相互比對，需要反復(fù)的審核、糾錯和統(tǒng)計，增加很多后續(xù)延伸工作量等情況，故產(chǎn)生科研檔案目錄編制速度慢、耗時久、重復(fù)率和錯誤率高等系列問題。

2.在Excel中生成

科研檔案目錄在Excel中生成步驟為：（1）設(shè)置好規(guī)范的5個目錄表格;（2）進(jìn)行卷內(nèi)文件目錄著錄;（3）復(fù)制粘貼到其他表格，然后補充著錄;（4）著錄完成后將機讀目錄導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)。

由此可見，使用電子表格編制比在系統(tǒng)中操作靈活、可視、快速，如可批量復(fù)制粘貼，可批量比對著錄項目，可無障礙糾錯等。但機讀目錄依然需要在前表格的基礎(chǔ)上增加補充著錄項目;雖然可以進(jìn)行批量復(fù)制處理，但重復(fù)性操作頻次太多，容易造成檔案員操作失誤，故產(chǎn)生著錄條目數(shù)據(jù)與檔案實體數(shù)量不一致等系列問題。

二、Excel、VBA 與科研檔案目錄編制融合創(chuàng)新點

在大數(shù)據(jù)背景下，科研檔案目錄數(shù)據(jù)成幾何式增長，在現(xiàn)有兩種檔案目錄生成方式選最優(yōu)的在Excel中生成的基礎(chǔ)上，筆者提出融入 VBA（Visual Basic for Applications：是依附于Excel 程序的一種自動化語言，可以使程序自動執(zhí)行、批量執(zhí)行、定時執(zhí)行……），嵌入科研檔案業(yè)務(wù)規(guī)則，找到檔案著錄項目的內(nèi)在關(guān)系，研發(fā)科研檔案編目工具的融合思想，實現(xiàn)科研檔案編目工作的快速、高效，其融合創(chuàng)新點如下：

1.理念創(chuàng)新。在科研檔案編目中體現(xiàn)“以人為本”的理念，讓VBA程序代替檔案員完成科研檔案目錄的編制，如程序智能自動生成卷內(nèi)文件機讀目錄、案卷目錄、案卷機讀目錄的編制、著錄、起止時間找尋以及檔案實體數(shù)據(jù)的統(tǒng)計等工作，且保證數(shù)據(jù)100%正確，從而使檔案員無需對部分著錄項目進(jìn)行著錄、校對、糾錯等，從而從繁重的科研檔案編目中解脫出來。

2.思路創(chuàng)新。該科研檔案目錄生成思路根據(jù)辯證的、聯(lián)系的觀點，結(jié)合卷件融合管理思想，如設(shè)計科研檔案編目一鍵生成功能流程圖（詳見表1），實現(xiàn)在卷內(nèi)文件目錄中人工著錄（提取）項目僅為檔號+形式特征著錄項目（序號、題名、文號、責(zé)任者、形成日期、保管期限、頁數(shù)、備注）共9項后，即可通過程序智能生成卷內(nèi)文件機讀目錄（N≥15）、案卷目錄（N≥9）、案卷機讀目錄（N≥15）、卷內(nèi)備考表、脊背、封面等表格和條目數(shù)據(jù)。

3.細(xì)節(jié)創(chuàng)新。注重檔案著錄細(xì)節(jié)，設(shè)置智能提醒、批量任務(wù)服務(wù)功能，如為保證檔案條目數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度和完整度，對檔號格式、著錄項目等著錄錯誤進(jìn)行智能提醒;如可增設(shè)“智能賦值”“復(fù)制到底”和“刪除到底”“本頁另存”等輔助功能，自動完成科研檔案目錄的著錄和掛接等;如在現(xiàn)有數(shù)據(jù)條件下，可實現(xiàn)檔案目錄間執(zhí)行逆向思維的“一鍵互生”功能等。

4.拓展創(chuàng)新。運用發(fā)散思維，拓展該方式的應(yīng)用領(lǐng)域，可從檔案編目延伸到檔案統(tǒng)計、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定等環(huán)節(jié)，如找到檔案編目與統(tǒng)計的內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)一步生成檔案數(shù)量統(tǒng)計表，精確到“頁”的統(tǒng)計，從而檢驗檔案編目的準(zhǔn)確性;也可在檔案管理系統(tǒng)中通過功能升級實現(xiàn)該方式，也可延伸到基建檔案、文書檔案、會計、錄音錄像等檔案的編目之中，進(jìn)而可拓展到檔案培訓(xùn)、檔案教學(xué)之中等。

三、Excel、VBA 與科研檔案目錄生成融合思路設(shè)計

基于檔案室專職檔案員和業(yè)務(wù)部門兼職檔案員熟悉Excel的辦公環(huán)境，融入VBA程序研發(fā)檔案編目工具，達(dá)到科研檔案編目由卷內(nèi)文件目錄“一鍵生成”卷內(nèi)文件機讀目錄、案卷目錄和案卷機讀目錄、卷內(nèi)備考表、統(tǒng)計表的“秒殺”功能，根據(jù)科研檔案的特點，對檔號進(jìn)行分解，以科研檔案（綜合類和課題類）的卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄以及兩個機讀目錄共4個Excel表格為例，實施如下：

1.目標(biāo)定位

實現(xiàn)科研檔案目錄編制的智能化，工作效率提高2-3倍，以著錄項少、批量執(zhí)行、界面簡單、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、智能提取為突破點。

2.功能思路

檔案著錄是指在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容特征和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。基于 Excel工作環(huán)境，運用VBA程序開發(fā)，在標(biāo)準(zhǔn)卷內(nèi)文件目錄表中，將檔案形式特征所表現(xiàn)的檔號、文件編號、文件題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、密級、頁數(shù)、備注等9個著錄項目設(shè)置為固定著錄項目，將著錄項目規(guī)整為5項必錄項目既“文件編號、文件題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)”設(shè)置為必錄項目，將檔號、備注、順序號、保管期限等設(shè)置為4個固定項目，設(shè)置按鈕，通過VBA代碼編制，實現(xiàn)自動一鍵生成≥15項的卷內(nèi)文件機讀目錄和案卷目錄（生成7項，1項修改，或直接形成）和檔案盒脊背、封面信息表和卷內(nèi)備考表，同理，案卷目錄的案卷題名修改完善后（或規(guī)范卷內(nèi)文件著錄項目，此處可以免予著錄，自動生成），再自動一鍵生成案卷機讀目錄，同時再研發(fā)微修改小工具，如復(fù)制到底、智能統(tǒng)計、糾錯提醒、本頁另存等。

3.實施過程

分別從制作工作簿和工作表、目錄樣式和命令按鈕、分析著錄項目關(guān)聯(lián)性、配備智能輔助小功能分析等4個方面進(jìn)行具體實施。

（1）建立工作簿和工作表

在 Excel中，建立1個命名為“科研檔案目錄一鍵生成”的工作簿，在此工作簿中新建6個工作表，分別命名為“卷內(nèi)文件目錄”“卷內(nèi)文件機讀目錄”“案卷目錄”“案卷機讀目錄”“案卷脊背”“卷內(nèi)備考表”。

（2）制作目錄樣式和命令按鈕

分別在6個工作表中制作規(guī)范的目錄樣式，根據(jù)科研檔案的檔案管理系統(tǒng)的必錄項目制作機讀目錄樣式。在卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄右上角制作命令按鈕，分別為：生成卷內(nèi)文件機讀目錄、生成案卷目錄、生成案卷機讀目錄、生成案卷脊背、生成卷內(nèi)備考表、復(fù)制到底、刪除到底、本頁另存等8個按鈕。

（3）分析著錄項目關(guān)聯(lián)性

①檔號解析

按照《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92和《高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（教辦〔1993〕429號）要求，科研檔案分為科研綜合類（類別代號：KY11）和科研課題類（類別代號：KY12）兩個小類。

檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-年度-類別（項目）代號-案卷號（盒號）-順序號。上、下位代碼之間用“—”連接。

檔案管理系統(tǒng)檔號命名設(shè)置為：全宗號-年度-案卷（盒）號-順序號

例如：X026-2018-KY11-0001-0001

②工作表賦值關(guān)聯(lián)圖

構(gòu)建6個表格的著錄項目賦關(guān)系圖，如科研檔案卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件機讀目錄、案卷目錄的工作表賦值關(guān)聯(lián)圖（詳見表2和表3）

（4）配備智能小功能分析

根據(jù)科研檔案著錄特點，和檔案著錄項目的共性和個性，如設(shè)置以下小功能：

①智能糾錯提醒。在卷內(nèi)文件目錄中的9項著錄項目中，5項為必須著錄項目，4項為固定著錄，在必須著錄中若人工著錄為空值，則在生成機讀目錄前智能糾錯提醒：某行某列為空值，請前往修改，規(guī)避人工著錄錯誤;當(dāng)檔號著錄錯誤或者不規(guī)范時，則在生成機讀目錄前智能糾錯提醒：檔號格式著錄錯誤，請前往修改。

②智能賦值。根據(jù)案卷目錄需要著錄文件開始時間和文件結(jié)束時間要求，程序自動將卷內(nèi)文件機讀目錄中的每一卷的文件最早時間和文件最晚時間自動賦值給案卷目錄的文件開始時間和文件結(jié)束時間;針對科研檔案的科研課題類，運用補充著錄規(guī)則增補“[]”作為案卷題名的賦值依據(jù)，可從卷內(nèi)文件目錄直接生成成案卷目錄，免予著錄的功能，且程序自動將整個案卷的所有卷內(nèi)文件目錄的頁數(shù)智能統(tǒng)計后，賦值給案卷總頁數(shù)。

③批量操作。智能復(fù)制到底：在案卷機讀目錄中，有些著錄項目為同一內(nèi)容，如課題負(fù)責(zé)人、立檔單位、編制單位等，可以著錄一次后，點擊復(fù)制到底，1秒完成所有條目的著錄;智能刪除到底：若發(fā)現(xiàn)著錄的復(fù)制錯誤，則可啟用刪除到底，選中第1個著錄項目后，1秒完成此著錄項目的所有條目的刪除功能。

四、Excel、VBA與科研檔案目錄編制融合應(yīng)用效果

Excel、VBA 與科研檔案目錄編制融合的最大優(yōu)點為只要保障檔案形式特征的著錄項目所包含的文件編號、文件題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、密級、頁數(shù)等和內(nèi)容特征的檔號的準(zhǔn)確性，其他著錄項目甚至表格式樣都無須檔案員來完成，程序可以自動生成，降低了人工出錯率，且能保障條目數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，程序運行環(huán)境簡單，數(shù)據(jù)處理速度快，從源頭解決科研檔案編目耗時、耗力以及數(shù)據(jù)錯誤等問題。

Excel、VBA 與科研檔案目錄編制融合可實現(xiàn)科研檔案目錄智能化轉(zhuǎn)換，且檔案目錄數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換精準(zhǔn)度為100%，若批量處理檔案條目數(shù)據(jù)功能強大，該思想融合研發(fā)工具可作為檔案管理培訓(xùn)的可視化、動態(tài)教程，可用于外包整理成果檢測，可用于檔案移交進(jìn)館數(shù)據(jù)驗收、檢測、糾錯等，實現(xiàn)檔案工作人員可參與編程、無障礙調(diào)試、修改程序、增加功能等擴展工作。

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（作者單位：中共廣西區(qū)委黨校 廣西行政學(xué)院）