人工智能（AI）在高校收費工作中的應(yīng)用

田闖

摘 要：為了解決高校收費工作中存在的困難，利用人工智能技術(shù)，改變業(yè)務(wù)處理流程，提升工作效率，促進高校財務(wù)業(yè)務(wù)管理的更好發(fā)展，就需要在財務(wù)管理工作中合理地設(shè)計和使用人工智能技術(shù)?；诖?，對某高校收費管理模塊的分析、設(shè)計及應(yīng)用過程進行總結(jié)和提煉，旨在借鑒該校收費工作和人工智能結(jié)合過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，為其他院校財務(wù)管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：收費管理;人工智能;項目實施;系統(tǒng)評價

中圖分類號：TP18? ? ? ? 文獻標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2021）16-0102-03

人工智能技術(shù)在高校財務(wù)管理工作提高管理效率的同時，還改變了傳統(tǒng)的流程。高校收費業(yè)務(wù)是保障及時、足額取得事業(yè)收入的工作，是高校財務(wù)管理工作最重要的環(huán)節(jié)之一，傳統(tǒng)的收費業(yè)務(wù)主要集中在財務(wù)部門，存在著工作量大、數(shù)據(jù)量大、內(nèi)部控制缺失、業(yè)務(wù)流程長和信息化系統(tǒng)軟件各自為政等問題。隨著高校擴招，牡丹江師范學(xué)院學(xué)生規(guī)模已經(jīng)接近2萬人，使用傳統(tǒng)的收費軟件和學(xué)費管理模式，為了及時、高效地開展收費工作，保證應(yīng)收盡收，單純的收費工作就要安排4—5名會計進行操作，在新生入校和宿舍批量調(diào)整等階段，還需要其他科室人員幫忙。為了解決這一問題，學(xué)院引入了哈爾濱正世科技的自助查詢系統(tǒng)、宿舍管理系統(tǒng)和收費系統(tǒng)與學(xué)生管理系統(tǒng)的接口系統(tǒng)。

一、人工智能技術(shù)在高校應(yīng)用的必要性

人工智能技術(shù)不斷完善與進步，未來高校的財務(wù)管理工作必將實現(xiàn)全面智能化，在人工智能技術(shù)的輔助下，將會顯著地提高高校財務(wù)管理工作的效果及效率，從而實現(xiàn)財務(wù)管理工作的智能化、即時化與人性化。除此之外，智能機器人統(tǒng)一打理高校大量簡單重復(fù)繁重的財務(wù)管理工作，能夠在一定程度上減輕原先財務(wù)管理人員的工作量，從而轉(zhuǎn)變其工作任務(wù)，擴大其工作范圍，實現(xiàn)財政部“十三五”發(fā)展規(guī)劃中提出的推進管理會計的廣泛應(yīng)用這一目標(biāo)?？茖W(xué)管理高校財務(wù)工作，能夠在一定程度上確保高校財務(wù)主體的可持續(xù)發(fā)展，并且實現(xiàn)最大化社會效益與高校自身辦學(xué)目標(biāo)的達成。

二、學(xué)校實施項目前收費管理工作存在的困難

1.工作量大。每年對2萬人進行每人至少1次多種項目的收費工作，僅僅簡簡單單的收費，打印票據(jù)，刷卡或者現(xiàn)金等收費，就產(chǎn)生很大的工作量。另外，還存在學(xué)生集中繳納學(xué)費，繳費等待時間長;銀行代扣學(xué)費，不經(jīng)持卡人授權(quán)便將卡內(nèi)現(xiàn)金扣掉，容易產(chǎn)生矛盾等問題;限制學(xué)生必須使用農(nóng)行卡繳費;票據(jù)發(fā)放過程容易出現(xiàn)票據(jù)丟失等問題，都嚴(yán)重地制約著收費管理現(xiàn)代化和信息化等問題。

2.數(shù)據(jù)量大。哪怕一個簡單的宿舍調(diào)整，就可能涉及對幾千人逐條核對和修改信息，大量的數(shù)據(jù)操作很容易出現(xiàn)核對錯誤的情況，每一個錯誤行為都可能造成學(xué)校的經(jīng)濟損失。

3.內(nèi)控缺失。以往收費系統(tǒng)，都是由財務(wù)人員建立收費對象名單，按規(guī)定設(shè)置收費項目和標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)里有10多萬條收費信息，靠人力內(nèi)控，非常容易出現(xiàn)漏洞。例如收費人員不給某人設(shè)置應(yīng)收信息，系統(tǒng)雖然顯示有該人，但是不存在欠費情況;或者如果收費人員將某人在系統(tǒng)中刪除，這樣這個人也不會存在欠費信息。這樣的問題很不容易被簡單地抽查到。

4.業(yè)務(wù)流程長。收費數(shù)據(jù)經(jīng)過收費、開票、收款、匯總，最后傳遞到會計核算崗再錄入憑證，存在票據(jù)丟失、信息不及時無法記賬等問題。

5.收費各環(huán)節(jié)聯(lián)系不暢。各環(huán)節(jié)各自為政，沒有提高工作效率，造成眾多信息化軟件在實際工作中，并沒有減少工作量，反而是增加了工作量，信息化建設(shè)與原有設(shè)計初衷制定的“以信息化系統(tǒng)提高工作效率”這一目標(biāo)相悖。

三、項目實施前收費管理工作的需求分析

1.由自助繳費系統(tǒng)替代人工收費。通過正世科技公司的自助繳費系統(tǒng)，將傳統(tǒng)由會計人員人工操作的收費錄入、開票、收費及統(tǒng)計工作交給系統(tǒng)完成。解決原有由人工處理的收費業(yè)務(wù)存在的窗口服務(wù)時間只能是學(xué)生上課的周一到周五的早八晚五;財務(wù)人員手工處理業(yè)務(wù)慢，造成學(xué)生等待時間長;財務(wù)人員長期持續(xù)工作，容易出現(xiàn)服務(wù)態(tài)度消極;銀行代扣后，集中打印發(fā)放的收費票據(jù)容易在交接過程中出現(xiàn)丟失等問題。

2.建立宿舍管理系統(tǒng)，打通宿舍管理系統(tǒng)和收費系統(tǒng)的接口。給學(xué)生公寓引入宿舍管理系統(tǒng)，通過接口，將獨立的宿舍管理系統(tǒng)和收費系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)調(diào)整宿舍結(jié)果自動反饋給收費系統(tǒng)，調(diào)整收費系統(tǒng)宿舍費用標(biāo)準(zhǔn)。收費后，將收費結(jié)果反饋給宿舍管理系統(tǒng)，同時實現(xiàn)收費信息決定宿舍選擇權(quán)利。

3.改進收費系統(tǒng)傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理模式和業(yè)務(wù)處理流程。建立原有收費系統(tǒng)和學(xué)生管理系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接，收費系統(tǒng)的學(xué)生基本信息直接調(diào)用學(xué)生系統(tǒng)的信息，財務(wù)人員不能改動人員情況，收費系統(tǒng)里只允許收費人員錄入有收費許可的各專業(yè)的收費標(biāo)準(zhǔn)，由收費系統(tǒng)自動生成對應(yīng)專業(yè)所有人員的應(yīng)收款信息，從而有效避免財務(wù)人員職業(yè)道德產(chǎn)生的內(nèi)控風(fēng)險。

4.合并收費和財務(wù)核算業(yè)務(wù)處理流程。打通原有收費系統(tǒng)和財務(wù)核算系統(tǒng)的接口，簡單重復(fù)的收費數(shù)據(jù)，直接轉(zhuǎn)化為會計憑證，既縮減了流程，又能夠保證不出現(xiàn)人為操作錯誤，而且有利于財政要求的票據(jù)電子化項目的實施。

四、項目系統(tǒng)的實施過程和解決問題的效果

前期通過財務(wù)人員和系統(tǒng)開發(fā)公司人員，按照思維導(dǎo)圖法拓展思路，梳理出收費管理工作存在的問題，以問題為出發(fā)點，提出學(xué)校財務(wù)管理的需求方案，由系統(tǒng)開發(fā)公司按照學(xué)校的需求，在公司原有系統(tǒng)和學(xué)校原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進行開發(fā)，將原有互相獨立工作的系統(tǒng)，以系統(tǒng)為接口，建立關(guān)聯(lián)通道，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，解決問題，提高工作效率，最終以最少的人力成本投入，及時、高效、完整、安全地開展收費管理工作。

1.自助繳費機及自助繳費機和收費系統(tǒng)的接口系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)公司根據(jù)高校收費管理的需要開發(fā)的自助繳費機，學(xué)生只需要在自助繳費機上錄入自己的學(xué)號信息和密碼，即可查詢到自己的學(xué)費應(yīng)收和實收信息、使用任何銀聯(lián)卡繳納學(xué)費，每筆操作僅需要8—10秒，實現(xiàn)窗口服務(wù)時間由原來的5×8小時延至7×24小時不間斷服務(wù);發(fā)票即時打印或自主打印，不容易在交接過程中出現(xiàn)丟失;銀行卡交費支持所有銀聯(lián)標(biāo)識的銀行信用卡、借記卡，減少學(xué)生在不同的銀行卡間進行資金的劃轉(zhuǎn);可擴展性強，可以自主增加收費項目，提升財務(wù)處的工作效率。系統(tǒng)實施后，目前學(xué)校收費工作已經(jīng)基本都由自助繳費機完成，一般情況下不需要學(xué)生到財務(wù)處窗口繳費，解決了原收費系統(tǒng)的諸多問題。值得一提的是，在新生入校期間，4臺自助繳費機配上4個學(xué)生志愿者，就完成了以往新生入校需要25人左右的收費工作。

2.高校宿舍管理系統(tǒng)及宿舍管理系統(tǒng)和收費系統(tǒng)的接口系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)公司根據(jù)學(xué)校宿舍管理的需要定制開發(fā)了系統(tǒng)，由宿舍管理人員和學(xué)生共同提供宿舍管理數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)了使用手機APP系統(tǒng)，進行宿舍調(diào)整申請、審核、批復(fù)工作，進行宿舍維修維護及各種學(xué)生使用需求的申報工作。接口主要是從宿舍管理數(shù)據(jù)庫中提取學(xué)生基本信息、調(diào)整申請和審批數(shù)據(jù)信息，按照兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫適用的統(tǒng)一規(guī)則建立數(shù)據(jù)庫，實時反映到收費系統(tǒng)中對應(yīng)的學(xué)生數(shù)據(jù)中，調(diào)整對應(yīng)學(xué)生的宿舍收費標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù);學(xué)生繳費后，接口系統(tǒng)從收費系統(tǒng)中提取學(xué)生基本信息和收費數(shù)據(jù)，形成統(tǒng)一規(guī)則建立的數(shù)據(jù)庫，反饋到宿舍管理系統(tǒng)，在宿舍管理員界面提示進行下一步審批，審批結(jié)束后領(lǐng)取鑰匙。以往這個工作流程需要學(xué)生往返各個部門多次，時間也比較長，才能完成調(diào)寢，系統(tǒng)建成后，學(xué)生基本實現(xiàn)了足不出寢，就可以完成調(diào)寢工作。整個過程不需要財務(wù)人員人為操作，保證了數(shù)據(jù)的安全、規(guī)范和準(zhǔn)確性，也保證了信息的及時性，提高了工作效率。

3.升級收費系統(tǒng)及收費系統(tǒng)和學(xué)生管理系統(tǒng)的接口系統(tǒng)。接口系統(tǒng)開發(fā)公司根據(jù)學(xué)校提出的要求，接口主要是從學(xué)生管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中提取學(xué)生學(xué)號、姓名、學(xué)院、專業(yè)、班級、身份證號及銀行卡號等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，按照兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫適用的統(tǒng)一規(guī)則建立數(shù)據(jù)庫，實時反映到收費系統(tǒng)中對應(yīng)的學(xué)生數(shù)據(jù)中，生成收費系統(tǒng)中學(xué)生的基礎(chǔ)信息。收費系統(tǒng)開發(fā)公司，將原系統(tǒng)學(xué)生數(shù)據(jù)生成權(quán)取消，學(xué)生基礎(chǔ)信息完全使用學(xué)生系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，避免了財務(wù)人員人為操作的內(nèi)控風(fēng)險;同時取消財務(wù)人員人為對學(xué)生設(shè)置收費標(biāo)準(zhǔn)，建立收費標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，財務(wù)人員只需要按收費許可，錄入收費標(biāo)準(zhǔn)，由系統(tǒng)自動尋找對應(yīng)專業(yè)的學(xué)生，生成應(yīng)收數(shù)據(jù)。整個收費數(shù)據(jù)生成過程，財務(wù)人員參與工作不足1%，只需要每年用幾分鐘時間，將新增收費標(biāo)準(zhǔn)錄入系統(tǒng)就可以完成收費設(shè)置工作，極大地節(jié)約了學(xué)校的人力成本。系統(tǒng)最大限度地減少了人的參與，內(nèi)控風(fēng)險問題都由軟硬件設(shè)備管理，規(guī)避了以往高校收費系統(tǒng)里一直存在且沒有妥善解決的風(fēng)險漏洞。接口系統(tǒng)從收費系統(tǒng)中提取學(xué)生基本信息和收費數(shù)據(jù)，形成統(tǒng)一規(guī)則建立的數(shù)據(jù)庫，反饋到學(xué)生管理系統(tǒng)，學(xué)生管理系統(tǒng)人員實時掌握學(xué)生繳費信息，實時控制學(xué)生考評等工作，把收費和學(xué)生日常管理自動關(guān)聯(lián)后，學(xué)生繳費率也明顯提高。以牡丹江師范學(xué)院為例，畢業(yè)后的學(xué)生欠費率由頭幾年的7.5%左右，減少到目前的2%。僅此一項，每一屆學(xué)生就減少學(xué)費損失500萬元以上。

4.收費系統(tǒng)和財務(wù)核算系統(tǒng)的接口系統(tǒng)。由財務(wù)人員將學(xué)校各項收入細致梳理分類，每一個類型制定了確認(rèn)、數(shù)據(jù)傳輸、憑證自動生成的規(guī)范，由財務(wù)核算系統(tǒng)開發(fā)公司，按照學(xué)校制定的規(guī)范，開發(fā)接口系統(tǒng)，該系統(tǒng)打通原有收費系統(tǒng)和財務(wù)核算系統(tǒng)的接口，把簡單重復(fù)的收費數(shù)據(jù)，直接轉(zhuǎn)化為會計憑證，把原來需要人工一段一段傳遞的數(shù)據(jù)，集成為系統(tǒng)同自行傳遞，即保證了不出現(xiàn)人為操作錯誤，還節(jié)省了大量的人員，同時，會計進行憑證處理也不再需要原有大量的紙質(zhì)票據(jù)，順應(yīng)了國家關(guān)于實施票據(jù)電子化項目的落實。

五、系統(tǒng)評價

整個系統(tǒng)的實施，主要為學(xué)校財務(wù)管理工作在以下幾個方面取得了突破性的作用。

1.原有收費工作和收費憑證處理需要五個人的編制，目前單獨一個會計即可完成。

2.提高了服務(wù)質(zhì)量，學(xué)生再也不會抱怨在宿舍調(diào)整、學(xué)費繳納等工作上學(xué)校的工作效率低。

3.規(guī)范了財務(wù)管理工作，防范出現(xiàn)內(nèi)部控制風(fēng)險。通過梳理系統(tǒng)工作的流程和風(fēng)險點，制定了對應(yīng)的防控規(guī)范，由計算機替代人工操作，避免了學(xué)校出現(xiàn)內(nèi)控風(fēng)險問題。

綜上所述，科學(xué)信息技術(shù)的進一步發(fā)展也帶動了人工智能技術(shù)的進步，在我國高校管理對于人工智能技術(shù)的應(yīng)用也在不斷地完善，人工智能技術(shù)的應(yīng)用在很大程度上影響著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展。當(dāng)高校在財務(wù)管理中呈現(xiàn)為高度的智能化時，預(yù)示著我國社會經(jīng)濟將邁入全新階段，從而實現(xiàn)更高的價值目標(biāo)。

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The Application of Artificial Intelligence（AI）in the Charging of Colleges and Universities

TIAN Chuang

（Mudanjiang Normal University，Mudanjiang 157011，China）

Abstract：In order to solve the difficulties in the charging work of colleges and universities，use artificial intelligence technology to change the business process，improve work efficiency，and promote the better development of financial business management in colleges and universities，it is necessary to design and use artificial intelligence in the financial management work.technology according to the analysis，design and application process of a colleges charging management module，it is designed to provide a reference for the financial management of brother colleges through the experience and lessons of the combination of our schools charging work and artificial intelligence.

Key words：fee management;artificial intelligence;project implementation;system evaluation