流動人員人事檔案信息化建設策略研究

蔡芳蕓

摘 要：一直以來，流動人員的檔案管理都是一大難題，這主要是由于現(xiàn)代社會各行業(yè)內(nèi)的人員流動性較大，卻數(shù)量多，加之個人檔案涉及個人的歷史信息較為繁雜，就使得其管理內(nèi)容較多，容易出現(xiàn)個人檔案丟失、錯漏等一系列問題。在傳統(tǒng)人工為主的管理方式下，人為的操作失誤也容易影響檔案的完整性，且管理效能低下，從而為社會人員管理造成負面影響。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)時代已全面到來，基于信息技術(shù)工作優(yōu)化已經(jīng)成為必然趨勢，信息技術(shù)開始推動各行業(yè)領域?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。在此情況下，信息技術(shù)同樣對流動人員人事檔案管理的信息化產(chǎn)生較大影響。目前，流動人員人事檔案的信息化建設已經(jīng)成為了人社部門人力資源開發(fā)的一項基礎性工作內(nèi)容，但是如何加快建設速度，提升管理信息化流程的科學性，則成為一個新的難題。為了提高流動人員人事檔案管理水平，本文就主要對流動人員人事檔案信息化建設策略進行研究分析，希望能夠為當前流動人員人事檔案管理的規(guī)范化、標準化發(fā)展提供借鑒。

關鍵詞：流動人員;人事檔案;信息化建設;檔案管理;人力資源

1.流動人員人事檔案信息化建設的意義

1.1是疏通堵點的有效手段

就目前來看，人員流動到異地就業(yè)之后需要把原來的檔案存放到機構(gòu)去進行人事檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，無疑會浪費大量的時間和精力。將信息化技術(shù)應用到人事檔案管理工作當中，有利于搭建一個檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)遞協(xié)同辦理平臺，減少檔案資料傳輸?shù)臅r間，有效地疏通堵點，實現(xiàn)政務服務的“一網(wǎng)通辦”與信息資源的有效銜接與共享，為群眾提供便利，推動流動人員人事檔案管理服務水平的標準化、便民化。其次，流動人員人事檔案管理的信息化發(fā)展，搭建起了一個大數(shù)據(jù)存儲空間與平臺，實現(xiàn)了對人事檔案信息資料的大批量存儲和高效的利用，充分的發(fā)揮了流動人員人事檔案管理工作的價。

1.3是提高管理水平的方式

流動人員人事檔案建設改革是推進審批服務便民化的重要舉措，有利于實現(xiàn)人員人事檔案管理工作的跨區(qū)域發(fā)展。首先，流動人員人事檔案管理更加注重服務性功能，而信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)是相通的，有利于一個全國聯(lián)通的檔案管理服務信息化格局與平臺，推動檔案管理工作的標準化發(fā)展。其次，流動人員人事檔案管理工作的信息化建設彌補了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端，減少了人力物力成本的支出，同時也極大地增強了檔案數(shù)據(jù)信息存儲的時效性和完整性，有利于減少人事檔案信息資料泄露或者是丟失的情況。

2.流動人員人事檔案管理存在的問題

2.1管理方式落后

當前，流動人員人事檔案管理工作人員采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，信息資料的傳遞過程時間周期較長，在短時間內(nèi)難以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料的更新，檔案資料的時效性無法保障。其次，相關部門缺乏對流動人員人事檔案管理信息化建設工作的重視，相關的資金投入不足，相關的信息化基礎設施較為落后，檔案管理工作滯后于社會的發(fā)展。

2.2重視度不夠

從用人單位來看，一些中小型企業(yè)缺乏對流動人員人事檔案管理工作重要性的全面認識，人事檔案管理工作人員往往身兼數(shù)職，對檔案工作管理的精力投入不足。其次，一些檔案管理工作人員的思想觀念較為陳舊，無法積極地參與到檔案管理工作當中，甚至不具備信息化設備操作經(jīng)驗，無法熟練地使用一些基礎設施和軟件，阻礙了流動人員人事檔案管理工作的信息化建設步伐。從流動人員來看，大部分的人都是大中專的畢業(yè)生，缺乏對個人檔案管理的明確認識，甚至自己保存本人的檔案，導致檔案在保管傳遞過程當中出現(xiàn)了丟失現(xiàn)象。

2.3信息化意識薄弱

隨著現(xiàn)代化科學技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，推動了信息技術(shù)在人事檔案管理工作領域當中的應用。由于檔案數(shù)據(jù)資料的日益增加，信息傳播領域途徑越來越多樣化，加強流動人員人事檔案信息化建設已經(jīng)成為了必然的趨勢。但是，一些流動人員人事檔案管理工作人員的自身學歷水平較低，甚至是一些兼職人員，工作經(jīng)驗不足，甚至無法意識到檔案信息化建設的必要性，在工作過程當中較為懈怠。其次，一些用人單位和相關部門相應的宣傳引導措施不足，導致人民群眾的信息化意識比較薄弱，在短時間內(nèi)無法熟練的掌握各種信息化軟件的錄入與查詢技巧。

2.4缺乏統(tǒng)一的標準

雖然信息技術(shù)被廣泛的應用到了流動人員人事檔案管理工作領域，但是一些用人單位認為人事檔案管理工作信息化建設需要大量的資金引用一些現(xiàn)代化的軟硬件基礎設施所以，仍然運用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，檔案檢索、查詢等各個環(huán)節(jié)不能有效地銜接起來，造成了信息溝通不暢的問題。同時，一些用人單位缺乏一個健全的流動人員人事檔案管理工作規(guī)范標準與要求，檔案管理工作人員主觀性較強，缺乏工作責任感，使得流動人事檔案管理工作模式較為僵化，經(jīng)常出現(xiàn)管理混亂等問題，各項工作無法得到有效的落實與開展。其次，各部門各自為政，尚未搭建一個信息化的交流平臺，導致用人單位和部門無法對人事檔案信息進行全面的掌握，流動人員人事檔案管理工作效率難以提升，甚至會產(chǎn)生一個長期性的問題。另一方面，各單位和各個部門缺乏一個標準的流動人員人事檔案管理規(guī)章制度體系，無法對流動人員人事檔案管理工作過程進行有效的監(jiān)督，使得一些檔案信息被不斷地重復登記和使用。

2.5信息化手段落后

從目前來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式較為落后，而且當查閱信息量較大時檔案會被反復的查閱，出現(xiàn)涂改、偽造、遺失等問題，不利于檔案原件的保護。其次，一些用人單位和部門的信息化管理基礎設施陳舊，無法正常的使用，甚至出現(xiàn)一些卡頓問題，難以承擔基本的信息處理工作。另一方面，大多數(shù)流動人員需要去部門查詢自己的檔案存放地和檔案數(shù)據(jù)資料，在查閱資料時也需要調(diào)動一些紙質(zhì)版的檔案原件，整體的信息化建設水平有待提高。

3.流動人員人事檔案信息化建設策略

3.1建立人事檔案信息化規(guī)范標準

為了推動流動人員人事檔案信息化建設工作的順利開展，要求用人單位和相關部門制定一個統(tǒng)一的檔案管理工作規(guī)章制度和流程，增強檔案信息數(shù)據(jù)傳輸和共享的規(guī)范性，加強對檔案管理工作人員的約束力，實現(xiàn)檔案管理全過程業(yè)務的自動化發(fā)展。其次，用人單位和相關部門要明確各個崗位的工作內(nèi)容與工作職責，利用信息技術(shù)做好檔案數(shù)據(jù)的收集和存儲，保證檔案資源存儲的完整性和真實性。

3.2加大資金的投入

流動人員人事檔案信息化建設的發(fā)展，離不開資金的支持，這都要求用人單位和相關部門加強對該項工作的資金投入與重視，引進先進的信息化基礎設施和設備，從而實現(xiàn)人事檔案管理工作的動態(tài)化管理。除了軟硬件基礎設施之位，各用人單位和部門要積極研發(fā)檔案管理平臺和軟件，建立一個有效的檔案數(shù)據(jù)信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)，搭建一個交流共享平臺，實現(xiàn)流動人員人事檔案查詢以及存儲的跨區(qū)域發(fā)展。

3.3加強信息化檔案人才的培養(yǎng)

流動人員人事檔案信息化建設的發(fā)展離不開人才的支撐，就要求用人單位和相關部門招聘專業(yè)化的檔案管理工作人員，并定期開展培訓，使其學習先進的檔案管理方法，學會基本的信息化軟硬件基礎設施操作，樹立和踐行服務意識，積極地投入到流動人員人事檔案管理工作當中。其次，用人單位和相關部門要對檔案管理信息化工作的重要性進行宣傳和引導，使其樹立正確的工作理念，增強檔案管理工作人員的信息化管理意識，提高其應用信息軟件的技能和業(yè)務能力。

4.結(jié)語

流動人員是各行各業(yè)人才梯隊的重要組成部分，在經(jīng)濟社會發(fā)展中占據(jù)著重要的地位。隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的普及，推動了流動人員人事檔案管理工作的變革。為了增強檔案管理工作的質(zhì)量與效果，要求用人單位和各個部門要加大對檔案管理信息化建設的資金投入，完善相關的軟硬件基礎設施，加強檔案管理工作人才的培養(yǎng)，實現(xiàn)流動人員人事檔案管理工作信息化建設的目標。

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