采辦管理在企業(yè)運營中的重要性

[摘 要]隨著我國社會、經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)各項管理制度也在逐步健全。尤其是企業(yè)采辦管理，作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中必不可少的一個環(huán)節(jié)，企業(yè)要進一步確保物資、工程、服務等內(nèi)容的采辦質(zhì)量。通過采辦管理制度的完善，以及優(yōu)化措施的落實，來全面提高企業(yè)的采辦管理質(zhì)量。通過采辦管理的有效性，直接與企業(yè)經(jīng)營的質(zhì)量、安全、效益、成本、風險控制對接，實現(xiàn)良性發(fā)展與可持續(xù)發(fā)展。文章主要結合企業(yè)采辦管理的問題、意義以及優(yōu)化措施，從多個角度出發(fā)，分析具體可行性方法。

[關鍵詞]采辦管理;企業(yè)運營;重要性分析;問題與措施

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.17.101

從目前企業(yè)運營中采辦管理的實際情況來看，仍然存在一些問題。主要體現(xiàn)在企業(yè)運營中采辦管理的供應商問題、招標后預算超支問題以及企業(yè)運營中采辦管理存在的技術支持問題等方面。企業(yè)要進一步落實好采辦管理的具體要求，結合問題成因，制定更為有效的方法措施，從而不斷提高企業(yè)采辦管理的效率和質(zhì)量。同時，認清企業(yè)采辦管理的重要性，大力及時完善相關內(nèi)容，對不合理的地方進行集中攻克，全面推動企業(yè)的平穩(wěn)運行。因此，本文針對問題，探討采辦管理在企業(yè)運營中的重要性。

1 企業(yè)運營中采辦管理存在的問題

1.1 企業(yè)運營中采辦管理存在的供應商問題

從當前企業(yè)運營中的采辦管理情況來看，首要問題是供應商管理方面的問題。一般情況下，在新供應商引進前，需求單位要結合相關管理文件向采辦部門提出新供應商的入庫申請，再在審批路徑上的領導全部審批之后，方可入庫申報。那么在這個過程中，如果出現(xiàn)了提交文件或說明不清晰、不明確，便會導致文件的操作性降低，進而影響審核標準的執(zhí)行。同時，由于供應商自身能力不足，以及對入庫提供資料的積極性差異，也會導致提交資料不及時，申報入庫時間的延長。簡言之，即便企業(yè)嚴格落實了采辦工作，但是供應商不在合理供應商庫內(nèi)，也會對企業(yè)的運營造成負面影響。

1.2 物資采購供應鏈質(zhì)量管理問題

周期較長，程序較為復雜：物資采購供應鏈的整體管理周期一般伴隨整個項目，特別是一些大型裝備，制造周期長、管理難度大、技術要求高、質(zhì)量要求高，業(yè)主或用戶的管理程序復雜;標準存在差異：不同的業(yè)主有不同的要求，不同的國家和地區(qū)有不同的法律法規(guī)和標準要求，不同的供應商有自身的企業(yè)管理要求。總包工程公司很難做到充分的了解和分析，并完全對應上業(yè)主的要求;信息交流不暢通：業(yè)主，總包方，供應商，供應鏈管理提供服務方，政府機關等信息交流不通暢，對于一些關鍵信息的理解程度也不一樣。

1.3 預算超支問題

企業(yè)采辦工作內(nèi)容預算超支也是目前企業(yè)運營采辦管理中所面臨的主要問題，其原因主要體現(xiàn)在需求單位根據(jù)歷史的工程、服務等計算的預算金額，一旦與實際招標情況出現(xiàn)偏差，便會導致預算超支。尤其是很多物資本身還具有時效性與不兼容性，在這個工程中所購買的物資往往很難在后續(xù)工程中持續(xù)使用，進而導致了大量的物資浪費，增加了企業(yè)的庫存和成本，降低了企業(yè)的經(jīng)濟效益。

1.4 技術支持問題

企業(yè)采辦管理是一項比較復雜的工作，往往會涉及多個環(huán)節(jié)。其中，一旦任意一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響整個采辦過程，或是導致預期不符或是導致成本加大等。例如一些企業(yè)在采辦管理中，文件的編制過于粗糙，對標的物描述不精準、需求不明確等，都會在一定程度上影響采辦工作的可操作性，或者導致公開招標的流標，降低了招標成功率。

2 企業(yè)運營中采辦管理的意義與重要性

2.1 有利于促進企業(yè)的長遠發(fā)展

采辦管理是企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展戰(zhàn)略目標中的重要一環(huán)。通常情況下，認為企業(yè)采辦管理所面對的群體是整個社會。對此，采辦消息所對應的也是符合相關資質(zhì)的供應商以及通過審核的供應商。它具有更大的公開性與廣泛性，并且也具備更大的市場潛力。企業(yè)通過有效的控制，能夠進一步降低企業(yè)的運營成本，并防止隱形交易。針對一些不合理的采辦情況，還要構建公開透明的制度，推動企業(yè)向現(xiàn)代化管理的方向轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)良性發(fā)展。

2.2 有利于降低企業(yè)的生產(chǎn)成本

企業(yè)生產(chǎn)始終離不開采辦的支持，也只有確保了采辦管理的有效性，才能夠進一步對企業(yè)生產(chǎn)的成本進行把控，減少不必要的開支，提高經(jīng)濟效益。同時，采辦管理也能夠使采辦的物資與服務更加接近現(xiàn)實，使企業(yè)發(fā)展中的經(jīng)濟效益更加穩(wěn)定和持續(xù)。

2.3 有利于規(guī)避企業(yè)市場風險，提高企業(yè)運營安全性

在企業(yè)采辦管理的過程中，供應商始終是最為關鍵的一個環(huán)節(jié)。企業(yè)通過采辦管理制度的落實，也能夠在面對諸多供應商時進行擇優(yōu)選擇，為企業(yè)所需的物資與服務提供更多優(yōu)質(zhì)渠道。同時，在多渠道的導向下，也更有利于企業(yè)面對市場多變的行情，提高企業(yè)的市場意識，有效規(guī)避市場風險，提高企業(yè)運營的安全性。

2.4 采辦管理有利于提高企業(yè)核心競爭力

以采辦管理為核心，內(nèi)部：部署物資采購供應鏈一體化管理戰(zhàn)略，以物資采購供應鏈數(shù)字化為目標，借助當前成熟的數(shù)字化技術，實現(xiàn)供應鏈各個環(huán)節(jié)之間的可見性，打通從客戶端到供應端的資金流、信息流、產(chǎn)品流，加強供應鏈跨職能部門之間的高效協(xié)同，充分整合優(yōu)化資源，建立供應鏈一體化生態(tài)圈，通過完善和重塑供應鏈管理制度體系，加強頂層設計，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一建設，建立與企業(yè)相匹配的具有企業(yè)特色的數(shù)字供應鏈一體化的采辦管理;外部：進一步連接與共享內(nèi)外部價值鏈，使企業(yè)最大限度地享受規(guī)模經(jīng)濟產(chǎn)生的競爭優(yōu)勢，以合法合規(guī)為基準，以提高物資采購的質(zhì)量為目標直接降低企業(yè)的運營成本，成為企業(yè)發(fā)展時期的核心競爭力。

3 優(yōu)化與完善企業(yè)運營中采辦管理的具體措施

3.1 關注人才培養(yǎng)，進一步提高企業(yè)采辦人員的專業(yè)素質(zhì)

21世紀是人才的世紀，任何行業(yè)的發(fā)展都離不開人才的投入。尤其是在市場經(jīng)濟的導向下，人才的投入與培養(yǎng)已然成為企業(yè)間比拼的核心競爭力。采辦管理作為企業(yè)運營的重要組成部分，更要做好采辦人員的素質(zhì)提升工作，通過采辦人員的素質(zhì)提升來改進采辦效率。首先，企業(yè)要秉承利益最大化的原則，對采辦方式、供應商以及采辦對象進行合理選擇，并明確采辦人員的工作任務。其次，企業(yè)要不斷加強采辦人員的定期培訓，包括專業(yè)知識、成本意識、市場意識等。通過人員素質(zhì)的完善，進一步落實好企業(yè)采辦管理制度。最后，企業(yè)還要加強對采購人員的職業(yè)道德培訓?？紤]到企業(yè)經(jīng)營采辦是一項比較敏感的工作，采辦人員的道德水準往往也會對采辦的質(zhì)量產(chǎn)生關鍵性影響。對此，企業(yè)既要從道德層面對人員進行約束，也要從制度層面對人員進行約束。企業(yè)要對采辦工作實施全程監(jiān)督，確保采辦工作的合理開展、避免隱形交易的出現(xiàn)，進一步維護企業(yè)利益。

3.2 制定科學、合理的采辦管理制度，推動采辦管理正規(guī)化發(fā)展

制度的健全從來都是不容小視的問題，采辦管理的有效開展也要建立在企業(yè)規(guī)章制度健全的基礎上，要結合機構的相互制衡以及相互支持原則，構建完善的采辦監(jiān)督管理機制。首先，在企業(yè)內(nèi)部，要對采辦工作進行進一步的細分，建立監(jiān)管、執(zhí)行以及立項的工作形式。其次，申請單位要制訂詳細的采辦計劃申請，由采辦部門的負責人員落實具體工作內(nèi)容，并引導各個職能部門對采辦的計劃與執(zhí)行進行全程監(jiān)督。同時，有效劃分生產(chǎn)、采辦以及監(jiān)督，使其形成相互制衡的關系，最大限度地避免錯誤工作的產(chǎn)生。最后，企業(yè)還要強化部門之間的溝通，減少工作理解的誤差，對采辦管理進行動態(tài)分析，并提出合理的采辦管理建議。

3.3 完善供應商管理工作，對供應商實施動態(tài)監(jiān)管

供應商是企業(yè)采辦管理中的關鍵環(huán)節(jié)，對此企業(yè)也要做好供應商的把控。要定期針對供應商的服務、質(zhì)量以及售后開展考核，通過多渠道、多元化的方式分析供應商的信譽以及執(zhí)行情況。并同時考察供應商在技術與質(zhì)量上的更新情況，定期收集信息、整理信息，為企業(yè)管理工作提供科學指導。企業(yè)加強供應商管理，不但能夠確保企業(yè)采辦的質(zhì)量，也能夠保證企業(yè)所需物資的滿足，保障企業(yè)的穩(wěn)定運營。

3.4 建立數(shù)字化供應鏈一體化采辦管理，提高核心競爭力

數(shù)字化的供應鏈一體化采辦管理是企業(yè)的核心競爭力，是幫助企業(yè)避免或脫離增長陷阱（高增長高成本）的戰(zhàn)略能力，特別是采購管理行為涉及企業(yè)50%～90%的支出，而且70%甚至80%以上的成本由采購的專業(yè)能力決定。戰(zhàn)略層面：明確全面向數(shù)字供應鏈一體化采辦管理轉(zhuǎn)型，橫向向供應鏈需求端和供應端延展，縱向向?qū)I(yè)化方向發(fā)展，完善采辦在供應鏈上的職責職能，實現(xiàn)跨職能、跨部門的一體化協(xié)同;管理層面：明確以品類管理為核心的一體化采辦運作機制，關注高價值鏈條，實現(xiàn)整個供應鏈上的總成本最低管理;業(yè)務層面：從品類戰(zhàn)略尋源管理、需求管理、供應商管理、采購合同執(zhí)行管理、倉儲物流管理等業(yè)務模式方面推動供應鏈一體化采辦管理。

4 結語

綜上所述，在優(yōu)化與完善企業(yè)運營采辦管理的過程中，企業(yè)可通過關注人才培養(yǎng)，進一步提高企業(yè)采辦人員的專業(yè)素質(zhì)，制定科學、合理的采辦管理制度，推動采辦管理正規(guī)化發(fā)展以及完善供應商管理工作，對供應商實施動態(tài)監(jiān)管等一系列方法來達到目的。意在從多個角度出發(fā)，針對目前企業(yè)運營中采辦管理的實際情況，分析問題成因，找尋解決方法，制定更為科學、合理的方案策略，從而不斷提高企業(yè)采辦管理的效率和質(zhì)量。為企業(yè)發(fā)展進一步減少成本投入，規(guī)避市場風險，實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的良性循環(huán)與可持續(xù)性。

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[作者簡介]廉鵬忠（1979—），男，漢族，大學本科，海洋石油工程股份有限公司，中級經(jīng)濟師，研究方向：工程和經(jīng)濟管理類。