電子檔案管理的現(xiàn)實意義及創(chuàng)新舉措探討

李雅娟

摘要：新形勢下，數(shù)字信息技術(shù)對檔案事業(yè)的變革和影響不言而喻，檔案管理單位面臨著新的挑戰(zhàn)和要求。文章闡述了電子檔案管理的現(xiàn)實意義，指出常見問題，旨在能夠進一步幫助相關(guān)檔案管理單位創(chuàng)新檔案管理的模式、內(nèi)容和流程，推動檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新;電子檔案;現(xiàn)實意義;管理;技術(shù)

1、電子檔案管理的現(xiàn)實意義

1.1、有利于檔案資源開發(fā)與利用

信息化社會，各式各樣的信息資源呈現(xiàn)出幾何式的增長態(tài)勢，檔案管理單位管理檔案資源的難度隨之增加[1]。一方面，實現(xiàn)電子檔案管理，可以更好地對電子檔案進行立卷歸檔、傳輸、查閱、檢索以及利用，滿足不同信息需求主體個性化的需求，提升檔案管理實效。另一方面，實現(xiàn)電子檔案管理，能夠進一步借助數(shù)字信息技術(shù)的優(yōu)勢管理檔案資源，解決實現(xiàn)中檔案管理人員數(shù)量不足等問題，精簡檔案管理流程，提升管理效率。

1.2、有利于更好地實現(xiàn)無紙化辦公

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式中，檔案管理人員對檔案管理環(huán)境的依賴度較高。典型表現(xiàn)在紙質(zhì)檔案容易遭受物理、化學(xué)變化，保存難度大，保存周期短，需要檔案管理人員及時注意檔案管理環(huán)境，與此相比，電子檔案管理模式具有信息化、科技化、智能化的特點，能夠打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的局限，減少檔案管理成本，實現(xiàn)無紙化辦公[2]。

2、電子檔案管理中常見的問題

2.1、數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用度不高

實踐中，部分單位尚未充分將大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)、云共享技術(shù)、可信時間戳、電子簽名、數(shù)字摘要、智能算法、人工智能技術(shù)、新型檢索技術(shù)、新媒體技術(shù)應(yīng)用到電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)，無法滿足檔案數(shù)據(jù)開發(fā)、檔案共享、檔案信息挖掘的需求[3]。

2.2、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)緩慢

部分單位尚未認(rèn)識到電子檔案的價值與功能，沒有充分購置并更新相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏可供使用的工具，影響了電子檔案開發(fā)利用進程。典型表現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)與其他辦公系統(tǒng)之間相互獨立，系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)、信息不同步，增加了歸檔工作的繁瑣度[4]。同時，電子檔案管理系統(tǒng)與許多軟件不兼容，導(dǎo)致軟件所處理的電子文件無法有效錄入到電子檔案管理系統(tǒng)終端。

2.3、陷入“重開發(fā)、輕安全”的誤區(qū)

部分單位對于電子檔案安全管理工作沒有足夠重視，導(dǎo)致電子檔案在管理、開發(fā)與利用過程中產(chǎn)生安全隱患。一是技術(shù)利用滯后。一方面，部分單位未及時通過新型的安全技術(shù)對電子檔案資源內(nèi)進行加密處理，導(dǎo)致檔案資源被竊取、被篡改的風(fēng)險增加[5]。另一方面，部分單位沒有充分做好電子檔案資源備份工作，抗風(fēng)險能力不足。二是電子檔案安全網(wǎng)絡(luò)存在漏洞，內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)交叉使用，導(dǎo)致病毒傳輸、擴大的風(fēng)險增加。三是電子檔案安全管理制度不完善，難以有效指導(dǎo)檔案管理人員開展安全管理工作。

3、電子檔案管理的創(chuàng)新舉措

3.1、創(chuàng)新發(fā)展，綜合應(yīng)用多種數(shù)字信息技術(shù)

單位要堅持因地制宜、因時制宜的基本原則，不斷引進并綜合應(yīng)用多種數(shù)字信息技術(shù)，一是要深化對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對同一類型、同一專題的電子文件進行檢索。二是要深化對云計算、云共享技術(shù)的應(yīng)用，加快與上下級部門、橫向單位的溝通與交流，打造系統(tǒng)化的檔案管理系統(tǒng)。三是要綜合利用可信時間戳、電子簽名、數(shù)字摘要等技術(shù)手段對電子檔案進行加工，確保電子檔案在現(xiàn)實生活中的應(yīng)用。四是要探索對智能算法技術(shù)、人工智能技術(shù)的應(yīng)用，打造自動化管理平臺，減少人工處理流程，實現(xiàn)電子檔案智能化管理的目標(biāo)。五是要優(yōu)化進一步優(yōu)化檢索功能，搭建更為實用便捷的檢索平臺，建立科學(xué)的檢索模型，加快電子檔案的開發(fā)利用進程。六是要充分應(yīng)用新媒體技術(shù)，進一步將電子檔案服務(wù)工作延伸至微信公眾號、APP、互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站等終端，營造優(yōu)良的檔案管理環(huán)境。

3.2、夯實基礎(chǔ)，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作

實踐證明，電子檔案作為一種以數(shù)據(jù)化、數(shù)字化為主要形式的檔案資源，其管理、開發(fā)與利用離不開優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)設(shè)施。首先，要打通檔案管理系統(tǒng)與其他辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)壁壘，真正做到縱向跨層級、橫向跨部門，避免資源二次處理、二次調(diào)取。其次，要確保檔案管理系統(tǒng)能夠與其他軟件兼容。最后，做好檔案需求調(diào)研工作，充分了解檔案使用主體的日常需求，聽取檔案管理人員建議，及時與軟件供應(yīng)商聯(lián)系，不斷優(yōu)化檔案資源檢索功能、檔案資源合并功能，真正打造新型檔案管理模式，推動檔案管理工作邁上新臺階。

3.3、安全高效，充分保障電子檔案價值

信息化環(huán)境下，只有優(yōu)化檔案安全管理工作，確保檔案資源的真實性、完整性、原始性，避免檔案失真，能夠更好地發(fā)揮檔案資源價值。為此，一是要創(chuàng)新應(yīng)用數(shù)字水印技術(shù)、云加密技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)對電子檔案管理系統(tǒng)以及電子檔案本身進行加密處理，進一步防止勒索病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件等非法程序以及非法病毒的威脅。二是要完善電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)格實行內(nèi)外網(wǎng)隔離機制，配備相應(yīng)的保密U盤，減少電子檔案復(fù)制、傳輸中被竊取、被篡改的風(fēng)險。三是要充分應(yīng)用數(shù)字云對電子檔案進行備份處理，確保能夠留存?zhèn)溆脵n案資源，增強單位的抗風(fēng)險能力。四是要完善電子檔案安全管理制度，為落實安全管理工作提供強有力的條件。此外，單位還需要對檔案管理人員進行綜合培訓(xùn)，強化其安全管理意識以及技術(shù)應(yīng)用能力，避免安全管理工作流于形式。

4、結(jié)束語

隨著學(xué)界以及實務(wù)部門對電子檔案研究不斷深入，各檔案管理單位都加快了檔案改革創(chuàng)新的步伐，逐步將數(shù)字信息技術(shù)融入到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，取得了良好的效果。然而，電子檔案管理工作是一項長期性、系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，涉及內(nèi)容眾多，需要檔案管理單位繼續(xù)加以支持，才能真正取得良好效果?？偠灾?，只有進一步把握時代機遇，抓住數(shù)字信息技術(shù)大發(fā)展、快變革的契機，著眼于電子檔案建設(shè)的重點，樹立新思維，才能真正助推電子檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級。

參考文獻

[1]蔡學(xué)美.電子檔案要素合規(guī)分析[J].檔案學(xué)研究，2020（05）：122-125.

[2]李霞.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2020（10）：10-11.

[3]趙杰.檔案系統(tǒng)集成實踐[J].辦公自動化，2020，25（20）：51-53.

[4]龐延麗.檔案的收集整理鑒定與數(shù)字化[J].蘭臺內(nèi)外，2020（27）：19-20.

[5]周祺，張照余.我國電子文件格式相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)評述[J].山西檔案：1-5

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