智慧檔案全生命周期中大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用分析

【摘要】 ? ?隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)也是日新月異。各項(xiàng)現(xiàn)代科技也被運(yùn)用到傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，使檔案管理和服務(wù)越來(lái)越現(xiàn)代化。本文主要討論了智慧檔案全生命周期中大數(shù)據(jù)技術(shù)在的運(yùn)用，并根據(jù)大數(shù)據(jù)在智慧檔案全生命周期中的運(yùn)用實(shí)際，從不同角度提出了運(yùn)行架構(gòu)大數(shù)據(jù)技術(shù)智慧檔案館的方法策略。

【關(guān)鍵詞】 ? ?大數(shù)據(jù)技術(shù) ? ?生命周期理論 ? ?智慧檔案館 ? ?架構(gòu)與策略

引言：

隨著時(shí)代的發(fā)展，隨著人民生活水平的不斷高，對(duì)檔案信息的服務(wù)要求也越來(lái)越高?？茖W(xué)技術(shù)的日新月異的變化提升，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用推廣，為檔案信息現(xiàn)代化改革提供了方向。許多這方面的專(zhuān)家學(xué)者順應(yīng)時(shí)代要求，紛紛開(kāi)展了“大數(shù)據(jù) + 智慧檔案館”的理論和實(shí)踐研究。

通多大量的研究，我們可以認(rèn)為能被成為智慧檔案館，就應(yīng)該具有“檔案館信息化全面化、館藏資源管理精細(xì)化、檔案業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)感知化和檔案信息服務(wù)知識(shí)化”四個(gè)特征。而大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的深入和廣泛運(yùn)用，使得檔案業(yè)務(wù)感知化覆蓋到了整個(gè)智慧檔案全生命周期。融合了大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理，深刻影響著現(xiàn)代檔案管理的所有環(huán)節(jié)，是今后檔案管理改革的方向所知，使檔案管理走向現(xiàn)代化，走向信息化，使之達(dá)到最高的工作效率，達(dá)到最優(yōu)的服務(wù)效果。

一、大數(shù)據(jù)在智慧檔案全生命周期中的應(yīng)用過(guò)程

智慧檔案館的出現(xiàn)與完善，與現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展有有著密不可分的關(guān)系。特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)，已然成為了支撐智慧檔案館發(fā)展的的首要技術(shù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用使得智慧檔案的“收、管、服、用”愈加的規(guī)范化、科學(xué)化、智能化。大數(shù)據(jù)技術(shù)數(shù)據(jù)不僅計(jì)算模式豐富，而且具有儲(chǔ)容量大、類(lèi)型多、速度快等諸多優(yōu)點(diǎn)。特別是在這諸多優(yōu)點(diǎn)之上，還擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析和挖掘功能。這些優(yōu)點(diǎn)與智慧檔案館要對(duì)對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對(duì)海量知識(shí)進(jìn)行挖掘的實(shí)際需求十分契合。

1.1大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案收集

大數(shù)據(jù)技術(shù)具有強(qiáng)大的信息數(shù)據(jù)收集功能，極大地提高了檔案收集的工作效率。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案收集，可以實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)收集，這是檔案收集最理想的一種方式。與此同時(shí)，大叔級(jí)技術(shù)還拓寬了檔案的收集范圍。利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行收集的信息量是呈幾何倍數(shù)的增長(zhǎng)，并不是簡(jiǎn)單的加法。

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不僅能收集海量的數(shù)據(jù)資源，同時(shí)還能對(duì)這海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。建立電子檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)資源的智能化處理。智慧檔案館的電子檔案大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，是文檔一體化的。其中重點(diǎn)要發(fā)展 RFID 技術(shù)，它能夠?qū)崿F(xiàn)海量檔案的收集記錄、分類(lèi)整理、編目存儲(chǔ)、區(qū)位存儲(chǔ)。而且，在把文件轉(zhuǎn)化成為檔案之后，可以對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)、分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，還能記錄檔案的使用頻率。在沒(méi)有將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理之前，要對(duì)海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，無(wú)異于大海撈針，工作效率相較于大數(shù)據(jù)時(shí)代極其低下。但是有了大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案的收集和篩選由大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)分析功能來(lái)掌控，比單純地進(jìn)行人工篩選要精準(zhǔn)得多，便捷得多。

1.2大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案保管工作

智慧檔案館的云平臺(tái)，就相當(dāng)于傳統(tǒng)檔案管理中的檔案保管工作。智慧檔案館的云平臺(tái)具有巨大的存儲(chǔ)空間，而且云平臺(tái)的儲(chǔ)存空間是虛擬的，不像傳統(tǒng)的檔案保管需要巨大的實(shí)體空間。大數(shù)據(jù)平臺(tái)不僅僅能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，同時(shí)，還能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘等，這些“看不到的工作環(huán)節(jié)”大大提升了智慧檔案管理的效率。

我們面對(duì)海量的數(shù)據(jù)，往往會(huì)覺(jué)得無(wú)從下手，這就需要我們對(duì)這海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分類(lèi)。如果是傳統(tǒng)的檔案管理，這整理分類(lèi)的工作將是一個(gè)耗費(fèi)人力物力的巨大工程。查詢(xún)時(shí)也十分的不方便，效率十分低下，可能還會(huì)出現(xiàn)著查全率、查準(zhǔn)率低等的“信息干擾”。但是大數(shù)據(jù)平臺(tái)剛好解決了以上所有的難題，它能在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析整理，大大節(jié)省了人力，提升了檔案服務(wù)的效率，為人們帶來(lái)了更好的服務(wù)體驗(yàn)。

1.3大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案服務(wù)和利用工作

檔案的收集、保管和整理，都是為了其后的服務(wù)與利用。所以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行服務(wù)與利用工作，是建設(shè)智慧檔案館的壓軸大戲。隨著科學(xué)技術(shù)的爆炸式進(jìn)步，我們也進(jìn)入了一個(gè)數(shù)據(jù)大爆炸的時(shí)代。在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資源越來(lái)越多樣，檔案服務(wù)的對(duì)象的類(lèi)型和層次也越來(lái)越多樣化多樣化。因此，傳統(tǒng)檔案館層次較低的“族群式”分眾服務(wù)，就不再適應(yīng)檔案服務(wù)對(duì)象的多樣化現(xiàn)實(shí)。智慧檔案服務(wù)，需要我們從用戶(hù)需求出發(fā)，對(duì)用戶(hù)類(lèi)型和層次進(jìn)行細(xì)分，對(duì)不同類(lèi)型和層次的用戶(hù)進(jìn)行需求分析，滿(mǎn)足多元化用戶(hù)的檔案服務(wù)需求，進(jìn)而推廣分眾利用服務(wù)。

利用智慧檔案館的感知功能，可以把所有的虛擬檔案信息與檔案的實(shí)體利用者兩者聯(lián)系起來(lái)。智慧檔案館的感知功能，能夠自動(dòng)感知利用者的個(gè)人信息和他的需要的信息。然后再把館藏的檔案信息和利用者的需要的信息密切地聯(lián)系起來(lái)，從而全面、準(zhǔn)確地滿(mǎn)足利用者對(duì)檔案信息的個(gè)性化需求。在這個(gè)過(guò)程中，利用者與檔案館藏的海量信息實(shí)現(xiàn)信息交互，是兩者之間的有機(jī)的溝通。

通過(guò)這種形式的溝通，體現(xiàn)出智慧檔案館有利于利用者服務(wù)的兩個(gè)特點(diǎn) ：一是兩者的溝通是屬于主動(dòng)服務(wù)的特點(diǎn)。智慧檔案館的感知功能，可以感知并分析利用者的個(gè)人信息和他的信息需求。這樣就能智能化地想他推送其可能需要的檔案信息。比起利用者親自到檔案館去查詢(xún)，智慧檔案館的主動(dòng)感知和推送，就從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)換成了主動(dòng)服務(wù)。二是兩者的溝通實(shí)現(xiàn)了針對(duì)性服務(wù)的特點(diǎn)。智慧檔案館采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)化的分類(lèi)處理，就能有針對(duì)性地滿(mǎn)足越來(lái)越精細(xì)的用戶(hù)需求，進(jìn)而能更好地提升用戶(hù)的服務(wù)體驗(yàn)。智慧檔案館能夠按照用戶(hù)的屬性，能從所在地區(qū)、語(yǔ)言偏好、個(gè)人信息、來(lái)源渠道、訪(fǎng)問(wèn)頻率等多個(gè)維度對(duì)用戶(hù)進(jìn)行細(xì)細(xì)劃分，從而更全面更深入地感知并滿(mǎn)足用戶(hù)的個(gè)性化需求，針對(duì)不同的用戶(hù)提供更精準(zhǔn)的服務(wù)。

綜上所述，大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合其他科學(xué)信息技術(shù)，不但能在檔案信息收集的工作中大展身手，同時(shí)大數(shù)據(jù)云平臺(tái)的虛擬保管顯現(xiàn)出巨大的儲(chǔ)存優(yōu)勢(shì)，更讓人贊嘆的是，大數(shù)據(jù)技術(shù)讓檔案服務(wù)人員能及時(shí)了解用戶(hù)的個(gè)性化需求，以數(shù)據(jù)分析人心，用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)大眾，是智慧檔案館主動(dòng)提供各類(lèi)檔案信息服務(wù)的主要方式，智慧檔案館的推進(jìn)，一定會(huì)成為智慧城市在信息服務(wù)中的標(biāo)桿。

二、基于大數(shù)據(jù)技術(shù)智慧檔案館運(yùn)行架構(gòu)的解決策略

2.1完善制度建設(shè)

完善的制度建設(shè)，是智慧檔案館得以發(fā)展的制度保障。科學(xué)合理的政策法規(guī)規(guī)范是維持智慧檔案館推進(jìn)完善的重要手段。根據(jù)管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)等三個(gè)方面，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，管理型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包含了檔案館工作人員、用戶(hù)及設(shè)備管理規(guī)范，信息利用管理規(guī)定，計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)字檔案信息資源合法性確認(rèn)等。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包含了相關(guān)術(shù)語(yǔ)的標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)的電子文件和電子檔案管理的規(guī)范。

技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包含了數(shù)字檔案館軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式規(guī)范、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)加密算法規(guī)范、數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存格式規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸規(guī)范和數(shù)字水印標(biāo)準(zhǔn)等。

這些標(biāo)準(zhǔn)涉及到智慧檔案館管理的方方面面，建立了全面的、科學(xué)的制度標(biāo)準(zhǔn)，才能夠保證智慧檔案館的工作能夠有序高效地進(jìn)行，才能更好地做好檔案信息的優(yōu)化服務(wù)。

2.2加強(qiáng)安全分級(jí)管理

信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息安全是人們?cè)絹?lái)越重視的問(wèn)題。檔案管理的信息安全，智慧檔案管理的安全問(wèn)題自然也是需要加強(qiáng)的重中之重。關(guān)于安全問(wèn)題，我們可以從以下兩個(gè)方面來(lái)解決：一是通過(guò)細(xì)化管理，強(qiáng)化技術(shù)來(lái)保證智慧檔案館的安全。時(shí)刻重視網(wǎng)絡(luò)信息安全，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)和信息的安全管理，對(duì)檔案進(jìn)行備份，設(shè)置檔案受災(zāi)的恢復(fù)服務(wù)機(jī)制，保證檔案的真實(shí)性、完整性、安全性。

具體的措施首先是，對(duì)在云平臺(tái)上進(jìn)行公開(kāi)的檔案做好嚴(yán)格把控，保證涉密的檔案不會(huì)流傳到公共平臺(tái)。再次，要加強(qiáng)對(duì)涉密計(jì)算機(jī)、涉密信息系統(tǒng)和涉密載體的安全保密管理。根據(jù)國(guó)家相關(guān)的要求，對(duì)涉密的信息進(jìn)行系統(tǒng)的分級(jí)保護(hù)，對(duì)檔案在傳輸過(guò)程中流失泄露的情況要嚴(yán)防死守。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)管理，把核心數(shù)據(jù)庫(kù)和涉密檔案，儲(chǔ)存在與外界隔離的核心平臺(tái)。而那些非核心檔案與公開(kāi)信息，就可以利用公共云平臺(tái)來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)共享。

二是可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧監(jiān)控功能建設(shè)，來(lái)強(qiáng)化檔案信息安全的管理。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)海量的檔案做電子化的識(shí)別，可以實(shí)現(xiàn)全面的動(dòng)態(tài)的監(jiān)控，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)感知技術(shù)可以時(shí)事監(jiān)控檔案的非正常移動(dòng)，確保檔案的安全。

2.3構(gòu)建高水平的工作團(tuán)隊(duì)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，智慧檔案的管理不僅僅要依賴(lài)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，也要求工作人員具有較高的信息技術(shù)素養(yǎng)。不管是計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等高科技硬件與軟件的使用和維護(hù)，還是網(wǎng)絡(luò)信息云平臺(tái)的開(kāi)發(fā)和使用，都需要有具有高素養(yǎng)專(zhuān)業(yè)技能的人員來(lái)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的操作和維護(hù)。所以，這就需要相關(guān)工作人員具有較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，專(zhuān)職專(zhuān)責(zé)，不斷學(xué)習(xí)更新技能和觀念，全面掌握智慧檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)涵、功能、實(shí)施方法和使用要求，更好地做好檔案信息化管理的工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

智慧檔案館的建設(shè)將是我們未來(lái)智慧城市建設(shè)的重要一環(huán)，也是我們將來(lái)智慧生活重要組成部分。本文闡述了智慧檔案館建設(shè)對(duì)檔案信息服務(wù)現(xiàn)代化智能化的重要作用，也從檔案收集、檔案保管、檔案服務(wù)和利用等三個(gè)方面闡述了大數(shù)據(jù)技術(shù)在智慧檔案全生命周期中的應(yīng)用過(guò)程， ?最后又從完善制度建設(shè)、加強(qiáng)安全分級(jí)管理、構(gòu)建高水平的工作團(tuán)隊(duì)等三個(gè)方面，提出了基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館運(yùn)行架構(gòu)的解決策略。以便人們對(duì)智慧圖書(shū)館有所了解，利于智慧檔案館的普及和推行。同時(shí)為相關(guān)的檔案工作人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行智慧檔案館的建設(shè)和推廣提供有益的參考。不過(guò)，時(shí)代和信息技術(shù)還在進(jìn)步，這對(duì)未來(lái)的智慧檔案信息管理來(lái)說(shuō)既是巨大的機(jī)遇，又是巨大的挑戰(zhàn)，還需要我們?cè)诖髷?shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行更進(jìn)一步的探索。

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商圣坤（1975——），男，漢族，山東巨野人，大學(xué)本科，現(xiàn)有職稱(chēng)：館員，研究方向：檔案管理