物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐

楊帆

摘? 要 檔案管理是高校信息資源管理的核心內(nèi)容，直接影響著高校決策制定的科學(xué)性。為優(yōu)化高校檔案管理模式，確保高校整體決策的可靠性，結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)概念，對(duì)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理領(lǐng)域的實(shí)踐優(yōu)勢(shì)展開(kāi)分析，同時(shí)簡(jiǎn)單闡述高校檔案管理中應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的具體實(shí)踐。通過(guò)研究可知，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案信息傳遞與共享，創(chuàng)新高校檔案管理方法，將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)滲透在高校檔案管理的全流程內(nèi)，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化、一體化管理。

關(guān)鍵詞 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；高校檔案管理；數(shù)字檔案管理

中圖分類號(hào)：G647? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1671-489X（2021）13-0019-03

0? 引言

近年來(lái)，教育資源、教育教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的豐富使得高校檔案信息量明顯增多，高校檔案管理難度加大，嚴(yán)重影響了高校檔案資料的開(kāi)發(fā)利用。作為互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的新興技術(shù)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用可完善高校檔案管理體系，建設(shè)高校檔案管理信息聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)，提升高校檔案管理水平。

1? 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)概述

物聯(lián)網(wǎng)屬于新興互聯(lián)技術(shù)，是基于互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)而產(chǎn)生的技術(shù)類型。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基本原理是利用信息傳感裝置、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，與相關(guān)網(wǎng)絡(luò)、物體相連接，使連接方借助物聯(lián)網(wǎng)傳播、交換信息。物聯(lián)網(wǎng)具有信息及數(shù)據(jù)資源智能識(shí)別、跟蹤、來(lái)源定位、數(shù)據(jù)監(jiān)管等功能，能夠高效共享、傳遞信息。廣泛性、時(shí)效性、智能性、自動(dòng)性、包容性、創(chuàng)新性是物聯(lián)網(wǎng)的主要特征[1]。其中，廣泛性是指物聯(lián)網(wǎng)可應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域；時(shí)效性是指技術(shù)本身感知、信息傳遞功能較強(qiáng)；智能性與自動(dòng)性是指物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在實(shí)踐中可智能化、自動(dòng)化分析各類信息、處理事務(wù)；包容性、創(chuàng)新性表示物聯(lián)網(wǎng)可實(shí)現(xiàn)各種技術(shù)的融合，比如射頻識(shí)別（RFID）、電子信號(hào)處理、智能控制等技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議的融合，有利于拓展信息資源的利用空間，提升信息管理、處理分析效率。

2? 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

2.1? 實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理

在高校檔案管理中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可與RFID技術(shù)協(xié)同運(yùn)用，智能讀取高校教育教學(xué)檔案，采集檔案信息，檢索檔案系統(tǒng)內(nèi)檔案資料主題，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理。一方面，整合高校檔案信息資源時(shí)，受電子標(biāo)簽、檔案信息量影響，高校檔案資源管理難度大，需要管理的檔案數(shù)據(jù)多。所以在檔案管理過(guò)程中，高?？苫谖锫?lián)網(wǎng)技術(shù)建立電子檔案，并在RFID技術(shù)支撐下使物聯(lián)網(wǎng)傳感設(shè)備與檔案電子標(biāo)簽相連接，隨后通過(guò)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)完成檔案管理工作。另一方面，智能性是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的主要特點(diǎn)，該技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中可借助傳感器，自動(dòng)、智能清點(diǎn)檔案資料，匯總數(shù)字化高校檔案信息，使檔案管理人員快速分析完整檔案資料存儲(chǔ)情況，高效分類存儲(chǔ)、提取檔案信息資源，提升檔案管理整體效率[2]。

2.2? 實(shí)現(xiàn)高校檔案一體化管理

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在應(yīng)用中可憑借自身包容性特點(diǎn)，建立物與物、人與物的通信通道，同時(shí)在高校檔案資料產(chǎn)生后全程管理檔案文件，隨后在檔案室、檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接中，實(shí)現(xiàn)高校檔案的一體化管理。而高校檔案一體化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，可簡(jiǎn)化檔案采集、處理分析、移交等流程，節(jié)約檔案管理各環(huán)節(jié)的投入資金。比如在高校檔案管理期間，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可在協(xié)同應(yīng)用WSN組網(wǎng)、RFID等技術(shù)后，自動(dòng)感知檔案存儲(chǔ)環(huán)境，智能調(diào)控檔案分類功能，并具有跟蹤、定位實(shí)物及電子檔案的功能，使檔案管理機(jī)制在內(nèi)部通信中形成可統(tǒng)一、綜合管理的功能結(jié)構(gòu)[3]。

3? 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐

3.1? 在實(shí)體檔案管理中的應(yīng)用

應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理高校實(shí)體檔案時(shí)，可通過(guò)以下方式對(duì)檔案實(shí)體資料進(jìn)行管理。

首先，打造虛擬化、立體化的三維庫(kù)房，將帶有射頻信號(hào)的電子標(biāo)簽粘貼在實(shí)體檔案柜上，并在標(biāo)簽內(nèi)輸入該檔案柜的位置信息。通過(guò)檔案位置信息、電子標(biāo)簽信息的統(tǒng)一，管理者可以利用三維檔案庫(kù)房圖像顯示檔案位置，精準(zhǔn)定位實(shí)體檔案，從而提升實(shí)體檔案資源管理、查閱的便捷性。

其次，將讀寫(xiě)器安裝于實(shí)體檔案庫(kù)房通道內(nèi)，自動(dòng)識(shí)別庫(kù)房?jī)?nèi)實(shí)體檔案標(biāo)簽，在線記錄實(shí)體檔案信息，規(guī)范檔案借閱、存儲(chǔ)流程。同時(shí)通過(guò)讀寫(xiě)器監(jiān)控捕捉實(shí)體檔案信息，維護(hù)實(shí)體檔案安全[4]。

最后，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可通過(guò)讀寫(xiě)器、檔案柜、電子標(biāo)簽等管理設(shè)備的連接，協(xié)助檔案人員統(tǒng)計(jì)盤(pán)點(diǎn)檔案信息資源，識(shí)別檔案錯(cuò)位、缺失等問(wèn)題，生成月度、年度盤(pán)點(diǎn)單據(jù)，清楚顯示實(shí)體檔案存儲(chǔ)狀態(tài)。除此之外，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)、實(shí)體檔案的通信，使實(shí)體檔案與高校檔案信息管理系統(tǒng)無(wú)縫連接，便于管理人員精確索取檔案館內(nèi)圖形化導(dǎo)航，智能管理實(shí)體檔案出入庫(kù)工作。

3.2? 在數(shù)字檔案管理中的應(yīng)用

高校數(shù)字檔案的管理需要通過(guò)信息化管理平臺(tái)統(tǒng)一存儲(chǔ)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中可聯(lián)合RFID技術(shù)，建立信息化檔案管理平臺(tái)。同時(shí)，按照檔案管理需求設(shè)計(jì)平臺(tái)應(yīng)用層、感知層、網(wǎng)絡(luò)層等功能模塊，確保數(shù)字檔案數(shù)據(jù)包、電子檔案信息資源傳輸?shù)募皶r(shí)性與可靠性。具體來(lái)說(shuō)，高校數(shù)字檔案管理中物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1）在短距離無(wú)線通信、智能傳感器等技術(shù)的支撐下，平臺(tái)感知層具有智能操作、自動(dòng)標(biāo)識(shí)且識(shí)別數(shù)字檔案的功能[5]。高校在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，可基于該功能高效傳遞檔案室內(nèi)數(shù)字檔案信息，構(gòu)建數(shù)字化檔案?jìng)鞲芯W(wǎng)絡(luò)，使管理者快速?gòu)拈喿x器、電子標(biāo)簽、手機(jī)終端中獲取數(shù)字檔案資料。

2）利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可建立檔案信息、系統(tǒng)核心管理層、信號(hào)接入端口的通信通道，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的在線共享、智能通信等管理目標(biāo)，使高校檔案室在使用過(guò)程中統(tǒng)一建立用戶、管理人員與數(shù)字檔案的應(yīng)用關(guān)系，突出信息化檔案管理平臺(tái)應(yīng)用層的設(shè)計(jì)價(jià)值，提升數(shù)字檔案資源利用率。

3）該平臺(tái)具有用戶管理、檔案查詢、文件轉(zhuǎn)換等功能，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件直接轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，生成數(shù)字化文件元信息，為數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)提供豐富的檔案資源。不僅如此，數(shù)字檔案導(dǎo)入管理平臺(tái)后，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠使數(shù)字檔案管理模塊具有自定義功能，管理人員可按照數(shù)字檔案管理需求，靈活進(jìn)行目錄整理、數(shù)字檔案增加等操作。

以某高校所建立的信息化檔案管理平臺(tái)為例，該高校在應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時(shí)，數(shù)字檔案管理平臺(tái)在數(shù)字檔案存儲(chǔ)、智能識(shí)別的基礎(chǔ)上，確立雙因子身份認(rèn)證模式，科學(xué)設(shè)置數(shù)字檔案管理權(quán)限，自動(dòng)區(qū)分用戶身份，從而為檔案管理員、平臺(tái)管理者、查閱人員提供個(gè)性化檔案權(quán)限[6]。其中，普通查閱人員在登錄數(shù)字檔案管理平臺(tái)后，僅有查閱、檢索檔案的權(quán)限，無(wú)法查看加密檔案；而檔案管理員、平臺(tái)管理者則具有管理數(shù)字檔案屬性、管理授權(quán)、查看用戶操作信息等權(quán)限。另外，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠使該平臺(tái)內(nèi)的數(shù)字檔案讀寫(xiě)器、數(shù)字檔案標(biāo)簽進(jìn)行鏈接，使平臺(tái)同時(shí)具有加密處理、導(dǎo)入、借還數(shù)字檔案的功能，為高校數(shù)字檔案管理提供更為全面的功能支持。

3.3? 在檔案庫(kù)房管理中的應(yīng)用

檔案庫(kù)房管理的關(guān)鍵在于確保內(nèi)環(huán)境的可靠性。高校在應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時(shí)，首先可通過(guò)庫(kù)房溫濕度的監(jiān)測(cè)，科學(xué)調(diào)控庫(kù)房?jī)?nèi)溫度、濕度，防止溫濕度指標(biāo)變化對(duì)實(shí)體檔案造成損害。例如：高校可將溫濕度傳感器分布設(shè)置在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫(kù)房?jī)?nèi)環(huán)境數(shù)據(jù)，并通過(guò)除濕器、空調(diào)系統(tǒng)的互聯(lián)，自動(dòng)根據(jù)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)調(diào)節(jié)庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度，使檔案庫(kù)房溫濕度符合實(shí)體檔案安全管理要求。

其次，利用消防設(shè)備、火警監(jiān)測(cè)裝置的互聯(lián)，防范檔案庫(kù)房安全風(fēng)險(xiǎn)。高校可在庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置監(jiān)測(cè)型傳感器、煙霧監(jiān)測(cè)儀、消防報(bào)警裝置，其在共同運(yùn)行時(shí)可快速發(fā)現(xiàn)、識(shí)別庫(kù)房?jī)?nèi)安全風(fēng)險(xiǎn)，聯(lián)動(dòng)門(mén)禁、火警、消防信號(hào)，提醒檔案庫(kù)房管理人員撤離，為后期滅火工作提供幫助，同時(shí)可將庫(kù)房安全風(fēng)險(xiǎn)損失控制在最小范圍內(nèi)[7]。

最后，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)同樣可實(shí)現(xiàn)庫(kù)房?jī)?nèi)光照強(qiáng)度、其他狀況的監(jiān)測(cè)，并根據(jù)檔案庫(kù)房管理規(guī)范，智能調(diào)整對(duì)應(yīng)的管理指標(biāo)。一方面，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)光照強(qiáng)度指標(biāo)過(guò)高時(shí)，庫(kù)房管理界面可產(chǎn)生警報(bào)，關(guān)閉門(mén)窗，采用合理防光方案，減少?gòu)?qiáng)光對(duì)檔案資料的破壞。另一方面，管理人員可通過(guò)氣體檢測(cè)傳感器與檔案庫(kù)房管理平臺(tái)、自動(dòng)凈化裝置的聯(lián)動(dòng)，使得檔案庫(kù)房?jī)?nèi)空氣質(zhì)量保持在一定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，及時(shí)處理酸性、腐蝕性氣體造成的安全問(wèn)題。

3.4? 在檔案館舍管理中的應(yīng)用

高校檔案館舍管理中物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用是在RFID技術(shù)的支持下，一體化管理館舍內(nèi)檔案資源、檔案基礎(chǔ)建筑物、檔案室內(nèi)設(shè)備資產(chǎn)，用更為系統(tǒng)的物聯(lián)網(wǎng)感知檔案管理內(nèi)部要素，及時(shí)處理平臺(tái)所感知的管理數(shù)據(jù)。通過(guò)增強(qiáng)檔案館舍的感知功能，提供更為便捷、高效的檔案服務(wù)。另外，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在管理檔案館舍時(shí)還可通過(guò)門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控報(bào)警裝置、實(shí)物追蹤等方式，確保檔案館舍管理的可靠性、安全性。

首先，高?？苫谖锫?lián)網(wǎng)技術(shù)，配備檔案館舍門(mén)禁卡，自動(dòng)識(shí)別、記錄館舍出入人員信息，生成館舍出入記錄臺(tái)賬，為檔案管理人員查詢、管理檔案提供依據(jù)。

其次，檔案館舍內(nèi)紅外探測(cè)裝置、檔案管理平臺(tái)的通信，使管理者可獲取全天24小時(shí)的監(jiān)控圖像，并且在出現(xiàn)非法闖入情況后自動(dòng)報(bào)警，提升檔案館舍的安全系數(shù)。

最后，物聯(lián)網(wǎng)通信網(wǎng)絡(luò)可覆蓋檔案館舍各個(gè)區(qū)域，監(jiān)控跟蹤珍貴檔案運(yùn)動(dòng)軌跡、實(shí)際位置，防范檔案館舍中檔案資源的流失風(fēng)險(xiǎn)。

4? 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與高校檔案管理的融合，是通過(guò)檔案一體化、數(shù)字化管理，創(chuàng)新高校實(shí)體檔案、數(shù)字檔案、檔案庫(kù)房、檔案館舍的管理方法，推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)。同時(shí)，通過(guò)高校檔案信息資源的整合，提升高校檔案管理效率，消除傳統(tǒng)檔案管理中信息資源處理效果不佳、人工管理效率低等制約因素，實(shí)現(xiàn)我國(guó)教育檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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