關(guān)于基層?jì)D幼保健機(jī)構(gòu)兒童保健檔案管理的思考及建議

趙曉山 ，李海飛，王月云

1.深圳市婦幼保健院保健部，廣東深圳 518028；2.深圳市婦幼保健院兒童保健科，廣東深圳 518028；3.深圳市醫(yī)學(xué)婦幼研究所，廣東深圳 518028

婦幼保健院開(kāi)展兒童保健檔案管理工作有非常重要的作用。 但在實(shí)際的兒童保健檔案建設(shè)管理過(guò)程中，由于管理層沒(méi)有認(rèn)識(shí)到兒童保健檔案建設(shè)管理的重要性，導(dǎo)致兒童保健檔案建設(shè)不科學(xué)，信息化水平利用低等問(wèn)題，影響兒童保健檔案發(fā)揮作用。因此，在基層?jì)D幼保健院開(kāi)展檔案管理，工作人員需要對(duì)兒童保健檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行影響因素分析，并且根據(jù)形成原因采取針對(duì)性解決方法，以此來(lái)建設(shè)兒童保健檔案，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。 基于此，該次于2015 年1 月—2020年5 月以婦幼保健機(jī)構(gòu)保管的兒童資料134 份為例，研究婦幼保健機(jī)構(gòu)兒童檔案管理不善影響因素，并且根據(jù)因素提出解決措施，現(xiàn)報(bào)道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

將深圳婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理中兒童檔案管理不善事件作為觀察對(duì)象。 該次編入兒童資料134 份。

1.2 方法

該次研究中主要采用回顧資料分析方法，該種方法使用前需要對(duì)資料收集， 為了保證收集資料的準(zhǔn)確性，需要對(duì)收集資料人員開(kāi)展培訓(xùn)。 培訓(xùn)完成后，工作人員需通過(guò)考核才能夠開(kāi)展實(shí)際工作。 該種方法的使用能夠有效保證收集資料質(zhì)量。 資料收集完成后，需要將資料存儲(chǔ)在醫(yī)院計(jì)算機(jī)中心，以便使用。

1.3 統(tǒng)計(jì)方法

采用SPSS 19.0 統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件分析數(shù)據(jù)， 計(jì)數(shù)資料以頻數(shù)和百分比（%）表示。

2 結(jié)果

對(duì)134 份婦幼保健檔案管理不善事件因素統(tǒng)計(jì)中，資料收集率低發(fā)生率為27.61%，資料內(nèi)容界定不清晰發(fā)生率為23.88%，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低發(fā)生率為15.67%，管理意識(shí)不高發(fā)生率為11.94%，信息化利用水平低發(fā)生率為11.19%, 管理考核制度不全發(fā)生率為9.70%。 見(jiàn)表 1。

表1 134 份婦幼保健檔案管理不善事件原因分布

3 討論

3.1 基層?jì)D幼保健機(jī)構(gòu)兒童保健檔案管理不善因素

①檔案資料收集率低：基層?jì)D幼保健機(jī)構(gòu)檔案資料收集率低，形成的原因主要有以下方面的內(nèi)容：一個(gè)是檔案管理制度不全。 婦幼保健院體制改革后， 婦幼保健主要工作是進(jìn)行醫(yī)療和行政管理工作，因此婦幼保健院對(duì)醫(yī)療和行政制定了相關(guān)的制度，以此來(lái)保證整個(gè)婦幼保健院能夠正常運(yùn)行。也正是由于婦幼保健院的工作重心改變，在實(shí)際的運(yùn)行過(guò)程中沒(méi)有重視兒童保健檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理制度不全，影響到兒童保健檔案資料的收集，出現(xiàn)資料收集不完善問(wèn)題。同時(shí)，保健院管理層對(duì)兒童保健檔案管理不重視，導(dǎo)致醫(yī)院各機(jī)構(gòu)不愿意配合檔案管理工作，這也導(dǎo)致兒童保健檔案資料收集不完善，影響檔案發(fā)揮正常功能[1]。

②檔案內(nèi)容界定不清晰：在對(duì)婦幼保健院開(kāi)展兒童保健檔案的管理過(guò)程中，由于國(guó)家沒(méi)有出臺(tái)相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致基層在開(kāi)展管理工作時(shí)，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)可以依照，出現(xiàn)管理混亂的局面。 在開(kāi)展兒童保健檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員為了完成檔案管理工作，只能夠憑借自身對(duì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展管理，這種管理容易因?yàn)闄n案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)影響，出現(xiàn)檔案管理不佳。同時(shí)，對(duì)兒童保健檔案內(nèi)容界定時(shí)，也是憑借自身的經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)，出現(xiàn)檔案內(nèi)容界定混亂，影響檔案管理[2]。

③檔案利用率低：造成婦幼保健機(jī)構(gòu)兒童保健檔案利用率低的原因主要包括以下3 個(gè)方面：一個(gè)是檔案管理人員素質(zhì)低。在該次研究中，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低發(fā)生率為15.67%，是影響檔案管理的重要原因。 在引起檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)差因素中，主要是檔案管理還在采用傳統(tǒng)管理思維，沒(méi)有重視對(duì)人才的培養(yǎng)，出現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化管理人才短缺。同時(shí)，在檔案管理中人才素質(zhì)低中還存在管理制度問(wèn)題，管理時(shí)沒(méi)有采用有效措施，導(dǎo)致檔案管理人員安于現(xiàn)狀，沒(méi)有積極探索和進(jìn)取精神，出現(xiàn)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)停滯不前，影響檔案的管理工作開(kāi)展。 另一個(gè)是管理意識(shí)不高。管理意識(shí)不高又包括以下方面的內(nèi)容，一個(gè)是領(lǐng)導(dǎo)管理意識(shí)不強(qiáng)，主要是領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到兒童保健檔案管理的重要性，因此將管理重心放在醫(yī)療管理和行政管理中，對(duì)檔案管理不重視，導(dǎo)致檔案管理不善事件發(fā)生。另一個(gè)是管理人員管理意識(shí)不強(qiáng)，在檔案管理中，許多員工是保健院其他部門(mén)臨退休人員， 他們到檔案室開(kāi)展工作，缺乏責(zé)任心，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，出現(xiàn)兒童檔案管理不善事件發(fā)生。第三個(gè)是檔案管理信息化建設(shè)水平低。 在基層保健院開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，許多情況下還在采用傳統(tǒng)的人工管理模式，這種管理方法容易出現(xiàn)檔案管理差錯(cuò)多，管理效率低，嚴(yán)重浪費(fèi)人才。 因此，在婦幼保健院開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，需要采用信息化管理方法。但是在實(shí)際的管理中，由于婦幼保健院資金有限，對(duì)信息化建設(shè)水平低，造成兒童保健檔案管理信息化程度不高，影響檔案管理效率[3]。

④考核機(jī)制不全：考核機(jī)制不全導(dǎo)致檔案管理人員積極性差，無(wú)法提高檔案管理效率。 該院在檔案管理工作中心，建立了檔案管理考核機(jī)制，但是考核機(jī)制不完善，出現(xiàn)考核效果不佳，影響員工的工作積極性。而且從其他保健院檔案管理工作現(xiàn)狀分析，許多檔案管理機(jī)構(gòu)沒(méi)有建立考核制度，員工開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，可以自由管理，出現(xiàn)管理效率差，進(jìn)而導(dǎo)致兒童保健檔案管理不良事件[4]。

3.2 加強(qiáng)基層?jì)D幼保健院兒童保健檔案管理措施

①提高檔案管理意識(shí)：第一個(gè)是采用宣傳方法。 宣傳時(shí)可以使用廣播宣傳，也可以采用宣傳單宣傳模式，這些傳統(tǒng)宣傳方法的使用，可以獲得很好的效果。 同時(shí)在開(kāi)展宣傳工作時(shí)，還需使用現(xiàn)代化宣傳手段，比如采用微信群宣傳，首先需要將保健院人員建立在一個(gè)微信平臺(tái)中，使用發(fā)送群消息方法使保健院所有員工對(duì)兒童保健檔案管理有新的認(rèn)識(shí)。 采用微信宣傳手段時(shí)，為了提高其他人員參與積極性，可以在傳播信息方面使用有獎(jiǎng)知識(shí)問(wèn)答模式，這種宣傳手段，可以提高參與人員積極性， 以此來(lái)提高所有員工對(duì)兒童保健檔案管理的認(rèn)識(shí)。第二個(gè)是使用醫(yī)院文化熏陶方法。在構(gòu)建婦幼保健院文化時(shí)，將兒童保健檔案管理重要性文化融合在醫(yī)院文化建設(shè)中。 采用文化長(zhǎng)期熏陶方法可以有效提高所有人員對(duì)兒童保健檔案管理的認(rèn)識(shí)。 第三個(gè)方面是學(xué)習(xí)《檔案法》。婦幼保健院可以組織員工對(duì)檔案法學(xué)習(xí)，通過(guò)檔案法深入人心，可以有效提高員工對(duì)兒童保健檔案管理的認(rèn)識(shí)[5]。

②健全檔案管理制度：開(kāi)展婦幼保健院兒童保健檔案管理工作時(shí)，需要健全檔案管理制度，使用制度方法來(lái)管理。在兒童保健檔案制度建立過(guò)程中，需要以《檔案法》為指導(dǎo)，根據(jù)檔案法的內(nèi)容建立制度，實(shí)現(xiàn)制度的合法化。 同時(shí)在制度建立完成后，還需不斷對(duì)制度進(jìn)行完善。完善制度時(shí)需要根據(jù)保健院兒童檔案管理實(shí)際情況開(kāi)展，只有滿足實(shí)際管理需要，建立的兒童保健檔案管理制度才有科學(xué)性。 管理制度建設(shè)完成后，還需保證制度有效落實(shí)，要求員工在開(kāi)展兒童保健檔案管理時(shí)，根據(jù)檔案管理規(guī)定內(nèi)容采用標(biāo)準(zhǔn)化操作模式，以此來(lái)發(fā)揮檔案管理制度的作用，減少兒童保健檔案管理不良事件的發(fā)生率[6]。

③對(duì)兒童保健檔案管理信息化建設(shè)：第一個(gè)是對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。信息化管理工作的開(kāi)展，需要有信息化管理設(shè)備的支持，因此婦幼保健院需要大量投入資金在信息化管理設(shè)備的建設(shè)中。第二個(gè)是對(duì)統(tǒng)一信息化系統(tǒng)的建設(shè)。在婦幼保健院開(kāi)展工作時(shí)，每一個(gè)單位部門(mén)都有相對(duì)獨(dú)立的管理系統(tǒng)，這種系統(tǒng)的運(yùn)用可以提高各部門(mén)的工作效率和管理水平，但是不利于婦幼保健院的統(tǒng)一管理。 因此，在婦幼保健院可以建立統(tǒng)一的管理平臺(tái)，將各種管理系統(tǒng)融合在管理平臺(tái)中，實(shí)現(xiàn)資源共享，以此來(lái)提高整個(gè)醫(yī)院的管理水平。同時(shí)在婦幼保健院兒童保健資料收集時(shí)，可以利于統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料實(shí)時(shí)收集，減少資料收集的延時(shí)性和差錯(cuò)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)提高檔案資料收錄質(zhì)量目的。第三個(gè)是建立檔案管理系統(tǒng)。在開(kāi)展兒童保健檔案管理工作中，首先需要對(duì)自身信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)工作。對(duì)于兒童保健檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，重點(diǎn)是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。 數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)不僅要求能夠儲(chǔ)存大量的信息資源，同時(shí)還要求數(shù)據(jù)庫(kù)有分析能力。 數(shù)據(jù)庫(kù)有分析能力可以對(duì)數(shù)據(jù)分析，有效挖掘數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)兒童保健檔案資源作用有效發(fā)揮[7]。

④加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)：首先是進(jìn)行人才培訓(xùn)工作，在婦幼保健院開(kāi)展兒童保健檔案管理工作時(shí)，采用的信息化管理技術(shù)需要信息化管理人才。 當(dāng)然，在現(xiàn)在信息化時(shí)代背景下，員工都會(huì)簡(jiǎn)單信息操作，但是信息化管理技術(shù)不僅僅是對(duì)電腦的操作，還需要員工對(duì)數(shù)據(jù)的分析，使檔案資料發(fā)揮更多的有用價(jià)值。因此，在兒童保健檔案管理的工作人員，需要接受信息化技術(shù)培訓(xùn)。培訓(xùn)可以采用專(zhuān)家培訓(xùn)模式，或者是使用討論小組學(xué)習(xí)模式，不管采用何種培訓(xùn)模式，都需要融合考核機(jī)制，只有通過(guò)培訓(xùn)考核人員，才能夠參與到實(shí)際的工作中，實(shí)現(xiàn)檔案專(zhuān)業(yè)管理水平提高。其次是外聘人才，在婦幼保健院開(kāi)展內(nèi)部人才培訓(xùn)，該種培訓(xùn)方法無(wú)法滿足兒童保健檔案管理人才需求。為了解決人才問(wèn)題，可以使用外部招聘模式。采用外聘人才，這種人才來(lái)到婦幼保健院工作，能夠帶來(lái)先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)婦幼保健院檔案管理水平的整體提升。同時(shí)采用外聘模式，還可以通過(guò)外來(lái)人才和內(nèi)部人才接觸，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部人才專(zhuān)業(yè)技術(shù)不斷提高目的。 最后是為婦幼保健院兒童保健檔案管理未來(lái)發(fā)展儲(chǔ)備人才。在婦幼保健院中，每年考核優(yōu)秀人才，醫(yī)院需要提供外派學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，這種人才在外通過(guò)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)，可以掌握先進(jìn)的管理技術(shù)，為婦幼保健院兒童保健檔案管理發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[8-9]。

⑤建立考核機(jī)制：第一個(gè)是完善考核指標(biāo)?？己耸欠裼锌茖W(xué)性與考核指標(biāo)有直接關(guān)系。 在婦幼保健院開(kāi)展考核指標(biāo)建立過(guò)程中，需要根據(jù)實(shí)際情況制定考核指標(biāo)。制定考核指標(biāo)主要目的是管理和規(guī)范員工工作，制定考核目標(biāo)時(shí)，不能夠僅采用領(lǐng)導(dǎo)確定方法，可以融合員工參與方法，只有員工親身參與到考核指標(biāo)制定中，該種指標(biāo)才會(huì)滿足員工需求，才能夠順利執(zhí)行。 第二個(gè)是考核的公平性。在實(shí)際的考核中，需要保證考核的公開(kāi)透明化，在需要的情況下，進(jìn)行考核時(shí)讓員工也參與到實(shí)際的工作中，這種考核才能夠公平、科學(xué)。婦幼保健院兒童保健檔案管理時(shí)有合理的考核方法，員工開(kāi)展管理工作時(shí)積極性才會(huì)高，才能減少兒童保健檔案管理不良事件發(fā)生率，實(shí)現(xiàn)兒童保健檔案管理質(zhì)量提高[10]。

綜上所述，在婦幼保健院開(kāi)展兒童保健檔案管理工作時(shí)，首先需要分析兒童保健檔案管理中存在的問(wèn)題，并且根據(jù)問(wèn)題提出解決措施，才能夠保證兒童保健檔案的管理質(zhì)量。同時(shí)在管理中，工作人員還需要不斷創(chuàng)新管理方法，使用新的管理方法在兒童保健檔案管理中，以此來(lái)解決檔案管理時(shí)不斷出現(xiàn)的問(wèn)題。