流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)研究

尹淑華

【摘? 要】我國社會逐漸向多元化方向發(fā)展，人口流量不斷增加，人口流動的速度不斷加快，在這種情況下，我國政府在管理方面的壓力越來越大。流動人員數(shù)量增多的同時，其人事檔案管理工作也應(yīng)落到實處。當(dāng)前，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式漏洞百出，無法對流動人員的人事檔案進(jìn)行有效管理。因此，應(yīng)探究新的管理模式，加快流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)的腳步，提高人事檔案管理水平。

【Abstract】China's society is gradually developing in the direction of diversification， the population flow is continually increasing， and the speed of population flow is continually accelerating. In this case， the pressure of China's government in management is continually increasing. While the number of floating personnel is increasing， their personnel archives management work should also be put into practice. At present， the traditional mode of personnel archives management work is full of loopholes， which can not effectively manage the personnel archives of floating personnel. Therefore， we should explore new management mode， speed up the pace of informatization construction of personnel archives management for floating personnel， and improve the level of personnel archives management.

【關(guān)鍵詞】流動人員;人事檔案管理;信息化建設(shè)

【Keywords】floating personnel; personnel archives management; informatization construction

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）03-0015-02

1 引言

流動人員的人事檔案管理工作，在我國人事檔案管理工作中占據(jù)重要的地位，是不可或缺的一部分。人事檔案中記載了個人經(jīng)歷，以及求學(xué)經(jīng)歷、思想政治狀況，用人單位對人才個人表現(xiàn)進(jìn)行記錄，人事檔案在今后的道路上將直接關(guān)系到自身的實際利益，將是自己工作生活的憑證和依據(jù)。而傳統(tǒng)、陳舊的流動人員人事檔案管理工作的方式已經(jīng)無法滿足社會的需求，應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，保證流動人員檔案合理流動，以及信息及時更新。

2 我國流動人員人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 流動人員人事檔案管理意識較差，方法實用性不強(qiáng)

據(jù)我國相關(guān)政策規(guī)定，對流動人員人事檔案管理應(yīng)由縣級以上包含縣級公共就業(yè)以及人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行管理。但是很多私營企業(yè)以及一些還沒有得到資質(zhì)的中介非法對流動人員人事檔案進(jìn)行管理，這些行為都是由于缺乏對政策的認(rèn)知與了解，蔑視政策。同時，存在個人保管檔案的行為，一系列非專業(yè)的檔案管理方式都將導(dǎo)致人事檔案缺失以及出現(xiàn)漏洞，甚至導(dǎo)致人事檔案中的材料存在虛假現(xiàn)象[1]。上述問題使得檔案無法反映流動人員真實的個人情況，這在一定程度上破壞了人事檔案最原始的價值。根據(jù)這些問題得知，流動人員人事檔案的管理工作十分復(fù)雜，如果某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，將致使人事檔案中的資料缺少真實性，最終導(dǎo)致社會各界人士對人事檔案管理工作產(chǎn)生信任危機(jī)。

2.2 流動人員人事檔案管理缺乏規(guī)范性

將流動人員人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，能保障其作用最大化地發(fā)揮出來，在一定程度上實現(xiàn)資源共享。但是在現(xiàn)階段，我國很多企事業(yè)單位依舊采用陳舊的管理方式對人事檔案進(jìn)行管理，紙質(zhì)檔案管理在填寫以及收納管理方面都嚴(yán)重浪費(fèi)了時間，致使工作效率急速下降，最重要的一點就是很容易使人事檔案資料缺失，最終無法實現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化管理。

一般情況下，國有企業(yè)單位開展的流動人員人事檔案管理工作較為規(guī)范化，國有企業(yè)單位的標(biāo)準(zhǔn)較高[2]。民營企業(yè)人員流動較為頻繁，人員流動的數(shù)量居多，因此，企業(yè)在流動人員人事檔案管理工作方面并沒有給予充分的重視，所采用的方法較為陳舊，人事檔案的來源較為發(fā)散，內(nèi)容質(zhì)量不高，因此，很難進(jìn)行規(guī)范化管理。通常情況下，對流動人員人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案盒對檔案進(jìn)行保存，但是民營企業(yè)為了減少投入資金，普遍使用牛皮紙進(jìn)行保存，紙袋易破損，致使檔案缺失。

2.3 流動人員人事檔案管理缺乏時效性

流動人員人事檔案管理工作復(fù)雜多樣，任務(wù)較為繁重，很多管理機(jī)構(gòu)的相關(guān)人員數(shù)量不符合要求，很多流動人員因為調(diào)動情況以及外出出差無法及時更新檔案信息[3]。因此，大多數(shù)流動人員的人事檔案資料還處于最原始的狀態(tài)，一直未得到更新，很多實際情況都沒有得到補(bǔ)充，人事檔案的時效性被制約。

3 加強(qiáng)流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

對于建立完善的信息數(shù)據(jù)庫來說，其最大的作用是將全國各地之間流動人員人事檔案資料進(jìn)行共享，為流動人員人事檔案信息化管理提供最基礎(chǔ)的措施保障，同時，為人事檔案管理工作提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以及對人事檔案制度的改革，我國流動人員的數(shù)量不斷增加。因此，應(yīng)為我國建立完善的、可靠的、通用的數(shù)據(jù)庫，將人事檔案資源進(jìn)行信息化管理。

在建立流動人員人事檔案信息數(shù)據(jù)庫之前，應(yīng)對各個系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，防止出現(xiàn)個體進(jìn)行自行設(shè)計，最終導(dǎo)致在系統(tǒng)中出現(xiàn)設(shè)備不匹配的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)軟件無法得到兼容，使整個數(shù)據(jù)庫崩潰的現(xiàn)象。因此，應(yīng)由政府發(fā)出通告進(jìn)行引導(dǎo)，尋找最專業(yè)的軟件公司對流動人員人事檔案管理工作進(jìn)行設(shè)計，保證系統(tǒng)的有效性以及安全性[4]。與此同時，在我國各個城市之間進(jìn)行合理推廣，并進(jìn)行實際使用，讓各個城市在實際使用的過程中對出現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄與反饋，針對問題進(jìn)行有效修復(fù)與改善，使其更加完善。政府在這次帶頭研發(fā)軟件系統(tǒng)的工作中，起到了帶動社會發(fā)展的作用，此軟件的研發(fā)，將優(yōu)化我國流動人員人事檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，并且提高整體的工作效率，更重要的是將流動人員的人事檔案資料安全性能提升到新高度，讓流動人員能夠?qū)⒆约旱臋n案放心托管。針對流動人員人事檔案保護(hù)問題，應(yīng)制定完善的規(guī)章制度，應(yīng)交由綜合素質(zhì)較高的工作人員進(jìn)行保管，同時，在保護(hù)期間嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，保證按照信息化原則對工作進(jìn)行處理，防止人事檔案出現(xiàn)泄露的情況。相關(guān)工作人員一旦出現(xiàn)工作差錯將要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

3.2 加快網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動建設(shè)速度

針對流動人員人事檔案建設(shè)的信息數(shù)據(jù)庫，具有快速查詢資料的特點，并對流動人員進(jìn)行整體統(tǒng)計，但是無法提供檔案中具有法律效力的鑒定資料與考核資料等。針對這種情況，我國可以借鑒美國的先進(jìn)技術(shù)——“微縮技術(shù)”，對流動人員人事檔案進(jìn)行管理，保證其檔案被合理利用，提高整體的信息利用效率。因此，在人才服務(wù)機(jī)構(gòu)中建立全文數(shù)據(jù)庫已經(jīng)成為相關(guān)人員必須做的事情，快速提升查找信息的速度。與此同時，將先進(jìn)的軟件安裝到計算機(jī)內(nèi)，應(yīng)用其對人事檔案中的資料進(jìn)行分類處理，防止出現(xiàn)雜亂無章的狀態(tài)，使資料更加規(guī)整[5]。在查找資料的過程中，可以通過查找關(guān)鍵詞，找出相關(guān)的資料，通過計算機(jī)進(jìn)行觀看，如果有需要可以進(jìn)行打印。

同時，應(yīng)在各城市之間加強(qiáng)建設(shè)局域網(wǎng)絡(luò)以及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，保證彼此之前的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動建設(shè)，確保在各城市之間進(jìn)行有效的資源共享。這不僅最大限度地為流動人員在每個城市使用檔案提供了便利，還能提高管理工作人員的工作效率，不斷提升流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)的水平。

3.3 加大信息化建設(shè)指導(dǎo)力度，加強(qiáng)法治建設(shè)

想要衡量一個國家是否具有較強(qiáng)的綜合實力，其衡量標(biāo)準(zhǔn)之一就是信息化發(fā)展水平是否得到提升。因此，我國應(yīng)對流動人員人事檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，不斷提高我國的信息化發(fā)展水平。

我國人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在對流動人員人事檔案進(jìn)行管理時，應(yīng)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，要認(rèn)真對待每一份檔案資料。工作人員所接觸的每一份人事檔案都是具有法律效力的，只是當(dāng)前法治建設(shè)尚未完善，因此，應(yīng)針對流動人員人事檔案管理工作完善相關(guān)的法律制度，保證每一份資料都得到可靠的保護(hù)。只有法律制度完善合理，才能保證資料被合理運(yùn)用[6]。加強(qiáng)流動人員人事檔案信息資料的管理工作，應(yīng)提高流動人員對自身檔案資料的重視程度，無論是工作人員還是人事檔案使用者本身都應(yīng)遵守相關(guān)的法律法規(guī)，保證人事檔案的安全性。相互協(xié)作，防止檔案丟失，提升管理工作的法治水平。

4 結(jié)語

綜上所述，我國流動人員數(shù)量急速增加，流動范圍不受控制，涉及面較廣，致使流動人員人事檔案管理工作很難開展，由此引發(fā)一系列社會問題。傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足社會需求。因此，一定要對其進(jìn)行整改，創(chuàng)新管理方式，加強(qiáng)流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)，不斷滿足社會各界人士的需求。因此，本文針對流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了深度探究。

【參考文獻(xiàn)】

【1】侯瑞林.流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)的問題及對策[J].視界觀，2019（22）：1.

【2】李全喜.流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)存在的問題與對策[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2017（06）：11-12.

【3】馬愛芝，王學(xué)光.流動人員人事檔案管理信息化探究——以河北省為例[J].蘭臺內(nèi)外，2018（11）：14-15.

【4】鄺豪杰.論加強(qiáng)流動人員檔案管理信息化建設(shè)工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：80.

【5】魯麗娟.對于流動人員人事檔案信息化管理問題的思考[J].商業(yè)文化，2012（1）：146.

【6】張丹.我國流動人員人事檔案信息化必要性研究[J].現(xiàn)代國企研究，2017（2）：186.