省域?qū)W分銀行制度框架下終身學(xué)習(xí)檔案管理問(wèn)題研究

王子鵬

摘 要：終身學(xué)習(xí)檔案是學(xué)習(xí)成果的載體、學(xué)分認(rèn)定的憑證，是檔案工作長(zhǎng)期忽視的管理對(duì)象。在省域?qū)W分銀行制度框架下，分析終身學(xué)習(xí)檔案內(nèi)涵、價(jià)值，研究終身學(xué)習(xí)檔案的產(chǎn)生路徑及管理對(duì)策，為“構(gòu)建服務(wù)全民終身學(xué)習(xí)的教育體系”提供具有公信力的檔案管理和利用服務(wù)。

關(guān)鍵詞：終身學(xué)習(xí)檔案;學(xué)分銀行;檔案管理

黨的十九屆四中全會(huì)明確指出，要“構(gòu)建服務(wù)全民終身學(xué)習(xí)的教育體系”。學(xué)分銀行致力于“促進(jìn)各級(jí)各類教育的縱向銜接與橫向溝通，實(shí)現(xiàn)學(xué)歷教育與非學(xué)歷教育、正式學(xué)習(xí)與非正式學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)成果的互認(rèn)和轉(zhuǎn)換，搭建終身學(xué)習(xí)‘立交橋”，將在構(gòu)建服務(wù)全民終身學(xué)習(xí)的教育體系中扮演重要角色。目前，上海、江蘇、浙江、廣東、福建、云南、四川、黑龍江等十余個(gè)省（市）依托本地開(kāi)放大學(xué)（廣播電視大學(xué)），開(kāi)展了省域?qū)W分銀行建設(shè)實(shí)踐。任何人類社會(huì)活動(dòng)均產(chǎn)生檔案，終身教育與終身學(xué)習(xí)活動(dòng)亦是如此，終身學(xué)習(xí)檔案既是學(xué)分認(rèn)定的憑證，學(xué)分認(rèn)定又產(chǎn)生新的終身學(xué)習(xí)檔案。如何基于省域?qū)W分銀行制度框架管理終身學(xué)習(xí)檔案，支持學(xué)分銀行建設(shè)進(jìn)而服務(wù)于構(gòu)建全民終身學(xué)習(xí)教育體系，成為省域?qū)W分銀行建設(shè)不能回避的問(wèn)題。

一、終身學(xué)習(xí)檔案概述及研究問(wèn)題界定

《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T1-2000）將“檔案”定義為：“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄”。與此定義相對(duì)，終身學(xué)習(xí)檔案可以暫定義為：“學(xué)習(xí)者在終身教育和終身學(xué)習(xí)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄”。關(guān)于終身學(xué)習(xí)檔案管理，《教育部關(guān)于辦好開(kāi)放大學(xué)的意見(jiàn)》提出：“建立個(gè)人終身學(xué)習(xí)電子檔案，主要存儲(chǔ)個(gè)人信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成果及轉(zhuǎn)換記錄等信息。完善檔案管理，一人一檔、終身有效，經(jīng)授權(quán)后可供用人單位、教育機(jī)構(gòu)查詢使用”;《教育部等九部門(mén)關(guān)于進(jìn)一步推進(jìn)社區(qū)教育發(fā)展的意見(jiàn)》中提出：“探索建立居民個(gè)人學(xué)習(xí)賬號(hào)，開(kāi)發(fā)、研制具有學(xué)時(shí)記載等功能的社區(qū)學(xué)習(xí)卡，記錄學(xué)習(xí)者注冊(cè)報(bào)名、培訓(xùn)考勤、線上線下學(xué)習(xí)學(xué)時(shí)等具體信息，形成居民終身學(xué)習(xí)電子檔案，探索建設(shè)社區(qū)教育學(xué)分銀行”。上述文件中，“個(gè)人”“居民”用來(lái)界定終身學(xué)習(xí)檔案形成主體，“電子檔案”用來(lái)界定終身學(xué)習(xí)檔案的存在形態(tài)。學(xué)習(xí)者在線上、線下學(xué)習(xí)活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生包括紙質(zhì)、電子、實(shí)物等各種形態(tài)的終身學(xué)習(xí)檔案，將各類型檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案有助于構(gòu)建終身學(xué)習(xí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。綜上，本文去掉“個(gè)人”“居民”及“電子”等定語(yǔ)，研究省域?qū)W分銀行制度框架下終身學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)問(wèn)題。

二、終身學(xué)習(xí)檔案管理是學(xué)分銀行建設(shè)的內(nèi)在需求

1. 學(xué)分銀行蘊(yùn)含檔案館屬性

所謂學(xué)分銀行，“實(shí)質(zhì)上就是一種模擬或者是借鑒銀行的某些功能特點(diǎn)，對(duì)不同類型學(xué)習(xí)成果通過(guò)學(xué)分進(jìn)行認(rèn)證、積累、轉(zhuǎn)換的一個(gè)形象化的表述……這種制度可以被稱為學(xué)分銀行，也可以做其他稱呼”。值得注意的是，學(xué)分銀行存儲(chǔ)學(xué)分與在商業(yè)銀行存儲(chǔ)貨幣的典型區(qū)別在于學(xué)分并不產(chǎn)生利息，也不存在折本的風(fēng)險(xiǎn)，學(xué)分與學(xué)習(xí)成果一一對(duì)應(yīng)，不增不減。在具體業(yè)務(wù)流程中，認(rèn)定學(xué)分的依據(jù)是學(xué)習(xí)成果，學(xué)習(xí)成果的載體是終身學(xué)習(xí)檔案，學(xué)分銀行須做好“學(xué)分”與“終身學(xué)習(xí)檔案”的映射關(guān)系并同步歸檔，可見(jiàn)學(xué)分銀行具有檔案館屬性。所謂檔案館，即集中管理特定范圍檔案的專門(mén)機(jī)構(gòu)，學(xué)分銀行可視為集中管理終身學(xué)習(xí)檔案的專門(mén)機(jī)構(gòu)。基于此，學(xué)分銀行制度可以更形象化的表述為“學(xué)分檔案館+學(xué)分銀行”，“檔案館”的職能在于管理終身學(xué)習(xí)檔案，并基于檔案的權(quán)威性確保學(xué)分的公信力?！般y行”的職能在于將終身學(xué)習(xí)檔案（學(xué)習(xí)成果）轉(zhuǎn)換成可以量化的學(xué)分，以數(shù)字化形式管理和利用。

2.學(xué)分銀行建立公信力的內(nèi)在要求

所謂“公信力”，《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》的解釋是“使公眾信任的力量”。近年來(lái)，因?yàn)閷W(xué)生類檔案管理不善而損害教育公信力的事件時(shí)有發(fā)生。比如，2017年8月加州大學(xué)爾灣分校（University of California， Irvine）取消了500多名中國(guó)留學(xué)生的入學(xué)資格（占總錄取中國(guó)學(xué)生的45%），其中有290名學(xué)生因?yàn)槌煽?jī)證明有問(wèn)題。

從教育公信力的視角出發(fā)，學(xué)分銀行建設(shè)面臨兩方面問(wèn)題：一是學(xué)分是否為真，屬于定性問(wèn)題;二是學(xué)分的含金量如何，屬于定量問(wèn)題。學(xué)分銀行管理終身學(xué)習(xí)檔案，主要解決“學(xué)分是否為真”的定性問(wèn)題。在學(xué)分銀行業(yè)務(wù)流程中，存在兩個(gè)方面學(xué)歷造假風(fēng)險(xiǎn)：其一，學(xué)習(xí)者提供給學(xué)分銀行的終身學(xué)習(xí)檔案造假，導(dǎo)致學(xué)分銀行根據(jù)偽造的學(xué)習(xí)成果認(rèn)定和轉(zhuǎn)換學(xué)分。其二，以學(xué)分銀行名義授予的證書(shū)、開(kāi)具的證明存在被偽造的風(fēng)險(xiǎn)，學(xué)分銀行須依據(jù)終身學(xué)習(xí)檔案提供驗(yàn)證真?zhèn)畏?wù)。以江蘇省終身教育學(xué)分銀行為例，學(xué)分認(rèn)定采取線上線下相結(jié)合的方式，流程如圖1所示，其中三個(gè)環(huán)節(jié)涉及終身學(xué)習(xí)檔案歸檔操作（圖中字體加粗部分），如果未來(lái)發(fā)生爭(zhēng)議，學(xué)分銀行需要查閱終身學(xué)習(xí)檔案驗(yàn)證學(xué)分真?zhèn)巍?/p>

3.學(xué)分銀行服務(wù)教育機(jī)構(gòu)和學(xué)習(xí)者的基礎(chǔ)工程

學(xué)分銀行有兩類服務(wù)對(duì)象：各級(jí)各類教育機(jī)構(gòu)和廣大學(xué)習(xí)者。學(xué)分銀行以學(xué)分認(rèn)定和轉(zhuǎn)換為核心業(yè)務(wù)，為各級(jí)各類教育機(jī)構(gòu)和廣大學(xué)習(xí)者提供服務(wù)，須以有效的終身學(xué)習(xí)檔案管理為前提和基礎(chǔ)。針對(duì)教育機(jī)構(gòu)，學(xué)分銀行依據(jù)學(xué)分認(rèn)定規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)終身學(xué)習(xí)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)整理，做到學(xué)習(xí)成果數(shù)據(jù)與學(xué)分的一一對(duì)應(yīng)，為各級(jí)各類教育機(jī)構(gòu)提供學(xué)分轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)服務(wù)。針對(duì)學(xué)習(xí)者，學(xué)分銀行對(duì)學(xué)習(xí)成果進(jìn)行鑒定、歸檔并提供查詢驗(yàn)證服務(wù)，指導(dǎo)學(xué)習(xí)者根據(jù)相應(yīng)的規(guī)則認(rèn)定和轉(zhuǎn)換學(xué)分，幫助學(xué)習(xí)者在相應(yīng)的教育機(jī)構(gòu)開(kāi)展新一階段的學(xué)習(xí)活動(dòng)。值得注意的是，在省域?qū)W分銀行制度框架下，學(xué)習(xí)者產(chǎn)生的終身學(xué)習(xí)檔案原件處于分散狀態(tài)：學(xué)習(xí)經(jīng)歷檔案存放于各級(jí)各類教育機(jī)構(gòu)的檔案部門(mén)，原創(chuàng)作品等存放于學(xué)習(xí)者手中，而學(xué)分認(rèn)定、轉(zhuǎn)換檔案存放于學(xué)分銀行。學(xué)分銀行需要以學(xué)習(xí)者為中心，以每個(gè)學(xué)習(xí)者為檔案管理單位，以學(xué)分認(rèn)定為關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)串聯(lián)起每個(gè)學(xué)習(xí)者的終身學(xué)習(xí)檔案線索，并根據(jù)線索構(gòu)建終身學(xué)習(xí)檔案管理和利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，從而簡(jiǎn)化學(xué)分認(rèn)定流程，為教育機(jī)構(gòu)和學(xué)習(xí)者提供精準(zhǔn)的、簡(jiǎn)潔的、有溫度的學(xué)分轉(zhuǎn)換服務(wù)。

三、省域?qū)W分銀行制度框架下終身學(xué)習(xí)檔案管理目標(biāo)

終身學(xué)習(xí)強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)與生活的有機(jī)結(jié)合，涵蓋了學(xué)習(xí)者“從搖籃到墳?zāi)埂备鱾€(gè)階段的學(xué)習(xí)活動(dòng)，包括正規(guī)學(xué)習(xí)、非正規(guī)學(xué)習(xí)和非正式學(xué)習(xí)，從而產(chǎn)生正規(guī)學(xué)習(xí)檔案、非正規(guī)和非正式學(xué)習(xí)檔案。正規(guī)學(xué)習(xí)檔案主要由各級(jí)各類教育機(jī)構(gòu)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)管理，基本等同于學(xué)生類檔案（俗稱學(xué)籍檔案），即學(xué)生自入學(xué)起至畢業(yè)離校，在校期間考試成績(jī)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)位及各類證書(shū)授予情況等原始記錄。非正規(guī)和非正式學(xué)習(xí)檔案通常沒(méi)有專門(mén)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理，在缺乏體制機(jī)制保障的情況下基本處于原始未整理狀態(tài)。學(xué)分銀行作為各級(jí)各類教育縱向銜接、橫向溝通的“立交橋”，既可以為正規(guī)學(xué)習(xí)檔案，又可以較為靈活的為非正規(guī)和非正式學(xué)習(xí)檔案進(jìn)行學(xué)分認(rèn)定、積累和轉(zhuǎn)換，成為整合管理學(xué)習(xí)者終身學(xué)習(xí)檔案的不二選擇?；诖?，省域?qū)W分銀行制度框架下終身學(xué)習(xí)檔案管理的目標(biāo)是借助學(xué)分認(rèn)定這一核心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，以學(xué)習(xí)者為中心（即以學(xué)習(xí)者為檔案管理單位），以其個(gè)人生命歷程作為時(shí)間跨度，收集并整合管理學(xué)習(xí)者的終身學(xué)習(xí)檔案并提供簡(jiǎn)潔的、具有公信力的利用服務(wù)。

四、省域?qū)W分銀行體制框架下終身學(xué)習(xí)檔案產(chǎn)生路徑及管理對(duì)策

1.省域?qū)W分銀行制度框架下終身學(xué)習(xí)檔案產(chǎn)生路徑

終身學(xué)習(xí)檔案管理是為學(xué)分認(rèn)定、積累、轉(zhuǎn)換服務(wù)的，學(xué)分獲取方式?jīng)Q定了終身學(xué)習(xí)檔案產(chǎn)生的模式。目前，學(xué)習(xí)者獲取學(xué)分的方式主要有兩種（下文簡(jiǎn)稱“方式一”和“方式二”）：一是持國(guó)民教育系列學(xué)歷教育成績(jī)證明，或者學(xué)分銀行認(rèn)可的職業(yè)資格證書(shū)、科研成果、競(jìng)賽獎(jiǎng)項(xiàng)等文件，提交學(xué)分銀行認(rèn)定學(xué)分。在省域?qū)W分銀行制度框架下，學(xué)分銀行與教育機(jī)構(gòu)為合作關(guān)系，學(xué)習(xí)者提供的學(xué)習(xí)成果證明材料由相應(yīng)教育機(jī)構(gòu)開(kāi)具，通常為加蓋印章的檔案復(fù)印件（原件存于教育機(jī)構(gòu)的檔案部門(mén)）。二是學(xué)習(xí)者在學(xué)分銀行指定的網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)在線進(jìn)修積累學(xué)分，學(xué)習(xí)全過(guò)程被學(xué)習(xí)平臺(tái)記錄，產(chǎn)生的終身學(xué)習(xí)檔案以數(shù)據(jù)態(tài)存在，包括課程注冊(cè)/報(bào)名、在線學(xué)習(xí)記錄、證書(shū)、測(cè)驗(yàn)/考試、資料上傳、交流、活動(dòng)/實(shí)踐、新增活動(dòng)情況、新增課堂學(xué)習(xí)記錄等。所謂數(shù)據(jù)態(tài)，是指以數(shù)據(jù)顆粒存在并持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)形成的狀態(tài)，處于數(shù)據(jù)態(tài)的各系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)、接收、輸入、中間辦理等都是以數(shù)據(jù)交互方式進(jìn)行，數(shù)據(jù)態(tài)管理空間的主要管理對(duì)象為數(shù)據(jù)、規(guī)則、模型和本體等類型。

2.針對(duì)“方式一”的管理對(duì)策

在省域?qū)W分銀行制度框架下，學(xué)分銀行與各教育機(jī)構(gòu)是一對(duì)多的映射關(guān)系，學(xué)分認(rèn)定需要教育機(jī)構(gòu)檔案部門(mén)的配合?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）第32條規(guī)定，“高校檔案館是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)”，由高校檔案部門(mén)出具學(xué)習(xí)成果證明材料更具公信力。以江蘇省終身教育學(xué)分銀行為例，它已與42家高校建立合作聯(lián)盟并實(shí)現(xiàn)學(xué)分互認(rèn)。聯(lián)盟內(nèi)的學(xué)習(xí)者向?qū)W分銀行提供學(xué)籍證明、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等證明材料，需要相應(yīng)高校檔案部門(mén)開(kāi)具學(xué)籍檔案復(fù)印件并加蓋印章?？梢?jiàn)，在省域?qū)W分銀行制度框架下，學(xué)分銀行需要與聯(lián)盟內(nèi)所有教育機(jī)構(gòu)的檔案部門(mén)建立協(xié)作機(jī)制（流程如圖2所示）。省域?qū)W分銀行聯(lián)盟內(nèi)教育機(jī)構(gòu)檔案部門(mén)為學(xué)習(xí)者開(kāi)具學(xué)習(xí)成果證明材料，同時(shí)幫助學(xué)分銀行鑒定學(xué)習(xí)成果的真?zhèn)?。學(xué)分銀行將學(xué)習(xí)成果轉(zhuǎn)換為學(xué)分，并做好歸檔工作。由于學(xué)分銀行與各教育機(jī)構(gòu)的學(xué)分轉(zhuǎn)換規(guī)則面臨修訂、廢止的可能，學(xué)分銀行須將學(xué)分、支撐學(xué)分的終身學(xué)習(xí)檔案、學(xué)分轉(zhuǎn)換規(guī)則打包歸檔。

3.針對(duì)“方式二”的管理對(duì)策

在省域?qū)W分銀行制度框架下，學(xué)分銀行與網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)是一對(duì)多的關(guān)系。對(duì)于學(xué)分銀行自建網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)，可以通過(guò)“捕獲、集成、固化、登記、審計(jì)跟蹤”等環(huán)節(jié)管理學(xué)分?jǐn)?shù)據(jù)。通過(guò)捕獲，實(shí)現(xiàn)既定的元數(shù)據(jù)方案，保證檔案數(shù)據(jù)憑證的完整性;通過(guò)集成，將分散性的數(shù)據(jù)集合成檔案數(shù)據(jù)體集中管理;通過(guò)固化，將檔案數(shù)據(jù)信息固定下來(lái)，轉(zhuǎn)化為不可逆的只讀方式;通過(guò)登記，賦予學(xué)分?jǐn)?shù)據(jù)唯一標(biāo)識(shí)符表明“身份”;通過(guò)審計(jì)跟蹤，監(jiān)督、記錄學(xué)分?jǐn)?shù)據(jù)全生命周期活動(dòng)流程。

對(duì)于非學(xué)分銀行自建網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)，在省域?qū)W分銀行制度框架下認(rèn)定、轉(zhuǎn)換學(xué)分是相對(duì)困難的問(wèn)題，學(xué)分銀行須針對(duì)不同數(shù)據(jù)源（包括電子學(xué)檔數(shù)據(jù)庫(kù)、其他數(shù)據(jù)庫(kù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）開(kāi)展終身學(xué)習(xí)電子檔案的鑒定工作。最佳方案為，通過(guò)數(shù)據(jù)聯(lián)合或數(shù)據(jù)集成模式，實(shí)現(xiàn)學(xué)分銀行與各教育機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)的無(wú)縫對(duì)接融合，各網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)的學(xué)習(xí)成果記錄方式與學(xué)分轉(zhuǎn)換規(guī)則一一對(duì)應(yīng)，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)學(xué)分認(rèn)定和終身學(xué)習(xí)電子檔案的歸檔。但是，業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接在實(shí)踐中是一個(gè)相當(dāng)復(fù)雜和困難的問(wèn)題。作為過(guò)渡方案，學(xué)分銀行可以根據(jù)學(xué)分認(rèn)定、轉(zhuǎn)換規(guī)則，要求非自建網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)生成版式電子文件，供學(xué)習(xí)者提交學(xué)分銀行進(jìn)行學(xué)分認(rèn)定（即轉(zhuǎn)換為“方式一”的學(xué)分認(rèn)定流程）。

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（作者單位：江蘇開(kāi)放大學(xué)）