HRP應(yīng)用于醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)信息化管理實(shí)踐探索

■ 宣 誠(chéng) 俞彩燕

醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療設(shè)備數(shù)量較大，且隨著醫(yī)療科技的不斷提升，設(shè)備更加精密，維修維護(hù)難度明顯加大。如何做好醫(yī)療設(shè)備的維修維護(hù)成為醫(yī)院設(shè)備管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。本研究針對(duì)醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)（hospital resource planning，HRP）應(yīng)用于醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)信息化管理模式展開(kāi)探索和分析，進(jìn)一步提升醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)工作的科學(xué)化和規(guī)范化水平，為醫(yī)療設(shè)備的安全使用提供保障。

1 醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)管理問(wèn)題分析

1.1 醫(yī)療設(shè)備維修問(wèn)題分析

（1）維修記錄未能及時(shí)、完整、準(zhǔn)確完成。在傳統(tǒng)人工操作過(guò)程中，由于維修任務(wù)量大，經(jīng)常存在維修后沒(méi)有足夠時(shí)間書(shū)寫(xiě)維修記錄的情況；并且很多維修人員表示，受工作強(qiáng)度影響，會(huì)在上午和下午分別進(jìn)行一次維修記錄書(shū)寫(xiě)，難以做到在維修后立即書(shū)寫(xiě)維修記錄，因此維修記錄的完整性、及時(shí)性無(wú)法保證。（2）報(bào)修信息記錄不全面。在傳統(tǒng)管理中，口頭報(bào)修和電話報(bào)修應(yīng)用較多，此種方法經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息遺漏，導(dǎo)致維修不全面。（3）數(shù)據(jù)記錄不可靠。人工管理模式在數(shù)據(jù)的獲取、匯總方面存在一定主觀性，存在錯(cuò)記、漏記以及被人為篡改的風(fēng)險(xiǎn)[1]。

1.2 維護(hù)管理問(wèn)題分析

醫(yī)療設(shè)備的預(yù)防性維護(hù)是保證其正常運(yùn)行的重要前提，因此在醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)管理?xiàng)l例中明確指出了各類型醫(yī)療設(shè)備的檢查標(biāo)準(zhǔn)和維護(hù)保養(yǎng)工作具體要求[2-3]。由于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備數(shù)量較多，因此日常維護(hù)保養(yǎng)工作量巨大，可能會(huì)出現(xiàn)維護(hù)保養(yǎng)深度不夠、監(jiān)督管理不足的情況，甚至難以保障維護(hù)工作按計(jì)劃開(kāi)展。因此，在人工管理模式下，醫(yī)療設(shè)備維護(hù)工作質(zhì)量普遍不高。

2 基于HRP的醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)管理實(shí)踐探索

針對(duì)人工管理模式下醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)管理存在的問(wèn)題，諸暨市第二人民醫(yī)院基于HRP系統(tǒng)開(kāi)展醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)信息化管理實(shí)踐探索。

2.1 維修管理子系統(tǒng)功能設(shè)置

醫(yī)院在HRP中嵌入設(shè)備維修管理子系統(tǒng)，包括維修申請(qǐng)、維修派工單、維修單、維修級(jí)別、維修項(xiàng)目、故障類型以及維修方法7個(gè)模塊。維修申請(qǐng)模塊包括維修申請(qǐng)單填制、維修申請(qǐng)單編輯、維修申請(qǐng)單查詢功能；維修派工單模塊包括維修派工單、維修派工單編輯以及維修派工單查詢功能；維修單模塊包括維修單填制、維修單審核以及維修單查詢；維修級(jí)別、維修項(xiàng)目、故障類型以及維修方法模塊下均設(shè)置了維修級(jí)別字典維護(hù)模塊，通過(guò)設(shè)置必填項(xiàng)等方法確保各項(xiàng)信息完整且符合實(shí)際情況。目前，僅針對(duì)其中維修申請(qǐng)、維修單（即維修報(bào)告單）、派工單（即維修申請(qǐng)受理）的功能進(jìn)行了實(shí)踐應(yīng)用。

2.2 網(wǎng)上報(bào)修

HRP局域網(wǎng)系統(tǒng)遍布醫(yī)院各科室，從技術(shù)角度而言，具備實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)修的條件。從實(shí)際操作角度而言，由于醫(yī)生、護(hù)士工作比較繁忙，涉及醫(yī)療設(shè)備數(shù)量和種類較多，因此本系統(tǒng)在科室普及需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。目前，諸暨市第二人民醫(yī)院采用的是網(wǎng)上報(bào)修和電話報(bào)修同時(shí)應(yīng)用的方式，對(duì)于使用電話報(bào)修和送檢設(shè)備，設(shè)置專人填寫(xiě)報(bào)修申請(qǐng)。為了避免遺漏報(bào)修信息，要求員工將每天工作內(nèi)容如實(shí)記錄到工作日志內(nèi)，并在每日晨會(huì)中進(jìn)行報(bào)告[4]。為了進(jìn)一步簡(jiǎn)化報(bào)修手續(xù)，將系統(tǒng)報(bào)修設(shè)計(jì)為僅需要填寫(xiě)設(shè)備編號(hào)和資產(chǎn)卡號(hào)，并對(duì)故障進(jìn)行重點(diǎn)描述，點(diǎn)擊確認(rèn)后即可完成報(bào)修過(guò)程。

2.3 報(bào)修信息處理

當(dāng)系統(tǒng)將報(bào)修信息提交后，需要人工對(duì)報(bào)修信息及時(shí)做出反饋。為了保證員工能夠在第一時(shí)間看到科室報(bào)修信息，為醫(yī)工部配備一臺(tái)大屏幕液晶電視作為副顯示器，通過(guò)專業(yè)程序?qū)?bào)修設(shè)備的名稱、故障情況、科室以及報(bào)修時(shí)間等信息進(jìn)行提取，并以紅色字體顯示在大屏幕上。報(bào)修信息受理過(guò)程為選擇報(bào)修信息→點(diǎn)擊派工單→輸入相關(guān)信息→確認(rèn)；當(dāng)確認(rèn)受理報(bào)修信息后，紅色字體轉(zhuǎn)為綠色，以示區(qū)分；報(bào)修科室可以通過(guò)派工單模塊查詢相關(guān)信息。為了進(jìn)一步確保報(bào)修信息及時(shí)受理，在系統(tǒng)中添加短消息提示功能。派工單生成以后，責(zé)任工程師按照派工單信息完成維修任務(wù)并及時(shí)在系統(tǒng)中反饋。

2.4 維修進(jìn)程和記錄監(jiān)管

為了進(jìn)一步提升維修進(jìn)程和記錄的監(jiān)管質(zhì)量，采取如下措施：（1）報(bào)修信息形成后，只能在授權(quán)情況下進(jìn)行刪除或修改，任何人均不能擅自對(duì)報(bào)修信息進(jìn)行修改。（2）只有經(jīng)過(guò)受理的報(bào)修信息才可以生成維修報(bào)告單。（3）維修報(bào)告單中增加維修狀態(tài)模塊，顯示“已修復(fù)”“修復(fù)中”“等待配件”以及“待報(bào)廢”等狀態(tài)。當(dāng)完成維修記錄時(shí)，在維修狀態(tài)中選擇“已修復(fù)”或者“待報(bào)廢”后，對(duì)應(yīng)的報(bào)修信息才會(huì)在顯示器上消失，否則報(bào)修信息與維修狀態(tài)共同持續(xù)顯示在大屏幕上。（4）已經(jīng)受理的信息，在尚未維修或維護(hù)完畢時(shí)，會(huì)隨著時(shí)間的推移自動(dòng)改變字體顏色，提醒相關(guān)人員盡快完成維修或維護(hù)工作。（5）為了保證維修記錄的完整性，添加維修狀態(tài)、維修人員、維修過(guò)程、配件名稱以及所需金額等項(xiàng)目，并將其設(shè)置為必填項(xiàng)，如果未能填寫(xiě)則系統(tǒng)不予保存，并給予提醒。對(duì)處于“等待配件”和“在修”狀態(tài)下的維修報(bào)告單，可以隨時(shí)增加維修記錄，但如果一旦選擇“已修復(fù)”或“待報(bào)廢”，則不能再對(duì)維修報(bào)告進(jìn)行修改。

2.5 預(yù)防性維護(hù)的監(jiān)管

HRP系統(tǒng)中預(yù)防性維護(hù)管理包括七大模塊，具體為預(yù)防性維護(hù)計(jì)劃、預(yù)防性維護(hù)報(bào)告、預(yù)防性維護(hù)項(xiàng)目、預(yù)防性維護(hù)等級(jí)、預(yù)防性維護(hù)項(xiàng)目類型、預(yù)防性維護(hù)結(jié)果類型和預(yù)防性維護(hù)等級(jí)類型。其中，預(yù)防性維護(hù)計(jì)劃模塊中包括預(yù)防性維護(hù)計(jì)劃編制、配置和查詢模塊，預(yù)防性維護(hù)報(bào)告模塊中包括預(yù)防性維護(hù)報(bào)告生成、報(bào)告監(jiān)管、報(bào)告查詢模塊；預(yù)防性維護(hù)項(xiàng)目模塊包括預(yù)防性維護(hù)項(xiàng)目配置和查詢模塊；預(yù)防性維護(hù)等級(jí)中包含預(yù)防性維護(hù)等級(jí)字典模塊；預(yù)防性維護(hù)項(xiàng)目類型模塊中包含預(yù)防性維護(hù)項(xiàng)目類型字典維護(hù)模塊；預(yù)防性維護(hù)結(jié)果類型則包括預(yù)防性維護(hù)結(jié)果類型字典維護(hù)模塊，預(yù)防性維護(hù)等級(jí)類型則包括預(yù)防性維護(hù)等級(jí)類型字典維護(hù)模塊。由于不同醫(yī)療設(shè)備預(yù)防性維護(hù)的程序、內(nèi)容以及方法等均不同，因此尚無(wú)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。目前，根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，已經(jīng)開(kāi)通并應(yīng)用了系統(tǒng)中的預(yù)防性維護(hù)計(jì)劃和預(yù)防性維護(hù)報(bào)告功能。為了增強(qiáng)監(jiān)管的人性化，在系統(tǒng)中添加了預(yù)防性維護(hù)計(jì)劃預(yù)警功能，并且通過(guò)相應(yīng)程序?qū)⑵涑尸F(xiàn)在大屏幕上，顯示相關(guān)預(yù)警信息。預(yù)警信息只有負(fù)責(zé)人對(duì)其進(jìn)行操作后才會(huì)消失，否則持續(xù)提醒，最長(zhǎng)提醒時(shí)間為25天。通過(guò)這一功能，可清晰掌握預(yù)防性維護(hù)工單所處狀態(tài)，為監(jiān)督管理提供便利。

2.6 維修信息統(tǒng)計(jì)與分析

系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)收集、保存所有維修工作信息，為相關(guān)信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析提供了基礎(chǔ)。目前，醫(yī)院HRP系統(tǒng)尚未開(kāi)通數(shù)據(jù)分析功能，下一步將陸續(xù)上線并完善數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，包括分布分析、趨勢(shì)分析等，增強(qiáng)系統(tǒng)的管理支撐作用。

3 實(shí)踐效果

諸暨市第二人民醫(yī)院基于HRP系統(tǒng)開(kāi)展醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)信息化管理實(shí)踐以來(lái)，在人工管理模式中存在的問(wèn)題得到了有效改善：（1）有效報(bào)修信息占比提升，報(bào)修效率提高。HRP的應(yīng)用使設(shè)備報(bào)修方式從傳統(tǒng)單一的電話報(bào)修逐步改進(jìn)為網(wǎng)絡(luò)、電話報(bào)修相結(jié)合。通過(guò)設(shè)置必填項(xiàng)和建立常見(jiàn)問(wèn)題庫(kù)供報(bào)修人選擇等措施，使報(bào)修信息更加完整的同時(shí)提高報(bào)修效率，確保維修準(zhǔn)確完成。與HRP系統(tǒng)應(yīng)用前相比，應(yīng)用1年后有效報(bào)修信息占比明顯提高，達(dá)到97.8%（應(yīng)用前88.2%）。（2）維修質(zhì)量提升。在HRP系統(tǒng)中可雙向監(jiān)督報(bào)修，當(dāng)確認(rèn)受理報(bào)修信息后，報(bào)修科室和維修人員均可查詢受理情況及維修進(jìn)度，共同監(jiān)督確保維修進(jìn)度和質(zhì)量，最大程度減少對(duì)臨床工作的影響。應(yīng)用1年來(lái)，臨床科室對(duì)設(shè)備維修維護(hù)工作滿意度明顯優(yōu)于應(yīng)用前。（3）儀器日常維護(hù)效果提升。在HRP系統(tǒng)中添加了預(yù)防性維護(hù)計(jì)劃預(yù)警功能，增強(qiáng)了監(jiān)管的便捷性和人性化，使維護(hù)效果得到明顯提升。