新時期流動人員人事檔案管理探討

劉文沛

摘要：為確保我國人事檔案管理工作能夠緊跟時代發(fā)展步伐，與時俱進，本文首先分析了新時期流動人員人事檔案管理工作的重要性，并在此基礎(chǔ)上重點探討了新時期流動人員人事檔案管理存在的問題以及解決相關(guān)問題的對策，以從根本上提升流動人員人事檔案管理工作效率及質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：流動人員;人事檔案管理;存在問題;對策

新時期流動人員人事檔案管理工作的重要性

1.1保證人力資源配置的合理性

加強新時期流動人員人事檔案管理工作，不僅可充分挖掘、運用人力資源，也可優(yōu)化人力資源的配置，確保人力資源配置的合理性。如：讓企事業(yè)單位擁有自主選擇人才的權(quán)力、讓人才擁有自主擇業(yè)的權(quán)力。與此同時，還需確保人力資源進出渠道的暢通性，幫助流動人員掃清障礙問題，而用人單位則需與時俱進，適時調(diào)整用人制度。

1.2為用人單位人員任用提供指導(dǎo)

從用人單位的角度來看，充分利用流動人員的人事檔案可幫助用人單位挑選合適的人才。加之，人事檔案中詳細記載著流動人員的工作經(jīng)歷及其工作表現(xiàn)，其可從側(cè)面反映流動人員的工作能力，這些信息均能夠為用人單位人員任用提供有效指導(dǎo)。

2.新時期流動人員人事檔案管理存在的問題

2.1管理機構(gòu)的保管條件參差不一

中組部、人社局等部門規(guī)定“跨地區(qū)流動人員的人事檔案管理工作可由其單位所在地或者戶籍所在地的人力服務(wù)機構(gòu)或者公共就業(yè)機構(gòu)來管理”。當(dāng)前，流動人員的人事檔案主要由各地的就業(yè)中心、人才中心及勞動服務(wù)中介機構(gòu)等管理，盡管其均管理著一定量的流動人員的人事檔案，但從當(dāng)前的管理現(xiàn)狀來看，一些管理機構(gòu)擁有齊全的技防設(shè)施，管理也較為規(guī)范，但一些管理機構(gòu)卻因為其自身不重視流動人員檔案管理工作或者經(jīng)費不足等原因，而并未設(shè)立專門的檔案庫房、配置專業(yè)的管理人員，檔案保管條件惡劣，檔案管理制度也相對較為缺失，存在一定的安全隱患。

2.2缺乏有效的宣傳手段

為有效確保人事檔案管理工作效率及質(zhì)量，做好人事檔案宣傳工作至關(guān)重要。但因為各地對于人事檔案的重視程度不夠，不重視流動人員人事檔案的宣傳，絕大多數(shù)流動人員都不了解人事檔案管理工作，這樣一來，不僅會降低人事檔案管理部門的工作效率，同時也會大幅提升老百姓的辦事成本。盡管部分地區(qū)在政府部門的權(quán)力運行網(wǎng)站上專門開設(shè)有人事檔案專欄，專門為流動人員宣傳人事檔案相關(guān)政策、辦事指南及檔案查詢等信息，但這種單一的宣傳方式由于其受眾范圍受到限制，而無法有效保證宣傳效果。

2.3零散材料的收集效率相對較低

流動人員的流動性相對較大，加之絕大多數(shù)工作單位或個人不重視人事檔案管理工作，檔案保管機構(gòu)針對于材料的收集又缺乏有效手段，時常會出現(xiàn)檔案材料缺失、材料無法及時歸檔等問題，這些問題的出現(xiàn)，都將會影響人事檔案的完整性。如：某職員辭職離開原工作單位后，在其將檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位的人才中心后，若人事檔案的勞動合同、在職期間的業(yè)績材料、職稱評審等材料存在缺失問題，這樣以來，新的工作單位將無法準確評定當(dāng)事人的綜合能力。

2.4管理團隊專業(yè)化程度偏低

與國家檔案館相比，流動人員人事檔案管理人員的工作能力與其存在較大差異。一些管理規(guī)范的單位還能配備專業(yè)的流動人員人事檔案管理人員，而一些管理較差的單位通常則會安排其他工作人員兼職管理流動人員的人事檔案。加之，現(xiàn)階段我國嚴重缺乏檔案管理、人力資源管理及計算機等專業(yè)人才，這一問題的存在將會嚴重影響流動人員人事檔案管理隊伍的建設(shè)。人事檔案管理人員短缺而導(dǎo)致各管理機構(gòu)的工作人員沒有更多的時間去整理人事檔案，只能保證日常管理工作的正常開展。

2.5信息化管理水平有限

為確保流動人員人事檔案管理工作的效率及質(zhì)量，則需有效應(yīng)用信息化技術(shù)，當(dāng)前部分地區(qū)已實現(xiàn)了人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化管理，但一些基層單位因為信息化水平較低或者缺少專業(yè)的管理人員，多數(shù)僅僅是將存檔人員的名字錄入了電子表格，但仍有一些基層單位的檔案管理依然停留在“裝好袋子、鎖好柜子”的純手工時代，這樣不僅會大幅降低檔案管理效率，也會影響檔案管理機構(gòu)公共服務(wù)效率的提升。

3.解決流動人員人事檔案管理問題的對策

3.1規(guī)范流動人員人事檔案管理機構(gòu)的管理行為

流動人員人事檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性的民生工作，各地均應(yīng)重視流動人員人事檔案管理工作，提升自身的認知能力，為有效改善流動人員人事檔案保管條件，則應(yīng)為管理機構(gòu)投入一定的檔案保管經(jīng)費。而各管理機構(gòu)則應(yīng)不斷完善流動人員人事檔案管理制度，不得無理由拒收滿足存放要求及按政策規(guī)定調(diào)轉(zhuǎn)而來的流動人員的人事檔案。與此同時，還需堅持《中華人民共和國檔案法》所提出的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，檔案管理部門應(yīng)加強流動人員人事檔案管理工作，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)流動人員人事檔案管理工作，改變流動人員人事檔案邊緣化問題，充分發(fā)揮自身的管理作用。

3.2充分利用新媒體宣傳流動人員人事檔案管理工作

隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息化技術(shù)的快速發(fā)展，開展流動人員人事檔案宣傳工作的過程中“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用。為了進一步提升人事檔案管理效率，則應(yīng)充分利用微博、微信、手機、網(wǎng)站、數(shù)字電視等新媒體平臺宣傳流動人員人事檔案管理工作，大力宣傳流動人員人事檔案的作用及具體功能。

3.3確保流動人員人事檔案材料收集歸檔渠道的暢通性

為有效確保流動人員人事檔案材料信息的完整性，充分體現(xiàn)流動人員的綜合素養(yǎng)，則應(yīng)專門配置人事檔案聯(lián)絡(luò)員，聯(lián)絡(luò)員應(yīng)經(jīng)常性與當(dāng)?shù)馗咝?、人員流動頻繁的歸檔單位或者存檔量較大的管理機構(gòu)聯(lián)系，讓其也配備專門的聯(lián)絡(luò)員，負責(zé)收集、審核應(yīng)歸檔材料，以確保新材料能夠及時歸檔。同時也可與行業(yè)協(xié)會、業(yè)務(wù)主管部門等共同探討一些個性化內(nèi)容的收集，如流動人員的誠信檔案、業(yè)績檔案等。針對于所收集的零散材料，應(yīng)加大材料審核、鑒別力度，對于尚未達到收集標準的材料，則應(yīng)通知相關(guān)工作人員或者個人及時補送、補辦相關(guān)手續(xù)，以確保收集材料的時效性、真實性。

3.4提升流動人員人事檔案管理團隊的專業(yè)化程度

流動人員人事檔案管理機構(gòu)均應(yīng)加大流動人員人事檔案管理團隊的建設(shè)，實行持證上崗制度，招聘過程中，應(yīng)選用業(yè)務(wù)能力強、職業(yè)素養(yǎng)較高的工作人員充實流動人員人事檔案管理團隊的力量。同時還應(yīng)根據(jù)自身的實際情況，引進檔案管理學(xué)、人力資源管理及信息資源管理等專業(yè)人才，定期組織其參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)活動。其次，還應(yīng)制定相應(yīng)的管理制度，以約束流動人員人事檔案管理人員的行為，提升其工作責(zé)任意識，以提升流動人員人事檔案管理工作效率，與此同時還應(yīng)從工作、生活等多個方面給予其關(guān)心，以充分調(diào)動工作人員的工作熱情及工作積極性，穩(wěn)定、壯大流動人員人事檔案管理團隊。

3.5加大流動人員人事檔案信息化建設(shè)力度

各級流動人員人事檔案管理機構(gòu)在推進信息化建設(shè)工作的過程中，應(yīng)結(jié)合自身的實際情況，開發(fā)管理軟件、引進條形碼管理技術(shù)等。為確保流動人員人事檔案信息的安全性，還需根據(jù)工作需要，分階段、選擇性的開展數(shù)字化工作。為確保流動人員人事檔案數(shù)字化技術(shù)的規(guī)范性，國家還應(yīng)盡快制定相應(yīng)規(guī)范標準，各地可集中資源、管理優(yōu)勢，構(gòu)建統(tǒng)一的區(qū)域性流動人員人事檔案服務(wù)平臺，確保數(shù)據(jù)信息的完整性，實現(xiàn)信息共享，為流動人員人事檔案管理服務(wù)水平的提升以及跨地區(qū)信息共享奠定堅實基礎(chǔ)。

結(jié)束語

綜上所述，各級流動人員人事檔案管理機構(gòu)應(yīng)積極查找流動人員人事檔案管理中存在的問題，針對于存在的問題，則應(yīng)積極采取相應(yīng)對策，以確保流動人員人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，從根本上提升流動人員人事檔案管理效率及質(zhì)量。

參考文獻：

[1]李佩.新時期流動人員人事檔案管理探析[J].檔案管理，2020（10）：75-76.