關于檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展作用的思考

摘要：檔案管理作為事業(yè)單位內部構成的重要組成部分，其宗旨是維護檔案的完整與安全。對于事業(yè)單位而言，合理檔案管理深刻影響著單位內部資料的流通與發(fā)展，是事業(yè)單位能否正確履行社會職責的重要憑證。隨著國家對于事業(yè)單位的改革發(fā)展以及檔案管理工作的改進，急需不斷完善事業(yè)單位對于檔案的管理模式，以及引入相應管理人才。由此才能夠進一步提高事業(yè)單位檔案換管理的公開化與規(guī)范化，完善單位檔案管理制度，做到透明辦公，便于民眾進行工作監(jiān)督。由此，檔案管理對事業(yè)單位的發(fā)展具有十分重要的意義。

關鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;知識化;信息化管理

引言

如何運用檔案管理來保持事業(yè)單位的工作效率，完善其中的工作內容，對于事業(yè)單位而言是一項需要長久進行的工作。在大數據時代，檔案的管理也不再被局限于紙上，信息化數字化檔案處理模式為事業(yè)單位檔案存儲方式提供了新的道路。事業(yè)單位能否緊隨時代潮流，及時發(fā)揮其社會作用與公益作用，極大程度上取決于內部對于檔案管理的學習與反思。合理的檔案管理能夠為事業(yè)單位保持其內部的純潔性，并在其中強化單位事務處理效率，強化公共事務管理能力，更好的發(fā)揮其社會作用，建立高效為民的行政管理體系。

一、檔案管理在事業(yè)單位中的地位

在以往，傳統事業(yè)單位將檔案管理看作單位發(fā)展過程中的輔助物品，用來記錄單位的發(fā)展過程與重要節(jié)點。因此，事業(yè)單位內，檔案大多被歸納集中于檔案館中無人問津。造成這種情況的根本原因便是事業(yè)單位對于檔案重要性的認知不足，沒有對檔案整理引起足夠的重視。然而，正是這些沒有引起重視的檔案，凝聚了整個單位的核心內容，一定程度上更是單位發(fā)展的縮影。

事業(yè)單位作為國家設置的帶有一定的公益性質的機構，其中的所有檔案是國家對于其發(fā)展評估以及工作總結的重要依據，也是事業(yè)單位履行其社會職責的重要記錄。由于傳統檔案多為紙質，在長期保存過程總極易發(fā)生磨損與損壞，因此專業(yè)且有效的檔案管理成為了檔案能否長期有效保存的重要手段。同時，隨著信息技術的發(fā)展，事業(yè)單位檔案的存儲方式已經不再拘泥于紙質，更為方便快捷的電子檔案成為了其中的新秀。并且隨著時間的推移，紙質化檔案難以快速且精準的尋找，信息化電子檔案則能夠更好的適應這一點。

在目前的發(fā)展趨勢中，精準有效、高度信息化的檔案管理在事業(yè)單位中具有極為重要的地位，對于國家基層建設起著無法替代的監(jiān)管作用與完善作用。

二、近年來檔案管理的變化與發(fā)展

（一）信息化

隨著數字化信息化的大數據發(fā)展，檔案的保存形式逐漸由紙質向電子化紙質化共存方向發(fā)展。電子化檔案為紙質化檔案提供備份保障，預防紙質檔案因各種不可抗因素造成損毀與不可識別;紙質化檔案則為電子檔案提供基礎版本，保證留存時的檔案第一手材料，能夠準確的還原記錄檔案時所經手的人員。

相對于紙質，電子檔案更易長久保存。在空間上更能為檔案整理節(jié)省空間，提高查找效率，做到高效閱讀與資源讀取。

（二）多元化

隨著國家行政機關的各項改革，事業(yè)單位的辦公過程逐漸向透明公開化發(fā)展，檔案的管理方式也逐漸多元化。而事業(yè)單位的檔案則是人們了解單位，監(jiān)督單位的重要依據與憑。通過檔案，人們可以更加直觀的了解事業(yè)單位的工作內容與其所擔負的社會責任。在宏觀角度，事業(yè)單位所留存的檔案一定程度上能夠為歷史以及重大事件的發(fā)展提供依據，為社會發(fā)展提供能量。

（三）嚴格化

由于事業(yè)單位的特殊性，對于檔案的管理具有極高要求，因此近年來事業(yè)單位對于檔案管理人員的篩選逐漸嚴格。事業(yè)單位中所留存的檔案部分會涉及到從業(yè)人員的隱私，甚至是內部機密，由此并不適合被他人知曉以及廣泛傳播。由此，嚴格篩選檔案管理人員，保證內部資料的機密性與從業(yè)人員的隱私，避免因泄露檔案造成單位甚至國家層面的損失，成為了近年來檔案管理的重點。

三、檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的作用

（一）使其牢記任務，履行社會責任

由于事業(yè)單位是由國家建立的具有公益性質，為社會提供公共服務組織，因此其能否完成本質任務，認真履行應盡的社會責任，成為了國家對于一個事業(yè)單位是否優(yōu)良的重要評價標準。而檔案管理作為一項記錄性監(jiān)督工程，是單位積極向上發(fā)展，不走歧路的重要后方保障。建立符合國家要求，適合單位長久發(fā)展的檔案管理方式以及相應的檔案管理監(jiān)督，將檔案管理從無序化到規(guī)范化，是當前事業(yè)單位發(fā)展的一個重要攻克難關。檔案管理能夠有效約束單位的發(fā)展，使其在國家允許范圍內發(fā)展，并及時履行社會職責，完善內部監(jiān)管。

事業(yè)單位在發(fā)展過程中，由于其中所包含的公益性，往往容易使得內部人員純潔性發(fā)生變質。近年來有關公益造假，利用公益牟利等新聞層出不窮，一個有效的檔案管理機制能夠為單位組成人員建立行為模板，規(guī)范人員的行為，領導整個單位向著制度化規(guī)范化發(fā)展。

（二）發(fā)揮事業(yè)單位的公共服務功能

事業(yè)單位與其他單位的不同之處在于其公共性與服務性。事業(yè)單位運營的主要目的是履行其社會職責，組織并從事教育、文化、衛(wèi)生、科技等活動。其存在的根本目的是為人民提供幫助。而隨著國家對事業(yè)單位的改革與調整，績效評估成為了衡量事業(yè)單位工作優(yōu)良的一項重要憑證。在這一大背景下，如何加強對事業(yè)單位績效的有效評估，單位內部的檔案成為了評估的重要標準。

檔案管理獨立性強，且專業(yè)化程度較高，能夠更為客觀的反應所在事業(yè)單位在過去履行社會職責時的表現。當事業(yè)單位中出現內部問題時也能夠及時記錄，并方面后人翻閱了解，牢記問題發(fā)生所在，并以此為戒。

結語

事業(yè)單位作為中國特色社會主義制度的重要組成部分，事業(yè)單位內部檔案管理與我國建設服務型政府與服務型社會體系息息相關。事業(yè)單位的發(fā)展需要第三方的監(jiān)督與引導，只有加強自身管理，建立嚴格的內部管理制度，才能夠推動事業(yè)單位積極履行社會義務，推動中國特色主義現代化建設，為社會不斷發(fā)展做出貢獻，為公民提供公共服務保障。

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作者簡介：郭鼎銘，1989年2月出生，男，遼寧大洼人，漢族，在職研究生學歷，檔案館員職稱，研究方向：檔案。