新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作芻議

摘要：新形勢(shì)下，信息技術(shù)發(fā)展越來越快，現(xiàn)代社會(huì)正在逐步趨向于數(shù)字化與信息化發(fā)展。在此背景下，企業(yè)要高度重視科技檔案的管理，合理利用現(xiàn)代化理論，突破檔案管理中存在的問題。對(duì)此，以下重點(diǎn)探討新形勢(shì)下強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理的具體對(duì)策和幾點(diǎn)思考，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化;科技檔案;檔案管理;新形勢(shì)

檔案管理工作的有效實(shí)施，必須要合理利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，并改變管理理念，投入足夠的資金，加強(qiáng)基礎(chǔ)硬件設(shè)施的配備，為檔案管理工作的信息化建設(shè)與細(xì)節(jié)問題掌控提供有力的保障。文章重點(diǎn)探討企業(yè)科技檔案管理工作中的問題與對(duì)策，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)科技檔案管理工作提供一定的參考。

1企業(yè)科技檔案管理工作中的問題

首先，對(duì)檔案管理工作重視偏低?，F(xiàn)階段，企業(yè)科技檔案主要包含有技術(shù)科研成果等，但是企業(yè)科技檔案管理檔案不合理，而且人力資源與資金投入不足，導(dǎo)致管理工作存在較為嚴(yán)重的滯后性，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的有序開展。其次，未能夠有效利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段。很多企業(yè)科技檔案管理工作都是手工進(jìn)行，而這種方式比較浪費(fèi)時(shí)間，且勞動(dòng)強(qiáng)度比較高。此外，還有部分企業(yè)把重點(diǎn)放在經(jīng)營管理活動(dòng)，未能夠建立起檔案管理信息化共享平臺(tái)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作難以滿足現(xiàn)代化管理工作需求。再者，未做好科技電子文檔資料的收集、整理?，F(xiàn)階段，許多工程技術(shù)資料，基建工程資料的設(shè)計(jì)、制作都是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，手工制作的技術(shù)資料很少，因此，在工程設(shè)計(jì)資料交接時(shí)，往往只注重了紙質(zhì)文件資料的接收，忽視了電子文檔資料的交接。例如，一項(xiàng)基建工程設(shè)計(jì)完成之后，設(shè)計(jì)方只按建筑方的要求提供了圖紙份數(shù)，對(duì)設(shè)計(jì)的電子文檔不提供給建筑方，今后必須堅(jiān)強(qiáng)對(duì)電子文檔的收集歸檔工作。

最后，檔案管理水平整體偏低。主要體現(xiàn)在檔案管理理念比較落后，認(rèn)為檔案管理工作只需要保證檔案的完整性即可。在管理要求方面，很多企業(yè)并未制定出清晰的管理要求，且對(duì)管理要求的認(rèn)知模糊，導(dǎo)致檔案管理實(shí)效性整體偏低。以檔案搜集為例，雖然一部分企業(yè)已經(jīng)制定出了有關(guān)的管理制度，但是并未在實(shí)踐中進(jìn)行落實(shí)，存在較為嚴(yán)重的形式主義。

2新形勢(shì)下企業(yè)科技檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

2.1企業(yè)科技檔案管理理念的改變

每一種新生事物的產(chǎn)生與發(fā)展，第一步都是改變思想意識(shí)，只有思想意識(shí)的變化，才能推動(dòng)其創(chuàng)新與發(fā)展。在新形勢(shì)下，企業(yè)科技檔案管理模式開始逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)管理到信息化與自動(dòng)化管理，有效的提升了企業(yè)科技檔案管理的便捷性與安全性。企業(yè)科技檔案管理人員需要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，改變自己的管理思想與理念，把企業(yè)科技檔案進(jìn)行存檔與共享等合理規(guī)范的管理，進(jìn)而讓檔案管理工作效率得到有效的提升，這對(duì)企業(yè)科技檔案應(yīng)用個(gè)資源共享有著重要的作用。

2.2企業(yè)科技檔案載體產(chǎn)生了轉(zhuǎn)變

一般情況下，企業(yè)科技檔案是通過文字進(jìn)行記錄，并通過紙質(zhì)媒介進(jìn)行管理的。在一定程度上，這種檔案管理方式比較浪費(fèi)紙張，而且非常浪費(fèi)時(shí)間與精力，大大降低了工作效率。

新形勢(shì)下，企業(yè)科技檔案管理開始采用電子信息化模式，借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)科技檔案的高效管理。利用這種方式進(jìn)行檔案管理，可以適當(dāng)加入一些聲音與視頻等，不但可以讓企業(yè)科技檔案管理內(nèi)容更加的豐富，還有助于后續(xù)的查閱。

除此以外，新形勢(shì)下，企業(yè)科技檔案存儲(chǔ)方式也產(chǎn)生了巨大轉(zhuǎn)變，U盤、移動(dòng)硬盤等新型存儲(chǔ)設(shè)備產(chǎn)品的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)科技檔案管理模式結(jié)構(gòu)的改革。

2.3企業(yè)科技檔案管理服務(wù)手段的轉(zhuǎn)變

新形勢(shì)下，企業(yè)的辦公服務(wù)開始趨向于智能化與自動(dòng)化方向發(fā)展，且檔案管理存儲(chǔ)方式變得更加的先進(jìn)。借助于信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等形式，開展新形勢(shì)下企業(yè)科技檔案管理工作，使其服務(wù)方式與服務(wù)手段產(chǎn)生了一定的變化。從之前的被動(dòng)且形式單一服務(wù)狀態(tài)，轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)辦公人員能夠直接提供動(dòng)態(tài)的且實(shí)時(shí)的服務(wù)，有效的提升了企業(yè)科技檔案管理工作效率，并推動(dòng)服務(wù)手段趨向于便捷化發(fā)展。

3企業(yè)科技檔案管理工作的有效實(shí)施措施

3.1強(qiáng)化管理層的認(rèn)知

意識(shí)是行為的先導(dǎo)，只有管理層能夠高度認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能在實(shí)踐中推廣檔案管理工作，而這也是企業(yè)科技檔案工作的前提。第一，管理層需要轉(zhuǎn)變自己的觀點(diǎn)，并強(qiáng)化對(duì)檔案工作的正確認(rèn)知。以推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展為目標(biāo)，深度分析檔案管理工作中的問題，從而更好的把握檔案管理工作的內(nèi)涵，可以更進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作在日常管理中的滲透。其次，以端正的工作態(tài)度，創(chuàng)設(shè)出良好的檔案管理氛圍。逐步增強(qiáng)檔案管理工作人員的管理能力，有效提高檔案管理工作的實(shí)效性。第二，強(qiáng)化信息化管理理念。為了推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，改變傳統(tǒng)的手工操作檔案管理模式，需要樹立信息化管理理念。積極引進(jìn)各種先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)而檔案管理趨向于現(xiàn)代化發(fā)展，達(dá)到企業(yè)科技檔案管理工作信息化與數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。比如：企業(yè)科技檔案管理工作人員在設(shè)計(jì)教案時(shí)，可以利用公司局域網(wǎng)共享網(wǎng)絡(luò)資源，并搭建出一個(gè)信息化的檔案管理平臺(tái)，推動(dòng)企業(yè)科技檔案管理工作的自動(dòng)化發(fā)展。第三，進(jìn)一步完善企業(yè)科技檔案管理硬件設(shè)施。信息技術(shù)在企業(yè)科技檔案管理中得到的有效的應(yīng)用，也顯著的提升了企業(yè)科技檔案管理效率。但是信息技術(shù)的應(yīng)用也帶來了一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。在這一情況下，企業(yè)科技檔案管理人員需要強(qiáng)化管理人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化其安全意識(shí)，并加大網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)力度，投入足夠的經(jīng)費(fèi)，做好網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的防范工作，最大程度的規(guī)避信息技術(shù)應(yīng)用帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案管理的信息化

利用信息化手段，制定出檔案管理系統(tǒng)，將企業(yè)科技檔案真實(shí)、完整的錄入到系統(tǒng)中，同時(shí)，需要制定出完善的制度標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格審查零散的檔案資料，確認(rèn)檔案資料的完整性，制定出檔案查詢的電子目錄，從而確保電子檔案信息更加規(guī)范化。制定檔案信息審核制度，定時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，避免出現(xiàn)檔案作假的現(xiàn)象。第二，明確企業(yè)科技檔案的歸屬問題，可以將其歸屬為企業(yè)的檔案管理部門，這也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要保障。在條件許可的情況下，企業(yè)可以建立出獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，從而有效的提升企業(yè)科技檔案的實(shí)用性。重視檔案管理人員的專業(yè)技能，合理配置檔案管理的相關(guān)資源，最大程度的降低檔案管理的經(jīng)費(fèi)支出，推動(dòng)企業(yè)科技檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程，同時(shí)也能夠確保檔案管理更加專業(yè)，有專門的機(jī)構(gòu)管理企業(yè)科技的檔案是未來檔案管理工作的必然趨勢(shì)，這種管理結(jié)構(gòu)也能夠確保檔案管理工作的科學(xué)性與合理性。第三，檔案管理工作的業(yè)務(wù)能力與信息化水平，對(duì)企業(yè)科技檔案管理工作信息化建設(shè)具有直接的影響。專業(yè)的管理人員是檔案規(guī)范化管理的必要保障，要求企業(yè)注重檔案管理人才的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，并增進(jìn)各企業(yè)科技檔案管理工作之間的交流，相互分享檔案管理辦法與經(jīng)驗(yàn)。

3.3嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)程，做好科技檔案收集、整理、保管工作

《國務(wù)院科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定：“各單位應(yīng)建立，健全科技文件的形成、積累，歸檔制度，做到每一項(xiàng)科研、生產(chǎn)，基建等活動(dòng)，都有完整、準(zhǔn)確，系統(tǒng)的科技文件材料歸檔保存”?！案鲉挝粦?yīng)當(dāng)把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產(chǎn)、基建等計(jì)劃中，列入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍”。“各單位在對(duì)每一項(xiàng)科研成果、產(chǎn)品試驗(yàn)、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收的時(shí)候，要有科技檔案部門參加，對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的科技文件材料加以驗(yàn)收。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料的項(xiàng)目，不得驗(yàn)收。”上述規(guī)定明確了科技檔案人員的職責(zé)，職權(quán)和工作規(guī)程，為科技檔案管理提供了法定的依據(jù)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)支持檔案人員依法履行職責(zé)，企業(yè)各職能部門應(yīng)積極支持和配合檔案部門工作。同時(shí)，檔案管理人員要本著對(duì)事業(yè)認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，搞好部門之間的協(xié)調(diào)，把檔案管理的“關(guān)口”前移。變事后管理監(jiān)督為事前、事中和事后的監(jiān)督。

3.4搞好檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

庫房是實(shí)施檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，先進(jìn)的庫房條件，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效管理。目前，許多企業(yè)的科技檔案管理，絕大多數(shù)是單機(jī)管理，僅僅是實(shí)現(xiàn)檔案目錄計(jì)算機(jī)檢索，檔案現(xiàn)代化管理嚴(yán)重滯后于其他管理工作。檔案沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，其他業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門各自為政，重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象極為嚴(yán)重，檔案管理人員的精力只能集中在檔案整理及目錄輸入上，不利于檔案信息資源的開發(fā)，無法滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、開發(fā)建設(shè)的需要，不能適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)快速發(fā)展的需求。為此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化，首先必須解決檔案管理信息資源共享的問題。

4優(yōu)化企業(yè)科技檔案管理細(xì)節(jié)問題的思考

可以從以下幾個(gè)方面入手，第一，完善科技檔案管理中存在的細(xì)節(jié)問題。需要加大對(duì)企業(yè)科技檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)，新時(shí)代背景下，企業(yè)科技檔案管理模式轉(zhuǎn)變是必然趨勢(shì)。在此背景下，企業(yè)科技檔案管理人員要從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理模式轉(zhuǎn)變的重要性，高度重視檔案管理工作。在日常的檔案管理工作中，要保持積極向上的工作態(tài)度，不懈怠、不放棄。同時(shí)，檔案管理工作人員需要在管理工作中仍需要總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮自己敬業(yè)精神，并在自己的崗位上實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。提升職業(yè)道德素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)能力兩個(gè)方面著手。一方面，在進(jìn)一步提升企業(yè)科技檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力時(shí)，從我國檔案管理人員招聘各個(gè)環(huán)節(jié)的角度入手，構(gòu)建行之有效的考核和人才選拔標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，在增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)等各個(gè)方面，需要進(jìn)一步地加大對(duì)他們的培訓(xùn)，使得檔案管理人員切實(shí)意識(shí)到了新時(shí)代下自身在檔案管理工作中的重要性。還需要通過構(gòu)建有效的職務(wù)晉升和績效考核機(jī)制及薪酬體系，以提升各級(jí)檔案管理人員的工作熱情。第三，檔案管理工作的業(yè)務(wù)能力與信息化水平，對(duì)企業(yè)科技檔案管理工作信息化建設(shè)具有直接的影響。專業(yè)的管理人員是檔案規(guī)范化管理的必要保障，要求企業(yè)注重檔案管理人才的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，并增進(jìn)各企業(yè)科技檔案管理工作之間的交流，相互分享檔案管理辦法與經(jīng)驗(yàn)。第四，加強(qiáng)硬件設(shè)施的配備，進(jìn)一步豐富企業(yè)科技檔案的內(nèi)容，并讓檔案管理工作的功能更加多樣化。為了提升檔案管理工作的實(shí)效性，需要制定出科學(xué)合理的硬件方案。對(duì)于企業(yè)來講，可以建設(shè)處固件優(yōu)質(zhì)的檔案室，適當(dāng)增加一些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，尤其是防火與防霉等設(shè)備，從而更加有效的提升檔案管理的安全性與準(zhǔn)確性。檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工程，其中記錄了豐富的科研方案，企業(yè)方面要探索檔案的搜索方式，有助于檔案資源更加的豐富。

5結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)科技檔案管理工作的有效實(shí)施與細(xì)節(jié)優(yōu)化，可以有效的提高企業(yè)科研水平與效率?，F(xiàn)階段，企業(yè)科技檔案管理工作中仍存在一系列的問題。在信息化背景下，如何達(dá)到最佳的檔案管理效果，必須要對(duì)檔案管理工作中的細(xì)節(jié)問題進(jìn)行合理的優(yōu)化，從而更好的滿足檔案使用者的實(shí)際需求，并為學(xué)生未來的數(shù)學(xué)知識(shí)學(xué)習(xí)提供有力的依據(jù)。

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作者簡介：趙夢(mèng)娟，（1994.8.3-），女，本科，河南洛陽市，助理館員，從事檔案管理方面的研究。