新時(shí)期單位檔案管理現(xiàn)狀與解決對(duì)策(1)

付軍

摘? 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)的城市化進(jìn)程也在快速推進(jìn)，這對(duì)單位的工作水平也提出了更高的要求，單位要滿足國(guó)家發(fā)展的需求就需要進(jìn)一步進(jìn)行改革發(fā)展。而在單位改革和發(fā)展的過(guò)程中，因檔案管理涉及到的內(nèi)容比較繁雜，同時(shí)又對(duì)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展具有重要作用。所以，想要保證單位工作水平的有效提升，加強(qiáng)檔案管理工作是十分必要的。鑒于此，文章首先對(duì)當(dāng)前單位內(nèi)部檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，然后提出了據(jù)有針對(duì)性的應(yīng)對(duì)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)挝?檔案管理;問(wèn)題分析;完善策略

分類號(hào)：TU50

一、新時(shí)期單位檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.缺乏完善的檔案管理機(jī)制

事業(yè)檔案的檔案管理工作是一項(xiàng)非常系統(tǒng)和繁雜的工作，涉及到檔案信息的采集、分類、保存、分析和統(tǒng)計(jì)等，采用傳統(tǒng)手工管理的工作方法已經(jīng)很難適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理要求，并且，傳統(tǒng)的檔案管理方法不夠靈活，進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新勢(shì)在必行?？蓮膶?shí)際情況看，在檔案管理改革的過(guò)程中還沒(méi)有建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，也沒(méi)有結(jié)合信息化檔案管理的特點(diǎn)來(lái)制定完善的檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理人員在實(shí)際管理工作中缺乏制度指引。

2.信息化管理水平比較落后

當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時(shí)代，很多領(lǐng)域和行業(yè)都已經(jīng)充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)促進(jìn)行業(yè)的改革和升級(jí)。但是，就目前發(fā)展情況來(lái)看，依然有部分的單位在檔案管理的信息化建設(shè)方面比較落后，雖然引入了計(jì)算機(jī)來(lái)收集和保存檔案，卻沒(méi)有充分利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算等來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)和信息的收集、分析和管理，建立的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)信息化水平不高。另外，也有部分單位的信息化設(shè)備比較落后，導(dǎo)致人們?cè)谑褂脮r(shí)出現(xiàn)各種卡頓、癱瘓現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了人們的使用體驗(yàn)，對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)也增加了檔案管理的難度，影響了檔案管理的效率。

二、新時(shí)期單位檔案管理工作優(yōu)化策略

1.加強(qiáng)檔案管理方式的改革與升級(jí)

為增強(qiáng)檔案信息的搜索效率，需要積極借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等新型設(shè)備軟件工具，方便檔案管理人員進(jìn)行及時(shí)地查找利用，由此逐步改進(jìn)以往的檔案管理形式及其方法。除此之外，需要定期對(duì)各式各樣的檔案材料開(kāi)展維護(hù)工作，采取數(shù)字化掃描、病毒查殺以及在線病毒檢測(cè)的方式進(jìn)行統(tǒng)一的維護(hù)與管理，做好重要檔案文件的備份工作，并給予妥善的保存。這樣既可以確保檔案信息的安全性，也可以節(jié)省大量的維護(hù)管理時(shí)間。

2.深化對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的認(rèn)識(shí)

想要促進(jìn)單位檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，單位就需要不斷深化并明確對(duì)于檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)知。在此過(guò)程中，相關(guān)的單位一定要結(jié)合實(shí)際的檔案管理制度、檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)能力以及對(duì)于檔案管理工作的初始認(rèn)知程度，不斷深化檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的認(rèn)知。除此之外，單位還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的認(rèn)識(shí)培訓(xùn)，要讓檔案管理工作人員在培訓(xùn)過(guò)程中真正認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于單位未來(lái)發(fā)展的重要性，切實(shí)把這種意識(shí)入腦、入心，這樣才能夠讓檔案管理工作人員在檔案管理過(guò)程中真正投入到工作之中，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求開(kāi)展工作。

3.建立單位規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制

想要促進(jìn)我國(guó)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，就必須建立健全檔案管理機(jī)制。并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格考核，在此過(guò)程中，單位一定要建立較為完善的檔案管理制度和體系，確保所有檔案管理工作人員能夠嚴(yán)格按照相應(yīng)的制度和體系進(jìn)行工作。除此之外，單位還需要要求檔案管理工作人員在實(shí)際的工作過(guò)程中把信息技術(shù)融入其中，從而提升檔案管理工作的效率。單位還需要激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性和責(zé)任心，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。

4.提高檔案管理的信息化水平

信息化水平是單位檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志之一。通過(guò)現(xiàn)代化、信息化手段加強(qiáng)檔案管理，是提高檔案管理質(zhì)量的重要措施，也是信息時(shí)代檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。單位要積極探索利用電子賬戶、網(wǎng)絡(luò)云、辦公自動(dòng)化APP應(yīng)用、網(wǎng)上系統(tǒng)等信息化手段，提升檔案管理的績(jī)效，增強(qiáng)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化和智能化建設(shè)，為單位發(fā)展成為綜合、優(yōu)質(zhì)、高效、智能企業(yè)創(chuàng)造效益和提供數(shù)據(jù)幫助。首先，加強(qiáng)對(duì)單位智能檔案管理室的建設(shè)，增強(qiáng)人工智能應(yīng)用技術(shù)，健全智能檔案管理框架和實(shí)施機(jī)制。例如，將現(xiàn)有掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存技術(shù)等應(yīng)用到智能檔案管理中，利用單位信息化建設(shè)特點(diǎn)和需求，提升智能化數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用效率。其次，相關(guān)工作人員要勇于探索檔案管理的新途徑，創(chuàng)新和提高現(xiàn)有檔案管理的技術(shù)水平。檔案建設(shè)過(guò)程實(shí)際上是一個(gè)檔案功能整合的過(guò)程，它不僅包括檔案的保護(hù)存、研究、保管等功能，還借助內(nèi)部局域網(wǎng)具有數(shù)據(jù)展示、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、信息交流等功能，引導(dǎo)員工使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，必要時(shí)可以無(wú)障礙地進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索和存取，為企業(yè)內(nèi)部提供快速、準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)資源服務(wù)。再次，加快單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，將各類紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，更好地保護(hù)檔案資源。做好單位檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)工作，將單位發(fā)展過(guò)程中的各類數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整理和匯總，作為企業(yè)價(jià)值的重要組成納入到檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)體系中，豐富檔案館資源數(shù)據(jù)種類，充實(shí)數(shù)據(jù)資源總量，增強(qiáng)數(shù)字的行業(yè)共享;同時(shí)還要加強(qiáng)信息化時(shí)代單位數(shù)據(jù)檔案資源的安全防護(hù)工作，不斷更新和完善加密數(shù)據(jù)技術(shù)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)資源的傳輸、儲(chǔ)存和運(yùn)用中的安全性，防止因數(shù)據(jù)資源泄露給企業(yè)造成重大經(jīng)濟(jì)損失?？傊?，智能檔案館建設(shè)需要不斷堅(jiān)持創(chuàng)新發(fā)展的精神，推動(dòng)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于單位的發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，單位的檔案資料記錄了該單位各項(xiàng)工作及活動(dòng)開(kāi)展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據(jù)，對(duì)該單位今后各項(xiàng)工作的開(kāi)展具有指導(dǎo)價(jià)值，同時(shí)，還能促進(jìn)該單位的有序發(fā)展。因此，單位管理人員必須轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，改善工作中存在的不足，盡全力做好檔案管理工作，提高日常工作效率，使檔案資料真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]程圓.基層單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀、成因及對(duì)策[J].財(cái)會(huì)通訊，2009（25）：153-154.

[2]瞿靜.現(xiàn)階段單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江檔案，2015（3）：71.

3290501908290