新形勢(shì)下高職高專(zhuān)院校檔案管理數(shù)字化發(fā)展分析

吐遜江?阿布來(lái)提

摘 ?要：本文簡(jiǎn)單分析了檔案管理數(shù)字化的基本原則，并強(qiáng)調(diào)了新形勢(shì)下高職高專(zhuān)院校檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出了搭建綜合檔案資源管理管理信息化平臺(tái)、設(shè)定合理的管理要求、實(shí)施檔案信息的備份管理等新形勢(shì)下優(yōu)化高職高專(zhuān)院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的主要路徑，旨在推動(dòng)高職高專(zhuān)院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的加速與提質(zhì)。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);高職高專(zhuān)院校;檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

一、檔案管理數(shù)字化的基本原則分析

在展開(kāi)對(duì)檔案資源的數(shù)字化管理工作中，需要遵循的主要原則如下所示：第一，同步檢查檔案實(shí)體質(zhì)量，確保數(shù)字化成果的真實(shí)、完整。第二，積極引入先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，確保數(shù)字化成果的長(zhǎng)期有效、數(shù)據(jù)兼容和安全遷移[1]。第三，重點(diǎn)落實(shí)有效的保護(hù)措施，確保檔案實(shí)體及數(shù)字化成果的安全。第四，確保檔案實(shí)體與數(shù)字化成果間的有機(jī)聯(lián)系。對(duì)于高職高專(zhuān)院校而言，在展開(kāi)實(shí)際的檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，還要充分考量院校本身的檔案管理工作水平與需要，保證檔案管理數(shù)字化建設(shè)貼合高職高專(zhuān)院校實(shí)際，整體規(guī)劃與工作策略具有極高的可操作性。

二、新形勢(shì)下高職高專(zhuān)院校檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)價(jià)值分析

新形勢(shì)下，檔案管理工作必須要進(jìn)一步升級(jí)，實(shí)現(xiàn)檔案資源調(diào)取提速、保存容量擴(kuò)大等等。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，推行檔案管理數(shù)字化建設(shè)是必然選擇。在高職高專(zhuān)院校中，落實(shí)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)主要集中在以下幾方面：第一，檔案管理效率的提升。由于選用信息化的管理方式，所以可以結(jié)合關(guān)鍵詞完成對(duì)數(shù)字化檔案資源的迅速調(diào)取，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升，也可以達(dá)到資源互通共享的效果。第二，檔案信息安全性提升。由于在相應(yīng)平臺(tái)內(nèi)普遍設(shè)置權(quán)限管理以及信息加密，所以出現(xiàn)檔案信息隨意篡改、泄露等問(wèn)題的概率更低。第三，檔案服務(wù)升級(jí)。方便高職高專(zhuān)院校內(nèi)的教師、學(xué)生結(jié)合現(xiàn)實(shí)需要迅速查找檔案信息。

三、新形勢(shì)下優(yōu)化高職高專(zhuān)院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的主要路徑探究

（一）搭建綜合檔案資源管理管理信息化平臺(tái)

第一，人事檔案信息化管理平臺(tái)。出于對(duì)技術(shù)成熟度以及檔案資源安全性的考量，在高職高專(zhuān)院校推行檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，可以利用“以自主數(shù)字化為主、外包服務(wù)為輔”的工作理念，搭建人事檔案信息化管理平臺(tái)。在人事檔案信息化管理平臺(tái)的支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)高職高專(zhuān)院校內(nèi)所有干部人事檔案資源、年度考核表等材料的數(shù)字化，推動(dòng)高職高專(zhuān)院校人事檔案管理工作不斷向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

第二，學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。除了要對(duì)干部人事檔案展開(kāi)數(shù)字化并搭建起相應(yīng)的數(shù)字化管理平臺(tái)之外，高職高專(zhuān)院校還需要積極推行對(duì)學(xué)生檔案的信息化管理，即結(jié)合現(xiàn)實(shí)要求搭建起學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在此過(guò)程中，要重點(diǎn)落實(shí)對(duì)學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)年鑒定表、體檢表、入團(tuán)志愿書(shū)、獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)表等檔案信息的數(shù)字化[2]。在此基礎(chǔ)上，還要結(jié)合學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立配套引入學(xué)生檔案查詢系統(tǒng)，方便相關(guān)教師、學(xué)生等對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行線上查詢。

第三，高職高專(zhuān)院校檔案室網(wǎng)站。在條件允許的情況下，要在完成高職高專(zhuān)院校干部人事檔案與學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)搭建的基礎(chǔ)上，形成高職高專(zhuān)院校檔案室網(wǎng)站，并在其中開(kāi)設(shè)檔案工作動(dòng)態(tài)、在線查詢、資料下載等功能單元，為高職高專(zhuān)院校教職工、學(xué)生提供更為便捷、多樣化的檔案服務(wù)。

需要注意的是，在高職高專(zhuān)院校展開(kāi)檔案資源管理的數(shù)字化建設(shè)工作中，應(yīng)當(dāng)著重提取使用較為頻繁、更加重要的檔案資源優(yōu)先展開(kāi)數(shù)字化處理。實(shí)踐中，可以優(yōu)先對(duì)黨群、行政類(lèi)，以及錄取、學(xué)籍、畢業(yè)等利用頻繁的檔案數(shù)字化，降低相關(guān)工作人員現(xiàn)實(shí)工作壓力的同時(shí)促使高職高專(zhuān)院校檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)工作的效率提升。

（二）設(shè)定合理的管理要求

檔案管理的數(shù)字化在當(dāng)前剛剛起步發(fā)展，所以需要一定要求、制度進(jìn)行指導(dǎo)與約束，以此保證檔案數(shù)字化管理工作更加規(guī)范且具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值，避免檔案管理數(shù)字化建設(shè)流于形式?；谶@樣的要求，就必須要提前設(shè)定相對(duì)合理且高度可行的檔案數(shù)字化管理要求，包括檔案管理數(shù)字化建設(shè)的總體方案、技術(shù)線路、工作方法等等，以此保證檔案管理數(shù)字化建設(shè)不斷向著系統(tǒng)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。通常情況下，在檔案管理工作中，相關(guān)人員需要完成的工作任務(wù)主要包括檔案資源的收集與整理、歸檔、信息處理與保存、檔案?jìng)浞?、成果管理等等，因此需要針?duì)這些流程分別設(shè)定工作要求與操作規(guī)范，特別是要配套形成檔案數(shù)字化管理各個(gè)環(huán)節(jié)的安全保密機(jī)制與工作制度，以此達(dá)到保護(hù)高職高專(zhuān)院校檔案信息安全性的效果。實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)參考對(duì)檔案數(shù)字化管理各個(gè)環(huán)節(jié)的記錄，結(jié)合現(xiàn)實(shí)操作確定出檔案管理數(shù)字化建設(shè)以及配套管理制度中存在的不足之處，并以此為參考不斷優(yōu)化調(diào)整、規(guī)范管理要求。

新形勢(shì)背景下，高職高專(zhuān)院校檔案管理人員必須要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變觀念，不斷提高認(rèn)識(shí)，深入理解數(shù)字化建設(shè)利于檔案檢索查詢便捷高效，并以此為基礎(chǔ)確保檔案數(shù)據(jù)安全和有效利用;在實(shí)際的管理工作中，要根據(jù)歸檔年代區(qū)別對(duì)待，既要保證檔案的歷史性特質(zhì)，又要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。

（三）實(shí)施檔案信息的備份管理

為了強(qiáng)化檔案信息安全性，除了要在相應(yīng)信息化管理系統(tǒng)內(nèi)引入信息安全防控技術(shù)，如加密技術(shù)、權(quán)限限定技術(shù)等等之外，還需要落實(shí)對(duì)高職高專(zhuān)院校檔案信息資源的備份管理。在實(shí)際的工作中，針對(duì)所有經(jīng)過(guò)驗(yàn)收且檢查合格的完整檔案信息，均需要引入及時(shí)的備份處理。通過(guò)這樣的方式，能夠避免因?yàn)橛布p壞等一系列原因引發(fā)檔案信息丟失所造成的嚴(yán)重后果。

實(shí)踐中，出于對(duì)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)信息安全性的考量，不僅需要在高職高專(zhuān)院校檔案管理信息化系統(tǒng)服務(wù)器中上傳檔案資源信息，還應(yīng)當(dāng)依托“在線+離線”混合的方式對(duì)這些檔案信息進(jìn)行多套備份處理，同時(shí)還需要引入異地保存。在完成備份檔案數(shù)據(jù)信息的上傳后，相關(guān)工作人員必須要及時(shí)檢查、判斷這些備份檔案信息是否可以正常打來(lái)，以及其中包含的數(shù)據(jù)信息是否完整、整體檔案文件數(shù)量是否精準(zhǔn)等等，保證在需要使用時(shí)可以迅速調(diào)取相應(yīng)檔案信息。完成檢查后，要求對(duì)這備份檔案設(shè)定格式統(tǒng)一的標(biāo)簽，方便后續(xù)查找與調(diào)取。

（四）其他

第二，把握重點(diǎn)，以檔案展覽服務(wù)學(xué)校中心工作。高職高專(zhuān)院校的檔案室應(yīng)當(dāng)積極舉辦有關(guān)于學(xué)校檔案的主題宣傳周系列活動(dòng)，以圖文并茂的方式展示建校之初至今保留在高職高專(zhuān)院校內(nèi)的珍貴辦學(xué)歷史資料，進(jìn)行檔案資料展覽，豐富新形勢(shì)下檔案服務(wù)內(nèi)容。在此過(guò)程中，可以積極結(jié)合“6·9國(guó)際檔案日”等重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)，由檔案室舉辦多樣性的檔案專(zhuān)題展覽活動(dòng)。

第二，積極聯(lián)合區(qū)域院校、合作院校等展開(kāi)經(jīng)驗(yàn)交流，推動(dòng)高職高專(zhuān)院校檔案數(shù)字建設(shè)工作的進(jìn)一步升級(jí)[3];定期組織相關(guān)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，促使其更加適應(yīng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

第三，強(qiáng)化全院師生員工檔案意識(shí)，建設(shè)一支熱愛(ài)檔案事業(yè)、業(yè)務(wù)技能水平高、執(zhí)行有力、富有創(chuàng)新精神的檔案工作隊(duì)伍，提升高職高專(zhuān)院校檔案管理水平。

總結(jié)：

綜上所述，新形勢(shì)背景下，高職高專(zhuān)院校推行檔案管理數(shù)字化具有極高的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。在明確數(shù)字化管理基本原則的條件下，通過(guò)搭建綜合檔案資源管理管理信息化平臺(tái)、設(shè)定合理的管理要求、實(shí)施檔案信息的備份管理等策略的落實(shí)，深化了檔案管理數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了高職高專(zhuān)院校檔案管理工作的升級(jí)。

參考文獻(xiàn)

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