試論如何加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理促進(jìn)醫(yī)院人才庫(kù)的建立

張慧珍

摘 要：我國(guó)醫(yī)療行業(yè)迅猛發(fā)展的歷史背景下，醫(yī)院人事建設(shè)也在不斷推進(jìn)，醫(yī)院人事檔案管理及信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)能夠?yàn)獒t(yī)院人才庫(kù)的建立提供助力，為醫(yī)院人力資源管理與利用效率優(yōu)化提供幫助。本文分析了人事檔案在醫(yī)院人才管理工作中的作用，進(jìn)而就人事檔案管理工作的主要問(wèn)題進(jìn)行了探討，并提出了強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理的一些建議，以幫助同仁開(kāi)展醫(yī)院人才庫(kù)的建立與優(yōu)化工作。

關(guān)鍵詞： 醫(yī)院;人事檔案管理;人才庫(kù)

人才是當(dāng)前醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的重要資源，尤其是當(dāng)前我國(guó)醫(yī)療系統(tǒng)改革后，高端醫(yī)療人才緊缺。在醫(yī)院人才管理工作中積極進(jìn)行人才庫(kù)建設(shè)能夠?yàn)槿瞬诺呐囵B(yǎng)與調(diào)用、考評(píng)管理等提供有效信息，進(jìn)而為醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)的開(kāi)展提供保障。而在醫(yī)院人才庫(kù)的構(gòu)建工作中，最為基礎(chǔ)的工作之一就是優(yōu)化人事檔案管理效果。

一、人事檔案在醫(yī)院人力管理中的作用

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它主要記錄一個(gè)人的身份、求學(xué)、工作經(jīng)歷以及在學(xué)習(xí)和工作中取得的成績(jī)等方面內(nèi)容。在醫(yī)療事業(yè)單位，個(gè)人人事檔案對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部人力資源管理起著重要的作用，對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部各崗位的調(diào)配以及對(duì)外招聘醫(yī)務(wù)工作人員等工作的開(kāi)展也有著較大影響。醫(yī)院人事部門(mén)只有依據(jù)詳實(shí)可靠的人事檔案，才能做出重要的且可行的調(diào)配方案，使得醫(yī)院各個(gè)崗位上的人才都能充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)特長(zhǎng)，從而達(dá)到提高醫(yī)院綜合水平的目的。

醫(yī)院職工職稱(chēng)的評(píng)聘依據(jù)。相比較其他單位，醫(yī)院在專(zhuān)業(yè)背景上的要求更為嚴(yán)格一些，尤其是在進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)的申報(bào)方面，要對(duì)職工的工齡、學(xué)歷、年度考核以及學(xué)術(shù)研究方面的成果等方面進(jìn)行考證。這就需要醫(yī)院人事檔案提供詳實(shí)的證據(jù)，只有在對(duì)評(píng)聘人員的各方面有充分了解的前提下，才能開(kāi)展職稱(chēng)評(píng)聘工作。

薪資待遇的調(diào)整依據(jù)。醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的薪酬待遇是對(duì)其生活以及學(xué)術(shù)研究的物質(zhì)保障，對(duì)于醫(yī)院人才的鞏固是極為重要的因素。醫(yī)院人事檔案反映著員工在學(xué)歷、工作履歷、職稱(chēng)等諸多方面的詳細(xì)信息，是調(diào)整薪資待遇的重要依據(jù)。以人事檔案中的相關(guān)信息作為調(diào)整薪資的證據(jù)，做到公正、公平，更能提高各崗位人員的積極性，從而更好地為患者提供各項(xiàng)醫(yī)療服務(wù)。

二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

人事檔案管理方式落后，逐漸不適應(yīng)現(xiàn)代的人事管理形勢(shì)。在長(zhǎng)期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的背景下，和其他行業(yè)機(jī)構(gòu)一樣，醫(yī)院一度依靠政府來(lái)經(jīng)營(yíng)管理，因此對(duì)于很多管理制度都缺乏針對(duì)性，一刀切的管理經(jīng)驗(yàn)至今影響著不少醫(yī)院的管理制度，不少醫(yī)院的管理特征仍然有著明顯的政府機(jī)關(guān)檔案管理痕跡。人事檔案管理部門(mén)存在卻沒(méi)有履行相應(yīng)的工作內(nèi)容和職責(zé)，人事工作人員的主要工作是收集與保管，并沒(méi)有將人事檔案的真正功能反映出來(lái)，醫(yī)院很少采用人事檔案甚至不用，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于人事檔案的功能意義沒(méi)有清晰的概念，而且在維護(hù)人事檔案的時(shí)候沒(méi)有時(shí)效性，不會(huì)記錄崗位人員的職業(yè)變化和成績(jī)。因此在進(jìn)行選拔考評(píng)的時(shí)候，即使拿出人事檔案也沒(méi)有意義，畢竟人事檔案只反映了部分員工的久遠(yuǎn)的履歷，無(wú)法作為選拔干部的主要依據(jù)，因此最后人才晉升還是依靠醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人判斷和決定。

對(duì)檔案管理工作不重視，當(dāng)前的時(shí)代是信息化的時(shí)代，對(duì)于檔案這種記錄性極強(qiáng)的人事資料，信息化天然地有著存儲(chǔ)分類(lèi)的檔案基因。醫(yī)院行業(yè)也是最早進(jìn)行信息化建設(shè)的單位，但是信息化僅僅限于就診系統(tǒng)，并沒(méi)有覆蓋到醫(yī)院的人事系統(tǒng)，甚至有部分醫(yī)院至今仍然在使用紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案最大的問(wèn)題是容易在長(zhǎng)年累月的保管過(guò)程中出現(xiàn)缺失，破損等情況。最重要的問(wèn)題是紙質(zhì)檔案增加內(nèi)容十分麻煩，需要在龐大的紙質(zhì)系統(tǒng)中尋找目標(biāo)檔案，增加內(nèi)容，進(jìn)行分類(lèi)相比較計(jì)算機(jī)信息化管理都是效率極其低下的。

醫(yī)院人事檔案相關(guān)管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低。因大多數(shù)醫(yī)院不注重人事檔案管理工作，所以對(duì)于檔案管理工作的人員要求也不高，不少的檔案管理人員沒(méi)有與檔案管理相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，通常是從其他的部門(mén)轉(zhuǎn)移調(diào)配來(lái)進(jìn)行檔案管理工作的，因此對(duì)于檔案管理沒(méi)有專(zhuān)業(yè)性，甚至有些人水平較低。遺漏和錯(cuò)誤在這些人員的日常檔案管理工作中比比皆是，甚至有些檔案提交上來(lái)了，卻沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的建檔分類(lèi)工作。不少人至今仍然沒(méi)有轉(zhuǎn)變思維，仍然停留在傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)思維，認(rèn)為檔案管理部門(mén)沒(méi)有什么業(yè)績(jī)要求或者競(jìng)爭(zhēng)，是個(gè)工作內(nèi)容不多的職位，努力與否并不會(huì)影響收入。因此造成了不少檔案只是做到了記錄個(gè)人基本信息，而對(duì)于某些需要對(duì)個(gè)人能力，專(zhuān)業(yè)水平的記錄卻幾乎是空白的，在日后需要個(gè)人人事檔案時(shí)，往往沒(méi)有任何檔案價(jià)值。

三、加強(qiáng)人事檔案管理，建立醫(yī)院人才數(shù)據(jù)庫(kù)

加強(qiáng)完善醫(yī)院人事檔案管理制度，人事檔案作為醫(yī)院人力資源管理的主要組成部分，應(yīng)從根本上得到重視。醫(yī)院管理層應(yīng)該重新評(píng)估人事檔案制度的重要性，并提供相應(yīng)的資源扶持，建立相關(guān)的規(guī)章制度。從對(duì)檔案部門(mén)的員工組成開(kāi)始，引入末位淘汰制度，通過(guò)社會(huì)招聘篩選一批具備專(zhuān)業(yè)檔案知識(shí)的或者有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人力資源人才進(jìn)入檔案管理部門(mén)。與此同時(shí)，要對(duì)在崗的工作人員進(jìn)行長(zhǎng)期的培訓(xùn)，還要讓相關(guān)檔案人員進(jìn)入其他醫(yī)院進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，通過(guò)擴(kuò)大檔案工作人員的視野來(lái)促進(jìn)日常檔案管理工作的提高，并逐漸具備一定的創(chuàng)新能力，結(jié)合醫(yī)院自身的特點(diǎn)，對(duì)人力資源工作進(jìn)行優(yōu)化完善，不斷地提高檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平以及政治素養(yǎng)。

創(chuàng)新人事檔案管理模式。隨著科技的日新月異，人力資源管理中的檔案工作早就脫離了紙質(zhì)文件的時(shí)代，各類(lèi)專(zhuān)業(yè)的人事檔案軟件工具層出不窮，不僅讓人事檔案的管理效率大大提高，而且能夠通過(guò)檔案中記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以便用人單位和部門(mén)能通過(guò)這些數(shù)據(jù)快速地尋找到對(duì)應(yīng)的人才。信息化數(shù)字人事檔案的優(yōu)點(diǎn)是錄入內(nèi)容方便快捷，在初期建立好分類(lèi)后，檔案便能自動(dòng)歸類(lèi)，每一個(gè)檔案都具備多種查找方式，另外數(shù)字檔案能夠快速地進(jìn)行備份，不容易損壞丟失。綜合以上，醫(yī)院系統(tǒng)應(yīng)盡快建立醫(yī)院內(nèi)部的人才數(shù)據(jù)庫(kù)，并結(jié)合網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，將檔案與醫(yī)院的其它部門(mén)進(jìn)行整合，共享人事信息，優(yōu)化完善醫(yī)院的人事檔案使用途徑。舉例來(lái)說(shuō)，某醫(yī)院的某崗位員工需要辦理戶(hù)口或進(jìn)行公信信息采集，政審，職稱(chēng)申報(bào)等相關(guān)流程時(shí)，不需要象以往需要去各個(gè)部門(mén)索取，只需要通過(guò)醫(yī)院的人事管理系統(tǒng)便能查詢(xún)到相關(guān)信息，大大提高了工作效率。

提高醫(yī)院人事檔案利用率，醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人力資源的主要資源，起著將醫(yī)院內(nèi)部人才信息的采集，管理，分類(lèi)功能，要為醫(yī)院的日常人力資源管理工作提供數(shù)據(jù)支持。所以，醫(yī)院要對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)加強(qiáng)重視，對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部的人才選拔和培養(yǎng)提供便捷高效的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。同時(shí)要對(duì)醫(yī)院的人才檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分析，以此來(lái)判斷醫(yī)院當(dāng)前的人力資源狀況是否符合醫(yī)院的改革發(fā)展需求。否則，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)當(dāng)前的人事檔案系統(tǒng)中分析出的人力資源現(xiàn)狀進(jìn)行改革，制定出相應(yīng)的人才計(jì)劃和人力資源規(guī)劃，為醫(yī)院的人事資源能夠滿足醫(yī)院的日常運(yùn)營(yíng)做好前提準(zhǔn)備。另外，要依據(jù)人事檔案相關(guān)信息，通過(guò)長(zhǎng)期的觀察和分析，制定符合醫(yī)院自身特點(diǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，以此來(lái)提升醫(yī)院內(nèi)部員工的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。

建立人事檔案管理機(jī)制，要對(duì)人事檔案的管理制度進(jìn)行重新的改革，對(duì)于規(guī)范性，專(zhuān)業(yè)性等人才管理的專(zhuān)業(yè)度要進(jìn)行不斷地提高，結(jié)合信息化以及網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代的以計(jì)算機(jī)等終端的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)來(lái)完善人事檔案管理機(jī)制。一般來(lái)說(shuō)，人事檔案的建立流程為信息的采集整理和分類(lèi)工作。信息的采集是一切人事檔案的管理基礎(chǔ)，在進(jìn)行信息采集時(shí)，要最大程度的做到真實(shí)，全面的反映檔案記錄人員的資料信息。檔案管理人員應(yīng)針對(duì)以上的三個(gè)流程，分配崗位，并制定相關(guān)的崗位責(zé)任劃分，將專(zhuān)業(yè)型和經(jīng)驗(yàn)型的人事檔案管理人員分配到適合他們的崗位中，高效，準(zhǔn)確地完成人事檔案的建立管理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)醫(yī)療系統(tǒng)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院內(nèi)部的人事管理已經(jīng)取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。但因?yàn)槿肆Y源管理，特別是人事檔案管理并不是一個(gè)直接創(chuàng)造利益的部門(mén)，因此多年以來(lái)人事檔案部門(mén)并沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。因此在未來(lái)的醫(yī)療系統(tǒng)改革中，加強(qiáng)人事檔案管理是醫(yī)院的人力資源管理的重要工作內(nèi)容。

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