檔案資料信息化管理的思考與探索

摘 要：最具有保存價(jià)值的原始記錄資料就是檔案，受傳統(tǒng)工作理念的影響，檔案資料的收集、整理、歸檔等管理方式效率較低，且極易損壞與丟失。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，在當(dāng)前的大環(huán)境下，檔案資料管理逐漸向著數(shù)字化與信息化等方向發(fā)展。在具體的工作當(dāng)中，現(xiàn)階段的檔案管理工作效率不高，依舊存在許多不足影響檔案信息化建設(shè)的步伐。因此，檔案管理人員應(yīng)結(jié)合時(shí)代的發(fā)展做到與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理方式實(shí)現(xiàn)既定的工作目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：檔案資料;信息化管理;創(chuàng)新策略

一、企業(yè)檔案管理信息化的意義

（一）實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)

檔案管理的信息化建設(shè)，使企業(yè)的檔案管理工作由以往的紙質(zhì)檔案管理向著數(shù)字資料儲存的方向過渡，從某種程度來看，能夠真正提高企業(yè)檔案管理的效率。另外，能夠最大限度改變企業(yè)檔案利用率不高這一問題，將檔案存在的作用與價(jià)值充分凸顯出來。在信息化管理的模式下，為企業(yè)檔案的資料共享提供了必要的支持，對企業(yè)內(nèi)部的大量閑置信息進(jìn)行激活，同時(shí)為企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用提供必要的支持。

（二）保證信息安全

隨著企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，直接對企業(yè)檔案管理的保密方法進(jìn)行了豐富。受各項(xiàng)因素的影響，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在一定弊端，泄密風(fēng)險(xiǎn)大且儲存時(shí)限長，對于外部環(huán)境等有著較高要求，因相關(guān)因素的存在直接影響后期各項(xiàng)工作的順利開展。構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)，檔案信息的安全管理，應(yīng)將企業(yè)數(shù)字信息安全管理系統(tǒng)作為基礎(chǔ)，提高檔案資料的安全性，解決其中的各項(xiàng)問題。

二、檔案信息化管理中存在的不足

（一）缺乏完善管理模式

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國檔案信息化管理已經(jīng)取得了一定進(jìn)步，但站在發(fā)展的角度進(jìn)行分析，其中依舊存在許多不足有待進(jìn)一步完善。因缺乏完善的管理模式，開展檔案信息化管理工作的過程中，直接制約管理說的進(jìn)一步提升。另外，開展檔案信息化管理工作的同時(shí)，因尚未形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，不同地區(qū)之間存在的差異性，使得檔案信息化管理也存在巨大差異，限制檔案信息化水平的提升。最后，開展檔案信息化管理工作時(shí)缺乏規(guī)范的管理方式，使得檔案信息化管理形式相對多樣，資源的共享服務(wù)也會因此受到影響，影響檔案信息化管理功能的發(fā)揮。

（二）技術(shù)水平相對較低

站在技術(shù)的角度進(jìn)行分析，在目前的檔案信息化管理工作當(dāng)中，依舊面臨許多技術(shù)難題，影響檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變等各項(xiàng)工作的開展。因檔案資料種類十分復(fù)雜，文字、圖標(biāo)等內(nèi)容均包含其中，在檔案在資料信息化轉(zhuǎn)變的過程中，若缺乏相應(yīng)的錄入技術(shù)，則會直接加大檔案信息的收集難度與整合難度。在檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變的過程中，因技術(shù)問題的存在，復(fù)雜多樣的編碼頻繁出現(xiàn)，為檔案資料信息化管理工作的開展產(chǎn)生阻礙。另外，因信息化技術(shù)存在的不足，也會降低檔案資料的整體性，影響檔案信息化管理工作的開展。

三、提高檔案信息化管理水平的創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)

檔案資料管理人員應(yīng)具備的良好的專業(yè)能力與信息素養(yǎng)，為信息化管理工作的順利開展提供必要的支持。因此，進(jìn)行檔案信息化管理建設(shè)的過程中，應(yīng)構(gòu)建一支專業(yè)的人才隊(duì)伍，為信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。首先，檔案管理部門可定期開展專業(yè)培訓(xùn)工，管理人員通過多元化的方式學(xué)習(xí)與掌握與檔案管理相關(guān)的條例與專業(yè)知識，提高自身業(yè)務(wù)能力與操作技能，為檔案管理信息化建設(shè)提供智力支撐。其次，檔案管理部門可擴(kuò)大管理人才隊(duì)伍，積極從外部引進(jìn)專業(yè)且優(yōu)秀的人才，注入更多新鮮的血液，在整體層面上提高管理隊(duì)伍的水平。例如，檔案資料管理部門可定期開展培訓(xùn)工作，提高檔案資料管理人員的綜合能力，熟練掌握檔案的開發(fā)過程。進(jìn)行檔案資料管理的同時(shí)，加強(qiáng)信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)，為檔案資料信息化管理工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫

檔案的查閱者與利用者，能夠在海量的檔案資料當(dāng)中直接且快速地找到自己所需要的檔案，是檔案信息化管理的主要目標(biāo)。構(gòu)建數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，并突出這一重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，也是檔案資料信息化管理的關(guān)鍵。第一，檔案管理部門與相關(guān)工作人員，應(yīng)合理運(yùn)用信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，促進(jìn)紙質(zhì)檔案向著數(shù)字化的方向發(fā)展。第二，制定科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)與依據(jù)，對檔案資料進(jìn)行信息化與數(shù)字化處理，構(gòu)建數(shù)字化檔案的基本目錄數(shù)據(jù)庫，在能夠在最短的時(shí)間內(nèi)確定查找方向，提高查找效率并減少辦公系統(tǒng)運(yùn)行期間對于內(nèi)存的需求。第三，結(jié)合數(shù)字化檔案的主要內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)劃分，主要包含幾個不同的專題，將其作為基礎(chǔ)建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的互通與共享，提高檔案資料的利用效率。

（三）構(gòu)建檔案信息化系統(tǒng)

信息化管理建設(shè)的核心與本質(zhì)是構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，檔案資料亦是如此。隨著時(shí)間的推移，才能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式與載體，從根本提高檔案的管理以及利用效率。因此，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合具體的工作情況，研究與開發(fā)相關(guān)檔案管理軟件，構(gòu)建檔案收集、整理、傳遞、儲存一體化的檔案信息化管理系統(tǒng)，開展檔案管理工作的過程中減少耗費(fèi)的時(shí)間與資料，推動檔案管理工作向著科學(xué)化方向發(fā)展。另外，檔案管理部門還應(yīng)保證檔案資料系統(tǒng)的安全性，對每一份電子檔案進(jìn)行加密，設(shè)置電子檔案的啟用權(quán)限，做好電子檔案的備份工作，推動檔案資料信息管理工作向著科學(xué)與高效的方向發(fā)展。為實(shí)現(xiàn)檔案資料管理工作做到與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理部門可設(shè)置專業(yè)的在線管理系統(tǒng)，對分散的檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，構(gòu)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與統(tǒng)一的平臺，完善檔案及時(shí)查詢與隨時(shí)上傳的功能。構(gòu)建檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的及時(shí)性管理。

四、結(jié)語

總而言之，信息時(shí)代的到來對于檔案資料管理工作而言既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，是檔案信息化管理的必然發(fā)展趨勢。開展檔案資料信息化管理工作的過程中，檔案管理部門與相關(guān)工作人員，應(yīng)充分認(rèn)識到傳統(tǒng)檔案資料管理方式中存在的不足，做到與時(shí)俱進(jìn)對檔案管理方法進(jìn)行完善創(chuàng)新，推進(jìn)檔案資料信息化建設(shè)，提高檔案資料管理水平。在企業(yè)的發(fā)展歷程中，將檔案資料的作用充分發(fā)揮出來，實(shí)現(xiàn)我國檔案信息化管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

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作者簡介：

肖俐（1980.03）女，漢，湖南省益陽市，當(dāng)前職務(wù)：資料員，當(dāng)前職稱：助理工程師，學(xué)歷：研究生，研究方向：資料管理.