新時期人事檔案管理中存在的問題及優(yōu)化策略探析

韓麗仙

摘要：新時期人事檔案管理工作對服務(wù)行業(yè)的管理和發(fā)展來說愈發(fā)重要，要想在新時期保持良好的發(fā)展和飛躍，就需要重視人事檔案管理的優(yōu)化，通過增強工作人員對檔案管理工作的重視度、優(yōu)化檔案保管環(huán)境、提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)、優(yōu)化檔案管理規(guī)章制度等工作的進行，促進并獲得行業(yè)的良好發(fā)展。此外，檔案管理人員要結(jié)合時代的發(fā)展，積極提高自身的素質(zhì)和專業(yè)水平，滿足服務(wù)行業(yè)對于檔案管理工作的需求，為公益類事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展保駕護航。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;問題;優(yōu)化策略

引言

新時期人事檔案管理工作的創(chuàng)新，需要在明確檔案管理對服務(wù)行業(yè)發(fā)展重要意義的基礎(chǔ)上，從管理理念、管理制度、管理方式、管理人員及檔案利用多個方面著手，采取合理的措施，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，以促進檔案管理工作水平的提升，從而更好地為促進行業(yè)發(fā)展服務(wù)。

1新時期人事檔案管理對行業(yè)發(fā)展的意義

人事檔案管理是行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)，是提高人事管理的重要保障。行業(yè)要想實現(xiàn)長遠健康的發(fā)展，僅靠完成生產(chǎn)任務(wù)和單一的管理模式是不夠的，還需要內(nèi)部管理工作的有力支撐，可見行業(yè)的良性發(fā)展是需要兼顧多個方面的。良好的檔案管理能夠反映人事的管理水平，紀錄了人事的發(fā)展歷史，這對人事今后開展的管理工作、建設(shè)與發(fā)展均有重要的作用。隨著信息時代的到來，行業(yè)若要發(fā)揮人事檔案管理的作用，就需要在充分把握檔案管理工作特點及規(guī)律的基礎(chǔ)上，將檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)有效融合，促使檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，從而滿足當前行業(yè)發(fā)展的需求。人事檔案紙質(zhì)版向電子檔案的轉(zhuǎn)變，更加方便了檔案信息的存儲、查詢及利用。但需要注意的是，無紙化辦公雖然帶來了許多便利，但是以電子形式保存的檔案，在真實性、價值性、系統(tǒng)性方面還不及傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，所以也需要行業(yè)采取有效措施，不斷完善檔案管理工作，促進檔案管理水的提升。

2人事檔案管理存在的主要問題

2.1檔案管理的意識缺失

過去一直受到傳統(tǒng)發(fā)展觀念的影響，服務(wù)行業(yè)在實際發(fā)展中不夠重視檔案管理工作。有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的工作存在著錯誤認知，他們往往認為檔案管理工作就是單純的對人事發(fā)展資料進行收集和匯總，此外，還有相關(guān)資料的借閱和更新等，并不能直接促進行業(yè)水平和人員素養(yǎng)的提高。這樣的思想觀念由于長期存在于人事的檔案管理中，檔案的管理方式和管理方法都有著較大的缺陷，無法跟上時代發(fā)展的步伐，僅重視檔案的收集和數(shù)量，忽略了檔案的應(yīng)用和創(chuàng)新，因而無法發(fā)揮出檔案管理的作用。由于對檔案管理工作的不重視，人事檔案缺失，使得很多數(shù)據(jù)無法通過檔案來核實，從而造成了人事決策的不科學和不到位，一定程度上阻礙了行業(yè)的發(fā)展。

2.2檔案管理設(shè)施落后

目前來看，大部分人事在檔案管理的硬件設(shè)施上做的并不到位。俗話說：巧婦難為無米之炊，在檔案管理缺少相應(yīng)的硬件設(shè)施下，將難以提高檔案管理的工作效率，不利于檔案管理工作的優(yōu)化和完善。人事的具體檔案硬件情況如下;部分人事檔案多，但是存放檔案的空間有限，無法滿足檔案管理的需求;有些單位“六防”設(shè)備不完善，很多檔案遭受到潮濕和蟲害的影響。檔案管理硬件設(shè)施的不到位將會影響檔案的安全儲存和檔案的完整美觀，不利于進行相關(guān)檔案的查詢。

2.3檔案管理體系落后

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都取得了較好的發(fā)展，在此期間行業(yè)就需要對人事各個部門進行有效改革，從而不斷適應(yīng)時代的發(fā)展要求，使人事能夠在復(fù)雜多變的市場競爭中提高競爭力。人事的檔案管理也不例外，需要進行改革發(fā)展，只有做好檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新，才可以為人事的發(fā)展提供前進的動力。不過在現(xiàn)實中，人事的檔案管理部門并沒有及時隨著市場經(jīng)濟體制的改革而進行相應(yīng)的改變，這使得檔案管理體系落后，具體表現(xiàn)為檔案的利用形式、利用周期、利用效率等。因為檔案管理體系的落后，致使檔案管理的創(chuàng)新和服務(wù)并不能滿足人事的需要。

3人事檔案管理工作改革與創(chuàng)新的實施策略

3.1將檔案創(chuàng)新意識貫徹到底

一些人事缺乏檔案管理創(chuàng)新意識，甚至還存在檔案管理工作可有可無的錯誤認識。因此，首要的問題就是要提升人事全員對檔案管理重要性的認識，當創(chuàng)新意識深入人心的時候，檔案所發(fā)揮的價值就不再僅僅局限于檔案室，而會在人事的發(fā)展中發(fā)揮日益重要的作用，檔案管理模式的創(chuàng)新將會進一步促進人事的健康發(fā)展。

3.2全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要進行檔案管理工作的創(chuàng)新，前提條件是要具備一支高素質(zhì)的檔案人員隊伍。在人事檔案工作中，檔案管理人員比較缺乏，而且還會出現(xiàn)一人多崗的情況，工作內(nèi)容繁雜導(dǎo)致檔案人員不能進行高效的檔案管理工作，更沒有空余的時間進行管理方式的創(chuàng)新。人事應(yīng)為檔案管理部門提供較充實的人力資源，其建立專門的檔案團隊，為人事檔案工作的發(fā)展和信息化工作提供有力的條件。除此之外，還要做好員工上崗以及檔案業(yè)務(wù)培訓，這樣有利于員工更好地拓展思維，也有利于檔案管理的創(chuàng)新。

3.3實施人事檔案管理制度創(chuàng)新

人事檔案是涉密檔案，人事應(yīng)完善制度流程，嚴格執(zhí)行人事檔案管理制度規(guī)范，在檔案的收集、鑒定、整理、歸檔、保存、利用各環(huán)節(jié)中推行科學、規(guī)范化管理?？梢愿鶕?jù)行業(yè)的實際，采取一些具體的措施，如：可以經(jīng)過層層“過濾”確定一個專門檔案管理員和資料員。

3.4實施檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理信息化已經(jīng)成為一種趨勢，電子檔案信息可以全方位地為人事的決策提供更具有參考意義的信息資源。需要注意的是在檔案信息化的過程中要以數(shù)字形式為中心，并確保數(shù)據(jù)的安全，從而在不斷的發(fā)展與整改過程中實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與人事經(jīng)濟效益共贏的局面。

數(shù)字化時代，檔案信息是一項非常重要的資源，無論是對于國家各項事業(yè)的發(fā)展，還是對于人事獲取核心競爭力都具有強有力的推動作用。檔案管理人員應(yīng)不斷努力，推動檔案管理的創(chuàng)新與改革，在不久的將來一定會呈現(xiàn)出檔案管理方式的一種全新局面。

3.5加強檔案管理隊伍建設(shè)

新時期人事檔案管理工作的創(chuàng)新，也需要進一步加強檔案管理隊伍的建設(shè)。首先，要建立工作職責，明確檔案管理人員的責任與工作目標，用制度對其工作行為進行約束和管理，促使其能夠有效開展檔案管理工作。其次，將檔案管理人員的培訓提上日程，不僅要重視對其進行專業(yè)知識及專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，也要重視對其進行信息技術(shù)的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息化意識和信息化操作能力，確保檔案管理工作高效開展的同時，保證檔案信息的完整性和安全性。最后，要重視高素質(zhì)人才的招聘，優(yōu)先選擇具有專業(yè)檔案管理知識及計算機知識掌握能力的人員，打造一支高素質(zhì)、高水平的綜合性人才隊伍，從而為檔案管理工作創(chuàng)新提供智力支持。

結(jié)束語

隨著社會的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，信息技術(shù)為社會生活提供了極大的便利。國家要求人事檔案信息要盡可能的完善，檔案管理工作也要實現(xiàn)創(chuàng)新。檔案工作者要做好檔案管理工作的創(chuàng)新就需要與時俱進，具備創(chuàng)新思維。只有不斷地提升自身的管理素質(zhì)和強化創(chuàng)新的理念才能更好地整合檔案信息資源，為行業(yè)各項工作服務(wù)，行業(yè)的才會最大限度地提升，使人事更快地適應(yīng)新時代發(fā)展的需要，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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