煤礦企業(yè)檔案管理信息化的重要性及管理對策(1)

呂思慧

摘要：隨著社會的發(fā)展和科技進(jìn)步，煤礦企業(yè)的運(yùn)行壓力更大，而煤礦檔案作為還原煤礦企業(yè)歷史原貌最重要的載體，記錄著企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的全過程，對其自身經(jīng)營和發(fā)展變得更為重要。在現(xiàn)代信息廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域的今天，將信息化應(yīng)用于檔案管理中可以大大提高工作效率，因此，加快煤礦檔案管理信息化是大勢所趨。

關(guān)鍵詞：煤礦企業(yè) 檔案管理 信息化 管理對策

0引 言在煤礦企業(yè)中，檔案是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)活動最真實(shí)、最原始、最全面的反應(yīng)記錄，企業(yè)是總結(jié)之前經(jīng)驗(yàn)和進(jìn)行以后規(guī)劃的重要依據(jù)。目前仍然有不少煤礦企業(yè)的檔案管理工作不完善，存在著或是基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)，或是影像資料缺失等問題。不僅如此，還存在著檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，專業(yè)素養(yǎng)堪憂，導(dǎo)致檔案管理工作失職，種種因素勢必導(dǎo)致檔案管理工作欠缺，影響企業(yè)健康發(fā)展。

1檔案管理的重要性

在煤礦企業(yè)的發(fā)展中，檔案起著關(guān)乎企業(yè)后續(xù)發(fā)展方向和當(dāng)前形勢參照物的作用，應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)、完整、可靠的反應(yīng)企業(yè)信息，十分重要。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)對企業(yè)檔案了如指掌，熟悉檔案內(nèi)容，發(fā)掘有效信息尤其是數(shù)據(jù)信息，為煤礦企業(yè)未來發(fā)展提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。利用好檔案信息，可以做到了解企業(yè)過去發(fā)展歷程，糾正企業(yè)當(dāng)前錯(cuò)在問題，控制企業(yè)未來可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)測并引導(dǎo)企業(yè)向合理方向的發(fā)展，保障決策的正確性和有效性。如果檔案管理工作欠缺，決策者無法獲取準(zhǔn)確、完整的信息，很容易做出錯(cuò)誤判斷，導(dǎo)致決策失誤，致使煤礦企業(yè)遭受巨大損失。當(dāng)前社會，信息化已經(jīng)進(jìn)入到方方面面，煤礦企業(yè)檔案信息化建設(shè)必要且緊迫。煤礦企業(yè)要想長遠(yuǎn)穩(wěn)步發(fā)展，必須跟上時(shí)代腳步，將大數(shù)據(jù)分析引入檔案管理工作中來，做好數(shù)據(jù)分析和挖掘工作。

2煤礦企業(yè)的檔案管理問題

2.1 設(shè)施落后

煤礦企業(yè)是典型傳統(tǒng)型企業(yè)，生產(chǎn)活動的投入遠(yuǎn)大于內(nèi)部管理，個(gè)別企業(yè)甚至沒有專門的檔案管理部門由其他內(nèi)勤兼職運(yùn)作，不少煤礦就算設(shè)立了專門的檔案管理人員，基本配置也就是一臺電腦，配備一套辦公軟件，但是后續(xù)更新跟不上，軟件硬件性能較為落后，都跟不上數(shù)據(jù)分析的要求。

2.2 缺少完善的管理制度

煤礦企業(yè)的管理思想體現(xiàn)滯后性，重生產(chǎn)、輕管理直接導(dǎo)致的后果就是管理制度的缺失，體現(xiàn)在檔案管理工作里也是如此。檔案管理是企業(yè)管理非常重要的一環(huán)。實(shí)際情況下，相當(dāng)一部分煤礦企業(yè)的檔案管理制度并不完善，檔案管理工作人員分工不明確，崗位交叉導(dǎo)致權(quán)責(zé)無法清晰分辨，沒有統(tǒng)一確定的標(biāo)準(zhǔn)，甚至有的管理制度是為了應(yīng)付檢查臨時(shí)撰寫的，最終流于形式。

2.3 信息化建設(shè)比較落后

思想滯后性導(dǎo)致工作方式落后，煤礦企業(yè)的檔案管理工作信息化建設(shè)問題顯著，大勢所趨下有的企業(yè)積極嘗試，但僅僅是將手寫內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影?，并未有跟上信息化技術(shù)升級的更迭速度，沒有引進(jìn)最新的技術(shù)整體還是趨于落后，不能有效的進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。然而，盡管有的企業(yè)有了經(jīng)營檔案管理信息化工作的思維，積極培養(yǎng)人才學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，還是受到了資金不足、人才緊缺等方案問題，難以落實(shí)。

2.4 工作人員素質(zhì)參差不齊

除了煤礦企業(yè)重視生產(chǎn)導(dǎo)致企業(yè)檔案管理資金不足，人才缺失也是檔案管理工作一個(gè)關(guān)鍵短板，檔案管理人員素質(zhì)要求較高，不僅要有豐富的答案專業(yè)知識，還要求工作人員對檔案資料具有一定的敏感性，同時(shí)，還要具備學(xué)習(xí)能力接收新的信息技術(shù)。然而在煤礦企業(yè)籌備之初，鮮少考慮到這些方面的因素，企業(yè)內(nèi)部不重視，也缺乏系統(tǒng)專門的培訓(xùn)機(jī)會。工作人員沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過，企業(yè)人員流動性大，甚至臨時(shí)從其他部門抽調(diào)，臨時(shí)抱佛腳的檔案管理工作情況并不在少數(shù)。此外，煤礦企業(yè)的工作環(huán)境問題一直是引進(jìn)人才的一大痛點(diǎn)。

3提高煤礦企業(yè)檔案管理有效性的對策

3.1 加大軟硬件的建設(shè)力度

要想將煤礦企業(yè)檔案管理信息化，技術(shù)的運(yùn)行離不開硬件的支持。像生產(chǎn)的邏輯一樣，企業(yè)想搭乘檔案管理信息化的快車，也需要投入一定的技術(shù)資源、資金資源去經(jīng)營。很多企業(yè)目前電腦系統(tǒng)還停留在xp系統(tǒng)，引進(jìn)最新的軟件也無法順利運(yùn)行。同理，好的硬件當(dāng)然要搭乘適合軟件才能發(fā)揮最大的作用。企業(yè)可以在自身?xiàng)l件允許范圍內(nèi)，或研發(fā)或外包，開發(fā)一款與自身發(fā)展最適應(yīng)的軟件。同時(shí)建立專項(xiàng)資金庫，為人員培訓(xùn)、軟件升級、軟硬件維護(hù)等提供充足資金保障。

3.2 完善管理制度

內(nèi)部管理控制是做好企業(yè)管理的重中之重，管理制度就是讓此項(xiàng)工作有章可循。煤礦企業(yè)檔案管理工作也是如此，目前，大多數(shù)煤礦檔案管理工作制度不健全、不完善，直接導(dǎo)致煤礦企業(yè)在檔案管理過程中存在諸多問題。企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急，是根據(jù)自身情況，可以廣開言路集思廣益，不斷改進(jìn)和完善當(dāng)前存在制度。同時(shí)，框架上明確流程，細(xì)節(jié)上明確權(quán)責(zé)義務(wù)，建立明確的獎(jiǎng)懲體系，做到獎(jiǎng)懲分明，靠制度約束行為。將深入分析檔案情況于機(jī)械師登記區(qū)別開來，將檔案管理人員隱形素質(zhì)與量化考核掛鉤。歸檔工作十指連動，文件材料歸檔和任務(wù)下達(dá)工作兩不誤，做好進(jìn)度管理、進(jìn)度控制。

3.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)

在推進(jìn)檔案管理信息化過程中，不能閉門造車，要隨時(shí)注意新的信息技術(shù)動態(tài)，及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。煤礦企業(yè)需正視自身存在的不足和問題，主動的引用新技術(shù)新人才，并投入相應(yīng)的人力物力作為支撐?；谄髽I(yè)自身情況，積極向其他檔案信息化先驅(qū)企業(yè)“取經(jīng)”，借鑒他人成功經(jīng)驗(yàn)，少走彎路，加快企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)度。多和大型企業(yè)合作，以增強(qiáng)自身建設(shè)為目的取長補(bǔ)短，同時(shí)，結(jié)合實(shí)際打造適合本企業(yè)的信息管理平臺，全面提高企業(yè)檔案管理能力。

3.4 積極引進(jìn)優(yōu)秀人才，加大培訓(xùn)力度

企業(yè)的競爭一定程度上可以概括為人才的競爭，人力資源是最寶貴的資源。一個(gè)企業(yè)人才資源儲備充足的前提下，才會有可持續(xù)發(fā)展的可能。檔案管理工作作為管理中十分重要的一環(huán)，專業(yè)人才儲備也十分重要。檔案管理信息化的建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，絕非一朝一夕之功，需要管理人員有過硬的自身素質(zhì)，加之優(yōu)秀的學(xué)習(xí)能力，才能與時(shí)俱進(jìn)滿足企業(yè)發(fā)展需要。做好人才儲備工作可以從兩方面進(jìn)行，一方面，在本單位內(nèi)部挑選出合適的人選進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，可以單位組織培訓(xùn)，也可以采用委培等方式進(jìn)行培訓(xùn);另一方面，企業(yè)重視起來，積極宣傳提高待遇，做好人才引進(jìn)工作。高薪吸引人才，清晰的職業(yè)規(guī)劃留住人才，不斷擴(kuò)充優(yōu)秀人才隊(duì)伍，為加檔案快信息化建設(shè)添磚加瓦。

3.5 加強(qiáng)聲像檔案管理

以往的煤礦企業(yè)檔案管理，影像資料經(jīng)常是被忽略掉的環(huán)節(jié)，現(xiàn)在錄影錄像設(shè)備已經(jīng)普及，影像資料獲取十分方便，而且它能情景再現(xiàn)，更直觀準(zhǔn)確的還原內(nèi)容，復(fù)制方便但不容易作假，煤礦企業(yè)在檔案管理信息化過程中，應(yīng)將這一環(huán)節(jié)重視起來，加大資源投入傾斜力度，加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用。

4結(jié) 語

對煤礦企業(yè)而言，檔案管理信息化能有效的提升檔案管理工作質(zhì)量，進(jìn)而提高整個(gè)企業(yè)的整體工作效率，是煤礦企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的制勝法寶。煤礦企業(yè)必須要將檔案管理這一塊的工作重視起來，加快信息化建設(shè)的步伐，加大資源投入保障硬件軟件順利運(yùn)行，制定完善的規(guī)章制度，同時(shí)擴(kuò)充人才庫，作為企業(yè)的一項(xiàng)戰(zhàn)略計(jì)劃去實(shí)施。

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