檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用研究

景衛(wèi)國

[摘要] 醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生體制的重要組成，其管理模式逐漸向綜合化發(fā)展，在這一過程中，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)很難應對綜合化的發(fā)展形勢，受到了莫大的挑戰(zhàn)。在這種情況下，該文對醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式進行研究和探討，對合理化應用與改革提出合理化建議。

[關鍵詞] 醫(yī)院檔案管理;檔案管理模式;改革;應用

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）09（c）-0047-03

[Abstract] As an important component of the medical and health system， hospitals have gradually developed their management model towards integration. In this process， the traditional hospital archives management model has been difficult to cope with the development situation of integration， and has received great challenges. In this case， this article researches and discusses the file management mode in hospital file management， and puts forward reasonable suggestions on rationalized application and reform.

[Key words] Hospital file management; File management model; Reform; Application

在醫(yī)院管理中，檔案管理是一項重要的管理內(nèi)容，其不僅關系到醫(yī)院的運行和發(fā)展，而且對于社會公共衛(wèi)生事業(yè)有著重要的影響。檔案管理，是指對檔案實體及檔案信息進行收集、保管、整理、統(tǒng)計、利用等一系列的活動[1]。醫(yī)院檔案就是對與醫(yī)院運行相關的檔案實體以及檔案信息進行收集、保管、整理、統(tǒng)計、利用的一系列活動，按照分別，醫(yī)院檔案主要分為醫(yī)療檔案、人力資源檔案、財務檔案、科研檔案、黨政類檔案等，這些檔案對記錄醫(yī)院的運行狀態(tài)及決策發(fā)展都有著十分重要的影響。隨著信息化技術的發(fā)展，我國傳統(tǒng)的紙質檔案管理逐漸應用信息技術手段加以改革[2]。但是，時代的發(fā)展，僅僅將紙質檔案更換成電子檔案也是遠遠不夠的。更重要的是要與時俱進地變革檔案管理意識與模式，通過改革檔案管理的模式，促進醫(yī)院檔案管理工作水平和效率的提高。

1? 檔案管理模式改革概述

變是永恒，改革才能更好地適應時代發(fā)展步伐，不斷進步與提高。檔案管理模式是現(xiàn)代管理發(fā)展狀態(tài)下的產(chǎn)物，在各行各業(yè)當中，通過檔案資料的記錄，能夠積累底蘊，促進未來的發(fā)展。在當前信息化發(fā)展背景下，檔案管理已經(jīng)逐漸從紙質檔案管理向電子化檔案管理邁進，這是一種跨越性的檔案管理改革。但是，僅僅是技術性的改變并不能完全促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展，并且如果僅僅變革檔案存在的狀態(tài)，而不將檔案管理的模式升級，將對檔案管理工作造成障礙[3]。在這種情況下，檔案管理模式改革仍需要以現(xiàn)有改革水準為基礎，明確當前存在的問題，以極大的改革勇氣和智慧繼續(xù)推進改革管理模式的深入，以獲得檔案管理模式改革的更大成果。

2? 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及問題探討

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院重要的工作內(nèi)容，對其工作效果進行評價，雖然基本上滿足了醫(yī)院工作的開展，但是仍然存在著系列問題。

2.1? 醫(yī)院檔案管理意識不足

醫(yī)院是一個救死扶傷的單位，圍繞著醫(yī)院主業(yè)-醫(yī)療工作，匹配著財務工作、人力資源工作、黨建工作等，上述各項工作因為與醫(yī)療工作密切相關，所以受到醫(yī)院領導及醫(yī)院工作人員的重視[4]。而檔案管理工作，因為并不能對實際醫(yī)療工作產(chǎn)生直接的、經(jīng)常的作用，因而不被重視。由此形成了一個惡性循，因為不被重視，所以檔案管理工作成效很低，進而更加不被重視。醫(yī)院工作人員的檔案管理意識差，使得日常醫(yī)院產(chǎn)生的相關檔案并沒能很好地被管理和應用，所以導致檔案資料收集的并不全面，檔案管理方式并不規(guī)范，檔案管理真實性并不準確等問題，這對于后期的應用帶來很大的困擾。雖然當前信息技術已經(jīng)對醫(yī)院檔案管理進行了改造，但是由于檔案管理意識差，使得相關檔案管理工作人員并不能很好地掌握檔案管理信息系統(tǒng)，反倒不利于醫(yī)院檔案日常管理工作的開展。

2.2? 醫(yī)院檔案管理機制不完善

檔案管理工作有著自身的科學體系和制度要求，這一點從我國很早開設的圖書情報與檔案管理專業(yè)就能窺探一二[5]。但是我們不得不承認，很多醫(yī)院檔案管理并沒有遵循其內(nèi)在的規(guī)律，將檔案管理等同于檔案保管，沒有建立健全的醫(yī)院檔案管理機制，造成一派散亂的局面。首先，我國很多醫(yī)院在檔案管理中，檔案管理制度與國家頒布的檔案管理要求存在較大的出入，在檔案管理工作內(nèi)容、范圍、方式等方面都應該制定一套可供遵循的標準。其次，有的醫(yī)院雖然制定了檔案管理制度，但是并沒有按照檔案管理改革的要求進行工作仍采用傳統(tǒng)的工作方式進行日常問題的處理，例如仍然沿用手工歸檔的模式，出現(xiàn)目錄與內(nèi)容不匹配，不規(guī)范的檔案裝訂等問題。第三，不少醫(yī)院的檔案管理工作并未匹配專門的檔案管理人員，多由一些兼職人員在特定時間進行檔案管理工作，這種情況使得檔案管理工作流于循規(guī)蹈矩當中，不可能有很大的發(fā)展和進步。醫(yī)院作為公共衛(wèi)生服務單位，需要制度的管理，才能夠穩(wěn)定發(fā)展，其中檔案管理是醫(yī)院信息化發(fā)展的重要組成，目前醫(yī)院檔案管理機制不完善，使得醫(yī)院的前進發(fā)展受到制約。

2.3? 醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)水準較差

除了上述所講有些醫(yī)院并未匹配專門的檔案管理人員外，在醫(yī)院檔案管理人員中還存在著一個顯著的問題就是專業(yè)水準差，這已經(jīng)成為制約醫(yī)院檔案管理工作的一個顯性問題。首先，當前醫(yī)院檔案管理人員在檔案管理理論基礎方面存在嚴重不足，對于信息化的電子檔案依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式。出現(xiàn)這個問題的原因，很大方面是醫(yī)院未匹配高水平的檔案管理人員，以及很少對檔案管理人員進行培訓。檔案管理人員的年紀普遍較大，知識結構和接受新鮮事物的能力較弱[6]。其次，檔案管理人員沒有進行團隊合作，導致各管一攤，缺乏制度的約束，檔案管理的效率低下。甚至于當某個檔案管理人員缺席的情況，檔案的歸檔和調(diào)用會受到限制。

2.4? 醫(yī)院檔案管理改革深度有待加深

當前我國醫(yī)院普遍都進行了檔案管理模式的改革，但是改革的深度不夠，有待深入發(fā)展和提高?，F(xiàn)代管理思想中，類似于人力資源管理、檔案管理等已經(jīng)不單單是一種輔助的管理，而是能夠通過其高效的管理創(chuàng)造出實實在在的實用價值，為決策提供參考依據(jù)[7]。具體到檔案管理模式改革而言，要進行模式運行環(huán)節(jié)及其責任的具體劃分，而當前醫(yī)院檔案管理模式改革在環(huán)節(jié)運行方面仍然存在著較大不足，對不同環(huán)節(jié)的責任問題也沒有進行明確的劃分，進而造成的一個直接后果就是檔案管理工作的實用價值得不到發(fā)揮，綜合效益不能很好地體現(xiàn)出來。

3? 醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式改革應用研究

3.1? 加強醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的意識

促進醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式的應用改革，首先要加強醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的意識。檔案管理具體由一個部門負責，但是檔案的來源卻與醫(yī)院各個部門息息相關，因此，從醫(yī)院高層領導到基層員工，從檔案管理人員到財務、人力資源、黨建、各科室的工作人員，都要提高醫(yī)院檔案管理的意識[8]。通過全員檔案管理意識的提高，以促進檔案管理模式改革的發(fā)展。其次，從提高醫(yī)院內(nèi)部檔案管理意識的路徑和手段來講，醫(yī)院方面要像宣傳醫(yī)院消毒工作一樣加強檔案管理工作的宣傳力度，擴大其曝光度。第三，通過講座、文件制度等形式，將檔案管理中的分類方法、檔案信息模塊的處理、檔案記錄方法等進行普及教育。通過上述舉措，使檔案管理深入人心。例如醫(yī)療設備是醫(yī)院運行發(fā)展的必要裝備。設備檔案則能夠為醫(yī)院提供完整的醫(yī)療設備信息，幫助科室、醫(yī)院領導作出合理決策，避免因為一些因素重復采購設備或者閑置設備。在進行醫(yī)療設備養(yǎng)護、維修的過程中，也都需要檔案的支持，以提供科學、有效的信息。

3.2? 完善醫(yī)院檔案管理機制

醫(yī)院工作往往存在較多突發(fā)情況，這使得傳統(tǒng)醫(yī)院的管理是輕視文檔工作的。這種做法雖然在當時能夠解決醫(yī)院工作，但是長期來看，并不利于醫(yī)院工作的順利開展。因此，醫(yī)院要進行檔案管理機制的完善。首先，是要完善檔案管理制度，在檔案法的約束下，根據(jù)醫(yī)院的實際情況制定醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度。制度制定后，要采取激勵、懲罰等手段對檔案管理人員及其全院人員進行約束，以使其日常工作和行為符合制度要求。其次，進行檔案管理工作程序與方法[9]。舉例來講，病歷是檔案管理的重要組成，要從病歷的格式規(guī)范入手，規(guī)定病歷的撰寫要求、入檔時間、經(jīng)手人員，以及各自責任范圍，保證病歷入檔的完整性和準確性，對于病歷的缺損、遺失等行為需要追究責任，切實提升病歷管理的效率。第三，要加強監(jiān)督機制，對檔案管理機制的運行狀況進行監(jiān)督和考核，以促進其不斷改進和發(fā)展。除此之外，要注重責任機制的建立與完善。檔案管理的具體實施者是人，人與檔案工作之間要通過責任機制來明確。具體方法包括以下幾點：①檔案出借，需要由至少2人持有單位證明文件到檔案管理處進行申請，并經(jīng)領導批準;②個人需要借閱檔案，要經(jīng)本部門與檔案管理部門協(xié)調(diào)，不可隨意個人借閱，并私自復印;③在檔案轉入或者轉出時，要經(jīng)相關部門審查合格后做好密封、蓋章工作。

3.3? 提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水準

無論是檔案管理思想觀念的提升，還是電子化檔案管理技術手段的應用，其關鍵都在人，因此要切實提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水準。首先，醫(yī)院要引進優(yōu)秀的檔案管理人才。一般來講，醫(yī)院對于優(yōu)秀的醫(yī)療人才是加大力度引進的，這也確實提高了醫(yī)院的醫(yī)療實力和水平。為了加強醫(yī)院檔案管理工作建設，推進檔案管理模式改革的發(fā)展，要將人才放置在首要地位，要求引進的檔案管理人才具備扎實的檔案管理系統(tǒng)理論基礎，具備不斷學習的品質，能夠應對檔案管理創(chuàng)新的要求[10]。其次，要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行日常培訓，通過教育培訓的方式提升檔案管理工作人員的專業(yè)水準，更好地進行工作。從具體實施層面來講，醫(yī)院人力資源部門要舉辦年度、季度、月度的業(yè)務知識培訓，將最新的檔案管理理念和檔案管理知識教授給檔案工作人員，對工作人員的歸檔技術、材料整理與鑒別等進行評級，同時將培訓效果與工資掛鉤，以真正做到統(tǒng)一規(guī)范檔案外在形式，確立檔案內(nèi)在的完整性、實用性和有效性。

3.4? 加深醫(yī)院檔案管理改革的深度

任何事業(yè)的發(fā)展都像是逆水行舟，不進則退。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展和社會急速發(fā)展的情況下，醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式的改革不是“一錘子買賣”，必須要不斷加深改革的深度，以不斷適應這個社會發(fā)展的要求。針對目前醫(yī)院檔案管理工作檔案管理模式改革的要求，需要做好兩個方面的工作：①就是加強對檔案管理工作中各個環(huán)節(jié)的明確劃分，對于各個環(huán)節(jié)中存在的問題進行針對性辨析，進行整改;改革環(huán)節(jié)層面仍然存在的不足，有效的進行銜接，保障檔案管理工作的流暢性。②要將現(xiàn)代管理思想充分地融入到檔案管理模式改革當中去，注重檔案價值的發(fā)揮，將檔案內(nèi)容作為醫(yī)療改革和研究的重要基礎資料，一方面為醫(yī)院有關工作的決策提供參考，另一方面發(fā)揮出其巨大的內(nèi)容價值，例如學術交流等。

4? 結語

綜上所述，可以發(fā)現(xiàn)，進入21世紀以來，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)取得了顯著的成就，但同時也面臨著不斷的挑戰(zhàn)。醫(yī)院作為我國醫(yī)療體制內(nèi)的重要組成，要全方面地提升自身的能力和水平。除醫(yī)療外，要做好檔案管理工作。盡管目前醫(yī)院檔案管理模式改革取得了較為明顯的效果，但還要看到其發(fā)展的潛力，通過提升意識、完善機制、提升人員專業(yè)水準、持續(xù)深化改革等多種舉措繼續(xù)推動檔案管理模式改革的發(fā)展，以提升醫(yī)院的綜合實力。

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[9]? 范佳正，鄒萍萍.互聯(lián)網(wǎng)背景下現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理改革策略和模式創(chuàng)新[J].中國衛(wèi)生標準管理，2019，31（14）：183-184.

[10]? 牛猛.關于醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討[J].祖國，2017，5（23）：83.

（收稿日期：2020-06-27）