基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的精細化管理

孟會貞

摘要：隨著我國近些年來經(jīng)濟水平的不斷提升，鄉(xiāng)村城鎮(zhèn)地區(qū)經(jīng)濟也得到了長足的發(fā)展與進步。但由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)人口眾多，且人員結(jié)構(gòu)相對復(fù)雜，不僅給檔案管理帶來一定的難度，同時還對檔案保管的問題造成一系列的影響。本文通過對目前基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中存在的問題進行闡述，并提出相應(yīng)的解決策略，旨在為相關(guān)從業(yè)人員提供一定的參考價值，為我國檔案管理事業(yè)做出卓越貢獻。

關(guān)鍵詞：基層;鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案;精細化管理

隨著我國人口不斷增加，同時給基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理也帶來了一定的難度?；ヂ?lián)網(wǎng)設(shè)備作為一種高度現(xiàn)代化的信息技術(shù)，在各行各業(yè)中的應(yīng)用也愈加廣泛，不僅便于相關(guān)人員開展基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理工作，同時便于檔案的管理與分類，并在管理過程中便于對所需檔案資料進行調(diào)取。但目前我國基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作存在一定的問題，因此實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案精細化管理，具有十分重要的作用。

一、基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案精細化管理的重要意義

精細化管理，作為一種科學(xué)化、先進化的管理技術(shù)理念，能夠?qū)嶋H根據(jù)情況作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以達到精細化管理的目的[1]。基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，指的是將檔案收集、整理以及分類等幾個工作過程進行分工，以達到提升服務(wù)質(zhì)量的目的。實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案精細化管理主要有三個目的：①檔案管理規(guī)范化;②檔案管理精細化;③檔案管理個性化，不僅能夠有效提升基層檔案管理的工作效率，同時還能有效提升服務(wù)質(zhì)量，便于鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)經(jīng)濟事業(yè)發(fā)展。

二、基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案精細化管理策略

1.提升從業(yè)人員管理意識，落實人才培養(yǎng)

由于相關(guān)從業(yè)人員綜合素質(zhì)參差不齊，并且在檔案管理過程中，缺乏有效管理體系的監(jiān)督與落實。導(dǎo)致給鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)檔案管理帶來極大的影響，同時也造成檔案丟失，查找困難等情況的出現(xiàn)，對檔案工作的管理效率與質(zhì)量造成嚴重影響。部分管理工作者只著眼當(dāng)下的經(jīng)濟利益，未對檔案管理工作進行重視，造成相關(guān)工作開展過程中信息的嚴重缺失，鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的相關(guān)政策難以落實。

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府以及相關(guān)部門，提升相關(guān)從業(yè)人員的檔案管理意識。通過外出學(xué)習(xí)以及專業(yè)講座等形式，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作態(tài)度，并從而提升檔案管理人員的專業(yè)能力。由于鄉(xiāng)村城鎮(zhèn)政府以及有關(guān)部門，多地處較為偏遠的位置，許多高校大學(xué)生很難選擇此處作為自身發(fā)展的平臺，造成難以招聘到綜合能力較強的高素質(zhì)檔案管理人才。因此，基層部門可以與當(dāng)?shù)馗叩仍盒ｉ_展合作模式，在高校學(xué)生畢業(yè)后進入到基層部門進行實習(xí)，并在此過程中使其充分體會工作氛圍，學(xué)習(xí)基層部門的工作方式。同時，適當(dāng)提升檔案管理人員的從業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)其工作任務(wù)與內(nèi)容提高薪資與福利待遇，能夠吸引更多年輕的高校畢業(yè)生進入基層崗位進行學(xué)習(xí)和發(fā)展。不僅如此，在檔案管理工作中，有關(guān)部門應(yīng)落實相關(guān)政策與管理措施，對從業(yè)人員的工作進行監(jiān)督與考量，確保檔案管理工作的質(zhì)量以及有效性。

2.在精細化管理中引進現(xiàn)代化信息設(shè)備

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息檔案管理過程中，最為主要的就是精細化管理體系的建立。由于管理人員缺乏檔案現(xiàn)代化管理意識，許多地區(qū)在檔案管理過程中，導(dǎo)致管理制度的缺失，難以對相關(guān)從業(yè)者的工作過程進行規(guī)范與監(jiān)督[2]。

隨著我國信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，在辦公過程中也得到了廣泛應(yīng)用與支持。因此，相關(guān)部門為進一步提升檔案管理工作質(zhì)量，需在現(xiàn)有管理模式的基礎(chǔ)上，引進先進的現(xiàn)代化管理設(shè)備并對相關(guān)人員開展專業(yè)技能培訓(xùn)，以提升檔案管理人員的設(shè)備操作能力，從而在根本上提升檔案管理的效率與質(zhì)量。并利用現(xiàn)代化信息設(shè)備對從業(yè)人員進行管理，以完成工作任務(wù)的考評與監(jiān)督。

3.建立有效的溝通反饋機制，完善檔案管理工作制度

部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)未設(shè)置檔案管理崗位，通常由辦公室文員兼任或者替代，無形中給相關(guān)從業(yè)人員工作帶來一定的壓力。并且，由于基層崗位的工作性質(zhì)，導(dǎo)致人員流動性較大，在工作交接過程中，難以進行協(xié)調(diào)和完善。由于基層人員工作性質(zhì)等原因，相關(guān)部門在處理檔案管理問題中缺少有效的溝通渠道，導(dǎo)致基層工作崗位人員反饋的問題難以進行及時處理。

因此，有關(guān)部門需對現(xiàn)有的檔案工作管理體系進行改革。通過建立有效溝通渠道，使基層檔案管理人員能夠及時反饋工作中存在的問題，并及時予以有效的解決措施。同時，由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)所設(shè)立部門較多，人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，應(yīng)指派相關(guān)人員完成檔案的接收工作。并對涉及到檔案管理的部門進行整合，從而縮短下發(fā)文件的審批流程，減少檔案管理所消耗的時間，并將審批文件盡快落實。

4.利用政府政策與支持實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理精細化

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)自然條件原因，導(dǎo)致其經(jīng)濟基礎(chǔ)較差，并且在檔案管理工作上缺少相關(guān)的資金投入。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的下發(fā)，口頭交代工作以及會議紙筆記錄的工作方式，逐漸難以滿足檔案管理的工作需求。并且，許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)仍在使用紙質(zhì)辦公方式進行檔案管理，部分從業(yè)人員存在不會操作信息設(shè)備等問題，在會議記錄，任務(wù)落實等方面使用口頭交代的形式，給檔案的收集與保管造成了極為嚴重的影響。因此，有關(guān)部門應(yīng)充分落實政府出臺的相關(guān)管理制度，并將信息技術(shù)與其進行有機結(jié)合，以保證檔案管理工作精細化的有效性。

三、結(jié)論

綜上所述，想要實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)檔案管理精細化，需要在以下幾個方面進行落實：提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)、完善檔案管理工作制度、信息化設(shè)備管理、以及與政府政策相結(jié)合。

參考文獻：

[1]黃琪.千年古邑的“蘭臺世界”——從青島市西海岸新區(qū)泊里鎮(zhèn)看鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案事業(yè)發(fā)展[J].山東檔案，2019（05）：77-79.

[2]趙連英.鶴崗市檔案局深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)推進《村級檔案管理辦法》貫徹落實[J].黑龍江檔案，2018（05）：12.