基于現(xiàn)代人事檔案管理的人事檔案管理淺析

江秋峰

摘 要：隨著市場(chǎng)結(jié)構(gòu)不斷復(fù)雜化，事業(yè)單位所面對(duì)的發(fā)展壓力越來(lái)越大，實(shí)現(xiàn)在這一嚴(yán)峻的環(huán)境中穩(wěn)定發(fā)展不斷進(jìn)步，必須強(qiáng)化自身的綜合實(shí)力。人事檔案管理是事業(yè)單位運(yùn)行結(jié)構(gòu)中極為重要的組成部分之一，直接影響事業(yè)單位的運(yùn)行效率和運(yùn)行質(zhì)量等，對(duì)于事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力影響較為凸顯，有效合理的認(rèn)識(shí)檔案管理能夠?qū)嵸|(zhì)性的推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。本文主要研究的內(nèi)容為基于現(xiàn)代人事檔案管理的人事檔案管理，為事業(yè)單位人事檔案管理運(yùn)行給出適當(dāng)?shù)睦碚撔越ㄗh。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代人事檔案管理;管理問(wèn)題;改進(jìn)對(duì)策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.035

隨著市場(chǎng)的不斷拓寬，市場(chǎng)成分的逐漸復(fù)雜化，事業(yè)單位面臨著越來(lái)越多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在這一環(huán)境下事業(yè)單位想要跨越障礙抓住機(jī)會(huì)，必須強(qiáng)化自身的綜合實(shí)力，自身風(fēng)險(xiǎn)承受能力以及自身的競(jìng)爭(zhēng)力，不然就會(huì)被時(shí)代被市場(chǎng)所淘汰。人事檔案管理是將記錄事業(yè)單位人員個(gè)人經(jīng)歷，德才表現(xiàn)，工作狀況等的原始信息整合收集保管，為后續(xù)的人員調(diào)整，工作調(diào)整，資質(zhì)或者證件辦理等提供信息支持，能夠強(qiáng)化事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)結(jié)構(gòu)，降低經(jīng)營(yíng)成本，提升綜合經(jīng)濟(jì)效益。綜上所述，深入的研究人事檔案管理是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位優(yōu)化事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展，以及事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。人事檔案管理隨著內(nèi)容的逐漸增加，管理要求的不斷提升，管理的難度越來(lái)越大，需要結(jié)合現(xiàn)代化管理手段來(lái)改變這一局面，在人事檔案管理中融入信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。

1 人事檔案管理現(xiàn)狀

人事檔案管理工作的服務(wù)模式是以被動(dòng)為主，是其它部門(mén)有需求主動(dòng)上門(mén)索取信息和資源，因此，人事檔案管理工作是根據(jù)其它部門(mén)的需求變化進(jìn)行更新，進(jìn)行資料整合保管，具有明顯的滯后性，工作節(jié)奏以及工作內(nèi)容也按部就班，所能夠發(fā)揮的作用相對(duì)有限，人事檔案管理的重要性逐步弱化。傳統(tǒng)人事檔案管理的質(zhì)量以及效率無(wú)法滿(mǎn)足發(fā)展節(jié)奏逐步加快的事業(yè)單位需求，同時(shí)人事檔案的完整性以及人事檔案的資料更新及時(shí)性都相對(duì)不足，人事檔案利用價(jià)值也進(jìn)一步減少，人事檔案對(duì)于事業(yè)單位人事合理調(diào)配以及事業(yè)單位人力資源優(yōu)化等都無(wú)法提供實(shí)質(zhì)性的高效輔助。這些現(xiàn)狀都限制人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展，以及對(duì)于事業(yè)單位整體結(jié)構(gòu)優(yōu)化也造成一定的負(fù)面影響[1]。

2 基于現(xiàn)代人事檔案管理的人事檔案管理

2.1 信息化人事檔案管理理念構(gòu)建

隨著社會(huì)技術(shù)社會(huì)環(huán)境的不斷發(fā)展變化，逐漸步入信息化時(shí)代，信息化技術(shù)逐步的滲透到社會(huì)運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)中，社會(huì)整體發(fā)展節(jié)奏以及運(yùn)行速度大幅提升。人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)量和效率的雙重提升，實(shí)現(xiàn)達(dá)到社會(huì)要求的水平，就必須順應(yīng)信息化環(huán)境，融入信息化技術(shù)。人事檔案管理工作需要從服務(wù)這一角度入手，進(jìn)行信息化建設(shè)，定位信息化技術(shù)應(yīng)用的方向和具體內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的首要條件就是改變管理人員的管理理念。需要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，逐步培養(yǎng)工作人員的信息化管理理念，以及實(shí)現(xiàn)提升工作人員的信息化技術(shù)水平，保證人事檔案管理工作的全面升級(jí)全面優(yōu)化。還需要注意的一點(diǎn)就是人事檔案管理工作需要在科學(xué)完善的制度之下進(jìn)行，這樣才能夠保證管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性以及管理工作的高質(zhì)量性。以事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)行情況，事業(yè)單位的發(fā)展需求等對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行合理的規(guī)范化，秩序化，避免管理操作不當(dāng)，造成人為的資料損毀，以及人為的資料錄入錯(cuò)誤等，既增加管理人員的工作負(fù)擔(dān)，也給事業(yè)單位帶來(lái)不必要的損失。對(duì)事業(yè)單位規(guī)章制度，獎(jiǎng)罰制度等進(jìn)行完善填充，讓管理人員工作有據(jù)可依，以及職責(zé)明確化，能夠讓各類(lèi)問(wèn)題以及意外快速得到處理，以及能夠強(qiáng)化管理人員的工作認(rèn)真性以及工作積極性。有效的避免管理工作出現(xiàn)松散，人為問(wèn)題有效減少，實(shí)質(zhì)性的提高管理工作的整體水平[2]。

2.2 人事檔案管理信息化建設(shè)

人事檔案管理工作內(nèi)容隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，所能夠獲取的信息愈發(fā)便捷以及完整，而不斷的增加，管理工作的難度以及工作的繁瑣程度都大大提升，人事檔案管理工作的負(fù)荷也越來(lái)越大，壓力也越來(lái)越重，需要通過(guò)人事檔案管理信息化建設(shè)來(lái)解決這一難題。建設(shè)前需要做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括對(duì)技術(shù)設(shè)備等各方面的資金合理分配投入，保證信息化技術(shù)的及時(shí)更新以及信息化設(shè)備的穩(wěn)定運(yùn)行，為人事檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)提供一個(gè)協(xié)調(diào)穩(wěn)定的環(huán)境，還需要在人事檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)強(qiáng)化對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用。人事檔案管理信息化建設(shè)具體內(nèi)容為，需要從全局出發(fā)深入考慮進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，在此過(guò)程中要結(jié)合整體結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)框架以及信息資源等綜合性的分析考量，再構(gòu)建功能單一的模塊，導(dǎo)向思路是模塊化和結(jié)構(gòu)化，利用功能結(jié)構(gòu)圖和系統(tǒng)流程圖來(lái)實(shí)現(xiàn)這一部分的構(gòu)建，必須保證模塊之間是相互連接的，形成一個(gè)協(xié)調(diào)的整體，并且需要清晰不同模塊相互之間的數(shù)據(jù)關(guān)系，讓人事檔案管理信息化結(jié)構(gòu)能夠順利運(yùn)行，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，能夠及時(shí)查找以及及時(shí)補(bǔ)救，讓這一系統(tǒng)的實(shí)用性大幅提升[3]。

2.3 規(guī)范人事檔案管理

人事檔案管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化，質(zhì)量提升，需要使用規(guī)劃化的管理體系才能夠?qū)崿F(xiàn)。管理體系規(guī)范化，人事檔案管理的內(nèi)容就能夠明確，管理的重點(diǎn)以及管理的目標(biāo)也能夠相應(yīng)確定，同時(shí)管理所需要注意的事項(xiàng)以及管理所需要規(guī)避的行為等也能夠相應(yīng)的清晰，人事檔案管理的水平實(shí)現(xiàn)大幅的提升。管理流程規(guī)范化具體內(nèi)容為，做好招聘管理，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際需求，對(duì)于人才的能力數(shù)量要求等做好招聘工作，讓人力資源結(jié)構(gòu)能夠進(jìn)一步的優(yōu)化，人才缺口能夠快速填補(bǔ)，事業(yè)單位的運(yùn)行更為穩(wěn)定高效;做好人際關(guān)系管理，保證各部門(mén)之間的協(xié)作性，一旦出現(xiàn)人際關(guān)系問(wèn)題及時(shí)的協(xié)調(diào)，保證事業(yè)單位各部門(mén)之間的合作度，同時(shí)管理人員能夠在這一過(guò)程中，進(jìn)一步更新完善員工的信息，了解員工之間的深入關(guān)系，為后續(xù)的人事調(diào)動(dòng)做好準(zhǔn)備，讓事業(yè)單位員工的關(guān)系更為融洽，溝通成本更低;做好薪資績(jī)效管理，員工表現(xiàn)結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行合理的人員調(diào)配，合理的薪酬調(diào)整，績(jī)效調(diào)整，來(lái)增加員工的工作積極性，以及保證相對(duì)公平性，能夠讓事業(yè)單位內(nèi)部處于一個(gè)良性競(jìng)爭(zhēng)狀態(tài)。人事檔案信息化管理規(guī)范化也是極為重要的，能夠保證系統(tǒng)的安全性以及系統(tǒng)的相對(duì)穩(wěn)定性，規(guī)范化硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，避免設(shè)備的不匹配導(dǎo)致系統(tǒng)的穩(wěn)定性差，出現(xiàn)資料的損毀，以及安全性無(wú)法保證問(wèn)題。同時(shí)規(guī)范化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，規(guī)范化防護(hù)系統(tǒng)，來(lái)實(shí)質(zhì)性的提升平臺(tái)的安全系數(shù)以及保證信息傳遞的安全性[4]。

3 結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理在事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程中占據(jù)著不可替代舉足輕重的地位，直接影響事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)，事業(yè)單位的運(yùn)行效率質(zhì)量，以及事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)成本和事業(yè)單位的實(shí)際收益等。在技術(shù)不斷進(jìn)步的當(dāng)下，人事檔案管理工作必須順應(yīng)時(shí)代，融入時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)和技術(shù)，才能夠得以提升優(yōu)化，才能夠在不同的環(huán)境不同的時(shí)代發(fā)揮充分的價(jià)值和作用。需要在人事檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，同時(shí)考慮技術(shù)創(chuàng)新的方向，來(lái)保證人事檔案管理的不斷進(jìn)步和跟上時(shí)代的步伐。也需要對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行跟蹤分析，對(duì)于存在的不足之處，不斷的優(yōu)化，保證工作實(shí)效性穩(wěn)定提升，人事檔案管理工作的意義和價(jià)值完整體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]姚勇.基于現(xiàn)代人力資源管理的人事檔案管理淺析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（12）：180，188.

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[4]趙麗艷.基于現(xiàn)代人力資源管理角度的人事檔案管理變革趨勢(shì)分析[J].中國(guó)化工貿(mào)易，2017，9（29）：28.