論企業(yè)電子文件單軌制的障礙因素研究

喬飛　陳曉磊

【摘? 要】結(jié)合企業(yè)電子文件管理及企業(yè)電子文件單軌制的情況，結(jié)合自身從事電子檔案管理的實際經(jīng)驗，多角度分析了企業(yè)電子文件單軌制歸檔管理的障礙因素，并有針對性提出了企業(yè)電子文件單軌制歸檔管理的應(yīng)對策略，希望對有效推廣企業(yè)電子文件單軌制發(fā)展有所幫助。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;檔案管理;電子檔案;單軌制管理模式

1 企業(yè)電子文件管理的現(xiàn)狀

在信息化時代背景下，隨著大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)以及人工智能技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案則是檔案管理工作的發(fā)展必然趨勢。在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式下，很多企業(yè)大都是選擇雙套制的文件歸檔方式，主要是針對具有重要保存價值的電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷的方式來進行歸檔處理，這樣主要是屬于電子檔案管理的初期階段的有效措施。從實踐的應(yīng)用情況來看，這種方式會大大降低工作效率，造成資源浪費問題，實現(xiàn)企業(yè)的工作成本得以增加。從本質(zhì)上來看，依然采用改了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理的模式，這樣也無法保障其完整性及真實性的要求，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息本身的吻合要求。部分特殊點電子文檔，在進行視頻、音頻的轉(zhuǎn)換中也存在難以進行完全的紙質(zhì)化保存的要求。所以，重視企業(yè)電子文件的管理模式創(chuàng)新，也是符合信息化時代發(fā)展的要求。

2 企業(yè)電子文件單軌制的意義

所謂的企業(yè)電子文件單軌制，主要就是結(jié)合電子設(shè)備所產(chǎn)生的文件，通過電子方式的特點，來開展一系列的歸檔、管理、利用及保存的處理，避免了傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案的管理模式。借助于發(fā)揮出企業(yè)電子文件單軌制的模式，具有以下優(yōu)勢。一是，全面保障實現(xiàn)檔案管理的工作效率，進而有效控制投入成本，更好從企業(yè)的實際需求出發(fā)，落實信息系統(tǒng)和檔案管理的數(shù)據(jù)完美對接，滿足于在線歸檔、實時歸檔的要求，全面發(fā)揮出電子文件的優(yōu)勢。同時，摒除了傳統(tǒng)的繁瑣管理方式，實現(xiàn)人力物力及庫房保管成本的降低;二是，進一步實現(xiàn)電子文件管理的強化，在實踐中沒有及時有效處理大量的數(shù)碼照片、視頻文件的及時歸檔的情況下，發(fā)揮出單軌制管理的優(yōu)勢，能集中有效開展專業(yè)化的電子信息檔案管理，落實其具體的準確性及安全性的要求。

3 企業(yè)電子文件單軌制歸檔管理的障礙因素

第一，缺乏必要的頂層設(shè)計工作。在落實電子文件單軌制的實踐中，能有效發(fā)揮出電子文件的證據(jù)效力。同時，考慮到其最為新型記錄方式，特別是在技術(shù)、認知及管理方面存在著認知障礙，還需要保障其在法律證據(jù)效力認定、法理建設(shè)等方面的逐步完善。當(dāng)前，在此方面的電子文件的法律法規(guī)方面還缺乏必要的較為完善的頂層設(shè)計，在堅定的推行態(tài)度、統(tǒng)一標準規(guī)范方面還有待進一步加強。

第二，存在著認知方面的不足，大眾接受程度存在著差異化。在落實單軌制的實踐中，在環(huán)境制度及技術(shù)系統(tǒng)方面都存在著一定影響，部分群體并沒有認識到電子文件的有效性、真實性的問題，大多數(shù)人們更加認可政府機構(gòu)部門或者個人帶有簽章的紙質(zhì)文件?；蛘?，部分人員難以擺脫傳統(tǒng)的工作模式，這意味著電子文件單軌制的管理模式的推廣和應(yīng)用具有更大的挑戰(zhàn)性。

第三，難以落實可信的電子檔案管理環(huán)境。在運行電子文件單軌制的實踐中，必然對系統(tǒng)中的可信技術(shù)、可信數(shù)據(jù)庫環(huán)境，基礎(chǔ)軟硬件實施、數(shù)據(jù)對象的安全性等方面有著很高的要求。在這樣的背景下，應(yīng)重視發(fā)揮出基礎(chǔ)設(shè)施的重要支撐作用，有效保障滿足于實現(xiàn)電子文件管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)動發(fā)展，考慮到其具有一定的漫長性特點，當(dāng)前大部分企業(yè)的信息化水平不高，還難以實現(xiàn)單軌制對電子文件全程管理的要求。

第四，整體的綜合性檔案人才較為欠缺。結(jié)合單軌制的歸檔管理模式的要求，企業(yè)檔案管理人員處理要具備相應(yīng)的檔案管理知識內(nèi)容，還應(yīng)具有較強的信息化操作能力，具有較為熟練的計算機操作應(yīng)用水平，需要信息化時代背景下的子文件單軌制歸檔管理的綜合性的檔案人才團隊。

4 企業(yè)電子文件單軌制歸檔管理的應(yīng)對策略

4.1 健全制度，加速立法

在全面開展高質(zhì)量的電子文件單軌制實施的實踐中，應(yīng)落實電子文件證據(jù)形式歸屬，并能保障逐步完善電子文件所涉及到的取證、鑒定規(guī)則、客觀性、相關(guān)性的審查等方面內(nèi)容，應(yīng)從整體上予以充分考慮，保障落實科學(xué)合理化的頂層設(shè)計工作，明確全國范圍內(nèi)的電子文件證據(jù)效力的有效性，落實單軌制模式的有效發(fā)展。另外，結(jié)合相應(yīng)的政策制度及標準措施，明確落實統(tǒng)一規(guī)范化管理相關(guān)的電子文檔的平臺接口、歸檔方式、存儲合格、元數(shù)據(jù)管理標準、審計跟蹤等方面的工作，在此環(huán)節(jié)，應(yīng)發(fā)揮出中央檔案館、國家檔案局的帶頭作用，實現(xiàn)良好的頂層設(shè)計及規(guī)劃。

4.2 改變認知，適應(yīng)電子文件單軌制模式

考慮到一定的經(jīng)濟社會發(fā)展情況，電子文件則是信息化時代的必然產(chǎn)物，相比而言，電子文件能更好地凸顯出職能范圍、文件形成意圖以及形成活動等背景知識。因此，在全面加強觀念轉(zhuǎn)化以及認知創(chuàng)新的過程中，應(yīng)保障發(fā)揮出檔案的安全意識，全方位保障能有效落實單軌制電子文件管理模式的要求。從這個角度來看，還應(yīng)全面發(fā)揮出檔案使用者的安全意識，落實好相應(yīng)的檔案保密及非擴散的要求。

4.3 借助于先進技術(shù)，構(gòu)建可信電子檔案管理的環(huán)境

在信息化時代背景下，只有全方位保障落實信息技術(shù)的優(yōu)勢，重點明確落實加強軟硬件基礎(chǔ)的安全訪問控制、存儲設(shè)施方面的工作，不斷提升其可信力，這樣方可以開展高質(zhì)量的電子庫房的加深。在進行可信數(shù)據(jù)庫環(huán)境的規(guī)劃實踐中，應(yīng)落實存儲數(shù)據(jù)對象的可信要求，明確通過實現(xiàn)數(shù)字權(quán)限控制技術(shù)、數(shù)字簽名的有效結(jié)合，全面落實有效的認證體制機制內(nèi)容，保障落實好數(shù)據(jù)對象的有效性，落實其終于原件的基本原則。全面發(fā)揮出數(shù)字檔案控制技術(shù)的優(yōu)勢，借助于信息技術(shù)來進行電子文件的處理，便于開展一系列的文件訪問控制及有效設(shè)定，落實具體的電子檔案應(yīng)用中的安全性要求。

4.4 開展適應(yīng)單軌制模式的新型的協(xié)作

檔案工作者應(yīng)從實際出發(fā)，積極開展相應(yīng)的科研機構(gòu)一系列合作，有效開展高質(zhì)量監(jiān)督管理文件業(yè)務(wù)處理，能有效全方位把控電子文件的生成及接受工作，落實保障開開展高質(zhì)量的電子文檔歸檔處理。同時，加強檔案管理人員、信息技術(shù)人員、業(yè)務(wù)部門的通力合作，全面落實電子文件管理的合理化銜接。

5 結(jié)束語

綜上所述，結(jié)合信息化時代背景下的檔案管理發(fā)展情況，電子文件單軌制發(fā)展則是必然的趨勢，在新時代的背景下，企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)迎合時代發(fā)展的要求，積極主動接受先進管理理念，全面實現(xiàn)電子文件檔案管理工作的深化改革，以便更高質(zhì)量來推動電子文件單軌制的發(fā)展。

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