企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

落銘珂

摘 要：隨著計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)和利用已經(jīng)呈現(xiàn)出一些新的特點和趨勢，本文分析了我國現(xiàn)有的檔案信息開發(fā)利用中存在的問題，探討了開發(fā)利用檔案信息資源的措施，并針對存在的問題提出了對策。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案信息資源；開發(fā)利用

企業(yè)檔案部門作為檔案信息匯集、交流的中心，在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展和普及的今天，必然對企業(yè)的檔案工作產(chǎn)生重大影響，并將改變檔案工作的方式、方法，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，就能充分利用檔案的潛在價值創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，如何做好檔案信息資源的開發(fā)利用，是擺在企業(yè)檔案工作者面前的一個主要任務(wù)。隨著檔案信息載體的形態(tài)發(fā)生變化，檔案信息正在向數(shù)字化發(fā)展，其形成量之大，覆蓋面之廣，是前所未有的。信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全球化，對檔案資源的開發(fā)、利用既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。

1 加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，為檔案信息資源的開發(fā)利用打好基礎(chǔ)

加強(qiáng)檔案資源建設(shè)首先就要豐富電子檔案館藏，調(diào)整館藏檔案結(jié)構(gòu)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)，檔案館應(yīng)加大館藏建設(shè)力度，優(yōu)化和豐富館藏，努力提高檔案信息數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。豐富的館藏是開發(fā)利用檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)和先決條件，檔案工作者通過各種方式和渠道，利用先進(jìn)的技術(shù)手段，有選擇地將實體檔案和電子文件以前的機(jī)讀文件加工成數(shù)字化信息，建立數(shù)據(jù)庫，以便在需要時接入因特網(wǎng)，提升利用工作的層次和范圍。數(shù)字檔案館通過館藏檔案數(shù)字化和電子文件的接收，整合各種檔案信息資源，建立各級各類檔案數(shù)據(jù)庫，構(gòu)筑一個多層次、分布式、規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)庫群，并通過多種信息網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息資源共享，用戶可以不受時間、空間、數(shù)量的限制，迅速、準(zhǔn)確地從網(wǎng)上利用各種檔案信息資源。

檔案部門可以通過建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，打破館藏檔案的地域性、封閉性，使檔案信息資源成為一個統(tǒng)一的、開放的信息資源系統(tǒng)，真正達(dá)到檔案信息資源的共享。建立檔案數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)信息資源組織的重要形式，就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)過合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲于計算機(jī)，目前的數(shù)據(jù)庫主要有以館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)的館藏檔案數(shù)據(jù)庫，在國外通常稱為“公用數(shù)據(jù)庫”。還有一種是以歸檔電子文件為基礎(chǔ)的電子文件數(shù)據(jù)庫，在國外稱為“公用信息系統(tǒng)”。檔案信息數(shù)字化建設(shè)，是一項長期而持久的工作，作為檔案管理部門，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，要有規(guī)劃地形成數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品。同時要狠抓質(zhì)量關(guān)，建立數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)質(zhì)量控制體系，為檔案信息網(wǎng)上服務(wù)打好基礎(chǔ)。

2 加大檔案開放力度，滿足開發(fā)利用檔案信息資源的需求

企業(yè)檔案館要在做到明確檔案密級，做好相關(guān)級別檔案的保密工作，確保國家機(jī)密，維護(hù)檔案所有權(quán)者的利益的基礎(chǔ)上，遵循“開放檔案的范圍應(yīng)最大化，檔案保密的范圍應(yīng)該最小化”的首要原則，加快檔案開放進(jìn)程，對到期的檔案加快鑒定速度，依照《檔案法》的規(guī)定，把可以開放的檔案盡快開放出來，要建立科學(xué)合理的降解密制度，處理好全面開發(fā)與適度保密的關(guān)系，積極穩(wěn)妥地做好已經(jīng)到開放期檔案的劃控和解密工作，對經(jīng)濟(jì)、科技、文化以及歷史檔案可根據(jù)《檔案法》及有關(guān)條例隨時通過各種形式向社會開放，以便被社會、團(tuán)體及時利用。這是滿足開發(fā)利用檔案信息資源需求的一個重要渠道和舉措。

3 加強(qiáng)檔案編研工作，提高編研質(zhì)量

大力加強(qiáng)檔案信息資源深層次挖掘工作，建立內(nèi)容豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源共享體系建設(shè)的核心。檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動態(tài)，由傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)化為提供綜合檔案信息的高層次服務(wù)，通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，向企業(yè)提供報務(wù)，使利用者直接獲得信息，縮短收集信息的時間，提高工作效率，推進(jìn)企業(yè)各項工作的發(fā)展，它是提供檔案信息為社會報務(wù)的重要方式，是開發(fā)檔案信息資源的主要手段。檔案工作者必須參與社會活動以了解利用者檔案需求，從中確定帶有普遍性需求的編研題目，進(jìn)行有較強(qiáng)的針對性和實用價值的編研。下真功夫編寫出一些時效性、特色性、專業(yè)性、實用性較強(qiáng)的檔案信息資料的編研成果，確保編制出適合企業(yè)和社會需求的編研成果，提高檔案編研成品的質(zhì)量，使檔案信息增值，最大限度地滿足企業(yè)和各級領(lǐng)導(dǎo)決策以及廣大檔案利用者的信息需求。加強(qiáng)編研工作，加大編研工作力度，提高檔案編研水平，確立編研工作的中心地位，是促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的必然所在。

4 運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案信息資源開發(fā)利用水平

企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作者總是希望通過通過簡便的途徑就能找到滿足自己需要的信息，希望利用檔案的辦理手續(xù)盡量簡單，希望檢索界面友好，能夠容易獲取檔案信息資源。所以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案工作其核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)是檔案信息資源的有效檢索，網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)面臨許多新的課題，如前期基礎(chǔ)工作的組織實施，信息檢索系統(tǒng)的功能，網(wǎng)絡(luò)信息組織與檢索的管理方法和技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中只有建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)，才能滿足利用者的需求。

總之，企業(yè)檔案信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是促進(jìn)各項事業(yè)發(fā)展的重要保證，是新時代利用檔案信息資源的重要手段。在以知識和信息為主要特征的知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展的各個領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用，利用好檔案信息資源確保企業(yè)檔案為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。