大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式與提升服務(wù)能力研究

房紹剛

（內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟突泉縣殘疾人聯(lián)合會，內(nèi)蒙古 興安盟 137500）

大數(shù)據(jù)的發(fā)展對于當(dāng)代社會的進(jìn)步有重要價值，利用這項技術(shù)可以快速處理復(fù)雜的、大容量的數(shù)據(jù)，不必再消耗過多的人力和時間，還可以提升信息儲備和運(yùn)行的安全，在信息查找、內(nèi)容分析等方面也更加快捷、科學(xué)。目前，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用還處于不斷開發(fā)、創(chuàng)新的階段，依然蘊(yùn)含著巨大的發(fā)展?jié)摿?。檔案管理是以處理信息為主要工作內(nèi)容的，大數(shù)據(jù)的融入可以提升檔案管理的效率和質(zhì)量，規(guī)范工作內(nèi)容，提高服務(wù)水平。本文對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作如何通過創(chuàng)新來提升服務(wù)能力進(jìn)行了研究。

一、思維創(chuàng)新：樹立大數(shù)據(jù)理念

結(jié)合大數(shù)據(jù)對檔案管理工作創(chuàng)新的第一步是要樹立大數(shù)據(jù)的理念，從思想上提高對大數(shù)據(jù)的認(rèn)知，并充分認(rèn)識到傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的諸多弊端，才能在工作管理、制度管理及資源管理等具體的工作中合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)，提升其服務(wù)能力。

大數(shù)據(jù)理念的樹立需要從三個方面進(jìn)行：首先是管理工作方面，在大數(shù)據(jù)出現(xiàn)及被應(yīng)用之前，管理人員對檔案的認(rèn)識就是信息記錄，而大數(shù)據(jù)出現(xiàn)之后，管理人員就需要意識到信息和數(shù)據(jù)之間是可以相互轉(zhuǎn)換的，檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)之后可以進(jìn)行統(tǒng)計分析，以大局眼光觀察整體發(fā)展，而社會上的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為檔案之后又是非常重要的參考資源，可以獲得很多細(xì)節(jié)上的內(nèi)容[1]。管理人員在工作中需要有大數(shù)據(jù)思維及敏感度，可以有效利用二者之間的轉(zhuǎn)化來提供多樣化的服務(wù)，同時實現(xiàn)資源整合與系統(tǒng)化儲存。其次是管理制度方面，融入大數(shù)據(jù)的管理制度需要充分利用網(wǎng)絡(luò)功能，并且提高信息的共享性與便捷性。比如，將傳統(tǒng)的文字表現(xiàn)結(jié)合圖形或者表格，使信息更為直觀；建立信息鏈接渠道，為用戶獲取資源提供方便；同時，在資源共享時加強(qiáng)對信息管理的操控及內(nèi)容的完善。最后是資源聯(lián)動方面，傳統(tǒng)的檔案管理在儲存模式上受到很多限制，查找時費(fèi)時費(fèi)力，而且選調(diào)范圍較窄。如今，社會上信息數(shù)據(jù)十分龐大，內(nèi)容繁多，大數(shù)據(jù)創(chuàng)新下的檔案管理需要建立資源聯(lián)動機(jī)制，增大資源儲備量，同時實現(xiàn)對于不同數(shù)據(jù)庫、不同平臺與系統(tǒng)間的資源檢索與應(yīng)用，以滿足發(fā)展需求。

二、內(nèi)容創(chuàng)新：數(shù)據(jù)化與數(shù)字化結(jié)合

融入大數(shù)據(jù)的檔案管理工作需要將信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化為基礎(chǔ)，數(shù)字化結(jié)構(gòu)可以借助計算機(jī)功能將信息進(jìn)行儲存和管理，但是如果僅以數(shù)字化形態(tài)存在，對信息的檢索、分析等還會有較大的難度，無法為用戶提供更為便捷的服務(wù)。因此，檔案管理工作還需要以數(shù)據(jù)化為核心，對數(shù)字化信息進(jìn)行整合、分析處理等，充分挖掘信息資源蘊(yùn)含的價值[2]。由此可見，融入大數(shù)據(jù)的檔案管理需要將數(shù)字化和數(shù)據(jù)化相結(jié)合，建立安全性高、功能廣泛、應(yīng)用便捷的綜合性管理體系，堅持信息共享的原則，創(chuàng)建資源采集、分析、轉(zhuǎn)化、管理、儲存及服務(wù)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，并根據(jù)社會發(fā)展需求制定工作規(guī)范和操作標(biāo)準(zhǔn)，保證工作質(zhì)量及效率的同時有效促進(jìn)檔案管理深層發(fā)展。

三、形式創(chuàng)新：創(chuàng)建高效服務(wù)平臺

檔案管理服務(wù)能力的提升主要通過建立高效的服務(wù)平臺，創(chuàng)新工作形式來實現(xiàn)，大致包括三個方面。其一是專業(yè)人才的培養(yǎng)，大數(shù)據(jù)在各行業(yè)中的滲入速度非?？欤嵌鄶?shù)管理人員沒有接受過正規(guī)的大數(shù)據(jù)相關(guān)知識與技能的培訓(xùn)，在應(yīng)用大數(shù)據(jù)的過程中顯的力不從心。因此，創(chuàng)建高效的服務(wù)平臺首先要有一批專業(yè)的人員可以熟練的操作平臺，最大限度的開發(fā)其功能，充分利用可用資源。上層部門需要關(guān)注檔案管理隊伍的建設(shè)與工作人員的成長，積極組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升管理人員專業(yè)水平[3]。其二是建立智慧檔案管理模式，一方面要利用管理系統(tǒng)的在線記錄功能詳細(xì)記錄用戶的信息以及對各種類型檔案的利用情況，根據(jù)利用率的高低合理配置資源內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)項目；一方面是利用大數(shù)據(jù)分析了解客戶的不同需求，為其提供個體化服務(wù)。其三是將各項管理制度充分落實，服務(wù)平臺建立之后想要高效利用就需要充分落實各項管理制度，建立考核機(jī)制及獎懲機(jī)制，規(guī)范管理人員工作流程、標(biāo)準(zhǔn)，激發(fā)工作人員熱情，為檔案管理工作的發(fā)展提供保障。

四、結(jié)束語

隨著檔案管理中信息量的倍增與用戶服務(wù)要求的提高，在工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新其管理模式及提高其服務(wù)能力是迎合社會發(fā)展的必要趨勢。對此，管理人員需要充分了解大數(shù)據(jù)的價值，掌握大數(shù)據(jù)應(yīng)用技能，樹立大數(shù)據(jù)的理念，在內(nèi)容及形式上進(jìn)行科學(xué)的改革與創(chuàng)新，創(chuàng)建高效的服務(wù)平臺，為用戶提供更全面、便捷的服務(wù)，促進(jìn)檔案管理的健康發(fā)展。