發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理的作用

楊金萍?陳錦娥

摘 要：本文對發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理的作用問題進行了探討，文章從闡述醫(yī)院人事檔案概念與特征入手，進一步分析了醫(yī)院人事檔案在人力資源管理中的作用，最后提出了提高醫(yī)院人事檔案在人力資源管理中作用的策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案信息;人力資源管理;概念與特征;作用;策略

隨著我國醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，各地區(qū)醫(yī)院的規(guī)模也整體呈現(xiàn)不斷擴大的趨勢，醫(yī)院內(nèi)部員工數(shù)量與日俱增，使得開展醫(yī)院人力資源管理工作面臨著更大的挑戰(zhàn)?；诖?，企業(yè)要想做好該項管理工作，就需要充分運用人事檔案的作用——這包括其在人力資源培訓(xùn)開發(fā)、在人力資源雇傭、在人力資源薪酬管理等多個領(lǐng)域中的作用。而如何彰顯人事檔案的實用價值，值得思考。

1 醫(yī)院人事檔案概述

在醫(yī)院體系內(nèi)，人事檔案是對單位內(nèi)部全體員工的履歷、家庭與學(xué)歷信息、政治面貌、工作表現(xiàn)等進行全面記錄與存儲所形成的統(tǒng)一資料，因此它能對員工的成長狀態(tài)、思想歷程等做出客觀、完整的反映，借助人事檔案，醫(yī)院管理人員能夠?qū)T工信息做出基本的把

握[1]。再者，人事檔案當(dāng)前已經(jīng)成為醫(yī)院開展人力資源管理工作的重要信息根據(jù)，它是醫(yī)院了解其內(nèi)部組織構(gòu)成的基礎(chǔ)，是量才任用的客觀標(biāo)準(zhǔn)，也是發(fā)放薪資的重要參考。正是因為人事檔案具有重要價值，因此必須對其真實性做出嚴(yán)格的要求，只有真實可靠的信息才能成為人力資源管理部門開展各項工作的參考依據(jù)。除此之外，人事檔案還具有流動性特征，它是指醫(yī)院員工可能會因為各種工作需要，而不得不靈活調(diào)動，此時其人事檔案就必須隨其進行遷移，通過檔案的規(guī)范性調(diào)轉(zhuǎn)，確保員工與檔案信息的一致性。最后，因為人事檔案是專門用來記錄員工真實生活與工作狀況的重要資料，因此也帶有機密性，泄漏人事資料的行為當(dāng)屬違法違規(guī)行為。

2 醫(yī)院人事檔案在人力資源管理中的作用

1）人事檔案對于人力資源培訓(xùn)開發(fā)的作用。對于人力資源培訓(xùn)與開發(fā)工作來說，人事檔案的實用價值則體現(xiàn)在，它可以對相關(guān)的崗位能力需求及員工個人信息進行全面采集，進而幫助相關(guān)管理人員設(shè)計出與之相關(guān)的針對性培訓(xùn)內(nèi)容并有計劃、有條理地組織一系列基礎(chǔ)性、針對性培訓(xùn)活動，面向不同的員工群體進行[2]。例如，企業(yè)在對員工進行針對性特殊培訓(xùn)活動時，要就某一個崗位或者某種類型的員工組織安排，進而確保特定崗位員工能形成崗位特定的能力，提升其辦事效率。此時，就需要人事檔案為設(shè)計人員提供關(guān)于企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r、員工個人能力等的基本信息，使得設(shè)計人員在信息分析基礎(chǔ)上得到量化分析結(jié)果。

2）人事檔案在人力資源雇傭中的作用。人力資源管理人員通過對醫(yī)院內(nèi)全部人事檔案的分析，可以掌握單位內(nèi)的員工數(shù)量與質(zhì)量，進而結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院規(guī)模、就醫(yī)條件與未來一段時間內(nèi)的發(fā)展規(guī)劃等，形成科學(xué)的人力資源雇傭方案，即根據(jù)現(xiàn)實發(fā)展情況及人力資源需求量，對員工的雇傭加以合理安排。若當(dāng)前人事檔案中登記的員工數(shù)量不足，則要抓緊組織人事招聘工作，適當(dāng)增加人力資源投入量，擴大其發(fā)展規(guī)模，使得員工在自身能力較強的情況下進入崗位并創(chuàng)造價值，進而為企業(yè)帶來更大的獲益空間。

3）人事檔案在人力資源薪酬管理中的作用。人力資源開發(fā)與管理工作體系中，對員工的薪酬待遇等加強管理是其中極為基礎(chǔ)的一項內(nèi)容。事實上，建立健全科學(xué)的薪酬管理機制體系，根據(jù)員工的工作成效、辦事能力等現(xiàn)實狀況進行合理的薪資發(fā)放是確保員工工作滿意度、對企業(yè)的認同感與歸屬感的重要措施[3]。在薪資管理過程中，對人事檔案加以分析，可以明確特定員工的學(xué)歷狀況、工作業(yè)績等基礎(chǔ)狀況，并且把握其一直以來的薪資水平，據(jù)此為其制定合理的薪資方案。

3 提高醫(yī)院人事檔案在人力資源管理中作用的策略

1）充實人事檔案的內(nèi)容。為了保證人力資源管理的效率與質(zhì)量，必須首先完善各員工的人事檔案信息，確保檔案的完整性。人力資源管理部門可以利用各種先進的信息化手段，對員工信息進行全面、真實的記錄，對與員工生活、工作相關(guān)的全部信息做出盡可能豐富的了解，使得檔案資料不斷完善。而在醫(yī)院的長期發(fā)展過程中，員工信息也會隨之出現(xiàn)一定的變化，此時就要求檔案管理人員及時對資料加以更新與完善，將新的信息補充到檔案中來。

2）強化對人事管理工作的認識與重視。毫無疑問，人事檔案在人力資源開發(fā)和管理領(lǐng)域具有重要參考意義，它對于企業(yè)開展人力資源管理工作來說是不可或缺的關(guān)鍵性信息。因此企業(yè)為了提升其人力資源管理效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮人力資源的優(yōu)勢價值，就需要充分運用人事檔案中的資料，使其與企業(yè)的人力資源開發(fā)、員工薪酬發(fā)放與業(yè)績考核、崗位調(diào)配與隊伍建設(shè)等等緊密聯(lián)系起來[4]。因此，企業(yè)管理層要首先形成重視人事檔案管理工作的正確意識，并且組織相關(guān)的人力資源管理工作者學(xué)習(xí)人事經(jīng)濟學(xué)相關(guān)知識，幫助其掌握基礎(chǔ)的內(nèi)容與實用技巧，使其正確對待人事檔案的正確管理與運用問題。

3）提高人事檔案現(xiàn)代化管理的水平。當(dāng)今社會，信息化和網(wǎng)絡(luò)化已占據(jù)了主導(dǎo)地位，如何快捷方便地找到所需人才的信息，成為人力資源管理的關(guān)鍵問題。傳統(tǒng)人事檔案的紙質(zhì)管理模式已遠遠不能滿足這種需求了。這就要求改革人事檔案的管理方式，大力推進人事檔案管理的現(xiàn)代化，大力引入現(xiàn)代科技手段，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價值，主動提供服務(wù)。變由紙質(zhì)管理為信息化管理，醫(yī)院可以將個人的檔案資料輸入計算機，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺，形成資源共享。加快人事檔案信息在全國聯(lián)網(wǎng)的步伐，實現(xiàn)個人信息的聯(lián)網(wǎng)查詢，以此來消除由于時間和空間等問題帶來的障礙，做到人事檔案資源的社會共享，使人力資源管理部門足不出戶便能方便快捷的查詢到想要了解的個人的全部信息，不僅節(jié)省了時間，而且也提高了工作效率。

4）完善檔案管理機制。由于一個企事業(yè)單位的運行，必然會涉及較大數(shù)目的員工群體，對其進行管理也是一項具有復(fù)雜性與系統(tǒng)性特征的工作，為了使得該項工作得到系統(tǒng)化推進，就需要首先建立健全相關(guān)的管理機制體系，使其發(fā)揮對管理工作的指導(dǎo)性意義。但具體來說，醫(yī)院的管理層要保持對制度建設(shè)的必要的重視程度，通過完善目標(biāo)責(zé)任制等方式，督促相關(guān)崗位的員工能兢兢業(yè)業(yè)做好各自的本職工作，促使其為其工作表現(xiàn)負責(zé)，進而幫助員工提升工作責(zé)任感與熱情，對于某些在工作中表現(xiàn)可觀的員工，可以給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)、精神獎勵，進而形成激勵作用。與此同時，人事檔案管理制度的建設(shè)還應(yīng)該包括監(jiān)督制度的建立，以此確保管理的正規(guī)化、合理化進行，以免在管理過程中出現(xiàn)操作不規(guī)范、不合法等行為。

4 結(jié)語

綜上所述，加強對發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理的作用的探討，意義重大。相關(guān)工作人員需要明確醫(yī)院人事檔案的相關(guān)概念與特征，在此基礎(chǔ)上提出提高醫(yī)院人事檔案在人力資源管理中作用的策略，充實人事檔案的內(nèi)容，強化對人事管理工作的認識與重視，提高人事檔案現(xiàn)代化管理的水平，完善檔案管理機制。

參考文獻

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[2]Edward P.Lazear，孫勁悅，張鳳林.人事管理經(jīng)濟學(xué)領(lǐng)域懸而未決的問題：激勵工資的效力[J].經(jīng)濟資料譯叢，2009（4）.

[3]閆威，黃文鳳，劉艷春.行為經(jīng)濟學(xué)對人事經(jīng)濟學(xué)的促進與發(fā)展[J];商業(yè)研究，2014年07期.

[4]姚裕群.邁向21世紀(jì)，開發(fā)人力資源──評《近期我國人力資源開發(fā)綜合研究》[J].中國人口科學(xué)，2000年03期.

作者簡介

楊金萍（1981-），女，湖北荊門人，館員，本科，從事人事管理工作。

通訊作者

陳錦娥（1977-），女，湖北荊門人，館員，本科，從事科研管理工作。