淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案數(shù)字化管理

王明霞

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)于各行各業(yè)不僅僅是一種機(jī)遇，也是一種挑戰(zhàn)，通過(guò)大數(shù)據(jù)可以提高檔案管理的水平，構(gòu)建出實(shí)用、高效的檔案管理模式。大數(shù)據(jù)雖然提高了檔案管理的工作效率與質(zhì)量，但是相應(yīng)的也增加了檔案管理的難度，重視檔案信息化管理，為社會(huì)發(fā)展提供及時(shí)、準(zhǔn)確和高效的信息數(shù)據(jù)，才能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;對(duì)策建議

1 檔案數(shù)字化管理的意義和優(yōu)點(diǎn)

檔案管理無(wú)論是在行政單位還是在企業(yè)單位都起著不可替代的作用，能夠有效的保護(hù)智力勞動(dòng)成果，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作無(wú)論是存儲(chǔ)功能還是資源收集功能上，相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作有著很大的優(yōu)勢(shì)。在檔案管理工作中只有不斷的更新大數(shù)據(jù)技術(shù)，才能夠更好的提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

在檔案管理工作中，專業(yè)的檔案管理部門通過(guò)先進(jìn)的電子化方法，實(shí)現(xiàn)信息資源的合理分類和高效處理，傳統(tǒng)的檔案管理工作非常容易受到一些外界環(huán)境的影響，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作能夠很大程度的保證檔案管理的實(shí)效性，減少?gòu)?fù)制、借閱、查詢而發(fā)生的造成損壞的現(xiàn)狀，大數(shù)據(jù)提高了檔案的價(jià)值，成為寶貴的資源來(lái)源渠道，信息共享更加的便利，使得之前的死檔案轉(zhuǎn)換成了活數(shù)據(jù)。隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，人們對(duì)檔案服務(wù)以及檔案網(wǎng)站建設(shè)質(zhì)量要求也更高，檔案服務(wù)工作的開(kāi)展以及檔案網(wǎng)站的建設(shè)質(zhì)量也是影響社會(huì)公眾對(duì)檔案館整體滿意度的重要因素。因此，檔案服務(wù)和檔案網(wǎng)站建設(shè)不容忽視。同時(shí)，與傳統(tǒng)的檔案館藏資源相比，大數(shù)據(jù)時(shí)代下建設(shè)數(shù)字檔案館館藏量具有載體形式多、數(shù)據(jù)量大的特點(diǎn)，給檔案利用服務(wù)帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

2 數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息化過(guò)程中遇到的問(wèn)題

1）數(shù)字信息量較大，其中一些數(shù)據(jù)被積累儲(chǔ)存在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中，一些被定期銷毀，還有一些被轉(zhuǎn)移到臨時(shí)載體上。若檔案管理不能建立起良好的管理系統(tǒng)，可能會(huì)造成較大的損失。在以往的檔案管理過(guò)程中，已經(jīng)形成了以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行檔案管理的管理體系和業(yè)務(wù)流程，在文件歸檔到檔案系統(tǒng)當(dāng)中的時(shí)候，數(shù)字信息不能歸納到一般的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，因?yàn)閿?shù)字信息容易在周轉(zhuǎn)過(guò)程中缺失，導(dǎo)致電子文件在檔案管理過(guò)程中缺失。

2）檔案處理技術(shù)有待完善。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作和傳統(tǒng)的檔案相互比較雖然能夠有效的提高工作效率和質(zhì)量，但是其檔案處理技術(shù)要求較高，經(jīng)常出現(xiàn)分類存儲(chǔ)、歸檔問(wèn)題，尤其是信息技術(shù)在不斷的更新，很多標(biāo)準(zhǔn)有待完善，電子檔案是多種檔案信息混合到一起的，在分類中存在一定的難度。電子檔案可以插入圖片、聲音、視頻，雖然具有很強(qiáng)的可控性，但是也具備著可變性的特征，如果數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)了復(fù)制和變更的現(xiàn)狀很難發(fā)現(xiàn)，這為檔案管理工作增加了一定的難度。

3）數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)屬于一把雙刃劍，如果不能夠正確的使用，就會(huì)出現(xiàn)很大的數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的順利進(jìn)行。由于在檔案管理工作中涉及了過(guò)多的數(shù)據(jù)，所以加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全是非常有必要的。經(jīng)過(guò)實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在檔案管理工作中出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞、黑客夾擊的概率是非常大的，使得檔案外泄，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)出現(xiàn)非法傳輸?shù)默F(xiàn)象，不能夠保障信息、數(shù)據(jù)的安全性，所以在網(wǎng)絡(luò)安全管理工作中要提高信息復(fù)制、存儲(chǔ)、錄入的手段。

4）人才較為缺乏。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，云計(jì)算在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這使得對(duì)從業(yè)人員的技術(shù)水平有了更高的要求，但是目前檔案管理人員呈現(xiàn)出的是人才較為缺乏的現(xiàn)狀，本身檔案管理這個(gè)工作的人才比較少，并且檔案管理的待遇低，崗位設(shè)置不合理，導(dǎo)致難以引入高素質(zhì)的人才。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，很多檔案管理人員還是之前傳統(tǒng)檔案管理工作人員，缺乏一定的信息技術(shù)水平，所以一定要引入技術(shù)水平較高的檔案管理人員，并且要加強(qiáng)信息技術(shù)的培訓(xùn)工作，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3 數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的對(duì)策和建議

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的保管方式與檔案儲(chǔ)存都發(fā)生了根本性的改革，大數(shù)據(jù)的到來(lái)使得檔案管理工作有了質(zhì)的飛躍，傳統(tǒng)的檔案資料只能夠體現(xiàn)出自身的價(jià)值，從而發(fā)揮的是點(diǎn)的作用，而通過(guò)大數(shù)據(jù)時(shí)代，能夠把這些點(diǎn)都連接起來(lái)，編織成了一個(gè)網(wǎng)，而網(wǎng)發(fā)揮出來(lái)的作用是無(wú)限大的。

1）整合資源，搭建平臺(tái)，提高智能化程度和資源共享水平。檔案管理的電子文件真實(shí)性、存儲(chǔ)時(shí)期和規(guī)范性還需進(jìn)一步加強(qiáng)。在建設(shè)檔案目錄和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，要利用法規(guī)對(duì)電子文件的格式進(jìn)行規(guī)范化管理，盡量使檔案管理系統(tǒng)更加規(guī)范。同時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件進(jìn)行篩選，篩選出關(guān)鍵的信息進(jìn)行歸檔，這樣可以避免人力和物力的浪費(fèi)，收集一些不必要的信息。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，使得檔案信息具備快速搜索查找功能，能夠給用戶提供更加便捷的服務(wù)。檔案管理工作也可以借助網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和專業(yè)化。

2）建立規(guī)范的管理機(jī)制。解決好檔案保密與開(kāi)放之間的關(guān)系問(wèn)題，既有利于保障涉密檔案資源的安全，也有利于實(shí)現(xiàn)開(kāi)放檔案資源的充分利用。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

3）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視。首先是從思想上就要提高檔案信息化管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，這樣才能夠不斷的完善檔案管理系統(tǒng)，把檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)充分的發(fā)揮出來(lái)。其次，還要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度，在檔案大數(shù)據(jù)中首先要保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性，一定要錄入最原始的信息，并且在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)設(shè)過(guò)程中一定要按照國(guó)家、國(guó)際相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)開(kāi)設(shè)，充分的考慮到物力、人力、財(cái)力問(wèn)題，提高檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)化和通用性。最后要保證檔案資料的廣泛性，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作不能出現(xiàn)被動(dòng)授受數(shù)據(jù)資料的趨勢(shì)，而是要主動(dòng)的去搜集資料。

4）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的，所以提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是非常有必要的。除了能夠勝任檔案管理工作，其次還要加強(qiáng)對(duì)工作人員信息技術(shù)的培養(yǎng)工作，只有擁有了計(jì)算機(jī)技能才能夠順利的處理龐大的數(shù)據(jù)資源，具有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)分析能力，能夠有自己的獨(dú)特見(jiàn)解。并且工作人員要具備較強(qiáng)的責(zé)任心，能夠意識(shí)到檔案管理工作的重要性，能夠全身心的投入到該工作中去，把檔案數(shù)據(jù)資源的優(yōu)勢(shì)充分的發(fā)揮出來(lái)。

4 結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案管理工作既是一項(xiàng)機(jī)遇也是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，檔案管理部門要抓住機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)，把信息產(chǎn)品和人們的現(xiàn)實(shí)生活相互聯(lián)系起來(lái)，為人們提供最真實(shí)、完整的數(shù)據(jù)資料。適當(dāng)借鑒國(guó)外較先進(jìn)的檔案信息化管理工作體系，建設(shè)出符合我國(guó)國(guó)情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學(xué)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)質(zhì)共享。

參考文獻(xiàn)

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